Układanie polityki krótkoterminowej absencji chorobowej może być jednym z najbardziej zniechęcających zadań, z jakimi może zmierzyć się pracownik działu HR. Przedstawiamy krok po kroku, co powinna zawierać typowa polityka dotycząca krótkoterminowej absencji chorobowej.

Precyzowanie celu i zakresu polityki dotyczącej krótkoterminowej absencji chorobowej

Pracodawcy powinni wprowadzić swoją politykę dotyczącą krótkoterminowej absencji chorobowej, przypominając o konieczności zachowania równowagi między:

• rzeczywistą potrzebą wzięcia przez pracowników czasu wolnego od pracy z powodu złego stanu zdrowia; a
• koniecznością utrzymania wydajności i produktywności miejsca pracy, tak aby nie nakładać dodatkowych obciążeń na kolegów nieobecnego pracownika.

Ważne jest, aby jasno określić, kiedy krótkoterminowa absencja chorobowa nie będzie miała zastosowania.

Organizacja może podejrzewać, że doszło do niewłaściwego zachowania (na przykład, że pracownik nie jest naprawdę chory).

W takim przypadku, pracodawca może zastosować oddzielną procedurę dyscyplinarną.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej nieobecności chorobowej: cel i zakres

Wyjaśnienie niektórych terminów stosowanych w polityce krótkoterminowej nieobecności chorobowej

Wprowadzenie do polityki może zawierać niektóre kluczowe definicje, na przykład co właściwie liczy się jako „krótkoterminowa nieobecność chorobowa” i kiedy ma zastosowanie oddzielna, długoterminowa polityka pracodawcy dotycząca nieobecności chorobowej.

Niektóre inne kluczowe terminy w polityce krótkoterminowej nieobecności chorobowej mogą również wymagać wyjaśnienia.

Na przykład, „formalny okres przeglądu” może być zdefiniowany jako okres, w którym pracownik jest zobowiązany do wykazania poprawy w poziomie jego lub jej absencji chorobowej.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: definicje kluczowych terminów

Określ oczekiwania wobec menedżerów zajmujących się krótkoterminową absencją chorobową

Dobrym pomysłem jest określenie na wczesnym etapie polityki obowiązków menedżerów liniowych w odniesieniu do krótkoterminowej absencji chorobowej.

Między innymi, pracodawcy mogą oczekiwać od menedżerów liniowych, aby:

• utrzymywania właściwej dokumentacji dotyczącej nieobecności chorobowej pracowników, w tym uzyskiwania zaświadczeń własnych pracowników w przypadku choroby trwającej siedem dni kalendarzowych lub krócej oraz dowodów medycznych w przypadku choroby trwającej dłużej niż siedem dni;
• zachowania równowagi między wspieraniem rzeczywiście chorego pracownika a zachęcaniem do lepszej frekwencji w przyszłości;
• zasięgania porad lekarskich w stosownych przypadkach, w tym uzyskiwania zgody pracownika wymaganej przed zasięgnięciem opinii lekarskiej; oraz
• przeprowadzania rozmów dotyczących powrotu do pracy, gdy jest to wymagane.

Mądrze jest również przypomnieć kierownikom liniowym o obowiązku wprowadzenia rozsądnych dostosowań dla pracowników niepełnosprawnych.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej nieobecności chorobowej: wytyczne dla kierowników liniowych

Dostarczenie pracownikom wytycznych dotyczących krótkoterminowej nieobecności chorobowej

Pracownikom należy również przypomnieć, co powinni robić, gdy są poza miejscem pracy z powodu choroby. Od pracownika zazwyczaj oczekuje się, że:

• telefonować do swojego kierownika liniowego tak szybko, jak to możliwe na początku dnia roboczego;
• kontynuować informowanie swojego kierownika liniowego o sytuacji w czasie, gdy jest chory, na przykład dzwoniąc na początku każdego kolejnego dnia nieobecności;
• dostarczyć niezbędną dokumentację, na przykład formularz samocertyfikacji w przypadku choroby trwającej siedem dni kalendarzowych lub krócej oraz zaświadczenie lekarskie w przypadku choroby trwającej dłużej niż siedem dni; oraz
• wziąć udział w rozmowie dotyczącej powrotu do pracy, jeśli jest to wymagane.

Pracownikom można przypomnieć, że im bardziej są oni szczerzy i otwarci w rozmowach ze swoim kierownikiem o powodach swojej nieobecności, tym większe wsparcie pracodawca będzie w stanie zapewnić.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej nieobecności chorobowej: obowiązki pracowników

Określ wymagania dotyczące powiadamiania o nieobecności chorobowej i dowodów

Pracodawcy powinni określić jasną procedurę dla pracowników, aby postępować w przypadku, gdy nie uczęszczają do pracy z powodu złego stanu zdrowia.

Typowo, pracodawca będzie wymagał od pracowników, aby zadzwonili do swojego kierownika na początku dnia pracy.

Pracownicy mogą być zobowiązani do dzwonienia w każdym kolejnym dniu nieobecności chorobowej, chociaż pracodawcy powinni być elastyczni w tym zakresie.

Na przykład, codzienne dzwonienie może nie być możliwe, jeśli pracownik był hospitalizowany.

Ta sekcja polityki może być również wykorzystana do wyjaśnienia, jakie dowody pracownik musi dostarczyć.

Jeśli choroba trwa siedem dni kalendarzowych lub mniej, wystarczy samo zaświadczenie.

W przypadku choroby trwającej dłużej niż siedem dni kalendarzowych, wymagane są dowody medyczne, zwykle w postaci zaświadczenia lekarskiego, znanego również jako „zaświadczenie o zdolności do pracy”.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: powiadomienie i dowody

Wyjaśnienie uprawnień pracowników do wynagrodzenia chorobowego

Jest to jedna z pierwszych rzeczy, o których pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim będzie chciał wiedzieć.

Pracownicy, którzy spełniają wymagania kwalifikacyjne i dowodowe oraz są niezdolni do pracy przez cztery lub więcej kolejnych dni są uprawnieni do ustawowego zasiłku chorobowego.

Niektórzy pracodawcy oferują bardziej hojny umowny system zasiłku chorobowego.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: wynagrodzenie chorobowe

Czas wolny na wizyty lekarskie: wyjaśnij zasady obowiązujące w Twojej organizacji

Może to być zaskoczeniem, ale w prawie brytyjskim jest stosunkowo niewiele przepisów dotyczących czasu wolnego na wizyty lekarskie. Oznacza to, że pracodawcy mają swobodę w formułowaniu własnych zasad.

Pracodawcy mogą prowadzić politykę zachęcania pracowników do umawiania się na wizyty w ich własnym czasie lub w czasie minimalnych zakłóceń.

Jednakże, dobrą praktyką jest, aby pracodawcy byli elastyczni. Pracodawcy mogą zezwolić na rozsądną ilość czasu wolnego od pracy w innych terminach, gdy nie jest możliwe umówienie wizyty lekarskiej we własnym czasie pracownika.

Jeśli pracownik otrzymuje płatny czas wolny od pracy w celu wzięcia udziału w wizycie lekarskiej, pracodawca może wymagać od pracownika nadrobienia tego czasu w późniejszym terminie.

Pracownicy działu kadr i kierownicy liniowi powinni być świadomi, że istnieją specjalne zasady dotyczące wizyt przedporodowych.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: czas wolny na wizyty lekarskie

Określenie działań wymaganych po powrocie do pracy po absencji chorobowej

Polityka krótkoterminowej absencji chorobowej powinna określać, co pracownicy i kierownicy liniowi muszą zrobić po absencji chorobowej.

Dla pracowników kluczowym zadaniem jest:

• wypełnienie formularza samocertyfikacji (w przypadku choroby trwającej siedem dni kalendarzowych lub krócej); lub
• dostarczenie zaświadczenia lekarskiego (w przypadku choroby trwającej dłużej niż siedem dni kalendarzowych).

Dla menedżerów liniowych, kluczowym zadaniem jest sprawdzenie rejestru nieobecności pracownika, aby sprawdzić, czy:

• poziomy nieobecności oznaczają, że wymagane jest formalne działanie w ramach polityki zarządzania nieobecnościami organizacji; oraz
• istnieją jakiekolwiek podejrzane wzorce nieobecności, na przykład częste nieobecności w piątki, poniedziałki lub bezpośrednio przed lub po świętach bankowych lub państwowych.

Menedżer liniowy może zaprosić pracownika na nieformalną rozmowę dotyczącą powrotu do pracy, która od dawna jest uznawana za użyteczny sposób monitorowania poziomów absencji chorobowej.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: powrót do pracy

Ciąża i niepełnosprawność: dlaczego są to przypadki szczególne

Aby uniknąć ryzyka pozwu o dyskryminację, ważne jest, aby procedura krótkoterminowej absencji chorobowej w Twojej organizacji traktowała w odmienny sposób nieobecności związane z chorobą związaną z ciążą i niepełnosprawnością.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyłączenie nieobecności chorobowej związanej z ciążą podczas zliczania nieobecności chorobowej pracownika dla celów zarządzania nieobecnościami.

Przy zarządzaniu nieobecnością pracownika niepełnosprawnego pracodawcy powinni być czujni na ryzyko roszczenia o dyskryminację wynikającą z niepełnosprawności na mocy ustawy o równości z 2010 r.

Zwolnienie niepełnosprawnego pracownika lub udzielenie mu ostrzeżenia za słabą frekwencję może stanowić dyskryminację wynikającą z niepełnosprawności.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: ciąża i niepełnosprawność

Sprecyzuj związek między chorobą a urlopem

Orzecznictwo dotyczące wzajemnego oddziaływania między absencją chorobową a corocznym urlopem od dawna przyprawia o ból głowy specjalistów ds. kadr.

Polityka krótkoterminowej absencji chorobowej powinna obejmować dwa główne scenariusze:

• Co się stanie, jeśli pracownik zachoruje lub ulegnie wypadkowi podczas urlopu?
• Czy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nadal nabywa prawo do urlopu?

Pracodawcy powinni pamiętać, że orzecznictwo stanowi, że:

• pracownik, który jest chory podczas urlopu, może przejść na zwolnienie lekarskie i wnioskować o wykorzystanie urlopu w późniejszym terminie; oraz
• pracownicy nadal nabywają prawo do urlopu rocznego podczas zwolnienia lekarskiego.

W obu scenariuszach, pracodawcy mają prawo wymagać od pracowników przestrzegania ścisłej procedury. Na przykład, może on być zobowiązany do przedstawienia dowodów medycznych potwierdzających zły stan zdrowia podczas urlopu, nawet jeśli pracownik przebywał w tym czasie za granicą.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: zwolnienie lekarskie i urlop

Posiadanie procedury uzyskiwania porad lekarskich

Obowiązki organizacji wynikające z Ustawy o dostępie do dokumentacji medycznej z 1988 r. oraz Ustawy o ochronie danych osobowych z 1998 r. powinny zostać zasygnalizowane menedżerom liniowym, działowi kadr oraz działowi medycyny pracy.

Niezwykle ważne jest, aby pracodawca uzyskał zgodę pracownika na uzyskanie raportu medycznego od własnego lekarza lub działu medycyny pracy pracodawcy.

Polityka dotycząca krótkoterminowej absencji chorobowej powinna jasno określać, że informacje medyczne pracownika powinny być poufne i przechowywane w bezpieczny sposób.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: porada lekarska

Zarządzanie absencją chorobową: punkt spustowy etapu 1

System punktów spustowych i ostrzeżeń jest istotną częścią sprawiedliwego procesu zarządzania absencją chorobową.

Typowo, punkt uruchomienia etapu 1 nastąpi po wystąpieniu u pracownika określonej liczby dni nieobecności chorobowej lub określonej liczby okresów nieobecności w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Nie istnieje system „jeden rozmiar dla wszystkich” i punkty spustowe, które pracodawca wybiera powinny być starannie przemyślane.

Na przykład, pracodawca prowadzący działania w celu zmniejszenia nieobecności w całej organizacji może chcieć ustawić punkt spustowy na niższej liczbie dni.

Pracodawca, który tradycyjnie nie miał problemu z poziomem nieobecności może chcieć ustawić punkt spustowy na wyższej liczbie dni.

Jeśli pracownik osiągnie punkt progowy etapu 1, pracodawca powinien zorganizować z nim formalne spotkanie w celu omówienia poziomu nieobecności.

Pracownik mógłby otrzymać ostrzeżenie dotyczące poziomu obecności i mieć możliwość poprawy frekwencji w określonym czasie.

Pracownik powinien mieć możliwość odwołania się od wydanego ostrzeżenia.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: punkt zadziałania na etapie 1

Zarządzanie absencją chorobową: punkt zadziałania na etapie 2

Pracownik z ostrzeżeniem na etapie 1 może zostać przeniesiony na etap 2, jeżeli jego poziom obecności nie ulegnie poprawie.

Jeżeli pracownik trafi na punkt zadziałania na etapie 2, pracodawca powinien zorganizować z nim drugie formalne spotkanie w celu omówienia dalszego niezadowalającego poziomu nieobecności.

Pracownik może otrzymać drugie ostrzeżenie dotyczące jego lub jej poziomów frekwencji i mieć dalszą możliwość poprawy frekwencji w określonym czasie.

Pracownik powinien mieć prawo do odwołania się od każdego wydanego ostrzeżenia.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: punkt spustowy etapu 2

Zarządzanie absencją chorobową: punkt aktywacji etapu 3

Jeśli poziom obecności pracownika nie poprawi się pomimo dwóch wcześniejszych ostrzeżeń, pracodawca może przenieść go do etapu 3 ostatecznego formalnego przeglądu.

W tym momencie zwolnienie może być realną możliwością, a pracodawca powinien zorganizować trzecie formalne spotkanie z pracownikiem w celu omówienia ciągłego niezadowalającego poziomu nieobecności.

Pracownik powinien mieć prawo do odwołania się od zwolnienia, jeśli tak zdecyduje pracodawca.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: etap 3 punkt spustowy

Zapewnij etap odwoławczy od działań związanych z poziomami absencji chorobowej

Ostatni etap polityki pracodawcy dotyczącej krótkoterminowej absencji chorobowej powinien obejmować odwołania.

Polityka powinna oferować pracownikowi możliwość odwołania się od wszelkich podjętych działań, w tym od ostrzeżenia.

Jeśli pracownik zostanie zwolniony z powodu poziomu absencji chorobowej, ważne jest, aby mógł odwołać się od tej decyzji.

• Przykładowa polityka krótkoterminowej absencji chorobowej: odwołania

.