Este firesc ca cheltuielile de afaceri majore să fie suportate în producția de bunuri sau în furnizarea de servicii. În cele mai multe cazuri, o afacere suportă astfel de cheltuieli înainte ca plata corespunzătoare să fie primită de la clienți. În plus, salariile angajaților și alte cheltuieli drenează fonduri considerabile din majoritatea întreprinderilor. Acești factori fac ca gestionarea eficientă a numerarului să fie o parte esențială a planificării financiare a oricărei întreprinderi. Numerarul este sângele vital al unei afaceri. Gestionarea eficientă a acestuia este esențială pentru succes.
Când se primesc bani în numerar în schimbul produselor sau serviciilor prestate, mulți proprietari de afaceri mici, intenționați să își dezvolte compania și să reducă datoriile, cheltuiesc cea mai mare parte sau toate aceste fonduri. Dar, în timp ce astfel de priorități sunt lăudabile, ele ar trebui să lase loc pentru ca întreprinderile să absoarbă perioadele financiare slabe în viitor. Prin urmare, cheia unei gestiuni de succes a numerarului constă în întocmirea unor previziuni realiste, monitorizarea încasărilor și a plăților, stabilirea unor măsuri eficiente de facturare și colectare și respectarea restricțiilor bugetare.
Încasarea și plata numerarului
Sistemele de încasare a numerarului au ca scop reducerea timpului necesar pentru a colecta numerarul care este datorat unei firme. Unele dintre sursele de întârzieri de timp sunt flotantul poștal, flotantul de procesare și flotantul bancar. Evident, un plic trimis prin poștă de un client care conține plata către o firmă furnizoare nu ajunge la destinație instantaneu. De asemenea, plata nu este procesată și depozitată într-un cont bancar în momentul în care este primită de firma furnizoare. Și, în cele din urmă, atunci când plata este depusă în contul bancar, de multe ori banca nu oferă o disponibilitate imediată a fondurilor. Aceste trei „flotări” sunt întârzieri de timp care se adună rapid și pot forța firmele în dificultate sau cele noi să găsească alte surse de numerar pentru a-și plăti facturile.
Gestiunea numerarului încearcă, printre altele, să diminueze durata și impactul acestor perioade de „flotare”. Un punct de primire a încasărilor mai aproape de client -;poate cu un furnizor extern terț care să primească, să proceseze și să depună plata (cecul) -;este o modalitate de a accelera încasarea. Eficacitatea acestei metode depinde de locația clientului; de mărimea și calendarul plăților sale; de metoda de colectare a plăților de către firmă; de costurile de procesare a plăților; de întârzierile de timp implicate de corespondență, procesare și operațiuni bancare; și de rata dobânzii predominante care poate fi obținută pentru fondurile excedentare. Cu toate acestea, cel mai important element în asigurarea unui bun flux de numerar de la clienți este stabilirea unor practici solide de facturare și colectare.
După ce banii au fost colectați, majoritatea firmelor procedează apoi la concentrarea numerarului într-un singur centru. Rațiunea unei astfel de mișcări este aceea de a avea un control complet asupra numerarului și de a oferi oportunități mai mari de investiții cu sume mai mari de bani disponibile ca surplus. Există numeroase mecanisme care pot fi utilizate pentru concentrarea numerarului, cum ar fi transferurile electronice, transferurile prin intermediul caselor de compensare automată (ACH) și cecurile. Compromisul se face între costuri și timp.
Un alt aspect al gestionării numerarului este cunoașterea soldului optim de numerar al unei companii. Există o serie de metode care încearcă să determine acest sold magic de numerar, care este suma precisă necesară pentru a minimiza costurile, dar care asigură o lichiditate adecvată pentru a se asigura că facturile sunt plătite la timp (cu speranța că mai rămâne ceva pentru situații de urgență). Unul dintre primii pași în gestionarea soldului de numerar este măsurarea lichidității, sau a sumei de bani disponibile pentru a face față obligațiilor curente. Există numeroase modalități de a măsura acest lucru, printre care: raportul dintre numerar și activele totale, raportul curent (activele curente împărțite la pasivele curente), raportul rapid (activele curente minus stocurile, împărțite la pasivele curente) și soldul net de lichidități (numerar plus titlurile de valoare tranzacționabile minus efectele de plătit pe termen scurt, împărțite la activele totale). Cu cât este mai mare numărul generat de măsurarea lichidității, cu atât este mai mare lichiditatea;și invers. Cu toate acestea, există un compromis între lichiditate și profitabilitate care descurajează firmele să aibă o lichiditate excesivă.
Gestiunea numerarului în vremuri tulburi
În timpul perioadelor de recesiune economică, scăderea vânzărilor și o proastă gestionare a numerarului pot însemna moartea unei afaceri mici sau de început. În vremuri grele, cum ar fi recesiunea din 2008-2009, băncile pot înăspri creditul rotativ sau împrumuturile pe termen scurt pe care întreprinderile se bazează adesea pentru a rezolva problemele de gestionare a numerarului. Unii proprietari de afaceri recurg la încercarea de a-și menține companiile pe linia de plutire prin jefuirea finanțelor lor personale – ipotecându-și casele, exploatând la maximum cardurile de credit și/sau încasând 401(k)s.
În astfel de momente, managerii sau proprietarii de afaceri trebuie să se așeze și să întreprindă o analiză a managementului de numerar, astfel încât să poată aborda deficitele, să crească veniturile și să reducă cheltuielile – înainte de a fi prea târziu. Ei trebuie să se întâlnească cu șefii de departamente și cu angajații și să preia controlul și să adopte un plan mai bun de gestionare a numerarului. Planul poate necesita unele măsuri dure, dar dacă angajații sunt implicați, ei vor înțelege că acestea sunt necesare pentru supraviețuirea afacerii. Puteți, de asemenea, să prezentați planul bancherilor cu speranța că, printr-o întâlnire față în față și prin dovezi că țineți sub control situația de gestionare a numerarului, aceștia vor acorda afacerii dvs. creditul atât de necesar.
Inclusiv în perioadele de boom economic, multe întreprinderi mici se confruntă cu dificultăți în ceea ce privește fluxul de numerar, în special în primii ani de funcționare. Dar antreprenorii și managerii pot lua măsuri pentru a minimiza impactul acestor probleme și a contribui la menținerea viabilității continue a afacerii. Pașii sugerați pentru a aborda problemele temporare ale fluxului de numerar includ:
– Creați un buget realist al fluxului de numerar, care să traseze finanțele atât pe termen scurt (30-60 de zile), cât și pe termen lung (1-2 ani).
– Redobândiți eforturile pentru a colecta plățile restante datorate companiei. „Facturați cu promptitudine și acuratețe”, sfătuiește Jurnalul de contabilitate. „Cu cât trimiteți mai repede o factură, cu atât mai repede veți fi plătit…. Dacă livrările nu declanșează automat o factură, stabiliți un program de facturare prestabilit, de preferință săptămânal.” Întreprinderile ar trebui să includă, de asemenea, o dată scadentă de plată.
– Oferiți mici reduceri pentru plata promptă.
– Luați în considerare posibilitatea de a face compromisuri în unele dispute de facturare cu clienții. Proprietarii de afaceri mici sunt, de înțeles, reticenți în a lua în considerare acest pas, dar, în anumite cazuri, obținerea unor sume de bani-;chiar dacă firma dvs. nu are nicio vină în litigiu-;pentru produsele vândute/serviciile prestate poate fi necesară pentru a plăti cheltuielile de bază.
– Monitorizați îndeaproape și prioritizați toate plățile în numerar.
– Contactați creditorii (vânzători, creditori, proprietari) și încercați să negociați aranjamente satisfăcătoare pentru ambele părți, care să permită afacerii să facă față lipsei de numerar (cu condiția ca aceasta să fie temporară). În unele cazuri, este posibil să puteți aranja condiții de plată mai bune din partea furnizorilor sau a băncilor. „Termenii mai buni de creditare se traduc prin împrumutarea de bani fără dobândă”, afirmă Journal of Accountancy.
– Lichidați inventarul superfluu.
– Evaluați alte domenii în care cheltuielile operaționale pot fi reduse fără a dezactiva permanent afacerea, cum ar fi salarizarea sau bunurile și/sau serviciile non-strategice cu marje mici de profit.
BIBLIOGRAFIE
Bee, Judy. „Keeping Tabs on Cash Flow: If you’re not are, your office could be leaking money”. Economie medicală. 2 decembrie 2005.
Cloutier, George. „Solve Your Cash-Flow Problem to Stay in Business”. Business Week. Iulie 2009.
Gage, Jack. „Living Within Your Means” („Trăind în limita mijloacelor tale”). Forbes. 26 decembrie 2005.
Hommel, Ulrich, și Michael Frenkel, Markus Rudolf, eds. Managementul riscului. Springer, 2005.
Janklow, Christine. „Why Businesses Fail”. WebCPA.com. 2009.
Kono, Clyde. „Bank on It: Managing Your Cash Flow”. Hawaii Business. August 2004.
„Ten Ways to Improve Small Business Cash Flow”. Journal of Accountancy. Martie 2000.
„Înțelegerea și controlul fluxului de numerar”. Financial Management Series. U.S. Small Business Administration. Mai 2009.
Copyright © 2009 Mansueto Ventures LLC. Toate drepturile rezervate. Inc.com, 7 World Trade Center, New York, NY 10007-2195.

.