Dzwoni dzwonek do drzwi biura. Po twojej lewej stronie trzech kolegów przegląda akta. Za Tobą ktoś inny rozmawia przez telefon. Otrzymujesz wiadomość na Whatsapp, jednocześnie próbując ponownie przeczytać wiadomość e-mail, której nie rozumiesz.

Czy to brzmi znajomo? W ciągu ostatnich kilku lat w miejscu pracy nastąpiła prawdziwa, szybka rewolucja spowodowana wzrostem technologii cyfrowej, otwartymi przestrzeniami biurowymi oraz obfitością szybkich i natychmiastowych narzędzi komunikacyjnych, które mamy do dyspozycji. Oczekuje się od Ciebie, że będziesz się rozwijać w wysoce stymulującym środowisku, w którym musisz przyswajać, przetwarzać i produkować nieskończoną ilość informacji. Ten ciągły strumień informacji sprawia, że nasze umysły są narażone na duże obciążenie, a nasze mózgi muszą radzić sobie z tą niekończącą się stymulacją. Czasami ten ogromny wysiłek umysłowy prowadzi do tego, co naukowcy nazywają „przeciążeniem poznawczym”. Jak więc można uniknąć przeciążenia i zachować jakąś równowagę poznawczą w takich okolicznościach? Odpowiedzmy na to pytanie i przyjrzyjmy się, jak działa mózg, z Marie Lacroix, neurobiologiem i współzałożycielką agencji Cog’X.

Definicja naukowa

Marie Lacroix definiuje obciążenie umysłowe, lub obciążenie poznawcze, jako „koszt przetwarzania informacji w większości danych okoliczności dla jednostki”. Wbrew powszechnemu przekonaniu, obciążenie poznawcze jest czymś normalnym; pojawia się, gdy tylko angażujesz swoje zdolności poznawcze i samo w sobie nie jest niczym złym. To regularne przeciążenie poznawcze może być dla Ciebie szkodliwe. Oznacza to, że w ciągu dnia starasz się przyswoić więcej informacji, niż jest w stanie przetworzyć twoja pamięć robocza. Pamięć robocza, zwana często pamięcią krótkotrwałą, jest ograniczona do około 10 informacji, które mogą być przechowywane przez krótki okres czasu (zazwyczaj kilka sekund). Aby zrozumieć jej pojemność, Lacroix proponuje rozwiązanie następujących sum za pomocą arytmetyki mentalnej: 2 x 2 + 1, a następnie 22 x 15 + 3. „Jest oczywiste, że ilość wymaganego wysiłku umysłowego i wynikające z niego obciążenie poznawcze jest większe w przypadku drugiego obliczenia” – mówi.

„Obciążenie umysłowe to koszt przetwarzania informacji w większości danych okoliczności dla danej osoby.”

Nieprawidłowe użycie terminu

Psycholog John Sweller sformalizował teorię obciążenia poznawczego pod koniec lat 80-tych. W ramach swoich badań nad projektowaniem instrukcji, czyli projektowaniem nauczania, próbował zidentyfikować techniki, które ułatwiają uczenie się przy jednoczesnym utrzymaniu obciążenia poznawczego na minimalnym poziomie.

Wyrwany z kontekstu swoich naukowych początków, termin „obciążenie umysłowe” stał się od tego czasu powszechny w języku potocznym. Obecnie kojarzony jest z ideą „myślenia o wszystkim, przez cały czas”, a w szczególności z obciążeniem psychicznym związanym z prowadzeniem gospodarstwa domowego. Pomysł ten pochodzi od Nicole Brais, badaczki z Uniwersytetu Laval w Quebecu. Brais definiuje obciążenie psychiczne jako „zadanie polegające na zarządzaniu, organizowaniu i planowaniu, które jest jednocześnie nieuchwytne, istotne i stałe, a jego celem jest zaspokojenie potrzeb innych i sprawne prowadzenie gospodarstwa domowego”. Nieustanna konieczność dbania o to, by wszystko w domu funkcjonowało prawidłowo, nadal często uważana jest za obowiązek kobiety. Termin „obciążenie psychiczne” stał się popularny dzięki komiksowi artystki Emmy Clit, You Should’ve Asked, opublikowanemu w 2017 roku, który w humorystyczny sposób rozbiera życiowe ograniczenia kobiet.

Jednakże, jak zauważa Lacroix, musimy odróżnić potoczne użycie terminu-„codzienne sprawy i zmartwienia życia codziennego, a także każde pojedyncze zadanie, o którym jednostka musi myśleć przez cały dzień”- od naukowej definicji obciążenia poznawczego. Mówi: „Istnieje jednak związek między tymi dwoma pojęciami, ponieważ nasze ograniczone zasoby poznawcze mogą poradzić sobie tylko z pewną liczbą zadań w tym samym czasie bez napotkania trudności. Dlatego nasze codzienne zmartwienia i mnóstwo niezapomnianych rzeczy, które musimy zmieścić w każdym dniu, faktycznie zajmują dużo 'przestrzeni umysłowej’, która nie może być zajęta gdzie indziej, plus jest stres, który może powodować w swoim własnym prawie.”

„Nasze ograniczone zasoby poznawcze mogą poradzić sobie tylko z pewną liczbą zadań w tym samym czasie bez napotkania pewnych trudności.”

Szybka lekcja na temat mechaniki mózgu

Jeśli obciążenie poznawcze jest zjawiskiem naturalnym – ma miejsce od momentu, w którym angażujemy nasz mózg – przeciążenie poznawcze, zwłaszcza na poziomie zawodowym, ma miejsce, gdy rzeczy stają się nadmierne. Lacroix zaleca analizę trzech głównych czynników w celu zidentyfikowania i zarządzania przeciążeniem poznawczym:

Natura zadania i/lub twój poziom wiedzy specjalistycznej w odniesieniu do dostarczanych informacji

„Przeciążenie poznawcze występuje na ogół wtedy, gdy zadanie jest zbyt złożone, albo dlatego, że sama informacja jest zbyt trudna do przetworzenia, albo dlatego, że nie mamy wiedzy lub know-how, aby ją przetworzyć. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy jesteśmy nowi w danym zadaniu lub w fazie uczenia się.”

2.Fizyczne lub cyfrowe środowisko pracy

„Przeciążenie może również wystąpić, gdy jest zbyt wiele informacji do wzięcia pod uwagę, nawet jeśli każdy pojedynczy element nie jest sam w sobie tak złożony. Dlatego właśnie przeciążenie lub konfiguracja, która wymaga wykonywania kilku rzeczy w tym samym czasie, może przytłaczać ludzi.” Na przykład, środowisko pracy, które jest zbyt stymulujące – ciągły hałas, rozmowy, rozmowy telefoniczne, streaming i tak dalej – takie jak biuro na planie otwartym, może zakłócić naszą równowagę poznawczą.

3.Nasze emocjonalne i fizyczne samopoczucie

„Dodatkowo, nasz stan wewnętrzny – zwłaszcza poziom zmęczenia, stres lub brak motywacji – może zwiększyć ilość wysiłku wymaganego do rozwiązania zadania. Po źle przespanej nocy można naprawdę zobaczyć i poczuć, jak trudne może być wykonanie zadania, które normalnie wykonuje się sprawnie.”

Uboczne szkody

Co tak naprawdę dzieje się, gdy nasze mózgi ulegają przeciążeniu? „W mózgu, stan przeciążenia wiąże się ze zmianą aktywności w korze przedczołowej, skąd wykonywana jest pamięć robocza i tzw. funkcje wykonawcze . Jest to w zasadzie wieża kontrolna naszego mózgu „, wyjaśnia Lacroix. „W przeciążenia poznawczego, zwiększamy nasze szanse na popełnianie błędów i problemów z pamięcią, plus może zmniejszyć naszą zdolność do planowania, do radzenia sobie z naszymi emocjami, i tak dalej. Oznaki przeciążenia poznawczego obejmują popełnianie błędów, konieczność rozpoczynania procesów myślowych od nowa, nie zwracanie uwagi na innych lub regularne zapominanie o ważnych rzeczach.” Przeciążenie poznawcze może zatem bezpośrednio i pośrednio zmniejszyć ogólne samopoczucie i wydajność w pracy.

„W przeciążeniu poznawczym zwiększamy nasze szanse na popełnianie błędów i problemy z pamięcią, dodatkowo może ono zmniejszyć naszą zdolność do planowania, a także radzenia sobie z emocjami.”

Czy to współczesny problem?

Lacroix podkreśla, że przeciążenie poznawcze nie jest nowym problemem. Niemniej jednak, nasiliło się ono wraz z rozwojem technologii informacyjnej i komunikacyjnej. „Ryzyko przeciążenia poznawczego jest obecnie znacznie większe ze względu na szybkość naszej wymiany i stały przepływ informacji, którymi musimy zarządzać. Nasze zdolności poznawcze są w tej erze cyfrowej napięte do granic możliwości” – mówi neurolog.
Utrzymanie jasnego umysłu i spokojne radzenie sobie z tuzinem e-maili dziennie, niekończącymi się powiadomieniami, prośbami, wiadomościami i przypomnieniami na wielu kanałach (Slack, Whatsapp, inne grupy czatowe, kalendarz Google i tak dalej) może przypominać sport walki. Możemy tutaj użyć ergonomicznej koncepcji, aby omówić „przepełnienie poznawcze” i opisać tę ideę przeciążenia, według Lacroix. „Czujesz się tak, jakbyś był zalewany informacjami do tego stopnia, że czujesz się przytłoczony, a rzeczy pilne mają pierwszeństwo przed rzeczami ważnymi.”

„Ryzyko przeciążenia poznawczego jest teraz znacznie większe ze względu na szybkość naszej wymiany i ciągły przepływ informacji, którymi musimy zarządzać. Nasze zdolności poznawcze są rozciągnięte do granic możliwości w tej cyfrowej erze.”

Czy może Ci się to przydarzyć?

Czy są jakieś zawody, w których jesteś bardziej narażony na przeciążenie poznawcze? Według Lacroix, nie jest to koniecznie związane z konkretnymi osobami. Wzywa nas, abyśmy nie mylili przeciążenia poznawczego z wypaleniem zawodowym, które jest zdecydowanie częściej spotykane w niektórych zawodach (policja, straż pożarna, personel szpitalny i tak dalej) z powodu przepracowania, dużego zaangażowania emocjonalnego i braku uznania dla wykonywanej pracy. Niemniej jednak, możliwe jest zmniejszenie ryzyka przeciążenia poznawczego poprzez podjęcie pewnych środków ostrożności. „W szczególności dotyczy to pilotów linii lotniczych, kontrolerów ruchu lotniczego i pracowników elektrowni, którzy stosują procedury mające na celu ominięcie naszej naturalnej zdolności umysłowej, takie jak listy kontrolne i podwójne sprawdzanie, aby zmniejszyć ryzyko błędu”, wyjaśnia Lacroix.

Be careful, your brain’s fragile, so how can you protect it?

Lacroix namawia do uświadomienia sobie, jak funkcjonuje twój mózg, abyś mógł zastosować najlepsze indywidualne i zbiorowe procedury, aby o niego zadbać. Mówi: „Nasza uwaga jest naturalnym filtrem chroniącym przed przeciążeniem poznawczym. Pozwala nam wybrać istotne informacje w zależności od zadania, które chcemy wykonać, a resztę pozostawić poza naszą pamięcią roboczą. Jednak ta rozpiętość uwagi jest wrażliwa i łatwo może zostać pochłonięta przez inne zewnętrzne wymagania, czy to fizyczne, takie jak w środowisku biurowym na planie otwartym, czy cyfrowe, poprzez powiadomienia.” Twoje miejsce pracy, praca i metody łączenia się odgrywają ważną rolę w regulowaniu codziennego obciążenia poznawczego.

„Twoja rozpiętość uwagi jest wrażliwa i może łatwo zostać pochłonięta przez inne zewnętrzne wymagania.”

Jak możesz poradzić sobie z mnogością czynników, które wpływają na Twoje obciążenie poznawcze? Według Lacroix, aby obniżyć swoje obciążenie umysłowe, musisz zmniejszyć ilość informacji, które trzeba przetworzyć, a przynajmniej zmniejszyć ich złożoność. Oto przegląd najlepszych metod do przyjęcia, w zależności od potrzeb:

Na poziomie osobistym

• Lista lub zarys wszystkich zadań, które musisz wykonać
  Aby lepiej zrozumieć i zaplanować zadania, nadaj im priorytety. Do tego właśnie służą listy rzeczy do zrobienia.
• Odpuść sobie zadania nieistotne
  Aby ograniczyć frustrację, zapisuj zadania, które wykonałeś i ile czasu Ci zajęły. Pozwoli Ci to nadać wartość swojej pracy i uświadomi Ci, że czas, który na nią poświęciłeś, nie rozpłynął się w powietrzu. Umożliwi Ci to również lepsze planowanie w przyszłości.
• Podejdź do zadania z konkretnymi celami krótkoterminowymi
  Zawsze bardziej efektywne jest podzielenie zadania na krótkoterminowe cele, na przykład 15 do 20 minut.
• Zrezygnuj z wielozadaniowości
  Zamiast żonglować dwoma lub więcej zadaniami w tym samym czasie, takimi jak odpowiadanie na wiadomość e-mail podczas spotkania, bardziej efektywne jest wykonywanie zadań sekwencyjnie, jedno po drugim.
• Ogranicz przerwy, aby poprawić swoją wydajność i obniżyć poziom stresu
  Lepiej sprawdzać skrzynkę odbiorczą z przerwami; być może co godzinę, a jeśli martwisz się, że nie odpowiesz wystarczająco szybko, co 30 minut. Unikaj jednak ciągłego wiszenia nad nią. Powinieneś również ograniczyć wizualne i dźwiękowe podpowiedzi, takie jak wyskakujące okienka i powiadomienia, oraz wybrać konkretne godziny ich przeglądania.
• Dostosuj przerwy do wykonywanego zadania
  Aby skutecznie regulować obciążenie psychiczne, przerwa ma być zmianą w stosunku do wykonywanego zadania, dzięki czemu możesz być aktywny w inny sposób. Jeśli spędzasz cały dzień prowadząc warsztaty i wchodząc w interakcje z ludźmi, odpowiednią przerwą będzie lektura, słuchanie uspokajającej muzyki lub spacer. Jeśli wpatrujesz się w ekran przez cały dzień, właściwy rodzaj przerwy wiązałby się z poruszaniem ciałem i interakcją z innymi.
• Zawsze daj sobie odpowiedni czas na regenerację
  Sport, medytacja, czytanie, a nawet po prostu nicnierobienie – wszystkie te czynności mają głęboki wpływ na Twoje samopoczucie psychiczne i fizyczne. Jeśli nie dasz sobie wystarczająco dużo czasu na regenerację, skończysz produkując hormony stresu: adrenalinę i kortyzol, aby to zrekompensować, co może mieć szkodliwy wpływ na twoje zdrowie.

Na poziomie zbiorowym, organizacyjnym

• Oferuj elastyczne przestrzenie robocze, które pozwalają pracownikom pracować w środowisku odpowiadającym potrzebom ich zadań, takim jak cichy pokój lub przestrzeń do współpracy.
• Pracuj nad praktyką menedżerską, zwłaszcza nad ideą fałszywej pilności, coraz powszechniejszym trendem w miejscu pracy, według Lacroix. „Zachęcaj menedżerów do odróżniania tego, co jest 'pilne’ od tego, co jest 'ważne’ dla ich zespołów, co pomoże im w organizowaniu i ustalaniu priorytetów”.
• Bądź świadomy swoich wymagań wobec innych. Uważaj, kiedy wysyłasz e-mail, SMS lub wiadomość Whatsapp, albo kiedy poruszasz ważny temat. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego wzburzenia lub wywołania u kogoś wrażenia, że rzucasz mu wyzwanie w nieodpowiednim momencie. Zapewnia to, że szanujesz ich czas regeneracji.

Jeśli obciążenie poznawcze jest normalne, uczucie przeciążenia umysłowego nie jest. Jak zauważa Lacroix, „Oznacza to, że musimy zakwestionować nasze indywidualne praktyki, zmienić sposób wykonywania zadań, ułatwić pewne procesy, zreorganizować działania z wykorzystaniem dostępnych zasobów i tak dalej.”

Pomimo, że problem musi być rozwiązany zbiorowo, a nawet na poziomie organizacyjnym, masz pewną elastyczność w sposobie pracy. Musisz aktywnie chcieć uciec od szybkości, ilości i natychmiastowego reagowania – pojęć, które kojarzą się z produktywnością. A co jeśli wszystko, czego potrzebujesz, aby być spokojniejszym, wydajniejszym i bardziej efektywnym w pracy, to nauczyć się mówić „nie” i nie spieszyć się?

„Musimy zakwestionować nasze indywidualne praktyki, zmienić sposób wykonywania zadań, ułatwić pewne procesy…”

Photo: Welcome to the Jungle

Tłumaczenie: Mildred Dauvin

Śledź Welcome to the Jungle na Facebooku i zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać nasze artykuły co tydzień

.