I början av min yrkeskarriär arbetade jag i en ideell organisation. Jag visste relativt lite om styrelseroller eller styrningsprocesser – ingen talade ens om ”styrning” på den tiden. Jag observerade dock att kommande styrelsemöten, bortsett från behovet av att förbereda till synes oändliga mängder material och rapporter, skapade en viss oro bland personalen. Och om styrelsen beslutade att låta personalen lämna rummet och gå ”in camera” … ja, det kunde bara betyda en sak: styrelsen förberedde sig i bästa fall för att tala om personalbeslut som den inte gillade och i värsta fall för att avskeda någon, troligen vd:n. Jag har sett eller hört talas om det sistnämnda mer än en gång under det första decenniet av min karriär.

Sedan dess har jag lärt mig mycket om styrelser och hur de kan styra på ett effektivt sätt, bland annat om hur man på lämpligt sätt kan använda sig av sammanträden bakom stängda dörrar eller verkställande sammanträden, som det oftare kallas i dag.

De flesta styrelser som jag arbetar med använder sig av verkställande sammanträden, men de gör det på ett öppet och medvetet sätt. Personalen sätter inte röda flaggor upp för stången när de ser att ett verkställande sammanträde är inplanerat i styrelsens dagordning. Så hur kan en styrelse använda verkställande möten på ett effektivt sätt? Om du är en regelbunden läsare av vår blogg blir du inte förvånad över att läsa att en styrelse bör dokumentera sin överenskommelse om varför, när och hur den ska använda sig av verkställande möten i en policy. Vad skulle en sådan policy ta upp?

Policyförklaringen på högsta nivå skulle kunna säga något i stil med: ”Styrelsen är medveten om att det uppstår situationer där känsliga och konfidentiella frågor kräver privata överläggningar. Dessa frågor kan behandlas vid exekutiva sammanträden.” Detta uttalande besvarar frågan om varför en styrelse skulle använda sig av verkställande möten. Kom ihåg att policys uttrycker styrelsens värderingar om sina egna processer. En styrelse med en sådan policy värderar sekretess som ett sätt att skydda individer och organisationen när känsliga frågor inte bör diskuteras i närvaro av personal eller offentligt. Den vill ge sitt fulla övervägande till frågor i ett lämpligt sammanhang.

I ytterligare nivåer av policydetaljer skulle styrelsen svara på frågor om när och hur den kommer att använda verkställande möten och kanske varför den föredrar vissa åtgärder framför andra. Nedan följer några av de frågor som en styrelse måste ta upp i sin policy:

• Vem kan förutom styrelsen vara en del av ett exekutivt sammanträde och när kommer det att vara fallet? Kommer vd:n att inkluderas eller uteslutas från styrelsens verkställande möte? VD:n är ofta närvarande vid ett verkställande sammanträde om inte styrelsen diskuterar VD:ns kontrakt, prestationer, beteende eller rättsliga frågor som rör VD:n. När skulle vd:n uteslutas? När och hur informeras vd:n om uteslutningen? Svaret på denna situation bör anges i styrelsens policy.
• När kommer styrelsen att använda sig av verkställande möten? Kommer de att vara en fast del av dagordningen eller kommer de endast att användas ad hoc? Vem har befogenhet att begära ett verkställande sammanträde? Vem har befogenhet att bestämma när styrelsen ska inleda ett verkställande sammanträde? Styrelsen vill besvara dessa frågor för att förhindra olämplig eller överdrivet ivrig användning av verkställande möten.
• En styrelse bör identifiera punkter som automatiskt utlöser ett verkställande möte. Typiska omständigheter är rådgivning av juridiska rådgivare, diskussion om ett pågående rättsligt ärende eller samråd med revisorer eller ersättningskonsulter. Andra möjligheter kan vara fusioner, köp av mark, flyttning, pensionering av vd:n eller successionsplanering. De flesta av dessa är situationer där vd:n normalt ingår i styrelsen. Styrelsen bör också bestämma när och om någon annan kan delta, t.ex. juridisk rådgivare, revisor osv. Ibland kräver lagstiftning, föreskrifter eller stadgar att styrelsen sammanträder offentligt eller i ett öppet sammanträde; normalt finns det bestämmelser om när styrelsen kan sammanträda inom stängda dörrar. Det är viktigt att veta om detta är fallet för din styrelse.
• Om styrelsen värdesätter förtroendefulla och ärliga relationer mellan kollegor kan den besluta att den vill ha regelbundna verkställande sammanträden som ett tillfälle för ett uppriktigt och öppet utbyte, för att debriefa gruppdynamiken eller även bara för att kolla in varandra. Om så är fallet kan styrelsen regelbundet planera in ett verkställande sammanträde i slutet av varje möte eller med förutbestämda intervaller.
• Slutligt finns det en fråga om behandlingen av material och protokoll. Med tanke på att verkställande möten används i situationer som kräver känslighet och konfidentialitet bör en policy ange styrelsens överenskommelse om erforderligt material. Kommer det att delas ut i början av mötet och samlas in i slutet? Eller vilka åtgärder kommer styrelsen att vidta för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå för de dokument som behövs vid sammanträdet?
• En viktig fråga är hur eller till och med om det förs ett protokoll över ett sammanträde. Det finns en rad olika möjligheter, liksom rättsliga krav som en styrelse måste ta hänsyn till när det gäller protokoll eller anteckningar från verkställande sammanträden. Det är klokt att konsultera en juridisk rådgivare innan du bestämmer dig för vilken process du kommer att registrera i din policy. Om det inte finns några rättsliga krav kan juridiska rådgivare ge råd om situationer där anteckningar är tillrådliga eller där anteckningar inte är nödvändiga eller önskvärda. Om det finns ett protokoll från sammanträdet måste styrelsen i sin policy ange vilka processer den kommer att använda för att upprätthålla säkerheten för sådana anteckningar. Många av dessa beslut kommer att gynnas av informerad och sakkunnig rådgivning.
• I styrelsens ordinarie protokoll ska det framgå när styrelsen gick in i ett exekutivt sammanträde och när den återupptog det ordinarie styrelsemötet. En styrelsepolicy måste ange hur motioner som uppstår vid ett verkställande sammanträde ska göras och protokollföras. Vilka åtgärder kommer styrelsen att vidta för att se till att ingen konfidentiell information oavsiktligt spelas in eller lagras felaktigt?

Det finns mycket att tänka på när det gäller varför, vad och hur verkställande möten ska genomföras. Men om styrelsen har en väl genomarbetad och genomtänkt policy kan den effektivt använda detta styrningsalternativ. Och om policyn är nedskriven är det osannolikt att personalen kommer att behöva lagerhålla röda flaggor.

Om din styrelse vill ha hjälp med att utveckla en policy för styrningsprocessen för verkställande möten eller helt enkelt se över din nuvarande policy, kontakta oss. Vårt konsultteam erbjuder gärna stöd.