Du blev sjukgymnast för att hjälpa människor att förbättra sin livskvalitet, men du kan inte hjälpa dem som behöver hjälp länge om du inte tjänar tillräckligt med pengar för att din praktik ska överleva och växa. Faktureringsprocessen är förmodligen den minst omtyckta uppgiften för fysioterapeuter, men ändå en uppgift som inte kan ignoreras. Ja, fakturering kan vara förvirrande och ibland frustrerande, men du är inte ensam. StrataPT finns alltid där för att hjälpa och bistå dig genom dina fakturerings- och dokumentationssträvanden. När du behöver en liten uppfräschning kan du läsa den här faktureringsguiden som är framtagen just för fysioterapeuter.

Att bryta ner koderna

Den internationella sjukdomsklassificeringen (ICD)

Koderna kan vara förvirrande och irriterande, men de är nödvändiga för att du ska kunna fakturera dina tjänster på ett framgångsrikt sätt. Att diagnostisera dina patienters tillstånd på ett sätt som bryter ner den medicinska nödvändigheten av dessa tjänster sker med hjälp av den internationella klassifikationen av koder (ICD), som för närvarande är ICD-10.

Ingen tvekan om det, kodningssystemet är komplext och kan vara skrämmande. När du är osäker rekommenderar American Physical Therapy Association (APTA) att du väljer den mest specifika koden som mest korrekt återspeglar tillståndet.

Insatsen ICD-10 är en praktisk resurs för alla aktuella amerikanska ICD-10-CM-koder (diagnoser) och ICD-10-PCS-koder (procedurer) för medicinsk fakturering.

Om du fortfarande är osäker kan du kontakta StrataPT. Våra erfarna representanter är alltid redo att hjälpa dig. Vi vill att du ska göra rätt och få betalt vid första inlämningen.

Current Procedural Terminology

CPT. ett registrerat varumärke som tillhör American Medical Association (AMA), är en medicinsk koduppsättning som används för att rapportera ett medicinskt, kirurgiskt eller diagnostiskt förfarande och tjänster till enheter som läkare, sjukförsäkringsbolag och ackrediteringsorganisationer. Med andra ord är det ett språk som talas mellan leverantörer och betalare.

CPT skapades av AMA 1966 för att standardisera rapporteringen av tjänster och förfaranden som utförs i sluten och öppen vård. Varje CPT-kod representerar en skriftlig beskrivning av en tjänst eller ett förfarande för att eliminera den subjektiva tolkningen av exakt vad som tillhandahölls patienten.

CPT-koder består av fem tecken, där majoriteten av koderna är numeriska, men vissa koder har ett femte alfatecken. Det finns en kod tilldelad för varje tjänst eller förfarande, samt ”olistade koder” för de tjänster och förfaranden som inte specifikt nämns i en annan definierad CPT-kod.

Då det finns ett så stort antal tjänster och förfaranden har AMA organiserat CPT-koder i tre kategorityper:

CPT-kategori I – Denna innehåller den största mängden koder. Den består av de koder som vanligtvis används av leverantörer för att rapportera sina tjänster och förfaranden (de flesta CPT-koder kommer att vara kategori I-koder).

CPT Kategori II – Denna kategori består av kompletterande spårningskoder som används för resultatstyrning.

CPT Kategori III – Detta är tillfälliga koder som används för att rapportera nya och experimentella tjänster och förfaranden.

De sex huvudavdelningarna av CPT-kategori I-koder är:

Utvärdering & Ledningstjänster 99201 till 99499
Anestesitjänster 01000 till 01999
Kirurgi 10021 till 69990
Radiologitjänster 70010 till 79999
Patologi &Labortjänster 80047 till 89398
Medicinska tjänster. Services & Procedures 90281 till 99607

De flesta CPT-koder som är relevanta för fysioterapeuter finns i avsnittet 97000 (Physical Medicine & Rehabilitation) av Medical Services & Procedures.

De CPT-koder som fysioterapeuter bör vara mest bekanta med är följande:

• 97001 Utvärdering av sjukgymnastik
• 97002 Omvärdering av sjukgymnastik
• 97010 Varm- eller kallförpackningar: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; varma eller kalla förpackningar
• 97012 Mekanisk dragning: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; dragning, mekanisk
• 97014 Elektrisk stimulering (obevakad): Tillämpning av en modalitet på ett eller flera områden; elektrisk stimulering (obevakad)
• 97016 Vasopneumatisk apparat: Tillämpning av en modalitet på ett eller flera områden; elektrisk stimulering (obevakad)
• 97016 Vasopneumatisk apparat: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; vasopneumatiska anordningar
• 97018 Paraffinbad: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; paraffinbad
• 97022 Whirlpool: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; bubbelpool
• 97024 Diatermi: Tillämpning av en modalitet på ett eller flera områden; diatermi (t.ex. mikrovågsugn)
• 97026 Infrarött: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; infrarött
• 97028 Ultraviolett: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; ultraviolett
• 97032 Elektrisk stimulering (manuell): Elektrisk stimulering (manuell): Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; elektrisk stimulering (manuell), var 15:e minut
• 97033 Iontophoresis: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; jontofores, varje 15 minuter
• 97034 Kontrastbad: Kontrastbad, vardera 15 minuter
• 97035 Ultraljud: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; kontrastbad, vardera 15 minuter
• 97035 Ultraljud: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; ultraljud, varje 15 minuter
• 97036 Hubbard Tank: Applicering av en modalitet på ett eller flera områden; Hubbard tank, varje 15 minuter
• 97110 Terapeutisk träning: Terapeutisk procedur, ett eller flera områden, vardera 15 minuter; terapeutiska övningar för att utveckla styrka och uthållighet, rörelseförmåga och flexibilitet. (Beskriver i allmänhet en tjänst som syftar till att förbättra en enskild parameter, t.ex. styrka, ROM etc.)
• 97112 Neuromuskulär rehabilitering: Terapeutisk procedur, ett eller flera områden, varje 15 minuter; neuromuskulär rehabilitering av rörelse, balans, koordination, kinestetisk känsla, hållning och/eller proprioception för sittande och/eller stående aktiviteter
• 97113 Vattenterapi: Terapeutiskt förfarande, ett eller flera områden, var 15:e minut; vattenterapi med terapeutisk träning
• 97116 Gait Training: Kvalificerad förbättring av gång, inklusive trappklättring
• 97124 Terapeutisk massage: Procedur, ett eller flera områden, vardera 15 minuter; massage, inklusive effleurage, petrissage och/eller tapotement (strykning, kompression, slagning)
• 97140 Manuell terapiteknik: Skickliga manuella terapitekniker (mobilisering, manuellt lymfdränage, manuell dragning), ett eller flera områden, vardera 15 minuter. ( PROM är INTE manuell terapi)
• 97530 Terapeutisk aktivitet: Användning av dynamiska aktiviteter för att förbättra den funktionella prestandan. Beskriver de aktiviteter som använder flera parametrar (styrka, ROM, balans etc.) tillsammans och fokuserar och uppnår funktionell aktivitet.
• 97535 Egenvård/hemhantering: Utbildning i egenvård/hemförvaltning (ADL- och kompensatorisk träning, matlagning, säkerhetsrutiner och instruktioner om användning av hjälpmedel/anpassningsutrustning)
• 97542 Rullstolsförvaltning: Rullstolsförvaltning (t.ex. bedömning, anpassning, utbildning), vardera 15 minuter
• 97760 Orthotic Management: Ortoshantering och utbildning (inklusive bedömning och anpassning när inget annat anges), övre extremitet(er), nedre extremitet(er) och/eller bål, vardera 15 minuter
• 97761 Proteshantering: Protesutbildning, övre och/eller nedre extremitet(er), varje 15 minuter
• 97762 Utcheckning av ortoser/proteser: Checkout för ortos/protesanvändning, etablerad patient, varje 15 minuter
• 97150 Gruppterapi: Procedur(er), grupp (2 eller fler individer)
• 29530 Knäband
• 29540 Fotledsband
• 29240 Axelband

Koderna för CPT-kategori II är ordnade enligt följande:

Kompositåtgärder 0001F till 0015F
Patienthantering 0500F till 0584F
Patientens historia 1000F till 1505F
Fysisk undersökning 2000F till 2060F
Diagnostiska processer eller resultat 3006F till 3776F
Terapeutiskt, förebyggande, 4000F till 4563F
Följning eller andra resultat 5005F till 5250F
Patientsäkerhet 6005F till 6150F
Strukturella åtgärder 7010F till 7025F
Nonmeasure Code Listing 9001F till 9007F

CPT:s kategori III-koder följer kategori II-koder i kodningsmanualen och avbildas med fyra siffror och bokstaven T. Tillfälliga koder som beskriver nya tjänster och förfaranden kan förbli i kategori III i upp till fem år. Om de tjänster och förfaranden som de representerar uppfyller kriterierna för kategori I (vilket inkluderar FDA-godkännande, bevis för att många leverantörer utför förfarandena och bevis för att förfarandena har visat sig vara effektiva) kommer de att återigen tilldelas kategori I-koder. Å andra sidan kan kategori III-koder tas bort om det konstateras att leverantörerna inte använder dem.

AMA släpper nya eller reviderade kategori III-koder halvårsvis via sin webbplats och publicerar även strykningar av kategori III-koder årligen tillsammans med den fullständiga uppsättningen tillfälliga koder.

För mer information om CPT-koder, vänligen läs CPT-koder för sjukgymnastik.

Användningen av modifieringar

CPT-modifieringar (även kallade nivå I-modifieringar) används för att komplettera information eller justera vårdbeskrivningar för att ge extra detaljer om ett förfarande eller en tjänst som tillhandahålls av en läkare. Kodmodifierare hjälper till att ytterligare beskriva en procedurkod utan att ändra dess definition.

Här är de modifierare som fysioterapeuter bör vara mest medvetna om:

Modifier 59 – Modifier 59 bör tillämpas när två helt separata och distinkta tjänster tillhandahålls under samma behandlingsperiod.

KX Modifier – KX Modifier bör användas när fysioterapeuten anser att det är medicinskt nödvändigt att fortsätta terapin för en patient som redan har nått taket. KX-modifiern skulle kvalificera patienten för ett undantag.

GA-modifiern – GA-modifiern används när terapeuten vill ange att han/hon förväntar sig att Medicare kommer att neka en tjänst som inte rimlig och nödvändig och att han/hon har ett korrekt utfört förhandsbesked till förmånstagaren (Advanced Beneficiary Notice, ABN) som undertecknats av förmånstagaren.

GP-modifiern – Försäkringsbolagen har börjat kräva att koderna för ”Always Therapy” (Alltid terapi) ska modifieras för att möjliggöra en korrekt återbetalning. GP Modifier anger att en sjukgymnasts tjänster har tillhandahållits. GP Modifier används vanligen i multidisciplinära miljöer inom slutenvård och öppenvård.

CQ Modifier – CQ Modifier används när sjukgymnasttjänster i öppenvård helt eller delvis tillhandahålls av en sjukgymnastassistent. Observera: CMS har meddelat att de från och med 2022 endast kommer att betala 85 % av tjänster som helt eller delvis utförs av en rehabterapeutassistent.

För mer information om modifierare, läs Nya PTA- och OTA-modifierare som träder i kraft den 1 januari 2020. Om du fortfarande har frågor om modifierare och deras matematiska formler finns StrataPT här för att hjälpa dig. Vi kan hjälpa dig att förstå när och var modifierare ska användas, samt erbjuda intäktscykelhantering för fysioterapipraktiker med en sann allt-i-ett-lösning.

Förstå terminologin

Vi behöver alla en uppfräschning i faktureringsterminologi då och då. Här är några vanliga definitioner från American Physical Therapy Association (APTA):

• 8-minutersregeln: 8-minutersregeln är viktig för terapeuterna att förstå eftersom, enligt American Medical Association (AMA) riktlinjer, överblivna minuter som faller in i flera kategorier med mindre än 8 minuter per kategori inte kan faktureras. För en mer omfattande titt på 8-minutersregeln kan du läsa 8-minutersregeln: A Guide for Therapists och The 8-Minute Rule: The 8-Minute Rule: Medicare vs. AMA.
• Medicare Part A Coverage: Detta omfattar sjukhus för slutenvård, kvalificerade sjuksköterskemottagningar (SNF), hospice och hemsjukvård. Leverantörer som omfattas av del A inkluderar även rehabiliteringsbyråer och omfattande rehabiliteringsanläggningar för öppenvård (CORF).
• Medicare Part B-täckning: Medicare Part B-täckning: Del B-täckningen ger ersättning för medicinska förnödenheter, läkartjänster och polikliniska tjänster som tillhandahålls i privat regi (PTPP).
• Beställning/överföring: I vissa fall ger en läkare en ordination för terapi som innehåller en diagnos och instruktioner för behandlingen.
• Behandling: Innefattar alla terapeutiska tjänster.
• Fakturerbar tid: Generellt sett är fakturerbar tid den tid som används för att behandla en patient. Fakturerbar tid omfattar inte okvalificerad förberedelsetid, övervakning, viloperioder och dokumentationstid. Det är inte heller tillåtet att avrunda tiden uppåt.
• Tidsbestämda koder (konstant närvaro): Dessa CPT-koder tillåter varierande fakturering i 15-minutersintervaller när en sjukgymnast ger en patient enskilda tjänster, t.ex. terapeutisk träning eller manuell terapi.
• Otidskoder (övervakad eller tjänstebaserad): Detta är de koder som terapeuter använder för att utföra tjänster som att genomföra en utvärdering, omvärdering eller applicera varma/kalla förpackningar och elektrisk stimulering (utan tillsyn). Du kan bara fakturera en kod, så det spelar ingen roll om du utför dessa typer av behandlingar på 8 minuter eller 48 minuter.
• Intra-Treatment Time: Denna kod avser all tid som används för att tillhandahålla en intervention.
• Pre-Treatment Time: Bedömning och ärendehantering är en nödvändig del av vissa fysioterapisessioner. Fysioterapeuter kan fakturera denna tid för att bedöma patientens framsteg, utvärdera skador eller muskelbrister eller analysera vilket tillvägagångssätt som kommer att användas under ett behandlingstillfälle under rubriken förbehandling.
• Post-Treatment Time: En viss tid spenderas vid varje tillfälle för att analysera patientens svar på antingen ett ingrepp, en behandling eller för att ge utbildning eller ett hemträningsprogram. Efterbehandlingstid kan också innefatta tid för att dokumentera i patientens journal och/eller samråda med annan vårdpersonal om patientens vård.
• Utvärdering: Utvärdering: Utvärderingen äger vanligtvis rum vid patientens första besök och omfattar en undersökning. Denna består av en genomgång av historiska uppgifter och symtom. När detta är genomfört kan terapeuten ge diagnos och prognos.
• Omvärdering: Du bör endast fakturera för omvärdering när du noterar en betydande förbättring, försämring eller förändring av patientens tillstånd som inte förutsågs i POC. Du kan också fakturera för en omprövning om patienten inte svarar på den behandling som beskrivs i POC, om du behandlar en patient med ett kroniskt tillstånd och du inte träffar patienten särskilt ofta eller om din delstats lag kräver omprövning med särskilda tidsintervall.
• Plan of Care (POC): Baserat på utvärderingen och läkarens ordination (om tillämpligt) arbetar terapeuten tillsammans med patienten för att utveckla en vårdplan för att hjälpa patienten att uppnå sina terapeutiska mål.
• Initial certifiering: Medicare kräver att beställande läkare godkänner eller intygar POC genom underskrift inom 30 dagar efter utvärderingen. Certifieringen omfattar de första 90 behandlingsdagarna. För att fortsätta behandlingen efter de första 90 dagarna måste terapeuterna få en ny certifiering från den beställande läkaren.
• Framstegsrapport: Terapeuter måste fylla i en lägesrapport (även kallad lägesrapport) för varje patient senast vid det tionde besöket.
• Utskrivningsmeddelande: När behandlingen är avslutad måste terapeuterna fylla i ett utskrivningsmeddelande med uppgifter om patientens behandling och status sedan det senaste lägesmeddelandet.
• Multiple Procedure Payment Reduction (MPPR) (minskning av betalning för flera förfaranden): MPPR gäller för terapi och andra olika stödtjänster. Syftet med policyn för minskning av flera betalningsmetoder är att minska Medicares kostnader för dessa tjänster. Så om en vårdgivare utför flera ingrepp under ett enskilt patientmöte betalar Medicare (och många kommersiella försäkringsbolag) vanligtvis ”fullt pris” endast för det högst värderade ingreppet.
• Telemedicin: Telemedicin är tillhandahållande av hälsorelaterade tjänster via telekommunikation och digital kommunikationsteknik. För mer information. Läs E-Visits, Telehealth and MIPS Updates.
• Patient-Driven Groupings Model (PDGM): PDGM utvecklades för att förbättra ersättningen för alla typer av patienter som är berättigade till hemsjukvårdsförmåner och för att avlägsna upplevda incitament för att tillhandahålla för mycket terapitjänster. Målet med PFGM är att minska volymbaserade ersättningar som inte nödvändigtvis överensstämmer med patientens tillstånd och att hemsjukvården ska utveckla närmare och mer samarbetsinriktade relationer med sjukhus och kvalificerade vårdinrättningar. För mer information, se Förstå PDGM och hur det kommer att påverka din sjukgymnastpraktik.

Blanketter att använda

Och även om några få betalare fortfarande accepterar pappersblanketter, föredrar majoriteten av betalarna och leverantörerna elektroniska blanketter. Terapeuter använder normalt CMS-1500-formuläret eller det elektroniska formatet 837P för att lämna in krav till Medicare-leverantörer för tjänster som omfattas av Medicare Part B (de nuvarande 1500-kravsformulären rymmer ICD-10-koder). Anspråk för öppenvård och deltidssjukhus kan lämnas in på antingen CMS-1500 eller UB-04, beroende på betalaren.

När tjänsterna är utförda skickar terapeuterna en räkning till antingen patienten, en tredjepartsbetalare eller ett clearinghus som skickar ut räkningen för din räkning. Om du skickar ut fakturan själv ska du se till att du följer HIPPA:s standarder för elektroniskt datautbyte (EDI).

StrataPT:s mjukvaruplattform gör faktureringen så mycket enklare. Och vår Strata Clarity Panel ger terapeuterna en tydlig status i realtid för varje enskild faktureringsavgift för varje enskild patient. Boka en demo idag för att se hur StrataPT kan hjälpa till att förenkla din praktik och förbättra ditt resultat.

Att välja en programvara

Det finns ett antal företag som tillhandahåller programvara för fysioterapeuter, men inget kan matcha nivån av allomfattande funktioner och kundsupport som StrataPT tillhandahåller. Programvaruplattformen StrataEMR är extremt intuitiv. Den tillhandahåller ett system som inkluderar patientmottagning, schemaläggning, anpassningsbar dokumentation och en intuitiv instrumentpanel för att hantera dina dagliga uppgifter och din verksamhet. Vi har den branschledande tekniken och de banbrytande verktygen som skiljer oss från alla andra programvaruföretag. Vi erbjuder också en enkel prisstruktur för vår programvara och våra tjänster för hantering av intäktscykler. Kontakta oss för att se hur vår programvara kan hjälpa din praktik att spara tid och pengar.