Účel

Tento postup vysvětluje

• jak jsou přidělována oprávnění uživatelů k jejich vlastní nebo cizí elektronické poště
• jak jsou oprávnění následně odebírána a
• omezení a povinnosti spojené s těmito oprávněními.

Tyto postupy jsou navrženy tak, aby zachovávaly soukromí uživatelů, jak je formulováno v The University of Chicago Policy on Information Technology Use and Access, a očekávání integrity univerzitní e-mailové komunikace, zejména to, že zpráva, která údajně pochází od uživatele, skutečně pochází a že zprávu otevřou pouze příjemci, kteří jsou ve zprávě osloveni.

K tomuto cíli přispívají i další kontrolní mechanismy, které však nespadají do rozsahu tohoto dokumentu.

Oprávnění uživatele k vlastnímu přidělenému univerzitnímu e-mailu

Způsobilí uživatelé mají úplný přístup k jedinečné univerzitní e-mailové schránce spojené výhradně s jejich přiděleným CNetID. To je umožněno automatizovanými procesy při splnění kritérií způsobilosti signalizovaných podnikovými systémy univerzity. Způsobilými skupinami uživatelů jsou

• Emeriti
• Fakulty
• Ostatní akademičtí pracovníci
• Zaměstnanci univerzity a studenti
• Postgraduální pracovníci
• Postgraduální pracovníci univerzity
• Zaměstnanci univerzity
• Postgraduální pracovnícidoktorandi
• Studenti vysokých škol
• Dodavatelé a další osoby, kterým bylo dočasně přiděleno CNetID

Uživatelé těchto skupin si mohou svobodně zvolit, zda jejich univerzitní e-mail bude spravován univerzitou provozovaným systémem xMail Exchange, UChicago Gmail, nebo budou přesměrováni na externí e-mailovou službu.

Studenti bakalářského studia a studenti předmaturitního studia, tj, přijatí studenti až tři čtvrtletí před imatrikulací, si mohou zvolit správu své univerzitní elektronické pošty ve službě UChicago Gmail nebo si ji nechat přeposílat na externí e-mailovou službu.

Absolventi jsou oprávněni přeposílat svou univerzitní elektronickou poštu na externí e-mailovou službu.

Výjimky z těchto kritérií způsobilosti jsou vzácné, ale možné se souhlasem kanceláře rektora a kanceláře právního poradce.

Přístup k přidělenému univerzitnímu e-mailu každého uživatele je odebrán v souladu s postupy pro uzavírání účtů IT služeb a procesem uzavírání CNet pro fakulty a další akademické pracovníky.

Přístupová práva k přidělenému univerzitnímu e-mailu jiného uživatele

Uživatelé mohou pomocí aplikace Outlook nebo Outlook Web Access delegovat práva ke svým složkám xMail a možnost odesílat svým jménem na jiné uživatele. Články ukazující, jak tyto nástroje k tomuto účelu používat, naleznete na webových stránkách dokumentace IT služeb.

Uživatelé provádějící takovéto delegace jsou také výhradně zodpovědní za to, že delegovaná oprávnění, která udělili, budou včas odvolána. Zejména s tím, jak delegované osoby mění své zařazení na univerzitě nebo dokonce univerzitu opouštějí, musí uživatel svá delegovaná oprávnění výslovně zrušit.

Služby IT poskytnou uživateli přístup k elektronické poště jiného uživatele pouze na pokyn Kanceláře právního poradenství podle Zásad používání a přístupu k informačním technologiím. Žádosti o takový přístup přijaté službami IT zpracovává oddělení IT Security, které může schválit splnění žádosti, pokud spadá do pověření, které mu udělil Úřad právního poradce, například aby oddělení mohlo nadále zpracovávat resortní e-mail, který je zasílán zaměstnanci, který opustil univerzitu. Pokud žádost nespadá do stanoveného pověření, předá ji oddělení IT Security právnímu oddělení. Ve všech případech se případné prodloužené oprávnění vztahuje na omezenou dobu.

Služby IT nebudou vyhovovat žádostem o umožnění uživateli „odesílat jako“ jiný uživatel, protože to narušuje integritu univerzitní elektronické pošty. Místo toho může být uživateli uděleno oprávnění „odesílat jménem“ jiného uživatele pomocí aplikace Outlook nebo Outlook Web Access.

IT Services neposkytuje žádné prostředky pro delegování přístupu ke schránkám Gmail UChicago; uživatelské rozhraní Gmail však umožňuje uživatelům delegovat přístup k vlastním schránkám. Stejně jako v případě xMailu platí, že když delegované osoby změní své zařazení na univerzitě nebo ji dokonce opustí, musí jim uživatel delegovaná oprávnění výslovně odebrat. Poznámka: Gmail umožňuje uživatelům udělit delegátům oprávnění „odeslat jménem“, nikoli však „odeslat jako“.

Oprávnění uživatelů ke sdíleným schránkám xMail

Sdílená schránka xMail je prostor pro spolupráci, který umožňuje více uživatelům číst a odesílat e-mailové zprávy. Sdílené poštovní schránky se liší od schránek přiřazených CNetID jednotlivých uživatelů. Jsou vhodným řešením pro potřeby elektronické pošty „oddělení“ a „úřadu“, protože poskytují oddělení stálou e-mailovou adresu a umožňují oddělení spravovat, kdo smí jménem oddělení zpracovávat a odesílat zprávy.

Sdílené schránky xMail lze vyžádat podle tohoto popisu:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670

Uživatelé oprávnění používat sdílenou schránku mohou postupovat podle těchto pokynů a přidat tuto funkci do aplikace Outlook:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496

Kategorie: E-mail
Datum vypršení platnosti: 8. listopadu 2017
Vlastník zásady: tbarton