Det ringer på dörren på kontoret. Till vänster om dig sitter tre kollegor och granskar en fil. Bakom dig är någon annan mitt i ett samtal i telefonen. Du får ett meddelande på Whatsapp samtidigt som du försöker läsa om ett e-postmeddelande som du inte förstår.

Låter detta bekant? Under de senaste åren har arbetsplatsen genomgått en verklig, snabb revolution på grund av en ökning av den digitala tekniken, öppna kontorslandskap och det överflöd av snabba och omedelbara kommunikationsverktyg som står till vårt förfogande. Du förväntas utvecklas i en mycket stimulerande miljö där du måste ta in, bearbeta och producera en oändlig mängd information. Denna ständiga ström av information utsätter våra sinnen för en stor påfrestning och lämnar våra hjärnor för att hantera denna oändliga stimulans. Ibland leder denna massiva mentala ansträngning till vad forskare kallar ”kognitiv överbelastning”. Så hur kan man undvika överbelastning och bevara någon form av kognitiv balans under sådana omständigheter? Låt oss besvara den frågan och titta på hur hjärnan fungerar tillsammans med Marie Lacroix, neurovetare och medgrundare av byrån Cog’X.

Den vetenskapliga definitionen

Marie Lacroix definierar mental belastning, eller kognitiv belastning, som ”kostnaden för att bearbeta information under de flesta givna omständigheter för en individ”. I motsats till vad många tror är kognitiv belastning normal; den uppstår så fort du engagerar dina kognitiva förmågor och den är faktiskt inte något dåligt i sig själv. Det är vanlig kognitiv överbelastning som kan vara dålig för dig. Det innebär att man under en dag försöker ta till sig mer information än vad arbetsminnet klarar av att hantera. Det kallas ofta för korttidsminne och dess lagring är begränsad till ungefär tio stycken information som kan hållas kvar under en kort tidsperiod (vanligtvis några sekunder). För att förstå dess kapacitet föreslår Lacroix att man löser följande summor med hjälp av mental aritmetik: 2 x 2 + 1 och sedan 22 x 15 + 3. ”Det är tydligt att den mentala ansträngning som krävs, och den resulterande kognitiva belastningen, är större för den andra beräkningen”, säger hon.

”Den mentala belastningen är kostnaden för att bearbeta information under de flesta givna omständigheter för en individ.”

Missbruk av begreppet

Psykologen John Sweller formaliserade teorin om kognitiv belastning i slutet av 1980-talet. Som en del av sin forskning om instruktionsdesign, eller utformning av undervisning, försökte han identifiera tekniker som underlättar inlärning samtidigt som den kognitiva belastningen hålls så liten som möjligt.

Till följd av sitt vetenskapliga ursprung har termen ”mental belastning” sedan dess blivit vanlig i vardagsspråket. Det förknippas nu med idén om att ”tänka på allting hela tiden”, och i synnerhet med den mentala belastning som det innebär att sköta ett hushåll. Idén kommer från Nicole Brais, forskare vid Lavaluniversitetet i Quebec. Brais definierar mental belastning som ”den uppgift att hantera, organisera och planera som på samma gång är immateriell, väsentlig och konstant och som syftar till att tillgodose andras behov och till att sköta hushållet på ett smidigt sätt”. Det ständiga behovet av att se till att allt fungerar som det ska i hemmet anses fortfarande ofta vara en kvinnas ansvar. Begreppet ”mental belastning” blev populärt genom konstnären Emma Clits serietidning You Should’ve Asked, som publicerades 2017 och som på ett humoristiskt sätt dissekerar livets begränsningar för kvinnor.

Som Lacroix påpekar måste vi dock skilja mellan den vardagliga användningen av begreppet – ”vardagliga frågor och bekymmer i det dagliga livet, och varje enskild uppgift som en individ måste tänka på hela dagen” – och den vetenskapliga definitionen av kognitiv belastning. Hon säger: ”Det finns fortfarande en koppling mellan de två begreppen eftersom våra begränsade kognitiva resurser bara kan hantera ett visst antal uppgifter samtidigt utan att stöta på svårigheter. Därför tar våra vardagliga bekymmer och den mängd oförglömliga saker som vi måste få plats med varje dag faktiskt upp mycket ’mentalt utrymme’ som inte kan hanteras någon annanstans, plus den stress som det kan orsaka i sig.”

”Våra begränsade kognitiva resurser kan bara hantera ett visst antal uppgifter samtidigt utan att råka ut för några svårigheter.”

En snabb lektion i hjärnans mekanik

Om kognitiv belastning är ett naturligt fenomen – det sker från det ögonblick då vi engagerar våra hjärnor – sker kognitiv överbelastning, särskilt på professionell nivå, när saker och ting blir överdrivna. Lacroix rekommenderar att man analyserar tre viktiga faktorer för att identifiera och hantera kognitiv överbelastning:

Arten av uppgiften och/eller din kunskapsnivå i förhållande till den information som tillhandahålls

”Kognitiv överbelastning uppstår i allmänhet när en uppgift är för komplex, antingen för att informationen i sig är för svår att bearbeta eller för att vi inte har kunskapen eller kunnandet för att bearbeta den. Detta gäller särskilt när vi är nya för en uppgift eller befinner oss i inlärningsfasen.”

2.Den fysiska eller digitala arbetsmiljön

”En överbelastning kan också inträffa när det finns för mycket information att ta hänsyn till, även om varje enskild del inte är så komplex i sig själv. Det är därför som överansträngning, eller ett upplägg som kräver att man gör flera saker samtidigt, kan överväldiga människor.” Till exempel kan en arbetsmiljö som är alltför stimulerande – konstant buller, samtal, telefonsamtal, streaming och så vidare – såsom ett öppet kontor, störa vår kognitiva balans.

3.Vårt känslomässiga och fysiska välbefinnande

”Dessutom kan vårt inre tillstånd – särskilt vår trötthetsnivå, stress eller brist på motivation – öka den mängd ansträngning som krävs för att lösa en uppgift. Efter en dålig natts sömn kan man verkligen se och känna hur svårt det kan vara att utföra en uppgift som man normalt gör effektivt.”

Kollateralskadan

Vad händer egentligen när våra hjärnor överbelastas? ”I hjärnan är överbelastningstillståndet förknippat med en förändring av aktiviteten i den prefrontala cortexen, varifrån arbetsminnet och de så kallade exekutiva funktionerna utförs . Det är i princip kontrolltornet i vår hjärna”, förklarar Lacroix. ”Vid kognitiv överbelastning ökar vi risken för att göra fel och få minnesproblem, plus att det kan minska vår förmåga att planera, hantera våra känslor och så vidare. Tecken på kognitiv överbelastning är bland annat att man gör misstag, måste starta tankeprocesser om och om igen, inte uppmärksammar andra eller regelbundet glömmer viktiga saker.” Kognitiv överbelastning kan därför direkt och indirekt minska det allmänna välbefinnandet och prestationen i arbetet.

”Vid kognitiv överbelastning ökar vi våra chanser att göra fel och få minnesproblem, plus att det kan minska vår förmåga att planera och att hantera våra känslor.”

Är det ett modernt problem?

Lacroix understryker att kognitiv överbelastning inte är ett nytt problem. Det har dock intensifierats i och med expansionen av både informations- och kommunikationsteknik: ”Risken för kognitiv överbelastning är mycket större nu på grund av hastigheten i våra utbyten och det ständiga flödet av information som vi måste hantera. Våra kognitiva förmågor sträcks till det yttersta i denna digitala era”, säger neurologen.
Hålla ett klart sinne och lugnt hantera ett dussintal e-postmeddelanden om dagen, oändliga meddelanden, förfrågningar, förfrågningar, budskap och påminnelser på flera olika kanaler (Slack, Whatsapp, andra chattgrupper, Google-kalendern och så vidare) kan kännas som en kampsport. Vi kan använda ett ergonomiskt begrepp här för att diskutera ”kognitivt överflöde” och beskriva denna idé om överbelastning, enligt Lacroix. ”Det känns som om du översköljs av information till den grad att du känner dig överväldigad och att brådskande saker får företräde framför viktiga saker.”

”Risken för kognitiv överbelastning är mycket större nu på grund av hastigheten i våra utbyten och det ständiga flödet av information som vi måste hantera. Våra kognitiva förmågor sträcks till det yttersta i denna digitala era.”

Kan det hända dig?

Är det några yrken där det är mer sannolikt att du drabbas av kognitiv överbelastning? Enligt Lacroix är det inte nödvändigtvis kopplat till individer. Hon uppmanar oss att inte förväxla kognitiv överbelastning med utbrändhet, som definitivt ses oftare i vissa yrken (poliser, brandmän, sjukhuspersonal och så vidare) på grund av överarbete, stort känslomässigt engagemang och brist på erkännande för det arbete de utför. Det är dock möjligt att minska risken för kognitiv överbelastning genom att vidta vissa försiktighetsåtgärder. ”Detta gäller särskilt för flygplanspiloter, flygledare och kraftverksanställda, som har rutiner som är utformade för att kringgå vår naturliga mentala kapacitet, t.ex. checklistor och dubbelkontroller, för att minska risken för fel”, förklarar Lacroix.

Var försiktig, din hjärna är ömtålig, så hur kan du skydda den?

Lacroix uppmanar dig att bli medveten om hur din hjärna fungerar, så att du kan tillämpa de bästa individuella och kollektiva rutinerna för att ta hand om den. Hon säger: ”Vårt uppmärksamhetsspann är ett naturligt filter mot kognitiv överbelastning. Den gör det möjligt för oss att välja ut relevant information i enlighet med den uppgift vi vill utföra och lämna resten utanför vårt arbetsminne. Detta uppmärksamhetsspann är dock känsligt och kan lätt absorberas av andra externa krav, oavsett om de är fysiska, till exempel i en öppen kontorsmiljö, eller digitala, genom meddelanden.” Din arbetsplats, ditt arbete och dina metoder för att koppla upp dig spelar en viktig roll för att reglera din dagliga kognitiva belastning.

”Din uppmärksamhetsspännvidd är känslig och den kan lätt absorberas av andra externa krav.”

Hur kan du hantera den mångfald av faktorer som påverkar din kognitiva belastning? Enligt Lacroix måste du, för att minska din mentala belastning, minska mängden information som måste bearbetas, eller åtminstone minska dess komplexitet. Här är en översikt över de bästa metoderna att anta, beroende på dina behov:

På personlig nivå

• Lista eller skissera alla uppgifter som du måste utföra
  För att förstå och planera uppgifterna bättre, prioritera dem. Det är det som to-do-listor är till för.
• Släpp bort icke väsentliga uppgifter
  För att begränsa frustrationen kan du skriva ner de uppgifter som du har utfört och hur lång tid de tog. På så sätt kan du ge ditt arbete ett värde – och det får dig att inse att den tid du ägnade åt dem inte försvann i tomma intet. Det gör också att du kan planera bättre i framtiden.
• Anta en uppgift med specifika kortsiktiga mål
  Det är alltid effektivare att dela upp en uppgift i kortsiktiga mål på till exempel 15 till 20 minuter.
• Sluta multitaska
  Istället för att jonglera med två eller flera uppgifter samtidigt, till exempel svara på ett mejl samtidigt som du sitter i ett möte, är det effektivare att göra saker och ting i sekvens, en uppgift efter den andra.
• Minska avbrotten för att förbättra din effektivitet och sänka stressnivåerna
  Det är bättre att kolla inkorgen med jämna mellanrum; varje timme kanske, eller om du är orolig för att inte svara tillräckligt snabbt, var 30:e minut. Men undvik att ständigt hålla ögonen på den. Du bör också begränsa visuella och ljudliga uppmaningar som popup-fönster och meddelanden och välja specifika tider för att titta på dem.
• Anpassa dina pauser till den aktuella uppgiften
  För att effektivt reglera din mentala belastning är det meningen att en paus ska vara en förändring från den aktuella uppgiften, så att du kan vara aktiv på ett annat sätt. Om du tillbringar dagen med att leda en workshop och interagera med människor skulle den rätta pausen vara att läsa, lyssna på lugnande musik eller ta en promenad. Om du stirrar på en skärm hela dagen skulle rätt sorts paus vara att röra på kroppen och interagera med andra.
• Ge dig själv alltid ordentlig återhämtningstid
  Sport, meditation, läsning eller till och med att bara göra ingenting har alla en djupgående effekt på ditt mentala och fysiska välbefinnande. Om du inte ger dig själv tillräckligt med återhämtningstid slutar du med att producera stresshormonerna adrenalin och kortisol för att kompensera, vilket kan ha en skadlig effekt på din hälsa.

På kollektiv, organisatorisk nivå

• Erbjuda flexibla arbetsutrymmen, som gör det möjligt för medarbetarna att arbeta i en miljö som uppfyller behoven för deras arbetsuppgifter, till exempel ett lugnt rum eller ett samarbetsutrymme.
• Arbeta med ledarskapspraxis, särskilt med idén om falsk brådska, en alltmer vanlig arbetsplatstrend, enligt Lacroix. ”Uppmuntra cheferna att skilja på skillnaden mellan vad som är ”brådskande” och vad som är ”viktigt” för deras team, vilket kommer att hjälpa dem att organisera och prioritera.”
• Var medveten om dina krav på andra. Var försiktig med när du skickar ett e-postmeddelande, ett sms eller ett Whatsapp-meddelande, eller när du tar upp ett viktigt ämne. På så sätt undviker du att orsaka onödig oro eller ge någon intryck av att du utmanar dem vid ett olämpligt tillfälle. Det säkerställer att du respekterar deras återhämtningstid.

Om kognitiv belastning är normal är känslan av mental överbelastning det inte. Som Lacroix påpekar: ”Det innebär att vi måste ifrågasätta våra individuella rutiner, ändra det sätt på vilket uppgifterna utförs, underlätta vissa processer, omorganisera de steg som ingår med hjälp av tillgängliga resurser och så vidare.”

Men även om problemet måste hanteras kollektivt, och till och med på organisationsnivå, har du en viss flexibilitet när det gäller hur du arbetar. Man måste aktivt vilja komma bort från snabbhet, kvantitet och att reagera omedelbart – begrepp som förknippas med produktivitet. Tänk om allt du behöver för att bli lugnare, effektivare och mer ändamålsenlig på jobbet är att lära dig att säga nej och ta dig tid?

”Vi måste ifrågasätta våra individuella rutiner, förändra sättet som uppgifterna utförs på, underlätta vissa processer…”

Foto: Welcome to the Jungle

Translated by Mildred Dauvin

Följ Welcome to the Jungle på Facebook och anmäl dig till vårt nyhetsbrev för att få våra artiklar varje vecka