Den digitala arbetsplatsen underlättar vårt dagliga arbete på kontoret, men har automatiseringen en kostnad?
Vi har vant oss vid strömlinjeformade processer, automatisering av repetitiva arbetsuppgifter och enklare sätt att kommunicera. Men det finns en växande oro för att de alltmer kapabla maskinerna som vi använder varje dag kan bli dödsorsaken för kontorsarbetaren.
I takt med att arbetsplatsen har utvecklats har det funnits farhågor om hur automatiseringen skulle kunna förstöra branscher och driva otaliga arbetare från sina jobb i jakten på snabbare, billigare och mindre komplicerade metoder. Medan debatten om människa kontra maskin har tuggats igenom har en digital omvandling tagit över våra arbetsplatser och långsamt smugit sig in i de vardagliga arbetsuppgifter som vi utför.
Att hitta genvägar är på ytan bra. Vi kan kringgå repetitiva arbetsuppgifter, hoppa över att skura igenom filer med pappersarbete och ta kontakt med kollegor var som helst i världen. Den digitala arbetsplatsen har varit en viktig utveckling på kontor över hela världen.
Men till vilken kostnad?
Robotar, AI och digitalisering fasar långsamt ut våra jobb? Kan vi alla bli offer för ett övertagande? Kommer vi snart att stå inför en arbetslös ekonomi?
När det förekommer skrämselpropaganda är det alltid en bra idé att kolla upp vad som verkligen händer. Även om det är lätt att dra slutsatsen att jordens befolkning en dag kommer att ersättas av datorer, tyder forskning på att teknik, automatisering och omvandling inte bara kan göra saker och ting bättre för den genomsnittlige arbetaren, utan också öka arbetsmarknaden genom att skapa nya branscher, innovationer och utveckling.
Med förarlösa bilar, chattrobotar i detaljhandeln som rekommenderar rätt jeanss skärning för oss och kylskåp som uppmärksammar oss på mjölk som inte längre är god – vi lever i en spännande tid. Teknik och innovation har fått en tydlig ökning under de senaste 15 åren, och nu är våra arbetsplatser i hög grad digitaliserade. Men trots den berusande spänningen med nya prylar och upplevelser finns det också en oro för att fler och fler jobb kommer att försvinna i takt med att tekniken tar över. Kombinera detta med en ökande insikt om att det inte finns någon klar uppfattning om vilka arbetsuppgifter som kommer att automatiseras, och det finns en lågmäld panik bland arbetskraften.
Vi har förstås varit här förut. Det fanns en liknande oro på 1700- och 1800-talet, under den industriella revolutionen. Denna period innebar en övergång till motordrivna specialmaskiner, fabriker och massproduktion inom textil- och järnindustrin. Att flytta arbetskraften från hemmen till fabrikerna, att ersätta handverktyg med specialmaskiner och att omvandla jordbrukssamhället till stadsområden skapade hysteri bland befolkningen. Ludditeupproret, protester mot arbetsvillkoren och en rädsla för att maskinerna skulle ta jobb från arbetarklassen föddes ur denna paranoia.
Låter det bekant? En jämförbar föraning sker nu. Samtidigt som automatiseringen av maskiner smyger sig på, finns det generationer av människor som är isolerade från den digitala tidsåldern, mångmiljardorganisationer som kritiseras för farliga arbetsförhållanden och en växande rädsla för vår sårbarhet inför datoriseringen… Men hur rädda ska vi vara?
Hur 1800-talet innehåller lärdomar för 2000-talet
Om vi ska titta tillbaka på 1700-talet kan vi se likheter med nutiden. Den industriella revolutionen var en gigantisk, stökig koloss, vars omvandling så småningom ledde till relativ harmoni. Men under den intensiva tiden hade övergången många negativa effekter. Okvalificerade arbetare hade liten anställningstrygghet, arbetet var ofta mycket farligt och lönerna för många fabriksarbetare var låga. Dessa förhållanden föranledde så småningom arbetsreformer och bildandet av fackföreningar. Men trots rädslan för massarbetslöshet blev det alltmer uppenbart att de tekniska framstegen gynnade alla delar av samhället, även arbetarklassen. Oron för innovationens negativa effekter minskade och ludditerrörelsen förklarades vara en villfarelse. Det var en oundviklig förändring som lämnade en del ruiner i sitt kölvatten, men som rullade framåt tack vare den fria företagsamhetens frammarsch.
Kan samma sak hända på 2000-talet?
Från en cynisk synvinkel är det lätt att räkna upp de fördelar som maskinerna har jämfört med människorna. ”De är alltid artiga, de säljer alltid mer, de tar aldrig semester, de kommer aldrig för sent, det finns aldrig någon halkolycka eller något fall av diskriminering på grund av ålder, kön eller ras.” Sådana åsikter från den dåvarande verkställande direktören för restaurangkedjan Hardee’s Food Systems Inc. har gett arbetstagarna anledning att oroa sig för att en arbetslös ekonomi är i antågande. Om du får en robot som kan utföra ett jobb på ett kompetent sätt har du en människa på skrothögen, eller hur?
Inte riktigt, hävdar Världsbankens World Development Report 2019, som för fram uppfattningen att även om automatiseringen förskjuter arbetare, så skapar den tekniska innovationen fler nya branscher och arbetstillfällen på det hela taget. Robotar ersätter arbetstagare, men den tekniska förändringen skapar också miljontals arbetstillfällen. Saken är den att även om arbetskraften kommer att behöva forma sig kring de tekniska förändringarna är fördelarna många.
Samtidigt som det är viktigt att inte vara avvisande till människors rädsla för en arbetslös ekonomi, är det också nödvändigt att nämna att dess inverkan för tillfället är omöjlig att kvantifiera. Det finns inga definitiva källor som ger exakta siffror om automatiseringens räckvidd och effekt.
Enligt rapporten varierar uppskattningarna av automatiseringen av jobben i Bolivia mellan två och 41 procent – så mellan 100 000 och två miljoner jobb skulle kunna automatiseras. I Japan varierar gissningarna om de roller som tros vara i riskzonen från sex till 55 procent.
Sådana diskrepanser ger egentligen ingen insikt om automatiseringens hot mot sysselsättningen. Omvänt finns det mer information om hur datorisering kan skapa massiv tillväxt på arbetsmarknaden.
Arbetsrollernas ebb och flod på den digitala arbetsplatsen
Ta den digitala arbetsplatsen, till exempel. Det traditionella kontoret har förändrats dramatiskt under de senaste femtio åren. Borta är skrivpooler, sekreterare och bullpenorganisation. Nu är kontoret utformat efter personalens olika behov – oavsett om det är distansarbetare, frilansare, entreprenörer eller fast anställda.
Den digitala omvandlingen har lett till att vissa arbetsuppgifter i kontorsmiljön successivt har minskat. På en viss mikronivå kan vi relatera det till vad som händer i större skala. Automatisering sker över hela linjen, från administration till redovisning och IT till HR. Även om det har gått långsamt och stadigt: införandet av datorer, sedan Internet, sedan lättillgänglig fri programvara – skillnaden mellan ett kontor på 1990-talet och ett kontor på 2000-talet är skillnaden mellan natt och dag.
Har vi lidit? Nej. Den enda verkliga förändringen är att de unga arbetstagare som kommer in på kontoret har varit tvungna att ändra sina färdigheter, men som digitala nomader har detta skett på ett mycket naturligt sätt. Vi är nu inte längre utbildade i att använda huvudbokspapper för räkenskaper, eller traditionell ritningsteknik, vi har programvara som gör det åt oss. De personer som utför dessa uppgifter är dock inte arbetslösa. De kontrollerar programvaran och utvecklar sina färdigheter på andra områden. Automatisering och datorisering har gjort saker och ting enklare, mer skalbara, snabbare och mer produktiva. Det har också, enligt forskning, gjort oss lyckligare.
I The Right Technologies Unlock the Potential of the Digital Workplace, en studie som omfattade 7 000 anställda i 15 länder, avslöjades en tydlig klyfta när det gäller de anställdas prestationer och stämning mellan mer avancerade digitala arbetsplatser och de som använder digital teknik i mindre utsträckning. Det fanns flera punkter som framkom:
Bortom produktivitet frigör digitala verktyg mänskliga fördelar: ”Digitala revolutionärer” – anställda som arbetar på digitala arbetsplatser där ny arbetsplatsteknik används i stor utsträckning – hade 51 % högre sannolikhet att vara mycket nöjda med sitt arbete och 43 % högre sannolikhet att vara positivt inställda till balansen mellan arbete och privatliv än ”digitala eftersläntrare” – de som har mindre tillgång till arbetsplatsteknik. De revolutionära medarbetarna var också 60 % mer benägna att säga att de är motiverade på jobbet och 91 % mer benägna att berömma företagets vision.
Digitaliseringen stöder också den yrkesmässiga utvecklingen: rapporten belyser hur 65 % av de revolutionära medarbetarna uppgav att användningen av digital teknik aktivt främjar yrkesmässig utveckling och tillväxt, jämfört med endast 31 % av de efterblivna medarbetarna. Och när det gäller personalutveckling rapporterade 72 % av de revolutionära företagen att de har större förmåga att ta till sig nya arbetsfärdigheter jämfört med 58 % av de eftersatta företagen.
Digital teknik ökade de kvantifierbara produktivitetsvinsterna: 73 % av de digitala revolutionärerna rapporterade en positiv inverkan på deras produktivitet och 70 % nämnde förbättrat samarbete tack vare digital teknik, jämfört med 55 % av eftersläntrarna.
Hur tekniska framsteg skapar bättre upplevelser på arbetsplatsen: Automatisering kan mycket väl uppfattas som ett hot mot anställningstryggheten. Undersökningen visade dock att det fanns en utbredd entusiasm för den. När det gällde att skapa en helt automatiserad arbetsplats i framtiden för att göra det möjligt för organisationer att bygga smartare och effektivare arbetsmiljöer, sa 71 % av de tillfrågade att de skulle välkomna en sådan utveckling.
Förutom att öka produktiviteten erbjöd den digitala arbetsplatsen också mänskliga fördelar: De anställda som arbetar på fullt utrustade digitala arbetsplatser där ny arbetsplatsteknik används allmänt, även kallade ”digitala revolutionärer”, hade 51 % högre sannolikhet att ha en stark arbetstillfredsställelse. Det var också 43 % mer sannolikt att de var positiva till balansen mellan arbete och privatliv än de ”digitala eftersläntrarna”, de arbetstagare som har mindre tillgång till teknik på arbetsplatsen.
När arbetstagaren och arbetsplatsen möts
Från vad vi har sett handlar teknik och automatisering inte om att ersätta jobb. De hjälper oss att gå mot en arbetsplats som är inriktad på människan. Arbetstagarna anpassar sig inte bara till organisationen enligt traditionen, utan nu uppfyller organisationen också arbetskraftens förväntningar.
Det genomsnittliga kontoret kan innehålla fyra olika generationer – de flesta generationer som någonsin har samexisterat i arbetsstyrkan. Organisationer vet att för att få ut det bästa av varje individ måste de anpassa arbetsstilarna så att de passar de olika åldrarna och personligheterna.
”Oavsett bransch ser vi en utveckling mot människocentrerade platser när företagen strävar efter att möta snabbt föränderliga förväntningar på hur människor vill arbeta. Detta är beroende av att kombinera framsteg inom tekniken – som inkluderar inredning – med kognitionsvetenskaperna för att hjälpa människor att engagera sig i arbetet på nya sätt. Detta kommer inte bara att innebära unika, förstklassiga upplevelser för individer, utan också möjligheten för organisationer att attrahera och behålla de bästa talangerna.”
Joseph White, direktör för strategi, design och förvaltning av arbetsplatser, Herman Miller.
Som att använda utrymmet på rätt sätt och få in rätt inredning är deras utmaningar att framgångsrikt använda teknik för att hjälpa människor att engagera sig på olika sätt och att skapa optimala upplevelser för sina medarbetare samtidigt som de lockar till sig och behåller de bästa talangerna.
”Själva karaktären av begreppet arbetsplats håller på att förändras, när företagen börjar inse att effektiva utrymmen är upplevelsecentrerade och måste rymma arbetsstilar som sträcker sig över generationer och personlighetstyper. Detta leder till nya processer där IT-lösningar, byggsystem och inredning samverkar harmoniskt med människor för att skapa sådana utrymmen. Oavsett ditt företags specifika situation, när utrymmena blir aktiva deltagare i användarupplevelsen gynnar det slutresultatet. När allt kommer omkring får anställda som känner sig bekväma i ett utrymme sina uppgifter utförda. De som inte gör det kommer så småningom att gå vidare till ett mer inbjudande alternativ.”
Francisco Acoba, Managing Director för Deloitte Strategy & Operations.
Den föränderliga arbetskraften
Tekniken förändrar de färdigheter som premieras på arbetsmarknaden. Medan vi ser en minskning av manuellt arbete, rutinjobb och allt som kan automatiseras, anses andra färdigheter vara säkra, dvs. allmänna kognitiva färdigheter som kritiskt tänkande och sociala och beteendemässiga färdigheter som att hantera och känna igen känslor som förbättrar lagarbete, kan för närvarande inte kopieras av robotar. Jobben som datainmatare kommer sannolikt att minska, eftersom en dator kan läsa in, arkivera och sortera information på ett ögonblick. Å andra sidan har en arbetsterapeut som behandlar, stödjer och bedömer personer på jobbet färdigheter som sannolikt inte kan kopieras av enbart robotar. Individer som besitter dessa typer av färdigheter är mer anpassningsbara till förändringar på marknaden, de kan ändra sin expertis till andra branscher.
Och i slutändan, även om vi vet att tekniken gör och kommer att eliminera jobb, har vi inget sätt att veta variansen – vi kan helt enkelt inte förutsäga vart tekniken kommer att ta oss. På samma sätt vet vi inte heller hur många nya jobb och karriärer som tekniken kommer att ge upphov till. Och de generationer som kommer in på arbetsmarknaden har insett att för att hålla sig flytande måste de vara anpassningsbara, engagerade i kontinuerlig träning och utbildning och beredda att uppdatera sina färdigheter regelbundet.
Som forskningen visar belyser den digitala arbetsplatsen hur de affärsmässiga och mänskliga fördelarna med mer digitalt drivna arbetsplatser uppväger alla inneboende risker. De företag som är mindre tekniskt avancerade riskerar att hamna på efterkälken i konkurrensen och att inte locka till sig de bästa talangerna. Kort sagt, att stå i vägen för den oundvikliga tekniska utvecklingen kommer att vara skadligt för dina anställda och ditt företag.