Att sammanställa en policy för korttidssjukfrånvaro kan vara en av de mest skrämmande uppgifter som en HR-anställd kan ställas inför. Vi tar dig steg för steg igenom vad en typisk policy för korttidssjukfrånvaro bör innehålla.

Förtydliga policyn för korttidssjukfrånvaroens syfte och räckvidd

Arbetsgivarna bör inleda sin policy för korttidssjukfrånvaro genom att upprepa behovet av en balans mellan:

• det genuina behovet av att anställda tar ledigt från jobbet på grund av ohälsa, och
• behovet av att bibehålla arbetsplatsens effektivitet och produktivitet, så att inte ytterligare bördor läggs på den frånvarande anställdes kollegor.

Det är viktigt att klargöra när den korta sjukfrånvaron inte kommer att tillämpas.

Organisationen kan misstänka att det rör sig om ett tjänstefel (t.ex. att den anställde inte är riktigt sjuk).

I så fall kan arbetsgivaren tillämpa sitt separata disciplinära förfarande i stället.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: syfte och räckvidd

Förklara några av de termer som används i policyn för korttidssjukfrånvaro

Inledningen till policyn kan innehålla några viktiga definitioner, t.ex. vad som faktiskt räknas som ”korttidssjukfrånvaro” och när arbetsgivarens separata policy för långtidssjukfrånvaro är tillämplig.

Det kan också behövas en förklaring av några andra viktiga termer i policyn för korttidssjukfrånvaro.

En ”formell granskningsperiod” kan till exempel definieras som en period under vilken en anställd måste visa att hans eller hennes sjukfrånvaronivåer har förbättrats.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: definitioner av nyckeltermer

Förväntningar på chefer som hanterar korttidssjukfrånvaro

Det är en bra idé att tidigt i policyn fastställa linjechefernas ansvarsområden när det gäller korttidssjukfrånvaro.

Arbetsgivare kan bland annat förvänta sig att linjecheferna ska:

• föra korrekta register över anställdas sjukfrånvaro, inklusive att inhämta anställdas självcertifiering vid sjukdom som varar sju kalenderdagar eller mindre och medicinska bevis vid sjukdom som varar mer än sju dagar;
• avväga stöd till en genuint sjuk anställd och uppmuntran till bättre närvaro i framtiden;
• söka medicinsk rådgivning när det är lämpligt, inklusive att inhämta anställdas samtycke som krävs innan man begär en läkarrapport; och
• genomföra samtal för återgång till arbetet när det krävs.

Det är också klokt att påminna linjecheferna om skyldigheten att göra rimliga anpassningar för anställda med funktionshinder.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: vägledning för linjechefer

Förse de anställda med riktlinjer för korttidssjukfrånvaro

Medarbetarna bör också påminnas om vad de ska göra om de är sjuka från arbetet. En anställd förväntas vanligtvis göra följande:

• Ringa sin närmaste chef så snart som möjligt i början av arbetsdagen;
• Fortsätta att hålla sin närmaste chef informerad om situationen under sjukfrånvaron, t.ex. genom att ringa in i början av varje efterföljande frånvarodag;
• förete nödvändig dokumentation, t.ex. en självcertifieringsblankett för sju kalenderdagar eller mindre och ett läkarintyg för mer än sju dagar, och
• delta i en intervju om återgång till arbetet om så krävs.

Medarbetarna kan påminnas om att ju ärligare och öppnare de är med sin närmaste chef om orsakerna till sin frånvaro, desto mer stöd kommer arbetsgivaren att kunna ge.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: medarbetarnas ansvar

Sätt upp dina krav på anmälan av sjukfrånvaro och beviskrav

Arbetsgivaren bör fastställa ett tydligt förfarande som de anställda ska följa när de inte kommer till jobbet på grund av ohälsa.

Typiskt sett kommer arbetsgivaren att kräva att de anställda sjukanmäler sig till sin närmaste chef i början av arbetsdagen.

De anställda kan krävas att de ringer sig sjuka för varje efterföljande dag av sjukfrånvaro, även om arbetsgivaren bör vara flexibel när det gäller detta.

Till exempel kan det vara omöjligt att ringa varje dag om den anställde har varit inlagd på sjukhus.

Detta avsnitt av policyn kan också användas för att förklara vilka bevis som den anställde måste tillhandahålla.

Om sjukfrånvaron är sjuka i sju kalenderdagar eller kortare räcker det med en självcertifiering.

För sjukdom som varar längre än sju kalenderdagar krävs läkarintyg, normalt i form av en läkares lämplighetsintyg, även kallat ”uttalande om arbetsförmåga”.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: anmälan och bevis

Förklara de anställdas rätt till sjuklön

Det här är en av de första sakerna en anställd som är sjukskriven kommer att vilja veta om.

Anställda som uppfyller kraven på berättigande och bevis och som är arbetsoförmögna i fyra eller fler dagar i följd har rätt till lagstadgad sjuklön.

Stadgad sjuklön betalas ut med ett fast belopp i högst 28 veckor under en och samma period av arbetsoförmåga.

En del arbetsgivare kommer att erbjuda ett generösare avtalsenligt sjuklönesystem.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: sjuklön

Fritid för läkarbesök: förklara organisationens regler

Det kan komma som en överraskning, men det finns relativt lite i brittisk lag om fritid för läkarbesök. Detta innebär att arbetsgivarna är fria att formulera sina egna regler.

Arbetsgivarna kan ha som policy att uppmuntra de anställda att ordna möten på sin egen tid eller vid en tidpunkt som stör så lite som möjligt.

Det är dock bra att arbetsgivarna är flexibla. Arbetsgivare kan tillåta en rimlig mängd ledighet vid andra tillfällen när det inte är möjligt att ordna ett läkarbesök på arbetstagarens egen tid.

Om en anställd får betald ledighet för att delta i ett läkarbesök kan arbetsgivaren kräva att den anställde tar igen tiden senare.

Hälsovårdspersonal och linjechefer bör vara medvetna om att det finns särskilda regler för graviditetsbesök.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: ledighet för läkarbesök

Förklara vilka åtgärder som krävs vid återgång till arbetet efter sjukfrånvaro

Policyn för korttidssjukfrånvaro bör fastställa vad anställda och linjechefer måste göra efter sjukfrånvaro.

För de anställda är en viktig uppgift att antingen:

• fylla i en självcertifieringsblankett (om sjukdomen är sju kalenderdagar eller kortare), eller
• tillhandahålla ett medicinskt bevis (om sjukdomen är längre än sju kalenderdagar).

För linjechefer är en viktig uppgift att kontrollera den anställdes frånvaro för att se om:

• frånvaron innebär att formella åtgärder krävs enligt organisationens policy för hantering av frånvaro, och
• det finns några misstänkta frånvaromönster, t.ex. frekventa frånvaro på fredagar, måndagar eller omedelbart före eller efter bank- eller helgdagar.

Linjechefen kan bjuda in den anställde till ett informellt samtal om återgång till arbetet, vilket länge har erkänts som ett användbart sätt att övervaka sjukfrånvaron.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: återgång till arbetet

Graviditet och funktionshinder: varför dessa är specialfall

För att undvika risken för en diskrimineringsansökan är det viktigt att din organisations rutiner för korttidssjukfrånvaro behandlar frånvaro som har att göra med graviditetsrelaterad sjukdom och funktionsnedsättning på olika sätt.

Det säkraste tillvägagångssättet är att utesluta sjukfrånvaro som är graviditetsrelaterad när man räknar upp en anställds sjukfrånvaro för att hantera frånvaron.

När man hanterar en anställds frånvaro på grund av funktionshinder bör arbetsgivare vara mycket uppmärksamma på risken för ett diskrimineringsmål på grund av funktionshinder enligt Equality Act 2010.

Att avskeda en anställd med funktionsnedsättning eller ge honom eller henne en varning för dålig närvaro kan utgöra diskriminering på grund av funktionsnedsättning.

• Exempel på policy för kortvarig sjukfrånvaro: graviditet och funktionsnedsättning

Skriver ut förhållandet mellan sjukdom och semester

Den rättspraxis som rör samspelet mellan sjukfrånvaro och årlig semester har länge orsakat huvudbry för HR-personal.

Policyn för kortvarig sjukfrånvaro bör täcka två huvudsakliga scenarier:

• Vad händer om en anställd blir sjuk eller skadar sig under semestern?
• Fortsätter en anställd som är sjukskriven att samla in semester?

Arbetsgivarna bör komma ihåg att rättspraxis har fastställt att:

• en anställd som drabbas av ohälsa under semestern kan övergå till sjukledighet och begära att få ta ut semestern vid ett senare tillfälle, och
• anställda fortsätter att samla in årlig semester under sjukledigheten.

I båda scenarierna har arbetsgivaren rätt att kräva att de anställda följer ett strikt förfarande. Till exempel kan man kräva att han eller hon ska visa upp ett medicinskt bevis på ohälsa under semestern, även om den anställde befann sig utomlands vid tidpunkten.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: sjukledighet och semester

Har ett förfarande för att få medicinsk rådgivning

Din organisations skyldigheter enligt lagen om tillgång till läkarutlåtanden (Access to Medical Reports Act) från 1988 och lagen om dataskydd (Data Protection Act) från 1998 bör påpekas för cheferna i linjen, HR-avdelningen och företagshälsovårdsavdelningen.

Det är viktigt att arbetsgivaren inhämtar den anställdes samtycke när den begär en läkarrapport från den anställdes egen läkare eller från arbetsgivarens företagshälsovårdsavdelning.

Policyn för korttidssjukfrånvaro bör klargöra att den anställdes medicinska information ska hållas konfidentiell och förvaras på ett säkert sätt.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: medicinsk rådgivning

Hantering av sjukfrånvaro: Steg 1 triggerpunkt

Ett system med triggerpunkter och varningar är en viktig del av en rättvis hantering av sjukfrånvaro.

Typiskt sett inträffar den första utlösande punkten för steg 1 efter det att en anställd har haft ett bestämt antal sjukfrånvarodagar, eller ett bestämt antal frånvaroperioder, under de föregående 12 månaderna.

Det finns inget system för utlösande åtgärder som passar alla och de utlösande åtgärder som arbetsgivaren väljer bör vara noggrant genomtänkta.

En arbetsgivare som till exempel genomför en kampanj för att minska frånvaron i hela organisationen kanske vill sätta utlösande åtgärder vid ett lägre antal dagar.

En arbetsgivare som inte traditionellt sett haft problem med frånvaron kan kanske vilja sätta utlösande åtgärder vid ett högre antal dagar.

Om en anställd når utlösande punkt i steg 1 bör arbetsgivaren ordna ett formellt möte med honom eller henne för att diskutera frånvaronivåerna.

Den anställde skulle kunna få en varning om sina närvaronivåer och ges möjlighet att förbättra närvaron under en bestämd tidsperiod.

Den anställde bör ha rätt att överklaga en eventuell utfärdad varning.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: steg 1 trigger point

Hantering av sjukfrånvaro: steg 2 trigger point

En anställd med en varning i steg 1 skulle kunna flyttas till steg 2 om hans eller hennes närvaronivåer inte förbättras.

Om en anställd når steg 2 trigger point bör arbetsgivaren ordna ett andra formellt möte med honom eller henne för att diskutera de fortsatt otillfredsställande frånvaronivåerna.

Den anställde kan få en andra varning om sina närvaronivåer och ges ytterligare en möjlighet att förbättra sin närvaro under en bestämd tidsperiod.

Den anställde bör ha rätt att överklaga en utfärdad varning.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: steg 2 triggerpunkt

Hantering av sjukfrånvaro: Steg 3 trigger point

Om en arbetstagares närvaronivåer inte förbättras trots två tidigare varningar kan arbetsgivaren flytta honom eller henne till en slutlig formell granskning i steg 3.

I detta skede kan uppsägning vara en reell möjlighet, och arbetsgivaren bör ordna ett tredje formellt möte med honom eller henne för att diskutera de fortsatt otillfredsställande frånvaronivåerna.

Den anställde bör ha rätt att överklaga en uppsägning, om det är vad arbetsgivaren bestämmer sig för att göra.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: steg 3 utlösande punkt

Försäkra ett steg för överklagande av åtgärder för sjukfrånvaronivåer

Den allra sista fasen i arbetsgivarens policy för korttidssjukfrånvaro bör omfatta överklaganden.

Policyn bör erbjuda en anställd en möjlighet att överklaga åtgärder som vidtagits, inklusive en varning.

Om en anställd sägs upp på grund av sin sjukfrånvaro är det viktigt att han eller hon kan överklaga detta beslut.

• Exempel på policy för korttidssjukfrånvaro: överklaganden

.