大学の電子メールに対するユーザーの権限を管理する手順｜ITS

目的

この手順では、

どのようにユーザーの権限が自分または他の人のメールに割り当てられるか、
その後、権限が削除されるか、
それらの権限に関する制限と義務について説明します。

これらの手続きは、シカゴ大学情報技術使用およびアクセスに関するポリシーで明確にされているユーザーのプライバシーと、大学の電子メール通信の完全性への期待、特にユーザーから送られたと称するメッセージが実際に送られ、メッセージがメッセージで指定された受信者によってのみ開封されるという期待を守るために設計されています。

追加の管理もこの目的に寄与しますが、この文書の範囲外です。

自分自身に割り当てられた大学の電子メールへのユーザーの許可

適格なユーザーは、割り当てられたCNetIDにのみ関連する一意の大学の電子メールボックスへの完全なアクセスが与えられます。これは、大学のビジネスシステムによって通知されるように、適格性の基準が満たされたときに、自動化されたプロセスによって可能になります。

Emeriti
Faculty
Other Academic Appointees
University staff and student staff
Post->Academic Appointees

は対象となるユーザグループです。博士課程の学生

大学院生
契約社員および一時的にCNETIDを与えられた人

これらのグループのユーザーは、大学のメールを大学が運営するxMail Exchangeベースのシステムで管理するかどうかを自由に選択することができます。 UChicago Gmailサービス、または外部メールサービスへ転送されます。

学部生および入学前の学生、すなわち。

卒業生は、大学の電子メールを外部の電子メールサービスに転送することができます。

各ユーザーの割り当てられた大学電子メールへのアクセスは、ITサービスアカウント閉鎖手順および教員およびその他の学術職任命者のためのCNet閉鎖プロセスに従って削除されます。

別のユーザーの割り当てられた大学電子メールへのユーザー権限

ユーザーは、OutlookまたはOutlook Web Accessを使って、xMailフォルダへの権限と自分の代わりに送信できる能力を他のユーザーに自由に委任することができます。

このような委任を行うユーザーは、自分が与えた委任された特権が適時に取り消されることを保証する単独責任も負います。

ITサービスでは、「情報技術の使用とアクセスに関するポリシー」に基づき、法律顧問の指示の下でのみ、他のユーザーの電子メールへのアクセスを提供します。 ITサービスが受け取ったこのようなアクセスのリクエストは、ITセキュリティによって処理されます。ITセキュリティは、それがOffice of Legal Counselによって与えられた委任の範囲内にある場合、リクエストの実行を承認することができます。例えば、大学を去った従業員に送信される部門の電子メールの処理を部門が継続できるようにする場合などです。 ITセキュリティは、それが確立された委任の範囲内にない場合、Office of Legal Counselに要求をルーティングします。すべての場合において、拡張された特権は、もしあれば、限られた時間のためのものです。

IT サービスは、ユーザーが他のユーザーとして送信することを可能にする要求を尊重しません。代わりに、ユーザーは Outlook または Outlook Web Access を使用して、他のユーザーによって「代理送信」権限を付与されます。

IT サービスは UChicago Gmail メールボックスへのアクセスを委任する手段を提供しませんが、Gmail ユーザーインターフェースでは、ユーザーが自分のメールボックスへのアクセスを委任することは可能です。 xMailと同様に、委任者が大学での任務を変更したり、大学を離れたりした場合は、委任された権限をユーザーによって特別に取り消す必要があります。注意: Gmailでは、ユーザーが委任者に「代理送信」権限を与えることはできますが、「送信者」権限は与えられません。

共有xMailメールボックスへのユーザー権限

共有xMailメールボックスは、複数のユーザーがメールメッセージを読み、送信することができるコラボレーションスペースです。共有メールボックスは、個々のユーザーのCNETIDに割り当てられたメールボックスとは区別されます。

共有 xMail メールボックスは、ここに説明されているように要求できます:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670

共有メールボックスを使用する権利があるユーザーは、以下の手順に従って、自分の Outlook にその機能を追加できます:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496

カテゴリ: メール
有効期限 2017年11月8日
ポリシー所有者：tbarton