Propósito
Este procedimento explica
- como as permissões de um usuário são atribuídas ao seu próprio email ou ao de outros
- como as permissões são subsequentemente removidas, e
- limitações e obrigações associadas a essas permissões.
Estes procedimentos são projetados para manter a privacidade do usuário, como articulado na Política de Uso e Acesso à Tecnologia da Informação da Universidade de Chicago e a expectativa de integridade das comunicações por e-mail da Universidade, especialmente, que uma mensagem alegando vir de um usuário de fato o faz e que uma mensagem é aberta somente pelos destinatários endereçados na mensagem.
Controlos adicionais também contribuem para este objectivo mas estão fora do âmbito deste documento.
Permissões de utilizador para o seu próprio e-mail atribuído à Universidade
Aos utilizadores elegíveis têm acesso completo a uma caixa de correio electrónico única da Universidade associada exclusivamente à sua CNetID atribuída. Isto é habilitado por processos automatizados quando os critérios de elegibilidade são cumpridos, como sinalizado pelos sistemas de negócios da Universidade. Os grupos de utilizadores elegíveis são
- Emeriti
- Faculdade
- Outros nomeados académicos
- Profissionais universitários e estudantes
- Pós-alunos de doutorado
- Alunos de pós-graduação
- Contratantes e outros que recebem CNetIDs temporárias
Os usuários desses grupos são livres para escolher se o seu e-mail universitário é gerenciado pelo sistema xMail Exchange operado pela Universidade, o serviço Gmail da UChicago, ou é encaminhado para um serviço de e-mail externo.
Estudantes de graduação e alunos pré-matriculados, ou seja estudantes admitidos até três quartos antes da matrícula, podem escolher gerir o seu e-mail universitário no serviço de Gmail da UChicago ou tê-lo encaminhado para um serviço de e-mail externo.
Alumni têm direito a encaminhar o seu e-mail universitário para um serviço de e-mail externo.
Excepções a estes critérios de elegibilidade são raras mas possíveis com a aprovação do Gabinete do Reitor e do Gabinete do Conselheiro Jurídico.
Acesso ao e-mail da Universidade atribuído a cada usuário é removido de acordo com os Procedimentos de Fechamento de Conta de Serviços de TI e o Processo de Fechamento da CNet para Professores e Outros Nomeados Acadêmicos.
Permissões de usuário para o e-mail da Universidade atribuído a outro usuário
Os usuários são livres para usar o Outlook ou o Outlook Web Access para delegar privilégios às suas pastas xMail, e a capacidade de enviar em seu nome, para outros usuários. Artigos mostrando como usar essas ferramentas para fazer isso podem ser encontrados no site de Documentação de Serviços de TI.
Os usuários que fazem essas delegações também são os únicos responsáveis por garantir que os privilégios delegados que concederam sejam revogados de forma oportuna. Em particular, como os delegados mudam de atribuição na Universidade ou mesmo deixam a Universidade, seus privilégios delegados precisam ser especificamente revogados pelo usuário.
Os Serviços de TI fornecerão a um usuário acesso ao e-mail de outro usuário somente sob a direção do Escritório de Assessoria Jurídica, de acordo com a Política de Uso e Acesso à Tecnologia da Informação. Os pedidos de tal acesso recebidos pelos Serviços de TI são processados pela Segurança Informática, que poderá autorizar o cumprimento do pedido caso este se enquadre numa delegação dada pelo Gabinete de Assessoria Jurídica, por exemplo, para que um departamento possa continuar a tratar o e-mail do departamento que é enviado a um funcionário que tenha deixado a Universidade. A Segurança Informática encaminhará o pedido para o Gabinete de Assessoria Jurídica se este não se enquadrar numa delegação estabelecida. Em todos os casos o privilégio estendido, se houver, é por um tempo limitado.
IT Services não honrará pedidos para permitir que um usuário “envie como” outro usuário porque isso prejudica a integridade do e-mail da Universidade. Ao invés disso, o usuário pode receber o privilégio de “enviar em nome de” pelo outro usuário, usando o Outlook ou o Outlook Web Access.
IT Services não oferece meios para delegar o acesso às caixas de correio do UChicago Gmail; no entanto, a Interface do Usuário do Gmail permite que os usuários deleguem o acesso às suas próprias caixas de correio. Tal como no xMail, como os delegados mudam de atribuição na Universidade ou mesmo deixam a Universidade, os seus privilégios delegados precisam de ser especificamente revogados pelo utilizador. NB: O Gmail permite aos usuários conceder privilégios de “enviar em nome de” mas não de “enviar como” aos delegados.
Permissões de usuário para caixas de correio xMail compartilhadas
Uma caixa de correio xMail compartilhada é um espaço colaborativo que permite a múltiplos usuários ler e enviar mensagens de e-mail. As caixas de correio partilhadas são distintas daquelas atribuídas a CNetIDs de utilizadores individuais. Elas são uma boa combinação para as necessidades do “Departamento de” e “Escritório de” e-mail, dando ao departamento um endereço de e-mail permanente e permitindo que o departamento gerencie quem está autorizado a lidar e enviar mensagens em nome do departamento.
Caixas de e-mail xMail compartilhadas podem ser solicitadas como descrito aqui:
https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670 Os usuários com direito a usar uma caixa de e-mail compartilhada podem seguir estas instruções para adicionar essa função ao seu Outlook: https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496 Categoria: Email
Data de expiração: 8 de Novembro de 2017
Policy Owner: tbarton