Wann ist es sinnvoll, eine Stundenzettel-Vorlage zu verwenden?

Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach. Wenn Ihre Arbeitszeitregelungen nicht zu kompliziert sind und Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter nicht online verwalten wollen, kann eine Stundenzettelvorlage für Ihr Unternehmen sehr gut funktionieren.

In manchen Fällen brauchen Sie für die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen nur eine einfache Exceltimesheet-Vorlage. In anderen Fällen ist eine leistungsfähigere Lösung, eine Zeiterfassungsanwendung wie All Hours, die bessere Wahl.

Zurück zu den Excel-Tabellenvorlagen. Diese Vorlagen sind sehr einfach zu verwenden. Ihre Mitarbeiter können Ihnen ihre Stunden in regelmäßigen Abständen zusenden (um sie manuell in die Stundenzettel einzutragen) oder sie können sie direkt eingeben.

Unsere Excel-Zeiterfassungsvorlage errechnet dann automatisch die tägliche Differenz zu den von Ihnen geplanten Stunden und berechnet einen monatlichen oder wöchentlichen Stundensaldo für jeden Mitarbeiter.

Nachfolgend können Sie vier kostenlose Versionen von einfachen Excel-Zeiterfassungsvorlagen herunterladen:

1. Monatliche Stundenzettelvorlage für jeden Mitarbeiter (nach Tag)
2. Monatliche Zusammenfassung der Firmenstundenzettel (nach Mitarbeiter)
3. Wöchentliche Stundenzettelvorlage für jeden Mitarbeiter (nach Tag)
4. Wöchentliche Zusammenfassung der Firmenstundenzettel (nach Mitarbeiter)

Wenn Sie die Vorlagen verwenden, geben Sie die Werte immer als Anzahl der geleisteten Stunden ein. Einige Werte sind bereits als Beispiel eingegeben worden. Sie können alle Stundenzettelvorlagen nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Download free timesheet templates

Unten finden Sie vier verschiedene Stundenzettelvorlagen, die Sie kostenlos herunterladen und verwenden können:

Monthly Timesheet for multiple employees: Free Excel Timesheet Template

DOWNLOAD HERE

2. Monatliche Zusammenfassung der Zeiterfassungsbögen des Unternehmens: Kostenlose Excel-Timesheet-Vorlage

HIER HERUNTERLADEN

Wöchentliches Timesheet für mehrere Mitarbeiter: Kostenlose Excel-Timesheet-Vorlage

HIER HERUNTERLADEN

4. Wöchentliche Zusammenfassung der Firmen-Timesheets: Free Excel Timesheet Template

DOWNLOAD HERE

Lassen Sie uns nun die Vor- und Nachteile der Verwendung von Excel Timesheet Templates betrachten, und ob es eine bessere Alternative für Ihre Bedürfnisse gibt.

Die Vorteile der Führung von Stundenzetteln in Excel

Die Führung von Stundenzetteln in Excel ist immer noch weit verbreitet, besonders bei kleineren Unternehmen. Die Gründe für diese Entscheidung liegen auf der Hand:

• Es entstehen keine zusätzlichen Kosten.
• Es ist gut, wenn Sie nur etwas Grundlegendes brauchen.
• Es ist gut, wenn Sie nicht viele Daten eingeben müssen (für kleine Teams und Projekte).
• Jeder ist bereits daran gewöhnt, mit Excel zu arbeiten, so dass keine zusätzliche Einführung oder Schulung der Mitarbeiter erforderlich ist.

Die Nachteile der Zeiterfassung in Excel

Es gibt jedoch auch einige Nachteile, wenn man Excel für die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter wählt, vor allem jetzt, wo es zahlreiche Online-Tools für die Zeiterfassung gibt, die kostengünstig, einfach zu bedienen und darauf spezialisiert sind, alle benötigten Mitarbeiterdaten zu erfassen und zu liefern, wenn Sie sie brauchen.

Online-Zeiterfassungssysteme können Ihnen viel Zeit und Mühe ersparen, da sie die folgenden Nachteile der Verwendung von Excel beseitigen:

• Sie müssen alles manuell in Excel eingeben.
• Die Wahrscheinlichkeit von ungenauen Daten und Fehlern ist sehr hoch.
• Excel ist in Bezug auf die Zeit- und Anwesenheitsfunktionen sehr eingeschränkt, so dass Sie für einige Berechnungen Ihre eigenen Formeln erstellen müssen.
• Sie müssen Ihre Mitarbeiter ständig daran erinnern, ihre Stundenzettel einzusenden.
• Sie können kaum Trends erkennen, da es keine Analysefunktionen gibt.
• Sie können nicht in Echtzeit auf die Daten zugreifen, wenn Sie sie benötigen.
• Es gibt keinen Prüfpfad dafür, wer wann Änderungen an der Datei vorgenommen hat. Dies ist besonders in der EU problematisch, da es nicht mit der GDPR konform ist.
• Sie müssen sicherstellen, dass Sie jederzeit eine aktuelle Sicherungsdatei haben.

Wenn einer oder mehrere dieser Punkte für Sie problematisch sind, könnten Sie in Erwägung ziehen, Ihre Arbeitszeiten online zu erfassen. Sie können die All Hours Time-Clock App kostenlos ausprobieren und entscheiden, ob sie zu Ihnen passt.