Har du ständigt problem med att jonglera mellan lämplig bemanning och smala budgetar? Här är några tips som hjälper dig att schemalägga anställda på ett effektivt sätt.

Att schemalägga anställda är en viktig utmaning inte bara för detaljhandeln, utan även för andra servicebranscher som hotell, logistik, hälso- och sjukvård och foodservice. Å ena sidan måste företagen säkerställa lämplig bemanning för att kunna hantera kundrusningen. Å andra sidan kan en flyktig och oförutsägbar schemaläggning förstöra balansen mellan arbete och privatliv.

Ofta måste skiftarbetare arbeta olika skift varje vecka. De har sällan någon kontroll över sina scheman och får vanligtvis bara veta sina scheman några dagar i förväg. Även om olika företag använder olika namn för sådana schemaläggningsmetoder är de allmänt kända som just-in-time schemaläggning eller kundcentrerad schemaläggning. Nyligen införde Lowe’s ett kundcentrerat schemaläggningssystem för att se till att de anställdas skift speglar trafiken i butiken. Systemet låter i teorin bra för affärerna, men i verkligheten begränsar det antalet sammanhängande lediga dagar för de anställda samt insynen i och flexibiliteten i schemaläggningen. Förändringen medförde mindre förutsägbarhet i de anställdas liv och påverkade balansen mellan arbete och privatliv negativt, vilket i slutändan sänkte arbetsmoralen. Medan konventionell visdom säger att instabil schemaläggning är normen i dagens slimmade affärsmiljöer, visar avvikande exempel som Nando’s och The Gap Inc. att en stabil schemaläggning inte bara är genomförbar, utan också kan bidra till att förbättra försäljningen och produktiviteten. Och vi har tre tips som hjälper dig att implementera det i ditt företag.

3 tekniker för schemaläggning av anställda som ditt företag bör använda

Tip #1: Ge de anställda bättre insyn i sina scheman

Föreställ dig det här: Adam arbetar i kassan i en klädbutik. Semestern närmar sig och han vill planera lediga dagar med sin familj. Men semestern är också den mest hektiska tiden på året för butiken och han har ingen aning om vilka dagar eller skift han kommer att arbeta nästa vecka. I sådana situationer är det troligt att bristen på synlighet i schemat gör Adam och anställda som han lite besvikna, om inte frustrerade och/eller oengagerade.

Släpp och släpp schemaläggning i Findmyshift (Källa)

För arbetsgivare är ett enkelt sätt att undvika sådana situationer att förbereda skift i förväg, på papperskalendrar eller närvarokalendrar. Ännu bättre är dock att använda programvara för schemaläggning för anställda för att skapa och dela arbetsscheman samt skicka påminnelser till de anställda före varje skift.

Tip 2: Ge de anställda flexibilitet att byta skift

Förra månaden hade Adams dotters skola en föräldramöte en lördagsmorgon. Men Adam hade ett morgonpass, så han ringde sin chef och bad om ett byte. Det slutade med att chefen tillbringade tre timmar med att försöka hitta en annan anställd som kunde byta skift med Adam och kommunicera ändringarna till alla berörda.

Ombytesgodkännande i CakeHR (CakeHR)

Det här är ytterligare en situation som kan undvikas med hjälp av programvara för schemaläggning av anställda, som gör processen med att byta och ombytta skift mycket enklare för anställda. I vårt exempel kan Adam själv lägga upp skiftet för byte direkt i programvarusystemet, och alla tillgängliga medarbetare kan göra anspråk på det. Bytet sker omedelbart och är synligt för alla inblandade.

I ett experiment på Gap hittade ungefär 50 % av de förfrågningar som lades ut en till tre dagar i förväg i en smartphoneapp för byte av arbetsskift personer som tog emot dem, och 62 % av de deltidsanställda timanställda som använde appen rapporterade att de lade ut eller tog emot arbetsskift. Totalt sett höll 95 % av de deltagande medarbetarna med om att appen gjorde det lättare att anpassa arbetstiderna till deras behov.

Tip #3: Bedöm personalbehovet och undvik kostnadsöverskridanden

Fortsätt med vårt exempel och låt oss säga att Adam har jour på måndagar och onsdagar den här månaden. Det innebär att han förväntas vara tillgänglig för arbete med en kallelses förvarning och att han inte kan planera in några personliga åtaganden under dessa dagar. Men om han inte kallas in får han inte betalt för den dagen, trots att han har blockerat sin lediga tid på grund av möjligheten till arbete.

Analytics dashboard i ShopKeep (Källa)

Oförutsägbarheten i schemaläggning av jour gör det svårt för anställda att förlita sig på ett garanterat arbete, en viss inkomstnivå eller till och med skaffa sig ett andra jobb för att komplettera sin inkomst. År 2016 tvingade tillsynsmyndigheter Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters och några andra detaljhandlare att se över och ändra sina rutiner för schemaläggning på jourtid.

Med hjälp av verktyg som programvara för detaljhandelshantering och programvara för försäljningsställen kan arbetsgivare bättre bedöma sina personalbehov och undvika behovet av schemaläggning på jourtid. Rapporteringsfunktioner i sådana verktyg kan hjälpa arbetsgivare att analysera historiska data och identifiera dagar/timmar med mest kundtrafik. Med denna kunskap kan arbetsgivare fatta bättre beslut om schemaläggning och budgetering. De kan ge de anställda den tillförlitlighet och flexibilitet de behöver samtidigt som de kan undvika kostnadsöverskridanden i samband med extra skift.

Nästa steg – hur du hittar rätt programvara för ditt företag

Nu när du vet hur programvara kan hjälpa dig att effektivisera schemaläggningen av anställda och göra den mer ändamålsenlig och effektiv, kan du börja utforska lösningarna på marknaden. Det finns dock vissa överväganden som du bör vara medveten om:

• Ha storleken och typen av ditt företag i åtanke: Behovet av schemaläggning för en restaurang med 10 anställda kommer att skilja sig drastiskt från en stormarknad med 50 anställda. Först måste du veta exakt vad du vill att programvaran ska göra för dig och hur många personer som kommer att använda den, och sedan börja utforska verktygen på marknaden.
• Öronmarkera en budget för verktyget: Som företagare eller arbetsgivare finns det bara en viss summa pengar du kan avvara för ett verktyg. För ett litet företag kan detta vara några hundra dollar per månad, medan det för ett stort företag kan vara några tusen dollar. Markera den summa du är bekväm med att spendera på ett schemaläggningsverktyg och titta på alternativ endast inom den budgeten.
• Ompröva dina behov: Även om du säkert kan välja en programvara för schemaläggning av anställda för att ta hand om dina schemaläggningsbehov, kan andra verktyg som programvara för detaljhandelshantering och programvara för försäljningsställen hjälpa dig att göra mycket mer än schemaläggning. Specialiserade företag som salonger och närbutiker kan också utforska verktyg som är särskilt utformade för deras nisch.