Procédures de gestion des permissions des utilisateurs au courrier électronique de l'université | ITS

Objectif

Cette procédure explique

comment les permissions d’un utilisateur sont attribuées à son propre courrier électronique ou à celui d’autres personnes
comment les permissions sont ultérieurement retirées, et
les limites et obligations associées à ces permissions.

Ces procédures sont conçues pour faire respecter la confidentialité des utilisateurs telle qu’elle est articulée dans la politique de l’Université de Chicago sur l’utilisation et l’accès aux technologies de l’information et l’attente d’intégrité des communications par courriel de l’Université, en particulier, qu’un message censé provenir d’un utilisateur le fait effectivement et qu’un message n’est ouvert que par les destinataires adressés dans le message.

Des contrôles supplémentaires contribuent également à cet objectif, mais sont hors du champ d’application du présent document.

Les permissions des utilisateurs à leur propre courriel universitaire assigné

Les utilisateurs admissibles ont un accès complet à une boîte de courriel universitaire unique associée exclusivement à leur CNetID assigné. Ceci est activé par des processus automatisés lorsque les critères d’éligibilité sont remplis, comme signalé par les systèmes d’affaires de l’Université. Les groupes d’utilisateurs admissibles sont

Emeriti
Faculté
Autres personnes nommées par l’université
Personnel universitaire et personnel étudiant
Post-doctorants
Étudiants diplômés
Contractants et autres personnes ayant reçu des CNetID temporaires

Les utilisateurs de ces groupes sont libres de choisir si leur courriel universitaire est géré par le système basé sur xMail Exchange, exploité par l’Université, le service Gmail d’UChicago, ou est transféré vers un service de messagerie externe.

Les étudiants de premier cycle et les étudiants pré-matriculés, c’est-à-dire, étudiants admis jusqu’à trois trimestres avant leur matriculation, peuvent choisir de gérer leur courriel universitaire dans le service Gmail d’UChicago ou de le faire transférer à un service de courriel externe.

Les anciens étudiants ont le droit de transférer leur courriel universitaire à un service de courriel externe.

Les exceptions à ces critères d’admissibilité sont rares mais possibles avec l’approbation du bureau du doyen et du bureau du conseiller juridique.

L’accès au courriel universitaire attribué à chaque utilisateur est supprimé conformément aux procédures de fermeture de compte des services informatiques et au processus de fermeture de CNet pour le corps professoral et les autres personnes nommées à l’université.

Les autorisations d’utilisateur au courriel universitaire attribué à un autre utilisateur

Les utilisateurs sont libres d’utiliser Outlook ou Outlook Web Access pour déléguer à d’autres utilisateurs les privilèges de leurs dossiers xMail et la capacité d’envoyer en leur nom. Des articles montrant comment utiliser ces outils pour ce faire sont disponibles sur le site Web de documentation des services informatiques.

Les utilisateurs effectuant de telles délégations sont également seuls responsables de s’assurer que les privilèges délégués qu’ils ont accordés sont révoqués en temps opportun. En particulier, lorsque les délégués changent d’affectation à l’Université ou même quittent l’Université, leurs privilèges délégués doivent être spécifiquement révoqués par l’utilisateur.

Les services informatiques fourniront à un utilisateur l’accès au courrier électronique d’un autre utilisateur uniquement sous la direction du Bureau du conseiller juridique, conformément à la politique d’utilisation et d’accès aux technologies de l’information. Les demandes d’accès de ce type reçues par les Services informatiques sont traitées par la Sécurité informatique, qui peut autoriser la satisfaction de la demande si elle s’inscrit dans le cadre d’une délégation qui lui a été donnée par le Bureau du conseiller juridique, par exemple, pour permettre à un département de continuer à traiter le courrier électronique départemental envoyé à un employé qui a quitté l’Université. La sécurité informatique acheminera la demande au Bureau du conseiller juridique si elle ne relève pas d’une délégation établie. Dans tous les cas, le privilège étendu, le cas échéant, est pour une durée limitée.

Les services informatiques n’honoreront pas les demandes visant à permettre à un utilisateur d' »envoyer en tant que » un autre utilisateur, car cela porte atteinte à l’intégrité du courrier électronique de l’Université. L’utilisateur peut plutôt se voir accorder le privilège « d’envoyer au nom de » par l’autre utilisateur, en utilisant Outlook ou Outlook Web Access.

Les services informatiques ne fournissent aucun moyen de déléguer l’accès aux boîtes aux lettres Gmail d’UChicago ; cependant, l’interface utilisateur Gmail permet aux utilisateurs de déléguer l’accès à leurs propres boîtes aux lettres. Comme avec xMail, lorsque les délégués changent d’affectation à l’Université ou même quittent l’Université, leurs privilèges délégués doivent être spécifiquement révoqués par l’utilisateur. NB : Gmail permet aux utilisateurs d’accorder le privilège « envoyer au nom de » mais pas « envoyer en tant que » aux délégués.

Les autorisations des utilisateurs aux boîtes aux lettres xMail partagées

Une boîte aux lettres xMail partagée est un espace collaboratif qui permet à plusieurs utilisateurs de lire et d’envoyer des messages électroniques. Les boîtes aux lettres partagées sont distinctes de celles attribuées aux CNetID des utilisateurs individuels. Elles correspondent bien aux besoins de messagerie du « Département de » et du « Bureau de », en donnant au département une adresse électronique permanente et en lui permettant de gérer qui est autorisé à traiter et à envoyer des messages au nom du département.

Les boîtes aux lettres xMail partagées peuvent être demandées comme décrit ici:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670

Les utilisateurs autorisés à utiliser une boîte aux lettres partagée peuvent suivre ces instructions pour ajouter cette fonction à leur Outlook:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496

Catégorie : Courriel
Date d’expiration : 8 novembre 2017
Propriétaire du contrat : tbarton