Om du undrar vad betydelsen av DPO i detalj är, så är du här. Här är vad det innebär i större utsträckning för dig. Låt oss ta det från början.
Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) har lagt en skyldighet på organisationer att utse ett dataskyddsombud (DPO) som ansvarar för efterlevnaden i en organisation. Detta är ett nödvändigt krav för kontor som är en offentlig myndighet eller ett offentligt organ. Det är också nödvändigt om din organisation regelbundet utför vissa typer av behandlingsaktiviteter för uppgifter som kan anses vara personliga eller känsliga.
Om ett dataskyddsombud finns på plats kan de hjälpa och bistå din organisation som individ i en särskild kapacitet för att övervaka den interna efterlevnaden, informera och ge råd om dina dataskyddsrutiner. De kan korrigera policyer på golvet, de hjälper till att uppfylla rättsliga skyldigheter och ger råd om konsekvensbedömningar av dataskydd (DPIA) när nya projekt startar. Dataskyddsombudet kan också vara en enda kontaktpunkt för registrerade personer och den enda tillsynsmyndigheten.
Med dataskyddsombud avses en person som ansvarar för dataskyddet i en organisation. De måste alltså vara oberoende, experter på dataskydd, ha tillräckliga resurser och rapportera till högsta ledningsnivå. Om det finns en stor befälskedja kan det komplicera saker och ting för organisationen.
Vad som hjälper en dataskyddsombud att vara en lämplig dataskyddsombud är att de måste känna till den organisatoriska strukturen väl för att kunna korrigera de problem som uppstår direkt på alla nivåer. Därför är det också tillrådligt att de utses bland de befintliga anställda. En externt utsedd dataskyddsombud kan också utföra denna funktion.
Det är också lämpligt för en organisation att utse ett delat dataskyddsombud. Detta innebär att en grupp eller organisationer eller varierande, orelaterade, flera organisationer också kan utse en enda DPO mellan dem. DPO:erna kan hjälpa organisationer att visa på efterlevnad och hjälpa dem med ett ökat fokus på ansvarsskyldighet.

DPO:s position

Du kan behöva se till att DPO:s position är självständig. DPO:n rapporterar direkt till den högsta ledningsnivån. Organisationer måste ge DPO den självständighet som krävs för att de ska kunna utföra sina uppgifter med fullständig bekvämlighet och frihet.
Det är också viktigt att DPO:n kan kontaktas av organisationens medlemmar i god tid. Det måste finnas ett system där personerna fritt kan kontakta dataskyddsombudet. Innebörden av DPO innebär alltså också att DPO är nåbar och kan kontaktas med lätthet i alla frågor som rör skyddet av personuppgifter av hela företaget.
Alla organisationer måste förstå att deras dataskyddsombud måste ha tillräckligt med resurser för att kunna utföra sina uppgifter. Detta innebär att de inte får ha någon form av straff eller negativ attityd som begränsar dataskyddsombudet från att utföra sina uppgifter. En organisation måste förstå att en dataskyddsombud är till för att underlätta för dem och hjälpa dem att förhindra rättsliga missöden. De är en länk mellan organisationen och lagen.Alla företag som har ett dataskyddsombud på plats och ger dem extra ansvarsområden utanför deras roll som dataskyddsombud måste också erkänna att alla andra uppgifter eller plikter som de tilldelar deras dataskyddsombud inte resulterar i en intressekonflikt med deras roll som dataskyddsombud.

Det dataskyddsombudets uppgifter

Det dataskyddsombudet har många fördefinierade uppgifter. Dessa är alla relaterade till att övervaka efterlevnaden av GDPR och andra dataskyddslagar. Dataskyddsombudet måste hålla sig uppdaterad om branschens uppdateringar. De viktigaste uppgifterna för en dataskyddsombud är att känna till, förstå och tillämpa dataskyddspolicy, medvetandegörande, utbildning och revisioner.
En dataskyddsombudsmans uppgift är också att se till att företaget tar hänsyn till sitt dataskyddsombuds råd och den information som de ger om dataskyddsskyldigheterna. Varje företag som genomför en DPIA måste få råd från sitt dataskyddsombud som också kan övervaka efterlevnadsprocessen i det nya projektet.
Alla dessa uppgifter har samband med artikel 36 i dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet måste hålla kontakten med integritetsövervakaren. Dataskyddsombudet måste också varna organisationen för eventuella risker som är förknippade med behandlingsverksamheten och ta hänsyn till arten, omfattningen, sammanhanget och syftet med behandlingen av uppgifter i varje möjligt fall minimera den.
En dataskyddsombud måste vara så lättillgänglig som kontaktpunkt för våra anställda, enskilda personer och respektive dataskyddsbevakare som möjligt. Detta gäller både organisationen själv och dataskyddsombudet. De måste samarbeta för att offentliggöra användbara och aktiva kontaktuppgifter till dataskyddsombudet och meddela dem till respektive dataskyddsombud.

Varför är det viktigt att utse ett dataskyddsombud?

Enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) måste du utse ett dataskyddsombud om:

• du är en myndighet eller ett offentligt organ
• dina kärnverksamheter kräver storskalig, regelbunden och systematisk övervakning av enskilda personer
• dina kärnverksamheter består av storskalig behandling av särskilda kategorier av uppgifter eller av uppgifter som rör brottmålsdomar och brottsliga handlingar.

Det här gäller både för registeransvariga och registerförare. Vissa organisationer kan också frivilligt utse ett dataskyddsombud; du bör vara medveten om att samma krav på positionen och uppgifterna gäller om utnämningen hade varit obligatorisk, så du kan använda samma vägledning som referenspunkt för att se hur och var dataskyddsombudet behöver utrustas.
Det är allmänt vedertagen praxis att se till att oavsett om GDPR tvingar er att utse ett dataskyddsombud eller inte, måste organisationerna se till att de har tillräckligt med personal och resurser för att fullgöra era skyldigheter enligt GDPR.
En DPO kan kort sagt hjälpa alla organisationer, bedöma deras prestationer och verka inom lagens ramar genom att ge råd. Detta kan vara specialiserad rådgivning i en kapacitet som andra anställda kanske inte kan hjälpa till med. Särskilt när känsliga processer äger rum som står i direkt konflikt med uppgiftsskyddsombudets roll och de anställdas egna beteckningar.
DPO:s hjälper inte bara till att övervaka efterlevnaden. De kan också anses spela en nyckelroll i din organisations struktur för styrning av dataskydd och bidra till att förbättra ansvarsskyldigheten.
Det är dock helt okej om de ovan nämnda kriterierna inte stämmer överens med din organisation och att den beslutar att din organisation inte behöver utse ett dataskyddsombud. I ett frivilligt fall eller på grund av att en organisation inte uppfyller ovanstående kriterier är det en bra idé att registrera detta beslut för att hjälpa till att visa att ansvarsskyldighetsprincipen följs. Och kunna förklara i en domstol varför och vem som utförde en kontroll för att säkerställa att det inte är nödvändigt att utse en dataskyddsombud om och när det är dags för det.

Seers kan hjälpa dig med dina krav på dataskyddsombud så kontakta oss på: [email protected]

.