Vad är en introduktionsundersökning för nyanställda?

En introduktionsundersökning för nyanställda är en systematisk undersökning som används för anställda som nyligen har anställts av en organisation. Undersökningen mäter hur nöjda de nyanställda är med inskolningsprocessen, deras övergripande upplevelse under rekryteringen och deras feedback i samband med detta.

Intrimning av anställda är en process för att hjälpa nyanställda att anpassa sig till den sociala och prestationsmässiga aspekten av den organisation som de nyligen har anställts i. Denna process hjälper nyanställda att snabbt anpassa sig till sitt nya jobb och även lära sig de attityder, kunskaper, färdigheter etc. som krävs för att fungera effektivt inom organisationen.

Lär dig mer: Om du har varit anställd är chansen stor att du har upplevt någon form av onboarding för anställda. Från det ögonblick du kom in i organisationen finns det ett antal nya ansikten att möta och hälsa på, ett antal processer att vänja sig vid, tekniken ger dig inte ett ögonblick av lugn och ro och det finns ett berg av pappersarbete. Allt detta kan vara ganska överväldigande, särskilt om detta är ditt första jobb någonsin. Så för att lätta på spänningen kring detta ser en onboardingprocess till att nyanställda börjar på rätt fot.

Lär dig mer: Läs mer: Topp 20 frågor och tips om arbetskultur

Inskolning av anställda kan delas in i två kategorier:

• Formell introduktion av anställda: Denna process innebär en organiserad uppgift och rutiner som effektivt hjälper nyanställda att anpassa sig till sin position. Varför det kallas en formell process beror på att de nyanställda i denna process systematiskt separeras från de redan anställda för att genomgå en orienteringsprocess som liknar utbildning i klassrummet.
• Informell introduktion av anställda: Denna process är en halvorganiserad aktivitet genom vilken en nyanställd lär sig av sina mer erfarna kollegor inom organisationen. Detta innebär vanligtvis att skugga dem, improviserad en-till-en-coachning och liknande processer samt att samtidigt få alla HR-processer genomförda.

Det beror helt och hållet på en organisations arbetskultur, vilken onboardingprocess de vill följa: formell eller informell, men en process måste sättas i verket för att hjälpa den nyanställde att känna sig bekväm på sin första dag på jobbet. Enligt genomförda studier spenderar företag upp till 30 % av en nyanställds lön på processen för onboarding. Min oro här är att om ni investerar så mycket, låt resultatet vara positivt.

Lär dig mer: I det här avsnittet är det viktigt att fråga de nyanställda om kvaliteten på den information som delas med dem vid rekryteringen för att förstå deras uppfattning om organisationen och deras feedback på rekryteringsprocessen. Dessa enkätfrågor bör ställas under vecka ett till de anställda och den feedback som samlas in genom deras svar bör beaktas.

Frågor om anställdas rekrytering

1. Jag fick rätt mängd information om under rekryteringsprocessen.

Detta är en viktig fråga att ställa till de anställda för att veta om den rekryteringsprocess som följs är robust eller inte. Den information som ges under processen bör vara optimal, inte mindre, inte mer. Processen bör inte vara överväldigande för de anställda. Genom att ställa den här frågan blir du medveten om situationen.

2. Vilka är de tre saker vi kunde ha gjort annorlunda för att förbättra rekryteringsprocessen?

Detta är en öppen fråga som hjälper dig att samla in en bra mängd feedback och information om hur du kan förbättra rekryteringsprocessen. Kom ihåg att feedback är en cyklisk process och inte en linjär process. Därför är det bra att ständigt förbättra och utvecklas. Utifrån den feedback som organisationerna ger kan de också utvecklas.

Frågor om anställdas beslutsfattande

3. Berätta om de tre anledningarna till att du ansluter dig till .

Genom att ställa den här frågan kommer du att få veta vilka positiva egenskaper hos din organisation som lockar människor att bli anställda i organisationen. Detta är en viktig fråga som bör ingå i din undersökning.

4. Var var du anställd innan du gick med i den här organisationen?

Om du förstår en nyanställds perspektiv för att gå med i din organisation kan du få mycket information om dina marknadsföringsinitiativ, organisationens värde och marknadens rykte och var du ägnar dina rekryteringsinsatser.

Frågor om anställdas erfarenhet av onboarding (vecka 1)

5. Jag känner mig välkommen i .

Det är en positiv start när en anställd känner att han/hon är välkommen i organisationen. Genom att ställa den här frågan får organisationen klarhet från en anställds perspektiv.

6. Jag är mycket glad över att vara associerad med

Om en anställd är glad över att vara en del av organisationen är chansen stor att den anställde kommer att visa högre nivåer av medarbetarengagemang under de kommande månaderna, så det är viktigt att veta hur en anställd känner.

Frågor om medarbetarengagemang

När de nya medarbetarna har haft en chans att komma in och några veckor in i rutinen, är det nu en bra tidpunkt att införa en annan enkät som kan samla in deras återkoppling och erfarenhet av att arbeta med organisationen så här långt. Frågorna under vecka 5 bör fokusera på att förstå nivåerna av medarbetarnas engagemang, känslan av tillhörighet i organisationen och så vidare.

7. På en skala från 0-10, hur sannolikt är det att du skulle rekommendera din organisation till din familj eller dina vänner?

Detta är frågan om Employee Net Promoter Score, genom att ställa den här frågan får du veta hur villig medarbetaren är att rekommendera din organisation till sin familj eller sina vänner.

8. Sedan jag började jobba på företaget tänker jag sällan på att gå med i någon annan organisation.

En nöjd anställd kommer inte ständigt att leta efter möjligheter att gå vidare. Om en anställd är glad över att gå med i din organisation och ser en lovande framtid för organisationen är han/hon benägen att stanna längre i organisationen.

9. Jag ser mig själv i fem år framåt i tiden.

Det är inte ett mindre känt faktum att rekrytering av anställda i en omfattande process och kräver ett stort antal resurser och engagemang och ekonomi för att genomföra rekryteringsprocessen. Det kan vara olidligt smärtsamt om en organisation måste fortsätta att kämpa mot personalflykt. Det är bra att veta vilka de långsiktiga planerna för de anställda är.

10. Teamet motiverar mig att göra mer än vad som förväntas av mig för att leverera.

Om teammedlemmarna är stödjande och hjälper en nyanställd att omedelbart förstå organisationskulturen och arbetet, är det troligt att den anställde snabbt finner sig tillrätta och presterar bättre. Detta är en bra fråga för att samla in information.

11. Jag får regelbundet feedback från min chef om de uppgifter som tilldelats mig.

En konstruktiv återkoppling uppskattas alltid, oavsett om det gäller en erfaren anställd eller en nyanställd. Se till att en nyanställd får feedback i god tid från sin chef. Detta kommer att hjälpa dem att förbättra sina färdigheter och anpassa sig bättre till den nya miljön.

12. Jag kan hantera min balans mellan arbete och privatliv mycket bra.

Det är viktigt att ni som organisation ställer enkätfrågor till era anställda som hjälper dem att avgöra om de klarar sig bra både på arbetsplatsen och i privatlivet. Ett nytt jobb kan vara överväldigande och ibland också krävande. För att hjälpa dina anställda att hantera denna balans är det nödvändigt att denna fråga är en del av din undersökning.

Frågor om anställdas introduktion

13. Jag känner mig säker på att använda den programvara/det verktyg/det system som jag måste använda i den här rollen.

En anställd bör känna sig säker på att använda de nödvändiga verktygen på jobbet. På så sätt kan de nödvändiga arbetsuppgifterna utföras snabbare och om den anställde inte känner sig säker måste den nödvändiga utbildningen ges.

14. Jag har fått tillräckligt med utbildning för att vänja mig vid mitt arbete.

Om det är en ny teknik eller programvara som du förväntar dig att din nyanställda ska arbeta med, ska du ge honom/henne den utbildning som krävs för att han/hon ska kunna använda tekniken utan att tveka. Svaret på den här frågan avgör om ditt utbildningsprogram för nyanställda är effektivt eller inte.

15. Jag fick nyttig information om produkter/tjänster, organisationens historia vid introduktionen.

Induktionsprocessen är tänkt att dela all nödvändig information med den nyanställde. Vid introduktionen ska du se till att utrusta den anställde med all information som hjälper honom/henne att etablera sig i organisationen.

Frågor om erfarenhet av anställdas introduktion (vecka 5)

16. Jag känner mig välkommen och uppskattad av teamet.

För en nyanställd är det viktigt att vara och känna sig som en del av teamet. Det beror mycket på hans/hennes lagmedlemmar och arbetskamrater att få honom/henne att känna sig bekväm på arbetsplatsen. Genom att ställa den här frågan i din undersökning kan du få veta exakt hur de anställda tänker när de ingår i ett team.

17. Jag känner mig produktiv när jag arbetar i

En anställd som känner sig säker och produktiv är inte bara bra för honom/henne utan också för organisationen. Den mänskliga resursen är en tillgång för en organisation och hårt arbete och välfungerande medarbetare är vad en organisation alltid strävar efter att anställa.

18. Den arbetsbeskrivning och de ansvarsområden som förklarades för mig var korrekta.

Det är viktigt att vara ärlig mot de nyanställda, under onboarding förklara dem tydligt deras roller och ansvarsområden för att hjälpa dem att analysera sin roll och se till att de har de nödvändiga färdigheterna för att passa rollen. Detta är en viktig fråga och bör ingå i din enkät om introduktion av anställda.

19. Jag har fått en översikt över min karriärväg och mina framsteg i den här organisationen.

Det är bra att förklara dina nyanställda deras karriärväg innan de börjar i organisationen, detta kommer att säkerställa medarbetarnas engagemang och om deras karriärväg är i samklang med organisationens mål kommer det att vara ömsesidigt fördelaktigt för båda parter.

20. Vad är det som vi kunde ha gjort annorlunda för att förbättra din övergripande onboarding-upplevelse?

Nästa uppsättning enkätfrågor bör ställas under vecka fem/vecka sex. Vid denna tidpunkt har den nya medarbetaren installerat sig och kommer att ha ytterligare feedback om sin övergripande upplevelse inom organisationen. Frågorna under vecka fem och vecka sex bör vara mer detaljerade och bör omfatta frågor som rör medarbetarengagemang, rolluppfattning och erfarenhet av onboarding.

Lär dig mer: 30 Employee Satisfaction Questions You Can’t Afford to Miss

Bästa metoder för onboardingprocessen för nya anställda

När man använder en onboardingundersökning för anställda bör man vara ytterst försiktig för att se till att de resulterande uppgifterna är användbara, att de anställda känner sig bekväma med att ge ärlig och opartisk feedback och att feedbacken från de anställda samlas in i rätt tid och är relevant. När du nu börjar med att göra undersökningar för dina nya anställda är här några av de bästa metoderna som hjälper dig att uppnå bättre resultat.

1. Undersök dina anställda vid rätt tidpunkt: Rätt undersökning bör skickas vid rätt tidpunkt. Samma sak gäller för undersökningen om anställdas inskolning. Så när är rätt tidpunkt att skicka undersökningen – efter deras första dag, deras första vecka på jobbet, den första månaden eller tre månader efter att de börjat arbeta? Oavsett när du bestämmer dig för att skicka enkäten ska du se till att det inte är för sent att skicka inskolningsenkäten, annars går själva syftet med att skicka enkäten förlorat. Att vänta för länge med att skicka en enkät innebär att man går miste om värdefulla insikter. Det är lämpligt att diskutera och automatisera processen så att den stannar i systemet. Att skicka enkäten vid rätt tidpunkt hjälper medarbetarna att komma ihåg och notera feedbacken.

2. Håll den kort och enkel: Att fylla i dessa undersökningar ska inte kännas som att göra de dagliga sysslorna, vilket ärligt talat kan vara ganska besvärligt. Håll enkäten kort och absolut saklig. Det är lämpligt att enkäterna innehåller högst tio relevanta frågor, varav de flesta bör vara slutna med lämpliga svarsalternativ och högst tre öppna frågor. Kom ihåg att det inte är en uppsats för college som de arbetar med.

3. Mät upplevelsen: Förlorar inte det verkliga skälet till att du ställer dessa inskolningsfrågor till dina nyanställda ur sikte. Du måste se till att de nyanställda passar in i systemet snabbt och effektivt. I slutändan bör din undersökning utformas med slutresultatet i åtanke.

4. Var direkt i ditt tillvägagångssätt: Ställ direkta frågor, ge de anställda möjlighet att inte bara betygsätta sin erfarenhet utan också att utforma sin karriärväg i organisationen. Genom att slå runt omkring sig kommer detta syfte säkerligen inte att lösas. Ställ i stället frågor som kan hjälpa dem att utvärdera sin egen prestation och tänka framåt.

5. Ställ de mest relevanta frågorna: Anpassa eller skräddarsy dina frågor för att passa undersökningens behov kommer att framkalla bättre svar. Även om en generisk uppsättning frågor kan ge en bra utgångspunkt är det tillrådligt att hoppa in i det väsentliga tillräckligt snart för att undvika ett stort bortfall i undersökningen. Det är viktigt att undersökningens tema och frågor alltid är begränsade till anställdas introduktion.

Lär dig mer:

Varför används en enkät om anställningsstart?

Den rätta processen för anställningsstart kan leda till en exponentiell ökning av produktiviteten hos ett team och i sin tur hos en organisation, eftersom den tar de bästa aspekterna hos en nyanställd och matchar dem med organisationens och skapar ett recept för framgång. Detta gör att feedbacken för denna process är av största vikt för ytterligare framgångar och för att utjämna eventuella kinkar som programmet för närvarande kan ha.

Några av de största anledningarna till varför undersökningen om anställdas onboarding ska genomföras är:

• För att förstå vad den anställde tycker om onboardingprocessen och tankar om företaget.
• Mät om den nyanställde förstår sin roll väl och är väl rustad för att uppfylla sitt huvudansvar.
• Göra den nyanställde uppdaterad om vilka förväntningar individen har och vilka organisationens förväntningar på den anställde är.
• För att kartlägga om det behövs ytterligare information eller utbildning för att den anställde ska kunna prestera väl i sin roll.
• Den kan också användas för att felsöka eventuella problem som den anställde står inför.
• En enkätundersökning för anställdas introduktion är också ett av de mest kraftfulla verktygen för att samla in feedback om introduktionsprocessen och för att fylla i eventuella luckor.

Lär dig mer: Läs mer: Top 15 Employee Engagement Survey Questions for Your Next Questionnaire