Jest rzeczą naturalną, że przy produkcji towarów lub świadczeniu usług ponoszone są duże wydatki biznesowe. W większości przypadków, firma ponosi takie wydatki zanim otrzyma odpowiednią zapłatę od klientów. Ponadto, wynagrodzenia pracowników i inne wydatki pochłaniają znaczne środki finansowe większości przedsiębiorstw. Te czynniki sprawiają, że efektywne zarządzanie środkami pieniężnymi jest istotną częścią planowania finansowego każdego przedsiębiorstwa. Gotówka jest siłą napędową firmy. Skuteczne zarządzanie nią jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu.
Gdy gotówka jest otrzymywana w zamian za produkty lub świadczone usługi, wielu właścicieli małych firm, chcąc rozwijać swoją firmę i zmniejszyć zadłużenie, wydaje większość lub całość tych środków. Ale podczas gdy takie priorytety są godne pochwały, powinny one pozostawić miejsce dla firm na wchłonięcie chudych czasów finansowych w dół linii. Kluczem do udanego zarządzania gotówką jest więc sporządzenie realistycznych prognoz, monitorowanie pobrań i wypłat, ustanowienie skutecznych środków rozliczeniowych i windykacyjnych oraz przestrzeganie ograniczeń budżetowych.
POBIERANIE I WYDAWANIE ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH
Systemy poboru środków pieniężnych mają na celu skrócenie czasu potrzebnego na pobranie środków pieniężnych, które są należne firmie. Niektóre ze źródeł opóźnień czasowych to spływ poczty, spływ przetwarzania i spływ bankowy. Oczywiste jest, że koperta wysłana przez klienta zawierająca płatność na rzecz dostawcy nie dociera do miejsca przeznaczenia natychmiast. Podobnie, płatność nie jest przetwarzana i wpłacana na konto bankowe w momencie otrzymania jej przez firmę dostawczą. I wreszcie, kiedy płatność zostaje zdeponowana na rachunku bankowym, często bank nie zapewnia natychmiastowej dostępności środków. Te trzy „spływy” to opóźnienia czasowe, które szybko się sumują i mogą zmusić walczące lub nowe firmy do znalezienia innych źródeł gotówki, aby zapłacić rachunki.
Cash management próbuje, między innymi, zmniejszyć długość i wpływ tych okresów „spływu”. Punkt przyjmowania płatności bliżej klienta – być może z zewnętrznym sprzedawcą, który odbiera, przetwarza i deponuje płatność (czek) – jest jednym ze sposobów na przyspieszenie zbierania płatności. Efektywność tej metody zależy od lokalizacji klienta; wielkości i harmonogramu jego płatności; stosowanej przez firmę metody zbierania płatności; kosztów przetwarzania płatności; opóźnień czasowych związanych z pocztą, przetwarzaniem i bankowością; oraz obowiązującej stopy procentowej, którą można zarobić na nadwyżce środków. Najważniejszym elementem w zapewnieniu dobrego przepływu gotówki od klientów, jednakże, jest ustanowienie silnych praktyk rozliczania i zbierania.
Po zebraniu pieniędzy, większość firm następnie przejść do koncentracji gotówki w jednym centrum. Uzasadnieniem dla takiego ruchu jest posiadanie pełnej kontroli nad gotówką i zapewnienie większych możliwości inwestycyjnych z większymi sumami pieniędzy dostępnych jako nadwyżka. Istnieje wiele mechanizmów, które mogą być wykorzystane do koncentracji gotówki, takich jak przelewy bankowe, automatyczne przelewy rozliczeniowe (ACH) i czeki. Innym aspektem zarządzania gotówką jest znajomość optymalnego bilansu gotówkowego firmy. Istnieje wiele metod, które próbują określić to magiczne saldo gotówkowe, które jest dokładną kwotą potrzebną do zminimalizowania kosztów, a jednocześnie zapewnia odpowiednią płynność, aby zapewnić, że rachunki są płacone na czas (miejmy nadzieję, że zostanie coś na nagłe potrzeby). Jednym z pierwszych kroków w zarządzaniu saldem gotówkowym jest pomiar płynności, czyli ilości pieniędzy w ręku, która pozwala na zaspokojenie bieżących zobowiązań. Istnieje wiele sposobów jej pomiaru, w tym: wskaźnik gotówki do aktywów ogółem, wskaźnik bieżący (aktywa obrotowe podzielone przez zobowiązania krótkoterminowe), wskaźnik szybki (aktywa obrotowe pomniejszone o zapasy podzielone przez zobowiązania krótkoterminowe) oraz wskaźnik płynności netto (gotówka plus zbywalne papiery wartościowe pomniejszone o zobowiązania krótkoterminowe podzielone przez aktywa ogółem). Im wyższa liczba wygenerowana przez miarę płynności, tym większa płynność – i odwrotnie. Jednakże istnieje kompromis między płynnością a rentownością, który zniechęca firmy do posiadania nadmiernej płynności.
ZARZądzanie gotówką w trudnych czasach
Podczas spowolnienia w gospodarce, spadki sprzedaży i złe zarządzanie gotówką może oznaczać śmierć dla małego lub początkującego biznesu. W trudnych czasach, takich jak recesja z lat 2008-09, banki mogą zaostrzyć warunki udzielania kredytów odnawialnych lub krótkoterminowych, na których firmy często polegają, aby rozwiązać problemy związane z zarządzaniem gotówką. Niektórzy właściciele firm uciekają się do prób utrzymania swoich firm na powierzchni poprzez najazd na finanse osobiste – zastawianie domów, maksymalne wykorzystanie kart kredytowych i/lub spieniężanie swoich 401(k)s.
W czasach takich jak te, menedżerowie lub właściciele firm muszą usiąść i podjąć analizę zarządzania gotówką, aby mogli zająć się brakami, zwiększyć przychody i zmniejszyć wydatki – zanim będzie za późno. Muszą spotkać się z szefami działów i pracownikami, przejąć kontrolę i przyjąć lepszy plan zarządzania gotówką. Plan ten może wymagać pewnych surowych środków, ale jeśli pracownicy będą zaangażowani, zrozumieją, że są one potrzebne do przetrwania firmy. Można również przedstawić plan bankierom z nadzieją, że dzięki spotkaniu twarzą w twarz i dowodom na to, że sytuacja w zarządzaniu gotówką jest pod kontrolą, rozszerzą oni działalność o bardzo potrzebny kredyt.
Nawet w czasach boomu gospodarczego, wiele małych firm doświadcza trudności z przepływem gotówki, zwłaszcza w pierwszych latach działalności. Przedsiębiorcy i menedżerowie mogą jednak podjąć kroki, aby zminimalizować wpływ takich problemów i pomóc w utrzymaniu ciągłej rentowności firmy. Sugerowane kroki w celu rozwiązania tymczasowych problemów z przepływem gotówki obejmują:
– Stworzenie realistycznego budżetu na przepływ gotówki, w którym zaplanowane są finanse zarówno krótkoterminowe (30-60 dni), jak i długoterminowe (1-2 lata).
– Podwojenie wysiłków w celu zebrania zaległych płatności należnych firmie. „Rachunki wystawiaj szybko i dokładnie” – radzi Journal of Accountancy. „Im szybciej wyślesz fakturę, tym szybciej otrzymasz zapłatę…. Jeśli dostawy nie powodują automatycznego wystawienia faktury, ustal harmonogram wystawiania faktur, najlepiej cotygodniowych”. Przedsiębiorstwa powinny również uwzględnić termin płatności.
– Zaoferuj niewielkie rabaty za szybką płatność.
– Rozważ kompromis w niektórych sporach rozliczeniowych z klientami. Właściciele małych firm ze zrozumiałych względów niechętnie rozważają ten krok, ale w niektórych przypadkach uzyskanie pewnej ilości gotówki-;nawet jeśli Twoja firma nie ponosi winy w sporze-;za sprzedane produkty/wykonane usługi może być wymagane do opłacenia podstawowych wydatków.
– Dokładnie monitoruj i ustalaj priorytety wszystkich wypłat gotówki.
– Skontaktuj się z wierzycielami (sprzedawcami, pożyczkodawcami, właścicielami) i spróbuj wynegocjować wzajemnie satysfakcjonujące ustalenia, które umożliwią firmie przetrwanie niedoboru gotówki (pod warunkiem, że jest on tymczasowy). W niektórych przypadkach możesz być w stanie uzyskać lepsze warunki płatności od dostawców lub banków. „Lepsze warunki kredytowe przekładają się na pożyczanie pieniędzy bez odsetek”, stwierdza Journal of Accountancy.
– Zlikwiduj zbędne zapasy.
– Oceń inne obszary, w których wydatki operacyjne mogą zostać obcięte bez trwałego wyłączenia biznesu, takie jak płace lub niestrategiczne towary i/lub usługi z małymi marżami zysku.
BIBLIOGRAFIA
Bee, Judy. „Keeping Tabs on Cash Flow: If you’re not, your office could be leaking money.” Medical Economics. 2 grudnia 2005.
Cloutier, George. „Solve Your Cash-Flow Problem to Stay in Business.” Business Week. Lipiec 2009.
Gage, Jack. „Living Within Your Means.” Forbes. 26 grudnia 2005.
Hommel, Ulrich, and Michael Frenkel, Markus Rudolf, eds. Zarządzanie ryzykiem. Springer, 2005.
Janklow, Christine. „Why Businesses Fail.” WebCPA.com. 2009.
Kono, Clyde. „Bank on it: Managing Your Cash Flow.” Hawaii Business. August 2004.
„Ten Ways to Improve Small Business Cash Flow.” Journal of Accountancy. March 2000.
„Understanding and Controlling Cash Flow.” Financial Management Series. U.S. Small Business Administration. Maj 2009.
Copyright © 2009 Mansueto Ventures LLC. Wszelkie prawa zastrzeżone. Inc.com, 7 World Trade Center, New York, NY 10007-2195.

.