Scopo
Questa procedura spiega
- come i permessi di un utente sono assegnati alla propria o altrui posta elettronica
- come i permessi sono successivamente rimossi, e
- limitazioni e obblighi associati a tali permessi.
Queste procedure sono progettate per sostenere la privacy degli utenti come articolato nella Politica dell’Università di Chicago sull’uso e l’accesso alle tecnologie dell’informazione e l’aspettativa di integrità delle comunicazioni e-mail dell’Università, in particolare, che un messaggio che pretende di provenire da un utente in realtà lo fa e che un messaggio viene aperto solo dai destinatari indirizzati nel messaggio.
Anche altri controlli contribuiscono a questo obiettivo, ma non rientrano nell’ambito di questo documento.
I permessi degli utenti per la loro e-mail universitaria assegnata
Gli utenti idonei hanno accesso completo a una casella di posta elettronica universitaria unica associata esclusivamente al loro CNetID assegnato. Questo è abilitato da processi automatizzati quando i criteri di idoneità sono soddisfatti, come segnalato dai sistemi di business dell’Università. I gruppi di utenti idonei sono
- Emeriti
- Facoltà
- Altri incaricati accademici
- Personale universitario e studenti
- Post-studenti di dottorato
- Graduate Students
- Contrattori e altri a cui è stato dato un CNetID temporaneo
Gli utenti di questi gruppi sono liberi di scegliere se la loro email universitaria è gestita dal sistema basato su xMail Exchange dell’Università, il servizio Gmail di UChicago, o sia inoltrata ad un servizio di posta elettronica esterno.
Studenti non laureati e studenti pre-matricolati, cioè gli studenti ammessi fino a tre trimestri prima dell’immatricolazione, possono scegliere di gestire la loro email universitaria nel servizio Gmail di UChicago o averla inoltrata ad un servizio di email esterno.
Gli alumni sono autorizzati ad inoltrare la loro email universitaria ad un servizio di email esterno.
Le eccezioni a questi criteri di ammissibilità sono rare ma possibili con l’approvazione dell’Ufficio del Rettore e dell’Ufficio Legale.
L’accesso all’email universitaria assegnata a ciascun utente viene rimosso in accordo con le procedure di chiusura dell’account dei servizi IT e il processo di chiusura della CNet per la facoltà e altri incaricati accademici.
I permessi dell’utente all’email universitaria assegnata a un altro utente
Gli utenti sono liberi di usare Outlook o Outlook Web Access per delegare i privilegi alle loro cartelle xMail, e la capacità di inviare a nome proprio, ad altri utenti. Gli articoli che mostrano come utilizzare questi strumenti per farlo si possono trovare nel sito web della documentazione dei servizi IT.
Gli utenti che fanno tali deleghe sono anche gli unici responsabili di garantire che i privilegi delegati che hanno concesso siano revocati in modo tempestivo. In particolare, quando i delegati cambiano incarico all’Università o addirittura lasciano l’Università, i loro privilegi delegati devono essere specificamente revocati dall’utente.
I servizi IT forniranno ad un utente l’accesso alla posta elettronica di un altro utente solo sotto la direzione dell’Ufficio del Consiglio Legale, secondo la politica sull’uso e l’accesso all’Information Technology. Le richieste per tale accesso ricevute dai Servizi IT sono elaborate dalla Sicurezza IT, che può autorizzare l’adempimento della richiesta se rientra in una delega data loro dall’Ufficio Legale, per esempio, per consentire a un dipartimento di continuare a gestire la posta elettronica del dipartimento che è inviata a un dipendente che ha lasciato l’Università. La sicurezza informatica inoltrerà la richiesta all’Ufficio Legale se non rientra in una delega stabilita. In tutti i casi il privilegio esteso, se esiste, è per un tempo limitato.
I servizi IT non onoreranno le richieste per consentire ad un utente di “inviare come” un altro utente perché ciò mina l’integrità della posta elettronica dell’Università. All’utente può invece essere concesso il privilegio di “inviare per conto di” dall’altro utente, utilizzando Outlook o Outlook Web Access.
I servizi IT non forniscono alcun mezzo per delegare l’accesso alle caselle di posta Gmail di UChicago; tuttavia, l’interfaccia utente Gmail consente agli utenti di delegare l’accesso alle proprie caselle di posta. Come con xMail, quando i delegati cambiano incarico all’Università o addirittura lasciano l’Università, i loro privilegi delegati devono essere specificatamente revocati dall’utente. NB: Gmail permette agli utenti di concedere il privilegio “invia per conto di” ma non “invia come” ai delegati.
I permessi degli utenti alle caselle di posta xMail condivise
Una casella di posta xMail condivisa è uno spazio collaborativo che permette a più utenti di leggere e inviare messaggi email. Le caselle di posta condivise sono distinte da quelle assegnate ai CNetID dei singoli utenti. Sono un buon abbinamento per le esigenze di posta elettronica del “Dipartimento di” e “Ufficio di”, dando al dipartimento un indirizzo email permanente e consentendo al dipartimento di gestire chi è autorizzato a gestire e inviare messaggi per conto del dipartimento.
Le caselle di posta xMail condivise possono essere richieste come descritto qui:
https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670
Gli utenti autorizzati ad usare una casella di posta condivisa possono seguire queste istruzioni per aggiungere tale funzione al loro Outlook:
https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496
Categoria: Email
Data di scadenza: 8 novembre 2017
Policy Owner: tbarton