Wanneer is het zinvol om een timesheet template te gebruiken?

Het antwoord op die vraag is vrij eenvoudig. Als uw werktijdenregeling niet te ingewikkeld is en u de afwezigheden van uw werknemers niet online wilt beheren, kan een timesheetsjabloon prima werken voor uw bedrijf.

In sommige gevallen is een eenvoudige Exceltimesheet-sjabloon het enige wat u echt nodig hebt voor het bijhouden van tijd en aanwezigheid in uw bedrijf. In andere gevallen is een krachtigere oplossing, een tijdregistratieprogramma zoals All Hours, een veel betere optie.

Terug naar de Excel-timesheetsjablonen. Deze sjablonen zijn zeer eenvoudig te gebruiken. Uw werknemers kunnen hun uren periodiek naar u toesturen (om ze handmatig in de urenstaten in te voeren) of ze kunnen ze rechtstreeks invoeren.

Onze Excel-timesheettemplate berekent dan automatisch het dagelijkse verschil met uw geplande uren en berekent een maand- of weekbalans van de uren voor iedere werknemer.

Hieronder kunt u vier gratis versies van eenvoudige Excel-timesheetsjablonen downloaden:

1. Maandelijks timesheetsjabloon voor eachemployee (per dag)
2. Maandelijks overzicht van bedrijfstijdenstaten (per werknemer)
3. Wekelijks timesheetsjabloon voor eachemployee (per dag)
4. Wekelijks overzicht van bedrijfstijdenstaten (per werknemer)

Wanneer u de sjablonen gebruikt, moet u de waarden altijd invoeren als het aantal gewerkte uren. Sommige waarden zijn reeds ingevoerd als voorbeeld. Voel je vrij om alle timesheet templates aan te passen aan uw behoeften.

Download gratis timesheet templates

Hieronder vindt u vier verschillende timesheet templates die u kunt downloaden en gratis gebruiken:

Maandelijkse Timesheet voor meerdere werknemers: Free Excel Timesheet Template

DOWNLOAD HERE

2. Maandelijkse samenvatting van de Timesheets van het bedrijf: Gratis Excel Timesheet Template

DOWNLOAD HERE

Wekelijkse Timesheet voor meerdere werknemers: Gratis Excel Timesheet Template

DOWNLOAD HERE

4. Wekelijkse samenvatting van Bedrijf Timesheets: Free Excel Timesheet Template

DOWNLOAD HERE

Laten we nu eens kijken naar de voor- en nadelen van het gebruik van de Excel-timesheetsjablonen, en of er een beter alternatief is voor uw behoeften.

De voordelen van het bijhouden van timesheets in Excel

Het bijhouden van bedrijfstijdenstaten in Excel is nog steeds erg populair, vooral onder kleinere bedrijven. De redenen hiervoor liggen natuurlijk voor de hand:

• Er zijn geen extra kosten.
• Het is geweldig als u alleen iets basaals nodig hebt.
• Het is geweldig als u niet veel gegevens hoeft in te voeren (voor kleine teams en projecten).
• Iedereen is al gewend om met Excel te werken, dus er is geen extra introductie of training van werknemers nodig.

De nadelen van het bijhouden van urenstaten in Excel

Er zijn echter ook nogal wat nadelen verbonden aan het kiezen van Excel voor het registreren van de werktijden van werknemers, vooral nu er talloze online-tools voor tijdregistratie beschikbaar zijn die niet duur, gemakkelijk te gebruiken en gespecialiseerd zijn in het registreren en leveren van alle werknemersgegevens die u nodig hebt, wanneer u ze nodig hebt.

Online-timesheets kunnen u tonnen tijd en moeite besparen door de volgende nadelen van het gebruik van Excel uit de weg te ruimen:

• U moet alles handmatig in Excel invoeren.
• De kans op onnauwkeurige gegevens en fouten is zeer groot.
• Excel is zeer beperkt in termen van tijd en aanwezigheidsfunctionaliteiten, dus u moet wellicht uw eigen formules maken voor sommige berekeningen.
• U moet uw werknemers er voortdurend aan herinneren dat ze hun urenstaten moeten inzenden.
• U kunt nauwelijks trends zien, omdat er geen analytische functies zijn.
• U kunt niet in real time bij de gegevens wanneer u die nodig hebt.
• Er is geen audit trail van wie wanneer wijzigingen in het bestand heeft aangebracht. Dit is vooral problematisch in de EU, omdat het niet voldoet aan de GDPR.
• U moet ervoor zorgen dat u te allen tijde een up-to-date back-upbestand hebt.

Als een of meer van deze zaken voor u problemen oplevert, kunt u overwegen uw werktijdregistratie online bij te houden. U kunt de app All Hours time-clock gratis uitproberen en beslissen of deze bij u past.