Tredimensionellt schack är ett av Star Trek:s vanligaste spel. Brädet dyker upp i flera avsnitt, och du kan köpa en egen kopia av Franklin Mint.
En av romanerna tar spelet ett steg längre in i framtiden med fyrdimensionellt schack. Du kan inte bara flytta dina pjäser i ett tredimensionellt rum, du kan också ”vila” en pjäs, vilket innebär att du tar bort den från brädet under ett bestämt antal varv, varefter den återvänder till brädet på sin nya ruta. På så sätt kan du lägga undan en pjäs som du inte behöver nu och ta tillbaka den vid precis rätt tillfälle.
Du kan inrätta ett liknande system för att minska röran, sluta förlora saker och öka din produktivitet. Ta vilket papper som helst, lägg det åt sidan i dagar, veckor eller månader och slappna av i förvissning om att det kommer att dyka upp igen exakt den dag du behöver det. Det är som en tidsmaskin för ditt pålitliga system.
Vad du behöver
För att göra detta behöver du 43 mappar: en mapp för varje månad och 31 dagliga mappar. Skaffa ett paket med stabila mappar – du kommer att blanda runt de här en hel del och du vill inte att de ska falla sönder. Märk dem 1-31 och Jan-Dec.
Du behöver också en plats att hänga upp mapparna på. En av lådorna på mitt skrivbord är dimensionerad för att hänga upp mappar. Eftersom jag använde icke hängande mappar köpte jag ett sorteringsställ för mappar som passar i lådan.
Inledande uppställning
Om det vore den 28 juni idag skulle du börja med mapparna i följande ordning:
- 29-31. Du behöver inte sätta 28 först, eftersom du inte kommer att skicka något till dig själv för idag. Juni har bara 30 dagar, men behåll 31 efter 30. På så sätt behöver du inte tänka på vart den ska, och du kommer inte att förlora den.
- Juli. Mappen för nästa månad kommer härnäst. Om du får något idag för 29-31 juli kommer det att hamna i den här mappen, eftersom de dagliga mapparna för 29-31 för närvarande representerar juni.
- 1-28. Därefter lägger du resten av de dagliga mapparna. Om du får något i dag för den 1-28 juli kan du antingen lägga det direkt i den rätta dagliga mappen, eller så kan du slänga det i julimappen och sortera det till den dagliga mappen senare. Vilket som helst som distraherar dig mindre just nu.
- Augusti-juni. Placera slutligen resten av månadsmapparna. Juni hamnar i slutet eftersom allt du får för den aktuella månaden hamnar i mappen för den dagen.
Vad lägger du i mapparna?
Här är några idéer om vad du kan lägga i din tidsmaskin:
- Kort som ska skrivas under
- Mobile checkar som väntar på att förstöras
- Räkningar som ska betalas
- Kvittot från biblioteket för att ta tillbaka böckerna
- En utlösande faktor för att få våra vigselringar rengjorda
- En utlösande faktor för att slänga ut information om garantin
- Kvitto på ett köp som jag ska återlämna
- Tork-rengöringsbiljetter
Hur är det med saker som inte är platta?
Vissa saker passar inte in i en mapp, t.ex. våra vigselringar. För sådana uppgifter tar du ett registerkort och skriver uppgiften på det: ”Rengör vigselringar”. Indexkortet fungerar som en utlösare – när kortet dyker upp utlöser det en uppgift för antingen mig själv eller min fru att ta in dem. När uppgiften har schemalagts i OmniFocus eller i hennes planerare, läggs kortet tillbaka i mapparna för nästa rengöring.
Den dagliga kontrollen
Varje morgon (eller kväll), när du planerar din dag, tar du fram den dagens mapp. Allt i den representerar något som du måste göra idag. Lägg det på din uppgiftslista, planera in det i din kalender eller släng det i din inkorg.
Om det inte är rätt dag idag, förskjut det till en annan mapp.
Tom mapp? Bra! Du är redan klar.
Sätt nu mappen bakom den sista dagliga mappen och framför nästa månadsmapp.
Månadsrotationen
På månadens sista dag är det dags att tömma nästa månadsmapp.
Ta ut den. Allt i den här mappen är något som du planerat att göra den här månaden. Flytta varje objekt till lämplig daglig mapp och lägg sedan mappen längst bak.
Pro tips: Innan du lägger till ett objekt i en månadsmapp skriver du det slutliga uppgiftsdatumet (”11/17”) på en liten post-it-lapp och klistrar den på objektet. De flesta av de uppgifter jag arkiverar har ett specifikt datum då jag måste behandla dem, och att ha datumet där gör den månatliga rotationen till en barnlek. Trettio sekunder och jag är klar.
Jag har övervägt att göra detta, men jag vet inte om det skulle vara värt det. Det enda praktiska användningsområde jag har för detta skulle vara att lagra en utlösare för att kasta ut garantiinformation när den löper ut, till exempel om tre år. När det gäller något som ligger ett par år framåt i tiden skulle jag bara skriva årtalet på den och lägga den i månadsmappen. Under den månatliga rotationen, om det inte är det här året, så låt det bara ligga kvar i mappen.
Ditt framtida jag kommer att tacka dig
Det tar bara några minuter att sätta upp den här typen av arkiveringssystem, och det är otroligt praktiskt. Inga papperslappar som skräpar omkring och gömmer sig när du behöver dem. Inga frenetiska sökningar när du skulle kunna få saker gjorda. Bara 43 mappar och den information du behöver, precis när du behöver den.
Fråga: Vad skulle du kunna lägga i ditt betrodda systems tidsmaskin? Dela dina tankar i kommentarerna, på Twitter, LinkedIn eller Facebook.
Missa aldrig ett inlägg
När du registrerar dig för att ta emot mina blogginlägg via e-post får du ett GRATIS exemplar av The Digital Goal Domination Guide, min nya e-bok som visar dig hur du kan nå dina mål med OmniFocus och Evernote. Få mer gjort i år än du någonsin trodde var möjligt!
PLUS, du får då och då bonusinnehåll och specialerbjudanden, en del av dem är inte tillgängliga på bloggen.