Propósito
Este procedimiento explica
- cómo se asignan los permisos de un usuario a su propio correo electrónico o al de otros
- cómo se eliminan posteriormente los permisos, y
- las limitaciones y obligaciones asociadas a dichos permisos.
Estos procedimientos están diseñados para mantener la privacidad del usuario como se articula en la Política de la Universidad de Chicago sobre el uso de la tecnología de la información y el acceso y la expectativa de integridad de las comunicaciones de correo electrónico de la Universidad, especialmente, que un mensaje que supuestamente viene de un usuario en realidad lo hace y que un mensaje se abre sólo por los destinatarios dirigidos en el mensaje.
Los controles adicionales también contribuyen a este objetivo, pero están fuera del alcance de este documento.
Permisos del usuario a su propio correo electrónico universitario asignado
Los usuarios elegibles tienen acceso completo a un buzón de correo electrónico único de la Universidad asociado exclusivamente a su CNetID asignado. Esto se habilita mediante procesos automatizados cuando se cumplen los criterios de elegibilidad, señalados por los sistemas empresariales de la Universidad. Los grupos de usuarios elegibles son
- Emeriti
- Facultad
- Otros Académicos
- Personal de la Universidad y estudiantes
- Post-estudiantes de doctorado
- Estudiantes de posgrado
- Contratistas y otras personas a las que se les ha dado un CNetID temporal
Los usuarios de estos grupos son libres de elegir si su correo electrónico de la Universidad es gestionado por el sistema basado en xMail Exchange operado por la Universidad, el servicio Gmail de UChicago, o es reenviado a un servicio de correo electrónico externo.
Los estudiantes de grado y los estudiantes prematriculados, es decir los estudiantes admitidos hasta tres trimestres antes de la matriculación, pueden optar por gestionar su correo electrónico de la Universidad en el servicio Gmail de UChicago o reenviarlo a un servicio de correo electrónico externo.
Los antiguos alumnos tienen derecho a reenviar su correo electrónico de la Universidad a un servicio de correo electrónico externo.
Las excepciones a estos criterios de elegibilidad son raras pero posibles con la aprobación de la Oficina del Provost y la Oficina del Asesor Jurídico.
El acceso al correo electrónico de la Universidad asignado a cada usuario se elimina de acuerdo con los procedimientos de cierre de cuentas de los servicios de TI y el proceso de cierre de CNet para el profesorado y otros nombramientos académicos.
Permisos del usuario al correo electrónico de la Universidad asignado a otro usuario
Los usuarios son libres de utilizar Outlook o Outlook Web Access para delegar los privilegios de sus carpetas de xMail, y la capacidad de enviar en su nombre, a otros usuarios. Los artículos que muestran cómo utilizar estas herramientas para hacerlo pueden encontrarse en el sitio web de documentación de los servicios de TI.
Los usuarios que realicen dichas delegaciones también son los únicos responsables de garantizar que los privilegios delegados que han concedido se revoquen en el momento oportuno. En particular, a medida que los delegados cambian de asignación en la Universidad o incluso dejan la Universidad, sus privilegios delegados deben ser revocados específicamente por el usuario.
Los Servicios de TI proporcionarán a un usuario acceso al correo electrónico de otro usuario sólo bajo la dirección de la Oficina de Asesoría Jurídica, según la Política de Uso y Acceso a las Tecnologías de la Información. Las solicitudes de acceso recibidas por los Servicios de TI son tramitadas por la Seguridad de TI, que puede autorizar el cumplimiento de la solicitud si entra dentro de una delegación que le haya otorgado la Oficina de Asesoría Jurídica, por ejemplo, para permitir que un departamento siga gestionando el correo electrónico departamental que se envía a un empleado que ha dejado la Universidad. La Seguridad Informática remitirá la solicitud a la Oficina de Asesoría Jurídica si no entra dentro de una delegación establecida. En todos los casos, el privilegio ampliado, si lo hay, es por un tiempo limitado.
Los Servicios de TI no aceptarán solicitudes para permitir a un usuario «enviar como» otro usuario porque eso socava la integridad del correo electrónico de la Universidad. En su lugar, el usuario puede recibir el privilegio de «enviar en nombre de» por parte del otro usuario, utilizando Outlook o Outlook Web Access.
Los Servicios de TI no proporcionan ningún medio para delegar el acceso a los buzones de Gmail de UChicago; sin embargo, la interfaz de usuario de Gmail permite a los usuarios delegar el acceso a sus propios buzones. Al igual que con xMail, cuando los delegados cambian de asignación en la Universidad o incluso dejan la Universidad, sus privilegios delegados deben ser revocados específicamente por el usuario. Nota: Gmail permite a los usuarios conceder el privilegio de «enviar en nombre de» pero no el de «enviar como» a los delegados.
Permisos de usuario para buzones de xMail compartidos
Un buzón de xMail compartido es un espacio de colaboración que permite a varios usuarios leer y enviar mensajes de correo electrónico. Los buzones compartidos son distintos de los asignados a los CNetID de los usuarios individuales. Son una buena opción para las necesidades de correo electrónico del «Departamento de» y de la «Oficina de», ya que proporcionan al departamento una dirección de correo electrónico permanente y permiten al departamento gestionar quién tiene permiso para gestionar y enviar mensajes en nombre del departamento.
Los buzones de correo xMail compartidos pueden solicitarse como se describe aquí:
https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670
Los usuarios con derecho a utilizar un buzón de correo compartido pueden seguir estas instrucciones para añadir esa función a su Outlook:
https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496
Categoría: Correo electrónico
Fecha de caducidad: 8 de noviembre de 2017
Propietario de la política: tbarton