Vad är Work Order Management?

Work Order Management är ett systematiskt tillvägagångssätt för att bearbeta och slutföra underhållsarbetsorder i tid för att minimera stilleståndstid för tillgångar. Uppfyllandet av arbetsorderna beror på tillgången till andra underhållsresurser som tillgångar, delar, personal och pengar.

Värdet av arbetsorderhantering

Traditionsenligt har underhållsteam förlitat sig på pappersbaserade arbetsorder för att kommunicera arbetsuppdrag. Även om själva arbetsorderna kan vara lätta att skapa för hand är hanteringen av pappersbaserade arbetsorder arbetskrävande och skapar ofta fler problem än den löser.

Till exempel måste underhållspersonalen tolka dålig handstil, vilket leder till felaktig dokumentation. Fysiska kopior riskerar att hamna fel och gå förlorade, vilket leder till uteblivet underhåll. Staplar av papper fyller arkivskåp och skrivbord, vilket gör det svårt att hitta historiska arbetsorder.

En del underhållsteam har gått över till kalkylbladbaserad hantering av arbetsorder, men dessa system har sina egna begränsningar. Kalkylblad kan endast ändras av en person åt gången, vilket gör det svårt för tekniker att se den mest aktuella informationen. Arbetsorder som genereras av kalkylprogram måste fortfarande skrivas ut, vilket medför de utmaningar som diskuterats tidigare. Att använda kalkylprogram kan vara skrämmande för personalen.

När organisationer växer blir ”gammaldags” metoder för hantering av arbetsorder snabbt ohållbara och ineffektiva. Ännu mer har ett förnyat fokus på operativ effektivitet satt strålkastarljuset på underhållsavdelningens funktioner. För att förbättra hanteringen av arbetsorder investerar organisationer i ett datoriserat underhållshanteringssystem (CMMS).

Process för hantering av arbetsorder

En korrekt hantering av arbetsorder tar hänsyn till arbetsordern i varje skede av dess livstid, från begäran till färdigställande. Följande avsnitt beskriver vad som händer i varje steg i processen för hantering av arbetsorder. Du kommer att märka hur ett CMMS gör processen för hantering av arbetsorder mer strömlinjeformad och effektiv.

Godkännande av arbetsbegäran

Behovet av underhållsarbete kommuniceras ofta genom en arbetsbegäran eller serviceförfrågan. En godkännare granskar begäran och avgör om det finns ett legitimt behov, om det finns tillräckligt med information för att skapa en arbetsorder eller om problemet redan har rapporterats. Många organisationer använder underhållsbegäran i en CMMS-funktion för att hantera inkommande förfrågningar. Om begäran är giltig godkänns den och en arbetsorder skapas.

Läs också: Vad är ett system för underhållsbegäran?

Skapande

Skapandet av en arbetsorder innebär att tillstånd har getts att utföra det begärda arbetet. Arbetsorder skapas från godkända underhållsbegäranden, av underhållspersonalen eller automatiskt från ett CMMS. Med hjälp av ett mobilt CMMS kan tekniker skapa arbetsorder från fältet.

Prioritering

Prioritering av arbetsorder innebär att man bestämmer vilka arbetsorder som ska utföras först. Prioriteringen av en arbetsorder bestäms vanligtvis av hur kritiskt arbetet eller tillgången är. Exempelvis kan arbetsorder som rör säkerheten (för anläggningar eller personal) ges hög prioritet. Arbetsorder med lägre prioritet omfattar förebyggande rutinunderhåll eller icke-essentiella underhållsförfrågningar.

Underhållsteamet skapar standarder för vad som gör en arbetsorder hög eller lågprioriterad. Detta gör inte bara att de verkligt högprioriterade arbetsorderna kan slutföras snabbare, utan när en eftersläpning uppstår bör den bestå av lågprioriterat arbete.

Planering

Planeringen av arbetsorder baseras på deras prioritet. Akuta arbetsorder behandlas utan dröjsmål. Arbetsorder för förebyggande underhåll schemaläggs vanligtvis utifrån kalender- eller körtidsbaserade intervaller, eller enligt tillgångstillverkarens underhållsriktlinjer. Tidpunkten är dock inte det enda som beaktas vid schemaläggning av arbetsorder.

Underhållsledare tar hänsyn till tillgången på tekniker, reservdelar och förnödenheter samt verktyg eller annan specialutrustning som behövs för att slutföra arbetsorderna. Med CMMS-programvara kan du visualisera underhållsarbetsbelastningen och identifiera hur personalen kan användas mest effektivt.

Ansättning

Varje underhållsteam består av tekniker med olika färdigheter och förmågor. Arbetsorder bör tilldelas de tekniker som är bäst lämpade för uppgiften. För större organisationer kan tekniker specialisera sig på ett visst hantverk eller ha utbildning för specifika tillgångar.

Små och medelstora företag använder sig oftare av allkonstnärer som kan utföra en mängd underhållsuppgifter. Att avgöra vem som är bäst för jobbet kan göras genom förstahandserfarenhet, men kan också identifieras med hjälp av underhållsrapporter från ett CMMS.

Distribution

När arbetsorderna är schemalagda och tilldelade måste de hitta sin väg till teknikerna. Arbetsorder kan delas ut fysiskt, men det tar tid att spåra upp tekniker. CMMS-programvara har automatisk utskrift till utsedda skrivare och automatisk e-post till personalen. En CMMS med mobila funktioner gör det möjligt för tekniker att omedelbart ta emot arbetsorder på internetanslutna enheter.

Uppförande

Uppförande är den handling som innebär att den/de tilldelade teknikern/teknikerna utför de uppgifter som anges på arbetsordern. Med ett CMMS kan du spåra arbetsorderns utveckling i realtid så att du kan se till att teknikerna håller sig uppdaterade på sitt arbete.

Dokumentation

En del av processen för hantering av arbetsorder är att utbilda arbetarna i att dokumentera alla resultat, både de goda och de dåliga. Ju mer korrekt information du har, desto bättre kommer du att klara dig. Teknikerna bör se till att registrera exakt vad som gjordes, hur mycket tid som gick åt, vilka delar som användes och så vidare.

Dokumentation av arbetet i ett CMMS leder till mer exakta underhållsjournaler som kan användas för att identifiera förbättringsområden och hjälpa till vid framtida felsökning. Dålig dokumentation leder till felaktiga eller bristfälliga rapporter – som man säger, ”skräp in, skräp ut”. Ju bättre dokumentationen av arbetsordern är, desto bättre kan du övervaka och spåra nyckeltal (KPI:er) med hjälp av underhållsrapporter i CMMS.

Avslutning

Arbetsordern avslutas när alla uppgifter har utförts, alla tjänster har levererats och jobbet är klart. Teknikerna kan nu börja arbeta med andra ”öppna” arbetsorder.

Analys

Din samlade arbetsorderhistorik är grunden för meningsfull rapportering. Utan rapporteringsfunktionaliteten i ett CMMS blir det mycket svårt att spåra nyckeltal (KPI:er) som ger en glimt av din process. Hur enkelt kan du till exempel beräkna antalet arbetsorder som skapats eller avslutats med hjälp av ett kalkylblad eller ett pappersbaserat spårningssystem?

Förbättra hanteringen av arbetsorder med FTMaintenance

Även de bästa arbetsorderna kan misslyckas utan ett gediget system för att hantera dem. FTMaintenance är en kraftfull programvara för arbetsorder som förenklar processen för hantering av arbetsorder. Med automatiserad skapande, tilldelning, distribution och stängning av arbetsorder minskar FTMaintenance den mängd administrativt arbete som krävs för att utföra din dagliga underhållsverksamhet. Begär en demo för att se hur FTMaintenance kan förbättra din organisations arbetsorderhanteringsprocess.