Doel

In deze procedure wordt uitgelegd

• hoe de machtigingen van een gebruiker voor zijn eigen e-mail of die van anderen worden toegewezen
• hoe machtigingen vervolgens worden verwijderd, en
• beperkingen en verplichtingen die aan deze machtigingen zijn gekoppeld.

Deze procedures zijn ontworpen om de privacy van de gebruiker te handhaven, zoals verwoord in The University of Chicago Policy on Information Technology Use and Access en de verwachting van integriteit van de universitaire e-mailcommunicatie, met name dat een bericht dat beweert van een gebruiker te komen, dat ook werkelijk doet en dat een bericht alleen wordt geopend door de ontvangers die in het bericht zijn geadresseerd.

Extra controles dragen ook bij aan deze doelstelling, maar vallen buiten de reikwijdte van dit document.

Gebruikersrechten voor hun eigen toegewezen universitaire e-mail

Geschikte gebruikers krijgen volledige toegang tot een unieke universitaire e-mail-postbus die uitsluitend is gekoppeld aan hun toegewezen CNetID. Dit wordt mogelijk gemaakt door geautomatiseerde processen wanneer aan de geschiktheidscriteria is voldaan, zoals gesignaleerd door de bedrijfssystemen van de universiteit. In aanmerking komende groepen gebruikers zijn

• Emeriti
• Faculteit
• Andere Academisch Aangestelden
• Universitair personeel en studenten
• Post-doctoraalstudenten
• Graduaatstudenten
• Contractanten en anderen met een tijdelijke CNetID

Gebruikers in deze groepen mogen zelf kiezen of hun universitaire e-mail wordt beheerd door het door de universiteit beheerde systeem xMail Exchange, de UChicago Gmail-dienst, of wordt doorgestuurd naar een externe e-maildienst.

Undergraduate studenten en pre-matriculated studenten, d.w.z, toegelaten studenten tot drie kwartalen voor de matriculatie, kunnen ervoor kiezen hun universitaire e-mail te beheren in de UChicago Gmail-dienst of deze te laten doorsturen naar een externe e-maildienst.

Alumni hebben het recht hun universitaire e-mail door te sturen naar een externe e-maildienst.

Uitzonderingen op deze toelatingscriteria zijn zeldzaam, maar mogelijk met goedkeuring van het Bureau van de Provost en het Bureau van de Juridische Raad.

De toegang tot de aan elke gebruiker toegewezen universitaire e-mail wordt verwijderd in overeenstemming met de procedures voor het afsluiten van accounts van IT Services en het proces voor het afsluiten van CNet voor faculteiten en andere academisch benoemden.

Gebruikersmachtigingen voor de aan een andere gebruiker toegewezen universitaire e-mail

Het staat gebruikers vrij om Outlook of Outlook Web Access te gebruiken om rechten op hun xMail-mappen, en de mogelijkheid om namens henzelf te verzenden, aan andere gebruikers te delegeren. Artikelen die laten zien hoe deze tools hiervoor gebruikt kunnen worden, zijn te vinden op de IT Services Documentation website.

Gebruikers die dergelijke delegaties doen, zijn er ook zelf verantwoordelijk voor dat gedelegeerde privileges die zij hebben verleend, tijdig worden ingetrokken. In het bijzonder, wanneer gedelegeerden van opdracht veranderen bij de universiteit of zelfs de universiteit verlaten, moeten hun gedelegeerde rechten specifiek worden ingetrokken door de gebruiker.

IT Services zal een gebruiker alleen toegang verlenen tot de e-mail van een andere gebruiker op aanwijzing van het Office of Legal Counsel, volgens het beleid inzake het gebruik van en de toegang tot informatietechnologie. Door IT Services ontvangen verzoeken om dergelijke toegang worden verwerkt door IT Security, die de inwilliging van het verzoek kan toestaan indien het binnen een delegatie valt die hen door het Office of Legal Counsel is verleend, bijvoorbeeld om een afdeling in staat te stellen door te gaan met de verwerking van afdelings-e-mail die is verzonden naar een werknemer die de universiteit heeft verlaten. IT-beveiliging zal het verzoek doorsturen naar het Bureau Juridische Zaken indien het niet binnen een vastgestelde delegatie valt. In alle gevallen geldt het eventuele uitgebreide privilege voor een beperkte tijd.

IT Services zal geen verzoeken honoreren om een gebruiker in staat te stellen “te verzenden als” een andere gebruiker, omdat dit de integriteit van de e-mail van de universiteit ondermijnt. De gebruiker kan in plaats daarvan “verzenden namens” privilege worden verleend door de andere gebruiker, met behulp van Outlook of Outlook Web Access.

IT Services biedt geen middelen voor het delegeren van toegang tot UChicago Gmail-mailboxen; de Gmail-gebruikersinterface stelt gebruikers echter in staat om toegang tot hun eigen mailboxen te delegeren. Net als bij xMail, als gedelegeerden van opdracht veranderen bij de universiteit of zelfs de universiteit verlaten, moeten hun gedelegeerde rechten specifiek worden ingetrokken door de gebruiker. NB: Gmail staat gebruikers toe “verzenden namens” maar niet “verzenden als” privileges aan gedelegeerden toe te kennen.

Gebruikersrechten voor gedeelde xMail-mailboxen

Een gedeelde xMail-mailbox is een samenwerkingsruimte die meerdere gebruikers in staat stelt e-mailberichten te lezen en te verzenden. Gedeelde mailboxen onderscheiden zich van de mailboxen die zijn toegewezen aan de CNetID’s van individuele gebruikers. Ze voldoen goed aan de e-mailbehoeften van “Afdeling” en “Bureau van”, geven de afdeling een permanent e-mailadres en stellen de afdeling in staat te beheren wie namens de afdeling berichten mag afhandelen en verzenden.

Gedeelde xMail-mailboxen kunnen worden aangevraagd zoals hier beschreven:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670

Gebruikers die een gedeelde mailbox mogen gebruiken, kunnen deze instructies volgen om die functie aan hun Outlook toe te voegen:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496

Categorie: E-mail
Vervaldatum: 8 november 2017
Policy Eigenaar: tbarton