Întocmirea unei politici privind absențele pe termen scurt din motive de boală poate fi una dintre cele mai descurajatoare sarcini cu care se poate confrunta un profesionist în domeniul resurselor umane. Vă prezentăm pas cu pas ce ar trebui să conțină o politică tipică de absență pe termen scurt din motive de boală.

Clarificați scopul și domeniul de aplicare al politicii privind absențele medicale pe termen scurt

Angajatorii ar trebui să introducă politica privind absențele medicale pe termen scurt reiterând necesitatea unui echilibru între:

• nevoia reală a angajaților de a-și lua concediu de odihnă din cauza stării de sănătate; și
• necesitatea de a menține eficiența și productivitatea locului de muncă, astfel încât să nu se impună sarcini suplimentare asupra colegilor unui angajat absent.

Este important să se precizeze clar când nu se va aplica concediul medical de scurtă durată.

Organizația ar putea suspecta că este vorba de un comportament necorespunzător (de exemplu, că angajatul nu este cu adevărat bolnav).

În acest caz, angajatorul poate aplica în schimb procedura sa disciplinară separată.

• Exemplu de politică privind absențele pe termen scurt din motive de boală: scop și domeniu de aplicare

Explicați unii dintre termenii utilizați în politica privind absențele pe termen scurt din motive de boală

Introducerea politicii poate stabili unele definiții cheie, de exemplu ce se consideră de fapt „absențe pe termen scurt din motive de boală” și când se aplică politica separată a angajatorului privind absențele pe termen lung din motive de boală.

Este posibil să fie necesar să se explice și alți termeni cheie din politica privind absențele pe termen scurt din motive de boală.

De exemplu, o „perioadă de revizuire formală” ar putea fi definită ca o perioadă în care un angajat trebuie să demonstreze o îmbunătățire a nivelurilor sale de absențe pe caz de boală.

• Exemplu de politică privind absențele pe termen scurt din motive de boală: definiții ale termenilor cheie

Stabilește așteptările managerilor care se ocupă de absențele pe termen scurt din motive de boală

Este o idee bună să se stabilească încă de la începutul politicii responsabilitățile managerilor de linie în legătură cu absențele pe termen scurt din motive de boală.

Pe lângă alte lucruri, angajatorii se pot aștepta ca managerii ierarhici să:

• să mențină o evidență adecvată a absențelor pe caz de boală ale angajaților, inclusiv să obțină autocertificarea angajaților pentru absențe de șapte zile calendaristice sau mai puțin și dovezi medicale pentru absențe de peste șapte zile;
• să găsească un echilibru între sprijinirea unui angajat cu adevărat bolnav și încurajarea unei prezențe mai bune în viitor;
• să solicite consultanță medicală atunci când este cazul, inclusiv să obțină consimțământul angajatului, necesar înainte de a solicita un raport medical; și
• să efectueze interviuri de revenire la locul de muncă atunci când este necesar.

Este, de asemenea, înțelept să le reamintiți managerilor ierarhici de obligația de a face ajustări rezonabile pentru angajații cu dizabilități.

• Exemplu de politică privind absențele medicale pe termen scurt: îndrumări pentru managerii ierarhici

Furnizați angajaților orientări privind absențele medicale pe termen scurt

De asemenea, angajaților ar trebui să li se reamintească ce ar trebui să facă în cazul în care lipsesc de la locul de muncă pe motiv de boală. De obicei, un angajat ar trebui să:

• să-și sune managerul ierarhic cât mai curând posibil la începutul zilei de lucru;
• să continue să-și țină managerul ierarhic la curent cu situația pe durata absenței pe caz de boală, de exemplu sunând la începutul fiecărei zile de absență ulterioare;
• să furnizeze documentația necesară, de exemplu un formular de autocertificare pentru o boală de șapte zile calendaristice sau mai puțin și o dovadă medicală pentru o boală mai mare de șapte zile; și
• să participe la un interviu de revenire la locul de muncă, dacă este necesar.

Se poate reaminti angajaților că, cu cât sunt mai cinstiți și mai deschiși cu managerul lor ierarhic cu privire la motivele absenței lor, cu atât mai mult sprijin le va putea oferi angajatorul.

• Exemplu de politică privind absențele pe termen scurt pe caz de boală: responsabilitățile angajaților

Stabilește cerințele privind notificarea absențelor pe caz de boală și dovezile

Angajatorii ar trebui să stabilească o procedură clară pe care angajații să o urmeze atunci când nu se prezintă la locul de muncă din cauza stării de sănătate.

În mod normal, angajatorul va cere angajaților să sune la managerul său direct pentru a anunța că sunt bolnavi la începutul zilei de lucru.

Se poate cere angajaților să sune pentru a anunța că sunt bolnavi în fiecare zi ulterioară de absență pe caz de boală, deși angajatorii ar trebui să fie flexibili în această privință.

De exemplu, un apel zilnic poate să nu fie posibil dacă angajatul a fost spitalizat.

Această secțiune a politicii poate fi, de asemenea, utilizată pentru a explica ce dovezi trebuie să furnizeze angajatul.

În cazul în care boala este de șapte zile calendaristice sau mai puțin, autocertificarea este suficientă.

Pentru o boală care durează mai mult de șapte zile calendaristice, este necesară o dovadă medicală, în mod normal sub forma unei note de aptitudine a medicului, cunoscută și sub numele de „declarație de aptitudine la locul de muncă”.

• Exemplu de politică privind absențele pe termen scurt din motive de boală: notificare și dovezi

Explicați dreptul angajaților la indemnizația de boală

Acesta este unul dintre primele lucruri despre care un angajat aflat în concediu medical va dori să știe.

Angajații care îndeplinesc cerințele de eligibilitate și dovezile și care sunt în incapacitate de muncă timp de patru sau mai multe zile consecutive au dreptul la indemnizația legală pe caz de boală.

Plata de boală legală este plătită la o rată fixă, pentru maximum 28 de săptămâni în orice perioadă de incapacitate de muncă.

Câțiva angajatori vor oferi un sistem de plată a indemnizației de boală contractuale mai generos.

• Exemplu de politică privind absențele pe termen scurt pe caz de boală: indemnizația de boală

Locuri libere pentru consultații medicale: explicați regulile organizației dumneavoastră

Poate fi o surpriză, dar există relativ puține lucruri în legislația britanică cu privire la timpul liber pentru consultații medicale. Acest lucru înseamnă că angajatorii sunt liberi să își formuleze propriile reguli.

Angajatorii ar putea avea o politică de încurajare a angajaților de a aranja consultațiile în timpul lor liber sau la un moment de perturbare minimă.

Cu toate acestea, este o bună practică ca angajatorii să fie flexibili. Angajatorii ar putea acorda o perioadă rezonabilă de timp liber de la locul de muncă în alte momente, atunci când nu este posibil ca o programare medicală să fie aranjată în timpul liber al angajatului.

Dacă un angajat primește timp liber plătit pentru a participa la o programare medicală, angajatorul poate cere angajatului să recupereze timpul mai târziu.

Profesioniștii în resurse umane și managerii ierarhici ar trebui să fie conștienți de faptul că există reguli speciale pentru programările prenatale.

• Exemplu de politică privind absențele medicale pe termen scurt: timp liber pentru programări medicale

Stabilește acțiunile necesare la întoarcerea la locul de muncă după o absență pe caz de boală

Politica privind absențele medicale pe termen scurt ar trebui să stabilească ce trebuie să facă angajații și managerii ierarhici după o absență pe caz de boală.

Pentru angajați, o sarcină cheie este fie:

• să completeze un formular de autocertificare (în cazul în care boala este de șapte zile calendaristice sau mai puțin); sau
• să furnizeze dovezi medicale (în cazul în care boala este mai mare de șapte zile calendaristice).

Pentru managerii ierarhici, o sarcină cheie este de a verifica registrul de absențe al angajatului pentru a vedea dacă:

• nivelurile de absență înseamnă că este necesară o acțiune formală în conformitate cu politica de gestionare a absențelor a organizației; și
• există modele suspecte de absență, de exemplu, absențe frecvente în zilele de vineri, luni sau imediat înainte sau după sărbătorile bancare sau publice.

Managerul ierarhic poate invita angajatul la un interviu informal de revenire la locul de muncă, care a fost recunoscut de mult timp ca o modalitate utilă de monitorizare a nivelurilor de absențe pe motiv de boală.

• Exemplu de politică de absențe medicale pe termen scurt: revenirea la locul de muncă

Sarcina și dizabilitatea: de ce sunt cazuri speciale

Pentru a evita riscul unei reclamații pentru discriminare, este important ca procedura de absență pe termen scurt din motive de boală a organizației dumneavoastră să trateze în mod diferit absențele legate de boli legate de sarcină și de handicap.

Cursul cel mai sigur este de a exclude absențele pe caz de boală legate de sarcină atunci când se contabilizează dosarul de absențe pe caz de boală al unui angajat în scopul gestionării absențelor.

Când gestionează absențele unui angajat cu handicap, angajatorii ar trebui să fie foarte atenți la riscul unei reclamații pentru discriminare pe motiv de handicap în temeiul Legii privind egalitatea din 2010.

Să concediezi un angajat cu handicap sau să îi dai un avertisment pentru o prezență slabă poate echivala cu o discriminare decurgând din handicap.

• Exemplu de politică de absențe medicale pe termen scurt: sarcină și handicap

Spuneți clar relația dintre boală și concediu

Corecția jurisprudențială privind interacțiunea dintre absența pe caz de boală și concediul anual a provocat de mult timp bătăi de cap profesioniștilor din domeniul resurselor umane.

Politica privind absențele medicale pe termen scurt ar trebui să acopere două scenarii principale:

• Ce se întâmplă dacă un angajat se îmbolnăvește sau se accidentează în timp ce se află în concediu?
• Un angajat aflat în concediu medical continuă să acumuleze concediu de odihnă?

Angajatorii ar trebui să își amintească faptul că jurisprudența a stabilit că:

• un angajat care se îmbolnăvește în timp ce se află în concediu de odihnă se poate transfera în concediu medical și poate solicita să își ia concediul de odihnă la o dată ulterioară; și
• angajații continuă să acumuleze concediu anual în timpul concediului medical.

În ambele scenarii, angajatorii au dreptul de a cere angajaților să urmeze o procedură strictă. De exemplu, i s-ar putea cere să prezinte dovada medicală a stării de sănătate în timpul concediului de odihnă, chiar dacă angajatul se afla în străinătate în acel moment.

• Exemplu de politică privind absențele medicale pe termen scurt: concediu medical și concediu de odihnă

Aveți o procedură de obținere a avizului medical

Obligațiile organizației dvs. în temeiul Legii privind accesul la rapoartele medicale din 1988 și al Legii privind protecția datelor din 1998 ar trebui să fie semnalate managerilor ierarhici, departamentului de resurse umane și departamentului de sănătate ocupațională.

Este vital ca un angajator să obțină consimțământul unui angajat atunci când solicită un raport medical de la medicul propriu al angajatului sau de la departamentul de sănătate ocupațională al angajatorului.

Politica privind absențele medicale pe termen scurt ar trebui să precizeze în mod clar că informațiile medicale ale unui angajat trebuie să fie confidențiale și stocate în siguranță.

• Exemplu de politică privind absențele medicale pe termen scurt: aviz medical

Gestionarea absențelor medicale: punctul de declanșare din etapa 1

Un sistem de puncte de declanșare și avertismente este o parte esențială a unui proces corect de gestionare a absențelor medicale.

În mod obișnuit, punctul de declanșare a etapei 1 va avea loc după ce un angajat a avut un anumit număr de zile de absență pe caz de boală sau un anumit număr de perioade de absență, în ultimele 12 luni.

Nu există un sistem de declanșare „universal”, iar punctele de declanșare pe care angajatorul le alege ar trebui să fie atent analizate.

De exemplu, un angajator care desfășoară o campanie de reducere a absențelor în întreaga organizație ar putea dori să stabilească punctul de declanșare la un număr mai mic de zile.

Un angajator care nu a avut în mod tradițional o problemă cu nivelurile de absență ar putea dori să stabilească punctul de declanșare la un număr mai mare de zile.

În cazul în care un angajat atinge punctul de declanșare din etapa 1, angajatorul ar trebui să organizeze o întâlnire oficială cu acesta pentru a discuta despre nivelurile de absență.

Angajatul ar putea primi un avertisment cu privire la nivelurile sale de prezență și ar putea avea posibilitatea de a îmbunătăți prezența pe o perioadă de timp stabilită.

Angajatului ar trebui să i se permită să facă apel împotriva oricărui avertisment emis.

• Exemplu de politică privind absențele medicale pe termen scurt: punctul de declanșare din etapa 1

Gestionarea absențelor medicale: punctul de declanșare din etapa 2

Un angajat care a primit un avertisment din etapa 1 ar putea fi mutat în etapa 2 dacă nivelurile sale de prezență nu se îmbunătățesc.

Dacă un angajat atinge punctul de declanșare din etapa 2, angajatorul ar trebui să organizeze o a doua întâlnire formală cu acesta pentru a discuta despre continuarea nivelurilor de absență nesatisfăcătoare.

Angajatul ar putea primi un al doilea avertisment cu privire la nivelurile sale de prezență și i s-ar putea oferi o nouă oportunitate de a-și îmbunătăți prezența într-o perioadă de timp stabilită.

Angajatului ar trebui să i se permită să facă apel împotriva oricărui avertisment emis.

• Exemplu de politică de absențe medicale pe termen scurt: punctul de declanșare al etapei 2

Managementul absențelor medicale: punctul de declanșare a etapei 3

În cazul în care nivelurile de prezență ale unui angajat nu se îmbunătățesc în ciuda a două avertismente anterioare, angajatorul ar putea să îl treacă pe acesta la etapa 3 de revizuire formală finală.

În acest moment, concedierea poate fi o posibilitate reală, iar angajatorul ar trebui să organizeze o a treia întâlnire formală cu acesta pentru a discuta despre continuarea nivelurilor nesatisfăcătoare de absență.

Angajatului ar trebui să i se permită să facă apel împotriva concedierii, în cazul în care angajatorul decide să facă acest lucru.

• Exemplu de politică privind absențele medicale pe termen scurt: punctul de declanșare a etapei 3

Aprovizionați o etapă de apel împotriva acțiunii privind nivelurile de absențe medicale

Etapa foarte finală a politicii angajatorului privind absențele medicale pe termen scurt ar trebui să acopere apelurile.

Politica ar trebui să ofere angajatului o cale de atac împotriva oricărei măsuri luate, inclusiv un avertisment.

În cazul în care un angajat este concediat din cauza nivelurilor sale de absențe pe caz de boală, este important ca acesta să poată face apel împotriva acestei decizii.

• Exemplu de politică privind absențele pe termen scurt pe caz de boală: apeluri

.