Skapa en policy för stämpling in/ut i din handbok för anställda

Sedan tidigare är det svårt att omedelbart åtgärda problem med stämpling, men att implementera rätt policyer och kommunicera dem effektivt är en bra början.

När du utarbetar en policy för din personalhandbok ska du se till att inkludera var, när och hur arbetstagarna ska klockan in/ut. Inkludera en påminnelse för dina anställda om att du förväntar dig att de ska låsa in och ut regelbundet, och beskriv varningssystemet när de inte gör det.

I en sådan personalhandbok bör du också inkludera regler om lunchtid, obetalda raster och övertid. Du kan också lägga till de metoder för avrundning av tidrapporter som används i ditt företag.

Förbered protokoll för rapportering och korrigering av utebliven klockning

Skriv mycket tydligt i medarbetarhandboken hur du kommer att reagera på upprepade fel som begås när det gäller att stämpla in. Inkludera en tydlig beskrivning av de progressiva disciplinära åtgärderna vid upprepad underlåtenhet att följa rutinerna, t.ex.:

• Ett informellt samtal om problemet
• Formella muntliga varningar
• Skrivna varningar
• Bedömning
• Spensionering
• Och slutligen uppsägning, om det finns ett visst antal överträdelser under en bestämd tidsperiod.

Din disciplinärpolicy bör återspegla din befogenhet att använda dessa åtgärder.

Att följa vad du har skrivit i din handbok för anställda är det enda sättet att förhindra en stämning för illojala metoder vid uppsägning av anställningsavtalet.

Följ policyn för klockan in och ut konsekvent

När det gäller tids- och närvarodisciplin bör du inte spela favoriter eller visa förmånsbehandling när du följer förfarandena. Oavsett om du tror att en viss missad klockan från en anställd verkligen är ett misstag eller om du misstänker att han eller hon har stulit tid, måste du följa samma linje varje gång.

Du måste tillämpa policyn på varje anställd, oavsett deras prestationer, arbetstitel eller historik. På så sätt skickar du ett tydligt budskap om att bristande efterlevnad inte kommer att tolereras.

I annat fall kommer de anställda inte att ta tid och närvaro på allvar. Detta kan skada policyns effektivitet och kan till och med få förödande konsekvenser vid tvister.

De flesta felen är oftast bara misstag, så det är inte tillrådligt att gå in hårt från början. Men man bör vara konsekvent.

Smart Clocking – Spåra arbetstimmar för att automatisera och optimera löneutbetalningen

Läs mer

Testa de kraftfulla funktionerna med en kostnadsfri provperiod. Avbryt när som helst – inget kreditkort krävs.

När en anställd glömmer att stämpla in för första gången bör du träffa honom eller henne och gå igenom policyn och förfarandena för stämpling, så att du kan försäkra dig om att de förstår dem. När en anställd missar att stämpla in en annan gång ska du fortsätta med den muntliga varningen.

Om felen fortsätter att inträffa är nästa steg vanligtvis skriftliga varningar. När en anställd har samlat på sig det maximala antalet skriftliga varningar för att ha missat att stämpla in kan du börja med allvarligare disciplinära åtgärder.

När policyn för stämpelklockor har införts och kommunicerats på rätt sätt kommer de flesta anställda troligen inte att nå den här punkten, men du bör vara beredd på alla eventualiteter.

Välj ett användarvänligt sätt att stämpla in med meddelanden

När fel bara fortsätter att uppstå oavsett varningar, och du är helt säker på att dina anställda inte försöker att lura dig, är det dags att fundera på om huvudproblemet ligger i ditt stämplingssystem.

Låt oss vara ärliga – när du är frustrerad, och dina anställda är frustrerade, och till och med din HR-avdelning är frustrerad, behöver du förmodligen byta till ett annat verktyg.

För att undvika detta från början, se till att du gör ordentlig forskning innan du bestämmer dig för vilket system som passar dina behov bäst.

Moderna tidsklockapplikationer på nätet, som All Hours, jobbar hårt för att hjälpa dig att ta itu med det potentiella problemet med att anställda glömmer att stämpla in och ut. I en tid med smartphones och mobila meddelanden borde det inte vara något som de anställda behöver oroa sig för.

Det är därför All Hours använder meddelanden för att påminna de anställda om att stämpla in och ut och även när deras lunchrast är slut. Om de ändå missar att stämpla in kan de själva ange det via mobilappen senare där det automatiskt skickas till en administratör för godkännande.

Vi har lagt ner stor möda på att bygga en smart app för klockan, som kommer att göra processen mindre frustrerande för alla inblandade.