¿Cuándo tiene sentido utilizar una plantilla de hoja de horas?
La respuesta a esta pregunta es bastante sencilla. Si sus normas de tiempo de trabajo y los acuerdos de trabajo no son demasiado complicados, y usted no desea gestionar las ausencias de los empleados en línea, la plantilla de hoja de horas podría funcionar muy bien para su empresa.
En algunos casos, todo lo que realmente necesita para el seguimiento del tiempo y la asistencia en su empresa es una simple plantilla de hoja de horas de Excel. En otros, una solución más potente, una aplicación de tiempo & de asistencia como All Hours en una opción mucho mejor.
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Vuelva a las plantillas de hojas de tiempo de Excel. Estas plantillas son muy fáciles de usar. Sus empleados pueden enviarle sus horas periódicamente (para introducirlas manualmente en las hojas de horas) o pueden introducirlas directamente.
Nuestra plantilla de hojas de tiempo de Excel calculará entonces automáticamente la diferencia diaria con respecto a sus horas planificadas y calculará un balance de horas mensual o semanal para cada empleado.
A continuación puede descargar cuatro versiones gratuitas de plantillas de hoja de horas de Excel sencillas:
- Plantilla de hoja de horas mensual para cada empleado (por día)
- Resumen mensual de las hojas de horas de la empresa (por empleado)
- Plantilla de hoja de horas semanal para cada empleado (por día)
- Resumen semanal de las hojas de horas de la empresa (por empleado)
Cuando utilice las plantillas, introduzca siempre los valores como número de horas trabajadas. Algunos valores ya han sido introducidos como ejemplo. Siéntase libre de modificar todas las plantillas de hojas de tiempo de acuerdo con sus necesidades.
Descargue plantillas de hojas de tiempo gratuitas
A continuación puede encontrar cuatro plantillas de hojas de tiempo diferentes que puede descargar y utilizar de forma gratuita:
Hoja de tiempo mensual para múltiples empleados: Plantilla de hoja de horas de Excel gratis
Descargue aquí
2. Resumen mensual de hojas de tiempo de la empresa: Plantilla gratuita de hoja de horas en Excel
DESCARGAR AQUÍ
Hoja de horas semanal para múltiples empleados: Free Excel Timesheet Template
DOWNLOAD HERE
4. Resumen semanal de hojas de horas de la empresa: Plantilla gratuita de hoja de horas en Excel
Descargar aquí
Ahora veamos las ventajas y desventajas de usar las plantillas de hojas de horas en Excel, y si hay una alternativa mejor para sus necesidades.
Las ventajas de llevar las hojas de horas en Excel
Llevar las hojas de horas de la empresa en Excel sigue siendo muy popular, especialmente entre las empresas más pequeñas. Las razones para esta decisión son, por supuesto, bastante obvias:
- No hay costes adicionales.
- Es genial si sólo necesita algo básico.
- Es genial si no tiene muchos datos que introducir (para equipos y proyectos pequeños).
- Todo el mundo está ya acostumbrado a trabajar con Excel, por lo que no es necesaria una introducción o formación adicional de los empleados.
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Las desventajas de mantener las hojas de tiempo en Excel
Sin embargo, también hay bastantes desventajas de elegir Excel para registrar las horas de trabajo de los empleados, especialmente ahora cuando hay numerosas herramientas de Tiempo y Asistencia en línea disponibles que soninexpuestas, fáciles de usar y especializadas para registrar y entregar todos los datos de los empleados que usted necesita, cuando los necesita.
Las hojas de tiempo en línea pueden ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo al eliminar los siguientes inconvenientes del uso de Excel:
- Tiene que introducir todo manualmente en Excel.
- La probabilidad de que se produzcan datos inexactos y errores es muy alta.
- Excel es muy limitado en cuanto a las funcionalidades de Tiempo y Asistencia, por lo que podría tener que crear sus propias fórmulas para algunos cálculos.
- Tiene que recordar continuamente a sus empleados que envíen sus hojas de tiempo.
- Apenas puede ver las tendencias, ya que no hay funciones analíticas.
- No puede acceder a los datos en tiempo real cuando los necesita.
- No hay registro de auditoría de quién hizo cambios en el archivo y cuándo. Esto es especialmente problemático en la UE, ya que no cumple con el GDPR.
- Tiene que asegurarse de que tiene un archivo de copia de seguridad actualizado en todo momento.
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Prueba gratuita
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Si uno o más de estos temas es problemático para usted, podría considerar mantener sus registros de tiempo de trabajo en línea. Puede probar la aplicación gratuita All Hours time-clock y decidir si le conviene.