Det är naturligt att stora företagskostnader uppstår vid produktion av varor eller tillhandahållande av tjänster. I de flesta fall ådrar sig ett företag sådana utgifter innan motsvarande betalning tas emot från kunderna. Dessutom dränerar löner till anställda och andra utgifter betydande medel från de flesta företag. Dessa faktorer gör att en effektiv likviditetshantering är en viktig del av varje företags ekonomiska planering. Kontanter är ett företags livsnerv. Att hantera den effektivt är en förutsättning för framgång.
När kontanter tas emot i utbyte mot utförda produkter eller tjänster spenderar många småföretagare, som är angelägna om att få sitt företag att växa och minska sina skulder, större delen eller alla dessa medel. Men även om sådana prioriteringar är lovvärda bör de lämna utrymme för att företagen ska kunna hantera magra ekonomiska tider längre fram. Nyckeln till en framgångsrik kassahantering ligger därför i att göra realistiska prognoser, övervaka insamlingar och utbetalningar, införa effektiva fakturerings- och inkassomekanismer och hålla sig till budgetrestriktioner.
KASSAINSAMLING OCH UTSÄTTNING
Kassasystem syftar till att förkorta den tid som krävs för att samla in de kontanter som ett företag är skyldigt. Några av källorna till tidsfördröjningar är postflöde, bearbetningsflöde och bankflöde. Det är uppenbart att ett kuvert som skickas av en kund med en betalning till ett leverantörsföretag inte anländer till sin destination omedelbart. Betalningen behandlas inte heller och sätts in på ett bankkonto i samma ögonblick som den tas emot av leverantörsföretaget. Och slutligen, när betalningen sätts in på bankkontot ger banken ofta inte omedelbar tillgång till medlen. Dessa tre ”flytningar” är tidsfördröjningar som snabbt kan räknas upp, och de kan tvinga kämpande eller nya företag att hitta andra kassakällor för att betala sina räkningar.
Kassaförvaltning försöker bland annat att minska längden och effekten av dessa ”flytningsperioder”. En inkassoställe som ligger närmare kunden – kanske med en extern tredjepartsleverantör som tar emot, bearbetar och sätter in betalningen (checken) – är ett sätt att påskynda inkasseringen. Hur effektiv denna metod är beror på var kunden befinner sig, storleken på och tidsplanen för betalningarna, företagets metod för att samla in betalningarna, kostnaderna för att behandla betalningarna, tidsfördröjningarna för post, behandling och bankärenden samt den rådande räntesatsen som kan intjänas på överskottsmedel. Det viktigaste elementet för att säkerställa ett bra kassaflöde från kunderna är dock att upprätta starka fakturerings- och inkassorutiner.
När pengarna har samlats in fortsätter de flesta företag att koncentrera kontanterna till ett centrum. Motiveringen till en sådan åtgärd är att man vill ha fullständig kontroll över kassan och ge större investeringsmöjligheter med större summor pengar som är tillgängliga som överskott. Det finns många mekanismer som kan användas för att koncentrera kontanterna, t.ex. banköverföringar, ACH-överföringar (Automated Clearinghouse) och checkar. Avvägningen står mellan kostnad och tid.
En annan aspekt av kontanthantering är att känna till ett företags optimala kassabalans. Det finns ett antal metoder som försöker fastställa denna magiska kassabalans, som är det exakta belopp som behövs för att minimera kostnaderna men ändå ge tillräcklig likviditet för att se till att räkningar betalas i tid (förhoppningsvis med något över för nödfall). Ett av de första stegen i hanteringen av kassabalansen är att mäta likviditeten, dvs. hur mycket pengar som finns tillgängliga för att uppfylla aktuella åtaganden. Det finns många sätt att mäta detta, bland annat: förhållandet mellan likvida medel och totala tillgångar, det kortfristiga förhållandet (omsättningstillgångar dividerat med kortfristiga skulder), det snabba förhållandet (omsättningstillgångar minus lager, dividerat med kortfristiga skulder) och nettolikviditetsbalansen (likvida medel plus omsättningsbara värdepapper minus kortfristiga skuldebrev, dividerat med totala tillgångar). Ju högre siffra som likviditetsmåttet ger, desto större är likviditeten och vice versa. Det finns dock en avvägning mellan likviditet och lönsamhet som avskräcker företag från att ha en alltför stor likviditet.
KASSAHANTERING I TRYGGHETEN
Under lågkonjunkturer i ekonomin kan minskad försäljning och dålig kassahantering innebära döden för ett litet eller nystartat företag. I tuffa tider, som recessionen 2008-2009, kan bankerna strama åt de revolverande krediter eller kortfristiga lån som företag ofta förlitar sig på för att reda ut problem med kassahanteringen. Vissa företagare försöker hålla sina företag flytande genom att utnyttja sin personliga ekonomi – belåna sina hus, utnyttja sina kreditkort till max och/eller lösa in sina 401(k)s.
I sådana här tider måste företagsledare eller ägare sätta sig ner och göra en analys av likviditetshanteringen så att de kan ta itu med brister, öka intäkterna och skära ned på utgifterna – innan det är för sent. De måste träffa avdelningschefer och anställda och ta kontroll och anta en bättre likviditetshanteringsplan. Planen kan kräva vissa hårda åtgärder, men om de anställda är involverade kommer de att förstå att dessa åtgärder är nödvändiga för företagets överlevnad. Du kan också lägga fram planen för bankmännen med förhoppningen att de genom ett personligt möte och bevis på att du håller på att få kontroll över likviditetshanteringen kommer att bevilja ditt företag välbehövliga krediter.
Även under ekonomiska högkonjunkturer upplever många småföretag likviditetssvårigheter, särskilt under de första verksamhetsåren. Men företagare och chefer kan vidta åtgärder för att minimera effekterna av sådana problem och bidra till att upprätthålla företagets fortsatta lönsamhet. Förslag på åtgärder för att hantera tillfälliga kassaflödesproblem är:
– Skapa en realistisk kassaflödesbudget som kartlägger finanserna både på kort sikt (30-60 dagar) och på längre sikt (1-2 år).
– Fördubbla ansträngningarna för att driva in utestående betalningar som företaget är skyldigt. ”Fakturera snabbt och noggrant”, råder Journal of Accountancy. ”Ju snabbare du skickar en faktura, desto snabbare kommer du att få betalt….. Om leveranser inte automatiskt utlöser en faktura bör du upprätta ett fast faktureringsschema, helst veckovis.” Företagen bör också inkludera en förfallodag för betalningen.
– Erbjud små rabatter för snabb betalning.
– Överväg att kompromissa om vissa fakturatvister med kunderna. Småföretagare är förståeligt nog ovilliga att överväga detta steg, men i vissa fall kan det krävas en del kontanter-;även om ditt företag inte har något fel i tvisten-;för sålda produkter/tjänster för att betala de grundläggande utgifterna.
– Övervaka noga och prioritera alla kontantutbetalningar.
– Kontakta fordringsägare (säljare, långivare, hyresvärdar) och försök att förhandla fram ömsesidigt tillfredsställande arrangemang som gör det möjligt för företaget att överleva sin likviditetsbrist (förutsatt att det är en tillfällig sådan). I vissa fall kan du kanske ordna bättre betalningsvillkor från leverantörer eller banker. ”Bättre kreditvillkor innebär att du kan låna pengar räntefritt”, konstaterar Journal of Accountancy.
– Avveckla överflödiga lager.
– Bedöm andra områden där driftskostnaderna kan minskas utan att verksamheten permanent sätts ur spel, t.ex. lönekostnader eller icke-strategiska varor och/eller tjänster med små vinstmarginaler.
BIBLIOGRAFIK
Bee, Judy. ”Håll koll på kassaflödet: Om du inte gör det kan ditt kontor läcka pengar”. Medicinsk ekonomi. 2 december 2005.
Cloutier, George. ”Lös ditt problem med kassaflödet för att kunna fortsätta att bedriva verksamhet”. Business Week. Juli 2009.
Gage, Jack. ”Living Within Your Means”. Forbes. 26 december 2005.
Hommel, Ulrich, och Michael Frenkel, Markus Rudolf, eds. Risk Management. Springer, 2005.
Janklow, Christine. ”Why Businesses Fail”. WebCPA.com. 2009.
Kono, Clyde. ”Bank on It: Managing Your Cash Flow.” Hawaii Business. Augusti 2004.
”Tio sätt att förbättra kassaflödet i småföretag”. Journal of Accountancy. Mars 2000.
”Att förstå och kontrollera kassaflödet”. Financial Management Series. U.S. Small Business Administration. Maj 2009.
Copyright © 2009 Mansueto Ventures LLC. Alla rättigheter förbehållna. Inc.com, 7 World Trade Center, New York, NY 10007-2195.