Co to jest zarządzanie zleceniami roboczymi?
Zarządzanie zleceniami roboczymi to systematyczne podejście do przetwarzania i realizacji zleceń na prace konserwacyjne w sposób terminowy w celu zminimalizowania przestojów aktywów. Realizacja zleceń zależy od dostępności innych zasobów utrzymania ruchu, takich jak aktywa, części, ludzie i pieniądze.
Ważność zarządzania zleceniami
Tradycyjnie zespoły utrzymania ruchu polegały na papierowych zleceniach pracy w celu przekazania informacji o zadaniach. Chociaż same zlecenia mogą być łatwe do stworzenia ręcznie, zarządzanie zleceniami papierowymi jest pracochłonne i często wprowadza więcej problemów niż rozwiązuje.
Na przykład, personel utrzymania ruchu musi interpretować złe pismo ręczne, co prowadzi do nieprawidłowej dokumentacji. Fizyczne kopie mogą zostać źle umieszczone i zagubione, co skutkuje brakiem konserwacji. Stosy papierów zagracają szafki na akta i biurka, utrudniając znalezienie historycznych zleceń roboczych.
Niektóre zespoły konserwacyjne przeszły na zarządzanie zleceniami roboczymi oparte na arkuszach kalkulacyjnych, ale te systemy mają swoje własne ograniczenia. Arkusze kalkulacyjne mogą być modyfikowane tylko przez jedną osobę naraz, co utrudnia technikom zapoznawanie się z najbardziej aktualnymi informacjami. Zlecenia pracy wygenerowane przez arkusze kalkulacyjne muszą być drukowane, co wiąże się z wyzwaniami omówionymi wcześniej. Korzystanie z oprogramowania arkuszy kalkulacyjnych może być zniechęcające dla personelu.
W miarę rozwoju organizacji, „stare szkolne” metody zarządzania zleceniami szybko stają się niezrównoważone i nieefektywne. Co więcej, ponowne skupienie się na efektywności operacyjnej sprawiło, że w centrum uwagi znalazły się funkcje działu utrzymania ruchu. Aby usprawnić zarządzanie zleceniami roboczymi, organizacje inwestują w skomputeryzowany system zarządzania konserwacją (CMMS).
Proces zarządzania zleceniami roboczymi
Prawidłowe zarządzanie zleceniami roboczymi uwzględnia zlecenie na każdym etapie jego życia, od zgłoszenia do zakończenia. Poniższe sekcje opisują, co dzieje się na każdym etapie procesu zarządzania zleceniami roboczymi. Można zauważyć, jak system CMMS usprawnia i usprawnia proces zarządzania zleceniami roboczymi.
Zatwierdzenie zlecenia roboczego
Potrzeba wykonania prac konserwacyjnych jest często zgłaszana za pomocą zlecenia roboczego lub zgłoszenia serwisowego. Osoba zatwierdzająca przegląda zgłoszenie i określa, czy istnieje uzasadniona potrzeba, czy dostępne są wystarczające informacje do utworzenia zlecenia pracy lub czy problem został już zgłoszony. Wiele organizacji używa funkcji zgłoszeń serwisowych systemu CMMS do obsługi przychodzących zgłoszeń. Jeśli zgłoszenie jest ważne, zostanie zatwierdzone i zostanie utworzone zlecenie robocze.
Czytaj także: Czym jest system zgłoszeń konserwacyjnych?
Tworzenie
Tworzenie zlecenia roboczego oznacza, że udzielono upoważnienia do wykonania żądanej pracy. Zlecenia pracy są tworzone na podstawie zatwierdzonych zgłoszeń konserwacji, przez personel konserwacyjny lub automatycznie z systemu CMMS. Korzystając z mobilnego systemu CMMS, technicy mogą tworzyć zlecenia pracy w terenie.
Priorytetyzacja
Priorytetyzacja zleceń pracy polega na określeniu, które zlecenia mają być wykonane w pierwszej kolejności. Priorytet zlecenia pracy jest zwykle określany na podstawie krytyczności pracy lub aktywów. Na przykład, zlecenia pracy związane z bezpieczeństwem (obiektów lub personelu) mogą mieć wysoki priorytet. Zlecenia o niższym priorytecie obejmują rutynową konserwację zapobiegawczą lub nieistotne żądania konserwacyjne.
Zespół utrzymania ruchu tworzy standardy określające, co sprawia, że zlecenie ma wysoki lub niski priorytet. Pozwoli to nie tylko na szybsze ukończenie zleceń o naprawdę wysokim priorytecie, ale gdy pojawią się zaległości, powinny one obejmować prace o niskim priorytecie.
Harmonogram
Harmonogram zleceń roboczych jest oparty na ich priorytecie. Zlecenia awaryjne są realizowane bezzwłocznie. Zlecenia na prace związane z konserwacją zapobiegawczą są zwykle planowane na podstawie okresów kalendarzowych lub czasu pracy, lub na podstawie wytycznych producenta środka trwałego dotyczących konserwacji. Jednak czas nie jest jedynym czynnikiem branym pod uwagę przy planowaniu zleceń roboczych.
Menedżerowie utrzymania ruchu biorą pod uwagę dostępność techników, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych oraz narzędzi lub innego specjalnego sprzętu potrzebnego do realizacji zleceń roboczych. Oprogramowanie CMMS umożliwia wizualizację obciążenia pracą w zakresie konserwacji i określenie, w jaki sposób personel może być wykorzystywany najbardziej efektywnie.
Przydział
Każdy zespół konserwacyjny składa się z techników o różnych umiejętnościach i możliwościach. Zlecenia pracy powinny być przydzielane technikom, którzy najlepiej nadają się do wykonania danej pracy. W przypadku większych organizacji technicy mogą specjalizować się w konkretnym rzemiośle lub mieć przeszkolenie w zakresie określonych aktywów.
Małe i średnie firmy częściej korzystają z usług fachowców, którzy mogą wykonywać wiele zadań konserwacyjnych. Określenie, kto jest najlepszy do danej pracy, może być dokonane na podstawie doświadczenia z pierwszej ręki, ale może być również zidentyfikowane przy użyciu raportów konserwacyjnych z systemu CMMS.
Dystrybucja
Po zaplanowaniu i przydzieleniu zleceń roboczych muszą one trafić do rąk techników. Zlecenia pracy mogą być fizycznie rozdawane, ale namierzenie techników wymaga czasu. Oprogramowanie CMMS umożliwia automatyczne drukowanie na wyznaczonych drukarkach i automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail do personelu. System CMMS z funkcjami mobilnymi umożliwia technikom natychmiastowe otrzymywanie zleceń roboczych na urządzeniach podłączonych do Internetu.
Wykonanie
Wykonanie to czynność polegająca na wykonaniu przez przydzielonego technika (techników) zadań wymienionych w zleceniu roboczym. System CMMS umożliwia śledzenie postępów zleceń w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można mieć pewność, że technicy są na bieżąco ze swoją pracą.
Dokumentacja
Częścią procesu zarządzania zleceniami roboczymi jest szkolenie pracowników w zakresie dokumentowania wszystkich wyników, zarówno tych dobrych, jak i złych. Im dokładniejsze informacje posiadasz, tym lepiej będzie Ci się powodzić. Technicy powinni dokładnie rejestrować, co zostało zrobione, ile czasu poświęcono, jakich części użyto i tak dalej.
Dokumentowanie pracy w systemie CMMS prowadzi do dokładniejszych zapisów konserwacji, które można wykorzystać do zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy oraz do pomocy w rozwiązywaniu problemów w przyszłości. Słaba dokumentacja prowadzi do niedokładnych lub wadliwych raportów – jak to się mówi, „śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu”. Im lepsza dokumentacja zlecenia roboczego, tym lepiej będzie można monitorować i śledzić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) za pomocą raportów konserwacji CMMS.
Zamknięcie
Zamknięcie zlecenia roboczego ma miejsce, gdy wszystkie zadania zostały wykonane, wszystkie usługi dostarczone, a praca jest kompletna. Technicy są teraz dostępni, aby rozpocząć pracę nad innymi „otwartymi” zleceniami roboczymi.
Analiza
Twoja zbiorcza historia zleceń roboczych jest podstawą dla sensownego raportowania. Bez funkcji raportowania systemu CMMS bardzo trudno jest śledzić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które dają wgląd w proces. Na przykład, jak łatwo można obliczyć liczbę zleceń roboczych, które zostały utworzone lub zamknięte przy użyciu arkusza kalkulacyjnego lub systemu śledzenia opartego na papierze?
Ulepsz zarządzanie zleceniami roboczymi dzięki FTMaintenance
Nawet najlepsze zlecenia robocze mogą zawieść bez solidnego systemu do zarządzania nimi. FTMaintenance to potężne oprogramowanie do zarządzania zleceniami roboczymi, które upraszcza proces zarządzania zleceniami roboczymi. Dzięki zautomatyzowanemu tworzeniu, przydzielaniu, dystrybucji i zamykaniu zleceń roboczych oprogramowanie FTMaintenance zmniejsza ilość pracy administracyjnej związanej z wykonywaniem codziennych czynności konserwacyjnych. Poproś o demo, aby zobaczyć, jak oprogramowanie FTMaintenance może usprawnić proces zarządzania zleceniami roboczymi w Twojej organizacji.