Juclați constant între un personal adecvat și bugete reduse? Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să programați angajații în mod eficient.

Programarea angajaților este o provocare cheie nu doar pentru industria de retail, ci și pentru alte industrii de servicii, cum ar fi industria hotelieră, logistică, sănătate și servicii alimentare. Pe de o parte, întreprinderile trebuie să asigure un personal adecvat pentru a face față grabei de clienți. Pe de altă parte, programarea volatilă și imprevizibilă face ravagii în ceea ce privește echilibrul dintre viața profesională și cea privată a angajaților.

De multe ori, angajații care lucrează în schimburi sunt nevoiți să lucreze în schimburi diferite în fiecare săptămână. Aceștia au rareori vreun control asupra programului lor și, de obicei, își află programul doar cu câteva zile înainte. În timp ce diverse companii folosesc nume diferite pentru astfel de practici de programare, ele sunt cunoscute pe scară largă ca programarea just-in-time sau programarea centrată pe client.

Recent, Lowe’s a adoptat un sistem de programare centrat pe client pentru a se asigura că turele angajaților reflectă traficul din magazin. În timp ce sistemul sună bine pentru afaceri în teorie, în realitate limitează numărul de zile libere consecutive pentru angajați, precum și vizibilitatea și flexibilitatea în ceea ce privește programarea. Schimbarea a adus mai puțină predictibilitate în viețile angajaților și a afectat negativ echilibrul dintre viața profesională și cea privată, ceea ce a dus în cele din urmă la scăderea moralului forței de muncă.

În timp ce înțelepciunea convențională dictează că programarea instabilă este norma în mediile de afaceri actuale de tip „lean”, cazurile aberante, cum ar fi Nando’s și The Gap Inc. arată că programarea stabilă nu numai că este fezabilă, dar poate contribui și la îmbunătățirea vânzărilor și a productivității. Și avem trei sfaturi pentru a vă ajuta să o implementați în afacerea dumneavoastră.

3 tehnici de planificare a angajaților pe care afacerea dumneavoastră ar trebui să le folosească

Tip #1: Oferiți angajaților o mai bună vizibilitate asupra programului lor

Imaginați-vă acest lucru – Adam lucrează la casa de marcat a unui magazin de îmbrăcăminte. Se apropie sărbătorile și vrea să își planifice zilele libere cu familia. Cu toate acestea, sărbătorile sunt, de asemenea, cea mai aglomerată perioadă a anului pentru magazin și el nu are nicio idee despre zilele sau turele în care va lucra săptămâna viitoare. În astfel de situații, lipsa de vizibilitate a programului este posibil să îi facă pe Adam și pe angajații ca el să fie puțin dezamăgiți, dacă nu chiar frustrați și/sau dezangajați.

Drag and drop scheduling in Findmyshift (Sursa) Pentru angajatori, o modalitate simplă de a evita astfel de situații este de a pregăti turele din timp, pe calendare de hârtie sau registre de prezență. Chiar mai bine, însă, este folosirea unui software de planificare a angajaților pentru a crea și a partaja programele de lucru, precum și pentru a trimite memento-uri angajaților înainte de fiecare tură.

Tip #2: Oferiți angajaților flexibilitatea de a schimba turele

Luna trecută, școala fiicei lui Adam a avut o conferință părinte-profesor într-o sâmbătă dimineața. Dar Adam avea o tură de dimineață, așa că și-a sunat managerul pentru a solicita o schimbare. Managerul a ajuns să petreacă trei ore încercând să găsească un alt angajat care să schimbe tura cu Adam și să comunice schimbările tuturor celor afectați.

Aprobarea înlocuirii în CakeHR (CakeHR)

Aceasta este o altă situație care poate fi evitată cu ajutorul unui software de planificare a angajaților, care face ca procesul de schimbare și schimb de ture să fie mult mai simplu pentru angajați. În exemplul nostru, Adam poate pune el însuși tura pentru înlocuire direct în sistemul software, iar orice coleg disponibil o poate revendica. Schimbarea este imediată și vizibilă pentru toți cei implicați. În cadrul unui experiment la Gap, aproximativ 50% dintre solicitările postate cu una până la trei zile înainte într-o aplicație pentru smartphone de schimb de ture au găsit acceptanți, iar 62% dintre angajații cu jumătate de normă cu ora care au folosit aplicația au declarat că au postat sau au preluat ture. În general, 95% dintre angajații participanți au fost de acord că aplicația a facilitat ajustarea programului de lucru pentru a răspunde nevoilor lor.

Tip #3: Evaluați nevoile de personal și evitați depășirea costurilor

Continuând cu exemplul nostru, să spunem că pentru această lună, Adam este de gardă în zilele de luni și miercuri. Acest lucru înseamnă că se așteaptă ca el să fie disponibil să lucreze la un apel și nu își poate programa niciun angajament personal pentru acele zile. Cu toate acestea, dacă nu este chemat, el nu este plătit pentru acea zi, în ciuda faptului că și-a blocat timpul liber datorită posibilității de a lucra.

Analytics dashboard in ShopKeep (Sursa)

Imprevizibilitatea programării în regim de gardă face ca angajaților să le fie dificil să se bazeze pe o muncă garantată, pe un anumit nivel de venit sau chiar să obțină un al doilea loc de muncă pentru a-și completa veniturile. În 2016, autoritățile de reglementare au forțat Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters și alți câțiva comercianți cu amănuntul să își revizuiască și să își schimbe practicile de programare la gardă. Cu ajutorul unor instrumente precum software-ul de gestionare a comerțului cu amănuntul și software-ul pentru punctele de vânzare, angajatorii își pot evalua mai bine nevoile de personal și pot evita necesitatea programării la gardă. Funcțiile de raportare din astfel de instrumente pot ajuta angajatorii să analizeze datele istorice și să identifice zilele/orele care sunt martorele celui mai mare trafic de clienți.

Cu aceste cunoștințe, angajatorii pot lua decizii mai bune de programare, precum și de bugetare. Ei pot oferi angajaților fiabilitatea și flexibilitatea de care au nevoie, evitând în același timp depășirile de costuri asociate cu turele suplimentare.

Pasii următori – cum să găsiți software-ul potrivit pentru afacerea dumneavoastră

Acum că știți cum software-ul vă poate ajuta să raționalizați programarea angajaților și să o faceți mai eficientă și eficace, puteți începe să explorați soluțiile de pe piață. Cu toate acestea, există anumite considerente pe care ar trebui să le aveți în vedere:

• Țineți cont de mărimea și tipul afacerii dvs: Nevoile de planificare ale unui restaurant cu 10 angajați vor fi drastic diferite de cele ale unui supermarket cu 50 de angajați. În primul rând, știți exact ce doriți ca software-ul să facă pentru dvs. și câte persoane îl vor folosi, apoi începeți să explorați instrumentele de pe piață.
• Alocați un buget pentru instrument: În calitate de proprietar de afacere sau de angajator, există doar o anumită sumă de bani pe care o puteți aloca pentru un instrument. Pentru o afacere mică, aceasta ar putea fi de câteva sute de dolari pe lună, în timp ce pentru o afacere mare ar putea fi de câteva mii de dolari. Alocați suma pe care vă simțiți confortabil să o cheltuiți pentru un instrument de planificare și analizați opțiunile numai în limita acestui buget.
• Regândiți-vă nevoile: În timp ce ați putea cu siguranță să optați pentru un software de programare a angajaților care să se ocupe de nevoile dvs. de programare, alte instrumente, cum ar fi software-ul de gestionare a comerțului cu amănuntul și software-ul de punct de vânzare, vă pot ajuta să faceți mult mai mult decât programarea. Întreprinderile specializate, cum ar fi saloanele și magazinele de proximitate, pot explora, de asemenea, instrumente concepute special pentru nișa lor.

.