Työskentelin ammattiurani alkuvaiheessa voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa. Tiesin suhteellisen vähän hallituksen rooleista tai hallintoprosesseista – kukaan ei tuolloin edes puhunut ”hallinnosta”. Havaitsin kuitenkin, että sen lisäksi, että oli laadittava loputtomalta tuntuvia määriä aineistoa ja raportteja, tulevat hallituksen kokoukset herättivät henkilökunnassa jonkinlaista ahdistusta. Ja jos johtokunta päätti pyytää henkilökuntaa poistumaan huoneesta ja mennä ”suljetuin ovin”… se saattoi tarkoittaa vain yhtä asiaa: johtokunta valmistautui parhaassa tapauksessa puhumaan henkilökunnan päätöksistä, joista se ei pitänyt, ja pahimmassa tapauksessa erottamaan jonkun, todennäköisesti toimitusjohtajan. Olen nähnyt tai kuullut jälkimmäisen tapahtuvan useammin kuin kerran urani ensimmäisen vuosikymmenen aikana.
Sen jälkeen olen oppinut paljon johtokunnista ja siitä, miten ne voivat hallita tehokkaasti, mukaan luettuna se, miten kameran takana pidettävää kokousta tai johtoryhmän istuntoa, kuten sitä nykyään useammin kutsutaan, voidaan käyttää tarkoituksenmukaisella tavalla.
Useimmat johtokunnat, joiden kanssa työskentelen, käyttävät johtoryhmän istuntoja hyväkseen, mutta ne tekevät sen läpinäkyvällä ja harkitulla tavalla. Henkilöstö ei laita punaista lippua pystyyn, kun he näkevät hallituksen esityslistalla suunnitellun toimeenpanokokouksen. Miten johtokunta voi käyttää toimeenpanokokouksia tehokkaasti? Jos olet blogimme säännöllinen lukija, et varmaankaan ylläty lukiessasi, että lautakunnan olisi kirjattava menettelytapaohjeisiin sopimus siitä, miksi, milloin ja miten se käyttää toimeenpanokokouksia. Mitä tällaisessa toimintaohjeessa käsiteltäisiin?
Korkeimman tason toimintaohje voisi kuulua esimerkiksi näin: ”Hallitus tiedostaa, että syntyy tilanteita, joissa arkaluonteiset ja luottamukselliset asiat edellyttävät yksityistä käsittelyä. Näitä asioita voidaan käsitellä johtoryhmän istunnoissa.” Tämä lausuma vastaa kysymykseen siitä, miksi johtokunta käyttäisi toimeenpanokokouksia. Muista, että toimintaperiaatteet ilmentävät lautakunnan arvoja sen omista prosesseista. Hallintoneuvosto, jolla on tällainen politiikka, arvostaa luottamuksellisuutta keinona suojella yksilöitä ja organisaatiota, kun arkaluonteisista asioista ei pitäisi keskustella henkilöstön läsnä ollessa tai julkisesti. Lautakunta haluaa käsitellä asioita asianmukaisessa asiayhteydessä.
Lisätasoilla yksityiskohtaisemmassa politiikassa lautakunta vastaisi kysymyksiin siitä, milloin ja miten se käyttää toimeenpanokokouksia, ja ehkä myös siitä, miksi se suosii joitakin toimia toisten sijaan. Seuraavassa on joitakin kysymyksiä, joita hallituksen on käsiteltävä toimintaperiaatteissaan:
- Kuka muu kuin hallitus voi osallistua toimeenpanokokoukseen ja milloin se tapahtuu? Otetaanko toimitusjohtaja mukaan vai jätetäänkö hänet hallituksen johtoryhmän istunnon ulkopuolelle? Toimitusjohtaja on usein läsnä johtoryhmän istunnossa, ellei johtokunta keskustele toimitusjohtajan sopimuksesta, suorituksesta, käytöksestä tai toimitusjohtajaan liittyvistä oikeudellisista kysymyksistä. Milloin toimitusjohtaja suljetaan pois? Milloin ja miten toimitusjohtajalle ilmoitetaan poissulkemisesta? Vastaus tähän tilanteeseen olisi mainittava hallituksen toimintaperiaatteissa.
- Milloin hallitus käyttää toimeenpanokokouksia? Ovatko ne pysyvä osa esityslistaa vai käytetäänkö niitä vain tapauskohtaisesti? Kenellä on valtuudet pyytää toimeenpanokokousta? Kenellä on valtuudet päättää, milloin johtokunta siirtyy toimeenpanokokoukseen? Johtokunta haluaa vastata näihin kysymyksiin estääkseen toimeenpanoistuntojen epäasianmukaisen tai liian innokkaan käytön.
- Johtokunnan olisi määriteltävä asiat, jotka automaattisesti käynnistävät toimeenpanoistunnon. Tyypillisiä tilanteita ovat oikeudellisen neuvonantajan neuvonta, keskustelu vireillä olevasta oikeudellisesta asiasta tai tilintarkastajien tai palkitsemiskonsulttien kuuleminen. Muita mahdollisia asioita voivat olla fuusio, maanhankinta, muutto, toimitusjohtajan eläkkeelle siirtyminen tai seuraajasuunnittelu. Useimmat näistä ovat tilanteita, joissa toimitusjohtaja on yleensä mukana hallituksen kanssa. Hallituksen olisi myös päätettävä, milloin ja jos joku muu, esim. lakimies, tilintarkastaja jne. voi olla mukana. Joskus lainsäädännössä, määräyksissä tai säännöissä edellytetään, että hallituksen on kokoonnuttava julkisesti tai avoimesti; yleensä on olemassa määräys siitä, milloin hallitus voi kokoontua suljetuin ovin. On tärkeää tietää, koskeeko tämä lautakuntaasi.
- Jos lautakunta arvostaa luottamuksellisia ja rehellisiä suhteita vertaistensa kesken, se voi päättää, että se haluaa säännöllisiä johtoryhmäistuntoja tilaisuudeksi rehelliseen ja avoimeen tiedonvaihtoon, ryhmädynamiikan jälkipuintiin tai jopa vain toistensa tarkastamiseen. Jos näin on, johtokunta voi säännöllisesti järjestää toimeenpanokokouksen jokaisen kokouksen päätteeksi tai ennalta määrätyin väliajoin.
- Loppujen lopuksi on vielä kysymys aineiston ja tallenteiden käsittelystä. Ottaen huomioon, että johtoryhmän istuntoja käytetään tilanteissa, jotka edellyttävät arkaluonteisuutta ja luottamuksellisuutta, menettelytapaohjeissa olisi mainittava hallituksen sopimus vaadittavasta aineistosta. Jaetaanko se kokouksen alussa ja kerätäänkö se lopuksi? Vai mitä toimenpiteitä hallitus aikoo toteuttaa varmistaakseen toimeenpanovirastossa tarvittavien asiakirjojen asianmukaisen turvallisuustason?
- Tärkeä näkökohta on myös se, miten toimeenpanovirastossa pidetystä istunnosta pidetään pöytäkirjaa tai pidetäänkö siitä edes pöytäkirjaa. On olemassa useita mahdollisuuksia sekä oikeudellisia vaatimuksia, joita hallituksen on harkittava toimeenpano-istuntojen tallenteiden tai muistiinpanojen osalta. On viisasta kuulla oikeudellista neuvontaa ennen kuin päätetään menettelystä, joka kirjataan käytäntöihin. Jos lakisääteistä vaatimusta ei ole, oikeudellinen neuvonantaja voi antaa neuvoja tilanteista, joissa muistiinpanot ovat suositeltavia tai joissa muistiinpanoja ei vaadita tai haluta. Jos istunnosta pidetään pöytäkirjaa, hallintoneuvoston on kirjattava toimintaperiaatteisiinsa menettelyt, joita se käyttää tällaisten muistiinpanojen turvallisuuden säilyttämiseksi. Monet näistä päätöksistä hyötyvät asiantuntevasta ja asiantuntevasta neuvonnasta.
- Lautakunnan pöytäkirjoista käy ilmi, milloin lautakunta siirtyi toimeenpanokokoukseen ja milloin se kokoontui takaisin varsinaiseen kokoukseen. Hallituksen menettelytavoissa on määriteltävä, miten toimeenpanokokouksessa tehdyt esitykset tehdään ja kirjataan. Mihin toimiin hallitus aikoo ryhtyä varmistaakseen, ettei luottamuksellisia tietoja tallenneta tahattomasti tai tallenneta väärin?
On paljon pohdittavaa siitä, miksi, mitä ja miten toimeenpanoviraston istuntoja pidetään. Järkevästi tutkittujen ja harkittujen toimintaperiaatteiden avulla hallitus voi kuitenkin käyttää tätä hallintovaihtoehtoa tehokkaasti. Ja jos politiikka on kirjattu ylös, on epätodennäköistä, että henkilökunnan tarvitsee varastoida punaisia lippuja.
Jos johtokuntasi kaipaa apua johtoryhmäistuntoja koskevan hallintoprosessipolitiikan kehittämisessä tai yksinkertaisesti nykyisen politiikan tarkistamisessa, ota yhteyttä. Konsultointitiimimme tarjoaa mielellään tukea.