Begär journalhandlingar

av Patti J. Ryan, uppdaterad mars 2016

För att träffa en elektrofysiolog eller kirurg vill du skicka ett paket med dina medicinska journaler, testresultat och eventuella bilder/röntgenbilder till dem. (Du bör samla den här informationen hela tiden i en tre-ringspärm eller en mapp). Så hur samlar du in kopior av de journaler du saknar?

Din rätt till dina journaler

För att börja frågar du dig kanske: ”Har jag en laglig rätt till mina journaler?”. Ja.

Patienterna har laglig rätt att få tillgång till både pappersjournaler och elektroniska journaler, att se originalen och att få kopior av sina medicinska journaler.

Den här rättigheten garanteras i USA genom lagen om överförbarhet och ansvarighet för sjukförsäkringar (Health Insurance Portability and Accountability Act) från 1996. Om du bor utanför USA kan du veta att över 89 länder har antagit dataskyddslagar. Kanada har till exempel PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act) och i Europa finns EU:s dataskyddsreform.

Håll kopior av dina journaler

Gör en inventering av dina journaler

Du vill sammanställa en lista över de kontor som du måste kontakta. (Du kanske redan har många av dessa journaler i din A-Fib-pärm/mapp och behöver bara identifiera dem du saknar.)

Begynna med en lista över alla läkare, akutmottagningar, laboratorier, specialister och andra vårdgivare och inrättningar som har tillhandahållit dig medicinska tjänster med anknytning till din A-Fib.

Förfrågan om receptbeläggning även från apotek och hälsovårdsplaner. (Du kanske redan har tillgång till denna information online, beroende på vilken tjänsteleverantör du har.)

Förfrågan också om journaler över alla större medicinska händelser under de senaste två åren (t.ex, Operationer, medicinska nödsituationer, allergiska reaktioner etc.)

Se dina journaler för att kontrollera att de är korrekta

Innan du begär kopior har du rätt att se dina journaler (inte bara begära kopior).

Personalen i din läkares journal kan hjälpa dig att hitta den information som du är intresserad av att läsa. Titta igenom dina journaler för att se till att de är korrekta. Ställ frågor. Om du upptäcker några fel, be att få dem rättade innan de delas med en annan läkare eller ett annat sjukhus.

Gör journalföring till en vana: Lämna inte läkarmottagningen eller läkarstationen utan en kopia av varje test de utfört (om testresultatet inte är omedelbart tillgängligt, be dem posta det till dig). Förvara dem i en tre-ringspärm eller en mapp.

Tillbaka till början

Tre sätt att begära dina journaler

1. Du hittar instruktionerna för att begära journaler för varje vårdgivare i deras ”Meddelande om sekretesspraxis” – du undertecknade och fick en kopia av detta meddelande vid ditt första besök. (Det finns också uppsatt på anläggningen där patienterna kan se det.) Det bör innehålla instruktioner för att begära journaler samt kontaktinformation för att ställa frågor eller lämna in klagomål. Följ instruktionerna för att begära dina journaler.

2. Eller, om du besöker läkarmottagningen, be om en blankett ”Authorization for Release of Health Information”. Du kan fylla i och lämna in blanketten för godkännande personligen eller ta med dig den hem. Många läkarmottagningar lägger ut blanketten ”Authorization for Release of Health Information” på sin webbplats för nedladdning.

3. Du kan också skriva ditt eget brev ”Request Your Medical Records” (se exempel nedan). Privacy Rights Clearinghouse erbjuder en mall för ett exempelbrev för att hjälpa dig att skriva ditt eget brev med begäran om dina medicinska journaler. (Se exempelbrev nedan i slutet av den här artikeln.) Faxa eller posta ditt begäranbrev.

Planera i förväg: Det kan ta en viss tid innan din begäran behandlas. Det är en bra idé att fråga när du kan förvänta dig att få informationen och en uppskattning av reproduktionskostnaden.

Kommer du att debiteras för kopior?

För papperskopior kan du räkna med att betala kopieringskostnader. HIPAA tillåter läkare/praktiker att ta ut en ”rimlig, kostnadsbaserad avgift”. De kan ta betalt för förnödenheter, personalens tid för kopiering och behandling samt postkostnader, om tillämpligt.

För kostnadsfria kopior kan du fråga om de kan kopiera elektroniska filer till ditt USB-minne eller till en skiva/CD som du tillhandahåller.

Hur som helst får de dock inte ta betalt för den tid som en anställd ägnar åt att leta efter journalen. Dessutom bör de inte anta en policy att ta ut en fast avgift eller ta betalt av patienten för att se en journal.

Notera: Lagstiftningen i USA:s delstater kan begränsa det belopp som läkarna/praktikerna tar ut för att kopiera journaler.

Du kommer att behöva flera kopior

Du kan få papperskopior, röntgenfilm och/eller elektroniska journaler (på CD-skivor eller USB-flash-enheter). Du kan be om flera kopior eller göra egna kopior. (För kopieringstjänster, kontrollera kontorsleverantörer som Office Depot eller Staples.)

Om du räknar med att intervjua tre till fem läkare, låt göra ett paket till varje läkare (det är bättre att ha ett extra paket än för få).

Ta med din A-Fib-pärm som backup till dina möten.

Arkivera original och säkerhetskopiera digitala dokument

Lagra dina original i din pärm eller mapp. Förvara cd-skivor i pärmhylsor eller kopiera dem till din dator. Gör säkerhetskopior av alla digitala journaler.

Dagen för din tidsbeställning

När du kommer till EP:s kontor ska du se till att de verkligen har fått dina aktuella medicinska journaler. Som en backup kan du ta med dig en egen tre-ringspärm med originalen.

Glöm inte: ta med dig en penna och din ”anteckningsbok för kontorsbesöket”.

Exempel på brevformat och mall för att begära dina medicinska journaler

Ladda ner det här exemplet på ett brev som PDF-fil (spara det sedan på din hårddisk).

>
RE:

Du

Syftet med detta brev är att begära kopior av mina journaler i enlighet med HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) och bestämmelserna i Department of Health and Human Services.

Jag behandlades på din mottagning mellan . Jag begär kopior av följande journaler om min behandling.

Jag förstår att ni kan ta ut en rimlig avgift för att kopiera journalerna, men att ni inte kommer att ta ut någon avgift för den tid som gått åt till att leta upp journalerna. Vänligen skicka de begärda uppgifterna till mig på ovanstående adress.

Jag ser fram emot att få ovanstående register inom 30 dagar enligt HIPAA. Om min begäran inte kan tillgodoses inom 30 dagar, vänligen informera mig om detta i ett brev och ange det datum då jag kan förvänta mig att få mina uppgifter.

Med vänliga hälsningar,