Sună soneria de la birou. În stânga dumneavoastră, trei colegi analizează un dosar. În spatele tău, altcineva este în mijlocul unei conversații la telefon. Primiți un mesaj pe Whatsapp în timp ce încercați să recitiți un e-mail pe care nu-l înțelegeți.

Vă sună familiar? În ultimii ani, locul de muncă a cunoscut o adevărată revoluție, în ritm alert, datorită creșterii tehnologiei digitale, a birourilor în spații deschise și a abundenței instrumentelor de comunicare rapidă și instantanee pe care le avem la dispoziție. Se așteaptă de la dumneavoastră să evoluați într-un mediu extrem de stimulativ, în care trebuie să asimilați, să procesați și să produceți o cantitate nesfârșită de informații. Acest flux constant de informații ne pune mintea la grea încercare, lăsând creierul nostru să facă față acestei stimulări nesfârșite. Uneori, acest efort mental masiv duce la ceea ce oamenii de știință numesc „suprasolicitare cognitivă”. Așadar, cum puteți evita o supraîncărcare și păstra un fel de echilibru cognitiv în astfel de circumstanțe? Să răspundem la această întrebare și să analizăm modul în care funcționează creierul, împreună cu Marie Lacroix, cercetător în neuroștiințe și co-fondator al agenției Cog’X.

Definiția științifică

Marie Lacroix definește o sarcină mentală, sau o sarcină cognitivă, ca fiind „costul de procesare a informațiilor în majoritatea circumstanțelor date pentru un individ”. Contrar credinței populare, sarcina cognitivă este normală; ea apare de îndată ce vă angajați capacitățile cognitive și nu este de fapt un lucru rău în sine. Supraîncărcarea cognitivă obișnuită este cea care poate fi rea pentru dumneavoastră. Aceasta înseamnă că, pe parcursul unei zile, încercați să înțelegeți mai multe informații decât poate gestiona memoria de lucru. Adesea numită memorie pe termen scurt, stocarea acesteia este limitată la aproximativ 10 informații care pot fi reținute pentru o perioadă scurtă de timp (de obicei, câteva secunde). Pentru a înțelege capacitatea sa, Lacroix sugerează rezolvarea următoarelor sume cu ajutorul aritmeticii mentale: 2 x 2 + 1 și apoi 22 x 15 + 3. „Este clar că volumul de efort mental necesar și sarcina cognitivă rezultată este mai mare pentru cel de-al doilea calcul”, spune ea.

„Sarcina mentală este costul de procesare a informației în majoritatea circumstanțelor date pentru un individ.”

Utilizarea greșită a termenului

Psihologul John Sweller a formalizat teoria sarcinii cognitive la sfârșitul anilor 1980. Ca parte a cercetărilor sale privind designul instrucțional, sau designul predării, el a încercat să identifice tehnici care facilitează învățarea, menținând în același timp încărcătura cognitivă la un nivel minim.

Desprins din contextul originilor sale științifice, termenul „încărcătură mentală” a devenit de atunci comun în limbajul cotidian. Acesta este acum asociat cu ideea de „a te gândi la orice, tot timpul” și, în special, cu sarcina mentală a gestionării unei gospodării. Această idee a venit de la Nicole Brais, cercetător la Universitatea Laval din Quebec. Brais definește sarcina mentală ca fiind „sarcina de gestionare, de organizare și de planificare, care este în același timp intangibilă, esențială și constantă, și care vizează satisfacerea nevoilor celorlalți și buna funcționare a gospodăriei”. Nevoia constantă de a se asigura că totul funcționează corect acasă este încă considerată adesea responsabilitatea femeii. Termenul de „povară mentală” a devenit popular prin intermediul benzii desenate a artistei Emma Clit, You Should’ve Asked, publicată în 2017, care disecă cu umor constrângerile pe care viața le impune femeilor.

Cu toate acestea, așa cum subliniază Lacroix, trebuie să facem distincția între utilizarea colocvială a termenului – „problemele și grijile cotidiene din viața de zi cu zi și fiecare sarcină la care un individ trebuie să se gândească toată ziua” – și definiția științifică a sarcinii cognitive. Ea spune: „Există totuși o legătură între cele două concepte, deoarece resursele noastre cognitive limitate nu pot face față decât unui anumit număr de sarcini în același timp fără a întâmpina anumite dificultăți. Prin urmare, grijile noastre de zi cu zi și multitudinea de lucruri de neuitat pe care trebuie să le încadrăm în fiecare zi ocupă, de fapt, mult „spațiu mental” care nu poate fi gestionat în altă parte, la care se adaugă stresul pe care îl poate provoca în sine.”

„Resursele noastre cognitive limitate pot face față doar unui anumit număr de sarcini în același timp fără a întâmpina anumite dificultăți.”

O scurtă lecție de mecanică cerebrală

Dacă sarcina cognitivă este un fenomen natural – are loc din momentul în care ne angajăm creierul – supraîncărcarea cognitivă, în special la nivel profesional, are loc atunci când lucrurile devin excesive. Lacroix recomandă analizarea a trei factori majori pentru a identifica și gestiona supraîncărcarea cognitivă:

Natura sarcinii și/sau nivelul dumneavoastră de expertiză în raport cu informațiile furnizate

„Supraîncărcarea cognitivă apare, în general, atunci când o sarcină este prea complexă, fie pentru că informația în sine este prea greu de procesat, fie pentru că nu avem cunoștințele sau know-how-ul necesar pentru a o procesa. Acest lucru este valabil mai ales atunci când suntem noi într-o sarcină sau în faza de învățare.”

2.Mediul de lucru fizic sau digital

„O supraîncărcare poate apărea, de asemenea, atunci când există prea multe informații de luat în considerare, chiar dacă fiecare piesă individuală nu este atât de complexă în sine. De aceea, suprasolicitarea sau o configurație care necesită să faci mai multe lucruri în același timp, poate copleși oamenii.” De exemplu, un mediu de lucru prea stimulativ – zgomot constant, conversații, convorbiri telefonice, streaming și așa mai departe -, cum ar fi un birou în plan deschis, poate interfera cu echilibrul nostru cognitiv.

3.Starea noastră de bine emoțională și fizică

„În plus, starea noastră internă – în special nivelul de oboseală, stresul sau lipsa de motivație – poate crește cantitatea de efort necesară pentru a rezolva o sarcină. După o noapte de somn prost, puteți vedea și simți cu adevărat cât de dificil poate fi să îndepliniți o sarcină pe care în mod normal o faceți în mod eficient.”

Dăunele colaterale

Ce se întâmplă cu adevărat atunci când creierul nostru intră în suprasarcină? „În creier, starea de suprasarcină este asociată cu o modificare a activității în cortexul prefrontal, de unde se realizează memoria de lucru și așa-numitele funcții executive . Este, practic, turnul de control al creierului nostru”, explică Lacroix. „În stare de suprasarcină cognitivă, ne creștem șansele de a face erori și de a avea probleme de memorie, plus că ne poate reduce capacitatea de a planifica, de a ne gestiona emoțiile și așa mai departe. Semnele unei supraîncărcări cognitive includ comiterea de greșeli, faptul că trebuie să începem procesele de gândire din nou și din nou, că nu suntem atenți la ceilalți sau că uităm în mod regulat lucruri importante.” Prin urmare, supraîncărcarea cognitivă poate reduce în mod direct și indirect bunăstarea generală și performanța la locul de muncă.

„În cazul supraîncărcării cognitive, ne creștem șansele de a face erori și de a avea probleme de memorie, în plus, ne poate reduce capacitatea de a planifica și de a ne gestiona emoțiile.”

Este o problemă modernă?

Lacroix subliniază că supraîncărcarea cognitivă nu este o problemă nouă. Cu toate acestea, ea s-a intensificat odată cu expansiunea atât a tehnologiei informației, cât și a tehnologiei comunicării. „Riscul de supraîncărcare cognitivă este mult mai mare acum, din cauza vitezei schimburilor noastre și a fluxului constant de informații pe care trebuie să le gestionăm. Capacitățile noastre cognitive sunt solicitate la limită în această eră digitală”, spune neurologul.
Păstrarea unei minți limpezi și gestionarea cu calm a unei duzini de e-mailuri pe zi, a nesfârșitelor notificări, solicitări, mesaje și memento-uri pe mai multe canale (Slack, Whatsapp, alte grupuri de chat, calendarul Google și așa mai departe) se poate simți ca un sport de luptă. Putem folosi aici un concept ergonomic pentru a discuta despre „debordarea cognitivă” și a descrie această idee de supraîncărcare, potrivit lui Lacroix. „Aveți senzația că sunteți inundat de informații până la punctul în care vă simțiți copleșit și lucrurile urgente au prioritate față de cele importante.”

„Riscul de supraîncărcare cognitivă este mult mai mare acum, din cauza vitezei schimburilor noastre și a fluxului constant de informații pe care trebuie să le gestionăm. Capacitățile noastre cognitive sunt solicitate la limită în această eră digitală.”

Trebuie să vi se întâmple și vouă?

Există profesii în care este mai probabil să vă confruntați cu supraîncărcarea cognitivă? Potrivit lui Lacroix, aceasta nu este neapărat legată de indivizi. Ea ne îndeamnă să nu confundăm supraîncărcarea cognitivă cu un burn-out, care cu siguranță se întâlnește mai frecvent în anumite profesii (forțele de poliție, pompierii, personalul spitalicesc și așa mai departe) din cauza suprasolicitării, a implicării emoționale puternice și a lipsei de recunoaștere pentru munca pe care o fac. Cu toate acestea, este posibil să se reducă riscul de suprasolicitare cognitivă prin luarea anumitor măsuri de precauție. „Acesta este în special cazul piloților de avion, al controlorilor de trafic aerian și al angajaților din centralele electrice, care dispun de proceduri menite să ocolească capacitatea noastră mentală naturală, cum ar fi listele de verificare și dubla verificare, pentru a reduce riscul de eroare”, explică Lacroix.

Atenție, creierul tău este fragil, deci cum îl poți proteja?

Lacroix te îndeamnă să conștientizezi modul în care funcționează creierul tău, astfel încât să poți aplica cele mai bune proceduri individuale și colective pentru a avea grijă de el. Ea spune: „Capacitatea noastră de atenție este un filtru natural împotriva supraîncărcării cognitive. Ea ne permite să selectăm informațiile relevante în funcție de sarcina pe care dorim să o îndeplinim și să lăsăm restul în afara memoriei noastre de lucru. Cu toate acestea, această capacitate de atenție este sensibilă și poate fi ușor absorbită de alte solicitări externe, fie că sunt fizice, cum ar fi într-un mediu de birou în plan deschis, sau digitale, prin intermediul notificărilor.” Spațiul de lucru, munca și metodele de conectare joacă un rol important în reglarea încărcăturii cognitive zilnice.

„Capacitatea dumneavoastră de atenție este sensibilă și poate fi ușor absorbită de alte cerințe externe.”

Cum puteți face față multitudinii de factori care vă afectează încărcătura cognitivă? Potrivit lui Lacroix, pentru a vă reduce sarcina mentală trebuie să reduceți cantitatea de informații care trebuie procesate sau, cel puțin, să reduceți complexitatea acestora. Iată o trecere în revistă a celor mai bune metode pe care le puteți adopta, în funcție de nevoile dumneavoastră:

La nivel personal

• Faceți o listă sau schițați toate sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți
  Pentru a înțelege și planifica mai bine sarcinile, stabiliți-le priorități. Pentru asta servesc listele de lucruri de făcut.
• Renunțați la sarcinile neesențiale
  Pentru a limita frustrarea, notați sarcinile pe care le-ați îndeplinit și cât timp au durat. Acest lucru vă permite să dați valoare muncii dumneavoastră – și vă face să vă dați seama că timpul pe care l-ați petrecut pentru ele nu a dispărut în aer. De asemenea, vă va permite să vă planificați mai bine în viitor.
• Abordați o sarcină cu obiective specifice pe termen scurt
  Este întotdeauna mai eficient să împărțiți o sarcină în obiective pe termen scurt, de 15-20 de minute, de exemplu.
• Nu mai faceți multitasking
  În loc să jonglați cu două sau mai multe sarcini în același timp, cum ar fi să răspundeți la un e-mail în timp ce sunteți într-o ședință, este mai eficient să faceți lucrurile secvențial, o sarcină după alta.
• Reduceți întreruperile pentru a vă îmbunătăți eficiența și a scădea nivelul de stres
  Este mai bine să vă verificați căsuța de e-mail cu intermitențe; la fiecare oră, poate, sau dacă sunteți îngrijorat că nu răspundeți suficient de repede, la fiecare 30 de minute. Dar evitați să zăboviți constant asupra ei. De asemenea, ar trebui să limitați solicitările vizuale și sonore, cum ar fi pop-up-urile și notificările, și să alegeți momente specifice pentru a le vizualiza.
• Adaptați-vă pauzele la sarcina în cauză
  Pentru a vă regla eficient încărcătura mentală, o pauză ar trebui să fie o schimbare de la sarcina în cauză, astfel încât să puteți fi activ într-un mod diferit. Dacă vă petreceți ziua conducând un atelier de lucru și interacționând cu oamenii, pauza potrivită ar fi să citiți, să ascultați muzică liniștitoare sau să faceți o plimbare. Dacă vă holbați la un ecran toată ziua, tipul corect de pauză ar implica mișcarea corpului și interacțiunea cu ceilalți.
• Acordă-ți întotdeauna timp de recuperare adecvat
  Sportul, meditația, cititul sau chiar și simplul fapt de a nu face nimic, toate au un efect profund asupra bunăstării tale mentale și fizice. Dacă nu vă acordați suficient timp de recuperare, ajungeți să produceți hormonii de stres adrenalină și cortizol pentru a compensa, ceea ce poate avea un efect dăunător asupra sănătății dumneavoastră.

La nivel colectiv, organizațional

• Oferiți spații de lucru flexibile, care să le permită angajaților să lucreze într-un mediu care să răspundă nevoilor sarcinilor lor, cum ar fi o cameră liniștită sau un spațiu de colaborare.
• Lucrați la practica managerială, în special la ideea de falsă urgență, o tendință tot mai frecventă la locul de muncă, potrivit lui Lacroix. „Încurajați managerii să distingă diferența dintre ceea ce este „urgent” și ceea ce este „important” pentru echipele lor, ceea ce îi va ajuta la organizarea și stabilirea priorităților.”
• Fiți conștienți de solicitările dumneavoastră față de ceilalți. Fiți atenți la momentul în care trimiteți un e-mail, un SMS sau un mesaj Whatsapp, sau când aduceți în discuție un subiect important. Astfel evitați să provocați o agitație inutilă sau să dați impresia cuiva că îl provocați într-un moment nepotrivit. Vă asigurați că îi respectați timpul de recuperare.

Dacă încărcătura cognitivă este normală, senzația de suprasolicitare mentală nu este. După cum subliniază Lacroix: „Înseamnă că trebuie să ne punem sub semnul întrebării practicile noastre individuale, să schimbăm modul de îndeplinire a sarcinilor, să facilităm anumite procese, să reorganizăm etapele implicate folosind resursele disponibile și așa mai departe.”

În timp ce problema trebuie tratată în mod colectiv și chiar la nivel organizațional, aveți o anumită flexibilitate în modul în care lucrați. Trebuie să dorești în mod activ să te îndepărtezi de viteză, cantitate și răspuns instantaneu – concepte care sunt asociate productivității. Ce s-ar întâmpla dacă tot ce v-ar trebui pentru a fi mai calm, mai eficient și mai eficace la locul de muncă ar fi să învățați să spuneți „nu” și să nu vă grăbiți?

„Trebuie să ne punem sub semnul întrebării practicile noastre individuale, să schimbăm modul în care se fac sarcinile, să facilităm anumite procese…”

Foto: Welcome to the Jungle

Traducerea: Mildred Dauvin

Să urmăriți Welcome to the Jungle pe Facebook și înscrieți-vă la newsletter pentru a primi articolele noastre în fiecare săptămână

.