Sei diventato un terapista per aiutare le persone a migliorare la qualità della loro vita, tuttavia non puoi assistere a lungo chi ne ha bisogno se non fai abbastanza soldi per la tua pratica per sopravvivere e crescere. Il processo di fatturazione è probabilmente il compito meno amato dai fisioterapisti, ma che non può essere ignorato. Sì, la fatturazione può essere confusa e a volte frustrante, ma non siete soli. StrataPT è sempre lì per aiutarvi e assistervi nei vostri sforzi di fatturazione e documentazione. Quando avete bisogno di un piccolo aggiornamento, si prega di fare riferimento a questa guida di fatturazione preparato solo per i fisioterapisti.

Breaking Down The Codes

La classificazione internazionale delle malattie (ICD)

I codici possono essere confusi e irritanti, ma sono necessari per fatturare con successo per i vostri servizi. Diagnosticare le condizioni dei vostri pazienti in un modo che abbatte la necessità medica di quei servizi è realizzato attraverso la Classificazione Internazionale dei Codici (ICD), che attualmente è ICD-10.

Non ci sono due modi per dirlo, il sistema di codifica è complesso e può essere scoraggiante. In caso di dubbio, l’American Physical Therapy Association (APTA) raccomanda di selezionare il codice più specifico che riflette più accuratamente la condizione.

Il sito web ICD-10 è una risorsa utile per tutti gli attuali codici americani di fatturazione medica ICD-10-CM (diagnosi) e ICD-10-PCS (procedura).

Se non siete ancora sicuri, contattate StrataPT. I nostri rappresentanti esperti sono sempre pronti ad aiutare.

La Terminologia Procedurale Corrente

CPT. un marchio registrato dell’American Medical Association (AMA), è un set di codici medici che viene utilizzato per segnalare una procedura medica, chirurgica o diagnostica e servizi a entità come medici, compagnie di assicurazione sanitaria e organizzazioni di accreditamento. In altre parole, è un linguaggio parlato tra fornitori e pagatori.

CPT è stato creato dall’AMA nel 1966 per standardizzare la segnalazione di servizi e procedure eseguite in ambienti ospedalieri e ambulatoriali. Ogni codice CPT rappresenta una descrizione scritta di un servizio o procedura al fine di eliminare l’interpretazione soggettiva di ciò che è stato fornito al paziente.

I codici CPT sono composti da 5 caratteri, con la maggior parte dei codici numerici, tuttavia, alcuni codici hanno un quinto carattere alfa. C’è un codice assegnato per ogni servizio o procedura, così come “codici non elencati” per quei servizi e procedure non specificatamente nominati in un altro codice CPT definito.

Perché ci sono così tanti servizi e procedure, l’AMA ha organizzato i codici CPT in tre tipi di categorie:

CPT Categoria I – Questo contiene il più grande corpo di codici. Consiste in quelli comunemente usati dai fornitori per riportare i loro servizi e procedure (la maggior parte dei codici CPT saranno codici di categoria I).

CPT Categoria II – Questa categoria consiste in codici di monitoraggio supplementari usati per la gestione delle prestazioni.

CPT Categoria III – Questi sono codici temporanei usati per riportare servizi e procedure emergenti e sperimentali.

Le sei sezioni principali dei codici CPT Categoria I sono:

Valutazione &Servizi di gestione 99201 a 99499
Servizi di anestesia 01000 a 01999
Chirurgia 10021 a 69990
Servizi di radiologia 70010 a 79999
Patologia &Servizi di laboratorio 80047 a 89398
Medico Servizi & Procedure 90281 a 99607

La maggior parte dei codici CPT che saranno rilevanti per i fisioterapisti si troveranno nella sezione 97000 (Medicina Fisica & Riabilitazione) dei Servizi Medici & Procedure.

I codici CPT che i fisioterapisti dovrebbero conoscere meglio sono i seguenti:

• 97001 Physical Therapy Evaluation
• 97002 Physical Therapy Re-evaluation
• 97010 Hot or Cold Packs: Applicazione di una modalità a una o più aree; impacchi caldi o freddi
• 97012 Trazione meccanica: Applicazione di una modalità a una o più aree; trazione, meccanica
• 97014 Stimolazione elettrica (non presidiata): Applicazione di una modalità a una o più aree; stimolazione elettrica (non presidiata)
• 97016 Dispositivo vasopneumatico: Applicazione di una modalità a una o più aree; dispositivi vasopneumatici
• 97018 Bagno di paraffina: Application of a modality to one or more areas; paraffin bath
• 97022 Whirlpool: Application of a modality to one or more areas; whirlpool
• 97024 Diathermy: Application of a modality to one or more areas; diathermy (eg, microwave)
• 97026 Infrared: Applicazione di una modalità a una o più aree; infrarossi
• 97028 Ultravioletti: Applicazione di una modalità ad una o più aree; ultravioletto
• 97032 Stimolazione elettrica (manuale): Applicazione di una modalità ad una o più aree; stimolazione elettrica (manuale), ogni 15 minuti
• 97033 Ionoforesi: Applicazione di una modalità a una o più aree; ionoforesi, ogni 15 minuti
• 97034 Bagno di contrasto: Applicazione di una modalità a una o più aree; bagni di contrasto, ogni 15 minuti
• 97035 Ultrasuoni: Applicazione di una modalità ad una o più aree; ultrasuoni, ogni 15 minuti
• 97036 Vasca Hubbard: Applicazione di una modalità a una o più aree; vasca Hubbard, ogni 15 minuti
• 97110 Esercizio terapeutico: Procedura terapeutica, una o più aree, ogni 15 minuti; esercizi terapeutici per sviluppare forza e resistenza, gamma di movimento e flessibilità. (Generalmente descrive un servizio volto a migliorare un singolo parametro, come la forza, il ROM, ecc.)
• 97112 Rieducazione Neuromuscolare: Procedura terapeutica, una o più aree, ogni 15 minuti; rieducazione neuromuscolare del movimento, dell’equilibrio, della coordinazione, del senso cinestesico, della postura, e/o della propriocezione per attività da seduti e/o in piedi
• 97113 Terapia Acquatica: Procedura terapeutica, una o più aree, ogni 15 minuti; terapia acquatica con esercizio terapeutico
• 97116 Gait Training: Miglioramento abile dell’andatura, include la salita di scale
• 97124 Massaggio terapeutico: procedura, una o più aree, ogni 15 minuti; massaggio, incluso effleurage, petrissage e/o tapotement (carezza, compressione, percussione)
• 97140 Tecniche di terapia manuale: Tecniche qualificate di terapia manuale (mobilizzazione, drenaggio linfatico manuale, trazione manuale), una o più regioni, ogni 15 minuti. (La PROM NON è terapia manuale)
• 97530 Attività terapeutica: Uso di attività dinamiche per migliorare le prestazioni funzionali. Descrive le attività che utilizzano più parametri (forza, ROM, equilibrio, ecc.) insieme e si concentrano sul raggiungimento dell’attività funzionale.
• 97535 Self Care / Home Management: Self care / formazione alla gestione della casa (ADL e formazione compensativa, preparazione dei pasti, procedure di sicurezza e istruzioni per l’uso di dispositivi di tecnologia assistiva / attrezzature assistive)
• 97542 Gestione della sedia a rotelle: Gestione della sedia a rotelle (per esempio, valutazione, adattamento, formazione), ogni 15 minuti
• 97760 Gestione delle ortesi: Gestione delle ortesi e addestramento (inclusi valutazione e adattamento quando non altrimenti riportato), estremità superiore/i, inferiore/i e/o tronco, ogni 15 minuti
• 97761 Gestione protesica: Allenamento protesico, estremità superiore e/o inferiore, ogni 15 minuti
• 97762 Checkout ortotico/protesico: Checkout per uso ortotico/protesico, paziente stabilito, ogni 15 minuti
• 97150 Terapeutico di gruppo: procedura(e), gruppo (2 o più individui)
• 29530 Strapping del ginocchio
• 29540 Strapping della caviglia
• 29240 Strapping della spalla

I codici CPT di categoria II sono organizzati come:

Misure composte 0001F a 0015F
Gestione del paziente 0500F a 0584F
Anamnesi del paziente 1000F a 1505F
Esame fisico 2000F a 2060F
Processi diagnostici/di screening o risultati 3006F a 3776F
Terapeutico, preventivo, o altri interventi 4000F a 4563F
Follow-up o altri risultati 5005F a 5250F
Sicurezza del paziente 6005F a 6150F
Misure strutturali 7010F a 7025F
Elenco dei codici senza misura 9001F a 9007F

I codici CPT di categoria III seguono quelli di categoria II nel manuale di codifica e sono rappresentati da quattro numeri e dalla lettera T. I codici temporanei che descrivono nuovi servizi e procedure possono rimanere nella Categoria III per un massimo di cinque anni. Se i servizi e le procedure che rappresentano soddisfano i criteri della Categoria I (che include l’approvazione della FDA, la prova che molti fornitori eseguono le procedure, e la prova che le procedure si sono dimostrate efficaci) saranno riassegnati ai codici della Categoria I. D’altra parte, i codici di categoria III possono essere eliminati se si determina che i fornitori non li usano.

L’AMA rilascia codici di categoria III nuovi o rivisti semestralmente tramite il loro sito web e pubblica anche le cancellazioni di categoria III annualmente con la serie completa di codici temporanei.

Per maggiori informazioni sui codici CPT, si prega di leggere Codici CPT per la terapia fisica.

L’uso dei modificatori

I modificatori CPT (noti anche come modificatori di livello I) sono utilizzati per integrare le informazioni o regolare le descrizioni delle cure per fornire ulteriori dettagli riguardanti una procedura o un servizio fornito da un medico. I modificatori del codice aiutano a descrivere ulteriormente un codice di procedura senza cambiare la sua definizione.

Qui ci sono i modificatori che i fisioterapisti dovrebbero conoscere meglio:

Modificatore 59 – Il modificatore 59 dovrebbe essere applicato quando due servizi completamente separati e distinti sono forniti durante lo stesso periodo di trattamento.

Modificatore KX – I modificatori KX dovrebbero essere utilizzati quando il fisioterapista crede che sia medicalmente necessario per un paziente continuare la terapia che ha già raggiunto il tetto massimo. Il modificatore KX qualificherebbe il paziente per un’esenzione.

Modificatore GA – Il modificatore GA è usato quando il terapista vuole indicare che si aspetta che Medicare neghi un servizio come non ragionevole e necessario e ha in archivio un Advanced Beneficiary Notice (ABN) correttamente eseguito e firmato dal beneficiario.

Modificatore GP – Le compagnie di assicurazione stanno iniziando a richiedere che i codici “Always Therapy” siano modificati per consentire un rimborso accurato. Il Modificatore GP indica che i servizi di un fisioterapista sono stati forniti. Il Modificatore GP è comunemente usato nelle impostazioni multidisciplinari ospedaliere e ambulatoriali.

Modificatore CQ – Il Modificatore CQ è usato quando i servizi di terapia fisica ambulatoriale sono forniti in tutto o in parte da un assistente di terapia fisica. Si prega di notare: CMS ha annunciato che a partire dal 2022, pagherà solo l’85% dei servizi eseguiti interamente o in parte da un assistente terapista riabilitativo.

Per ulteriori informazioni sui modificatori, si prega di leggere Nuovi modificatori PTA e OTA in vigore dal 1 gennaio 2020. Se avete ancora domande sui modificatori e le loro formule matematiche, StrataPT è qui per aiutarvi. Possiamo aiutarvi a dare un senso a quando e dove usare i modificatori, così come offrire la gestione del ciclo delle entrate per le pratiche di terapia fisica con una vera soluzione all-in-one.

Capire la terminologia

Tutti abbiamo bisogno di un ripasso della terminologia di fatturazione una volta ogni tanto. Ecco alcune definizioni comuni rese disponibili dall’Associazione Americana di Terapia Fisica (APTA):

• La regola degli 8 minuti: La regola degli 8 minuti è fondamentale da capire per i terapisti perché, secondo le linee guida dell’American Medical Association (AMA), i minuti residui che rientrano in più categorie con meno di 8 minuti per categoria non possono essere fatturati. Per uno sguardo più completo sulla regola degli 8 minuti, leggete The 8-Minute Rule: A Guide for Therapists e The 8-Minute Rule: Medicare vs, AMA.
• Copertura Medicare Parte A: Questo include ospedali per pazienti ricoverati, strutture infermieristiche qualificate (SNF), hospice e assistenza sanitaria a domicilio. I fornitori della parte A includono anche le agenzie di riabilitazione e le strutture di riabilitazione ambulatoriale completa (CORF).
• Copertura della parte B di Medicare: La copertura della Parte B fornisce il pagamento per forniture mediche, servizi medici, e servizi ambulatoriali forniti in un ambiente di pratica privata (PTPP).
• Ordine/Riferimento: In alcuni casi, un medico fornirà un ordine per la terapia che include una diagnosi e le istruzioni per il trattamento.
• Trattamento: Include tutti i servizi terapeutici.
• Tempo fatturabile: Generalmente, il tempo fatturabile è il tempo trascorso a trattare un paziente. Il tempo fatturabile non include il tempo di preparazione non specializzato, la supervisione, i periodi di riposo e il tempo di documentazione. Anche l’arrotondamento del tempo non è permesso.
• Codici a tempo (presenza costante): Questi codici CPT permettono una fatturazione variabile in incrementi di 15 minuti quando un fisioterapista fornisce ad un paziente servizi individuali come esercizi terapeutici o terapia manuale.
• Codici non temporizzati (supervisionati o basati sul servizio): Questi sono i codici che i terapisti usano per eseguire servizi come condurre una valutazione, una rivalutazione o applicare impacchi caldi/freddi e stimolazione elettrica (senza supervisione). È possibile fatturare un solo codice, quindi non importa se si completano questi tipi di trattamenti in 8 minuti o 48 minuti.
• Tempo intra-trattamento: Questo codice si riferisce a qualsiasi tempo trascorso a fornire un intervento.
• Tempo pre-trattamento: La valutazione e il case management sono una parte necessaria di alcune sessioni di terapia fisica. I fisioterapisti possono fatturare questo tempo per valutare i progressi del paziente, valutare per lesioni o deficit muscolari o analizzare quale approccio sarà preso durante una sessione di trattamento sotto l’egida di pre-trattamento.
• Tempo post-trattamento: Un po’ di tempo viene speso ogni sessione analizzando la risposta di un paziente sia ad un intervento, trattamento o dando l’educazione o programma di esercizio a casa. Il tempo post-trattamento può anche includere il tempo trascorso a documentare nella cartella del paziente e/o a consultarsi con altri professionisti della salute sulla cura del paziente.
• Valutazione: La valutazione avviene tipicamente durante la prima visita del paziente e include un esame. Questo consiste in una revisione dei dati storici e dei sintomi. Una volta fatto, il terapeuta può fornire diagnosi e prognosi.
• Rivalutazione: Si dovrebbe fatturare la rivalutazione solo quando si nota un miglioramento significativo, un declino o un cambiamento nelle condizioni del paziente che non era stato previsto nel POC. Potete anche fatturare una rivalutazione se il paziente non risponde al trattamento delineato nel POC, se state trattando un paziente con una condizione cronica e non vedete il paziente molto spesso o se il vostro atto di pratica statale richiede una rivalutazione a intervalli di tempo specifici.
• Piano di cura (POC): Sulla base della valutazione e dell’ordine del medico (se applicabile) il terapista lavora con il paziente per sviluppare un piano di cura per aiutarlo a raggiungere i suoi obiettivi terapeutici.
• Certificazione iniziale: Medicare richiede ai medici ordinanti di approvare o certificare il POC tramite firma entro 30 giorni dalla valutazione. La certificazione copre i primi 90 giorni di trattamento. Per continuare il trattamento oltre i 90 giorni iniziali, i terapisti devono ricevere una nuova certificazione dal medico ordinante.
• Rapporto sui progressi: I terapisti devono completare un rapporto di progresso (nota di progresso) per ogni paziente entro la sua decima visita.
• Nota di dimissione: Una volta che il trattamento è completo, i terapisti devono completare una nota di dimissione che dettagli il trattamento del paziente e lo stato dall’ultima nota di progresso.
• Riduzione del pagamento per procedure multiple (MPPR): La MPPR si applica alla terapia e ad altri vari servizi ausiliari. Lo scopo della politica di riduzione del pagamento multiplo è di ridurre il costo di Medicare per questi servizi. Quindi, se un fornitore di assistenza sanitaria esegue più procedure durante un singolo incontro con il paziente, Medicare (e molti assicuratori commerciali) in genere pagherà “prezzo pieno” solo per la procedura di maggior valore.
• Telehealth: Telehealth è la fornitura di servizi relativi alla salute attraverso le telecomunicazioni e le tecnologie di comunicazione digitale. Per maggiori informazioni. Si prega di leggere E-Visits, Telehealth e aggiornamenti MIPS.
• Patient-Driven Groupings Model (PDGM): PDGM è stato sviluppato per migliorare il rimborso per tutti i tipi di pazienti idonei ai benefici della salute a domicilio e rimuovere gli incentivi percepiti per fornire servizi di terapia in eccesso. L’obiettivo con il PDGM è quello di ridurre i rimborsi basati sul volume che non si allineano necessariamente con le condizioni del paziente e per le agenzie sanitarie a domicilio di sviluppare relazioni più strette e più collaborative con gli ospedali e le strutture di cura qualificate. Per ulteriori letture, si prega di vedere Capire PDGM e come influenzerà la vostra pratica di terapia fisica.

Moduli da usare

Mentre alcuni pagatori accettano ancora moduli di richiesta di rimborso cartacei, la maggior parte dei pagatori e dei fornitori preferiscono moduli di richiesta di rimborso elettronici. I terapisti normalmente useranno il modulo CMS-1500 o il formato elettronico 837P per presentare le richieste ai contraenti Medicare per i servizi coperti da Medicare Parte B (gli attuali moduli di richiesta 1500 accettano i codici ICD-10). Le richieste di servizi ambulatoriali e di strutture di ricovero parziale possono essere presentate su un CMS-1500 o un UB-04, a seconda del pagatore.

Dopo che i servizi sono stati forniti, i terapisti presenteranno una fattura al paziente, a un terzo pagatore o a una stanza di compensazione delle richieste che invierà la fattura per vostro conto. Se inviate la fattura voi stessi, assicuratevi di essere conformi agli standard EDI (Electronic Data Interchange) di HIPPA.

La piattaforma software di StrataPT rende la fatturazione molto più facile. E il nostro Strata Clarity Panel fornisce ai terapisti uno stato chiaro e in tempo reale di ogni singolo addebito di fatturazione per ogni singolo paziente. Programmare una demo oggi per vedere come StrataPT aiutare a semplificare la vostra pratica e migliorare la vostra linea di fondo.

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