Jeśli zastanawiasz się, co znaczenie DPO w szczegółach jest, a następnie tutaj idziesz. Oto co to pociąga za sobą w większej długości dla Ciebie. Weźmy to od początku.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR) nałożyło na organizacje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych (DPO), który jest odpowiedzialny za zgodność w organizacji. Jest to wymóg konieczny dla urzędów, które są organem lub instytucją publiczną. Jest on również niezbędny, jeśli organizacja regularnie wykonuje pewne rodzaje działań związanych z przetwarzaniem danych, które mogą być uznane za dane osobowe lub wrażliwe.
Jeśli DPO jest na miejscu, może on pomóc i wspomóc Państwa organizację jako osoba fizyczna w specjalnym charakterze, aby monitorować wewnętrzną zgodność, informować i doradzać w zakresie praktyk ochrony danych. Jest on w stanie skorygować politykę na bieżąco, pomaga w wypełnianiu zobowiązań prawnych i udziela porad dotyczących oceny wpływu na ochronę danych (DPIA), gdy rozpoczynają się nowe projekty. DPO może być również jedynym punktem kontaktowym dla podmiotów danych i jedynym organem nadzorczym.
DPO odnosi się do osoby odpowiedzialnej za ochronę danych w organizacji. Tak więc, musi on być niezależny, być ekspertem w dziedzinie ochrony danych, dysponować odpowiednimi zasobami i podlegać najwyższemu poziomowi zarządzania. Jeśli istnieje rozbudowany łańcuch dowodzenia, może to skomplikować sprawy dla organizacji.
Co pomaga DPO być odpowiednim DPO jest to, że musi znać strukturę organizacyjną dobrze, aby być w stanie poprawić problemy napotykane bezpośrednio na wszystkich poziomach. Tak więc, jest to również wskazane dla nich, aby być mianowane z istniejących pracowników. Zewnętrznie mianowany DPO może również pełnić tę funkcję.
Jest to również słuszne, aby organizacja wyznaczyła wspólnego DPO. Oznacza to, że grupa lub organizacje lub różne, niepowiązane, liczne organizacje mogą również wyznaczyć jednego DPO pomiędzy nimi. DPO może pomóc organizacjom w wykazaniu zgodności i pomóc im w zwiększonym skupieniu się na odpowiedzialności.

Pozycja DPO

Może być konieczne upewnienie się, że pozycja DPO jest autonomiczna. DPO raportuje bezpośrednio do najwyższego szczebla zarządzania. Organizacje muszą zapewnić DPO wymaganą niezależność, aby mógł on wykonywać swoje zadania z pełnym komfortem i swobodą.
Niezbędne jest również, aby członkowie organizacji kontaktowali się z IOD w odpowiednim czasie. Musi istnieć system, w którym ludzie mogą swobodnie kontaktować się z DPO. Tak więc, znaczenie DPO pociąga za sobą również to, że DPO jest osiągalny i można się z nim skontaktować z łatwością we wszystkich kwestiach związanych z ochroną danych osobowych przez całą firmę.
Wszystkie organizacje muszą zrozumieć, że ich DPO musi posiadać wystarczające zasoby, aby być w stanie wykonywać swoje zadania. Oznacza to, że nie mogą one mieć żadnego rodzaju kar lub negatywnego nastawienia, które ograniczałoby DPO w wykonywaniu jego obowiązków. Organizacja musi zrozumieć, że DPO jest po to, aby ją wspierać i pomagać jej zapobiegać wszelkim wpadkom prawnym. Wszystkie firmy, które mają DPO na miejscu i dają im dodatkowe obowiązki poza ich rolą jako DPO; muszą również potwierdzić, że wszelkie inne zadania lub obowiązki, które przypisują swoim DPO nie powodują konfliktu interesów z ich rolą jako DPO.

Zadania DPO

DPO ma wiele predefiniowanych zadań. Wszystkie one związane są z monitorowaniem zgodności z GDPR i innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych. DPO musi być na bieżąco z aktualizacjami w branży. Główne zadania każdego DPO obejmują poznanie, zrozumienie i egzekwowanie polityk ochrony danych, podnoszenie świadomości, szkolenia i audyty.
Zadaniem inspektora ochrony danych jest również upewnienie się, że firma bierze pod uwagę rady swojego inspektora ochrony danych i informacje, które dostarcza na temat obowiązków ochrony danych. Każda firma przeprowadzająca DPIA musi uzyskać poradę od swojego DPO, który może również monitorować proces zgodności w nowym projekcie.
Wszystkie te zadania odnoszą się do art. 36 GDPR. DPO musi pozostawać w kontakcie z organem nadzorującym prywatność. DPO musi również ostrzegać organizację o wszelkich zagrożeniach związanych z operacjami przetwarzania i brać pod uwagę charakter, zakres, kontekst i cel przetwarzania danych w każdym możliwym przypadku minimalizując je.
DPO musi być tak łatwo dostępny jako punkt kontaktowy dla naszych pracowników, osób fizycznych i odpowiedniego organu nadzorującego prywatność danych, jak to tylko możliwe. Dotyczy to zarówno samej organizacji, jak i IOD. Muszą oni współpracować w celu opublikowania użytecznych i aktywnych danych kontaktowych IOD i przekazania ich odpowiedniemu organowi nadzorującemu prywatność danych.

Dlaczego ważne jest powołanie inspektora ochrony danych?

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (GDPR) są Państwo zobowiązani do powołania inspektora ochrony danych, jeśli:

• są Państwo organem lub podmiotem publicznym
• prowadzona przez Państwa działalność podstawowa wymaga regularnego i systematycznego monitorowania osób fizycznych na dużą skalę
• prowadzona przez Państwa działalność podstawowa polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych lub danych dotyczących wyroków skazujących i przestępstw.

Dotyczy to zarówno administratorów, jak i podmiotów przetwarzających. Niektóre organizacje mogą również dobrowolnie wyznaczyć DPO; należy mieć świadomość, że te same wymagania dotyczące stanowiska i zadań mają zastosowanie, gdyby wyznaczenie było obowiązkowe, więc można użyć tego samego przewodnika jako punktu odniesienia, aby zobaczyć, jak i gdzie DPO musi być wyposażony.
Jest to powszechnie przyjęta praktyka, aby upewnić się, czy GDPR zobowiązuje do powołania DPO, czy nie, organizacje muszą zapewnić, że mają wystarczający personel i zasoby, aby wywiązać się z obowiązków wynikających z GDPR.
W skrócie, DPO może pomóc każdej organizacji, ocenić ich wydajność i działać zgodnie z prawem poprzez doradztwo. Może to być specjalistyczne doradztwo w charakterze, w którym inni pracownicy mogą nie być w stanie pomóc. Szczególnie tam, gdzie mają miejsce procesy wrażliwe, które są w bezpośrednim konflikcie z rolą DPO i własnymi oznaczeniami pracowników.
DPO nie tylko pomagają w monitorowaniu zgodności. Można ich również postrzegać jako osoby odgrywające kluczową rolę w strukturze zarządzania ochroną danych w Państwa organizacji i pomagające zwiększyć odpowiedzialność.
Jednakże jest całkowicie w porządku, jeśli powyższe kryteria nie pasują do Państwa organizacji i jeśli zdecyduje ona, że Państwa organizacja nie musi wyznaczać DPO. W przypadku dobrowolności lub z powodu niespełnienia przez organizację powyższych kryteriów, dobrze jest odnotować tę decyzję, aby pomóc w wykazaniu zgodności z zasadą rozliczalności. I być w stanie wyjaśnić w sądzie, dlaczego i kto przeprowadził kontrolę w celu zapewnienia, że powołanie DPO nie jest konieczne, jeśli i kiedy przyjdzie na to czas.

Seers może pomóc Państwu w spełnieniu wymagań dotyczących DPO, więc proszę skontaktować się z nami pod adresem: [email protected]

.