Scop

Această procedură explică

• cum se atribuie permisiunile unui utilizator pentru e-mailul propriu sau al altora
• cum se elimină ulterior permisiunile și
• limitele și obligațiile asociate cu aceste permisiuni.

Aceste proceduri sunt concepute pentru a susține confidențialitatea utilizatorului, așa cum este articulată în Politica Universității din Chicago privind utilizarea și accesul la tehnologia informației, precum și așteptările de integritate a comunicațiilor prin e-mail ale Universității, în special, că un mesaj care pretinde că provine de la un utilizator provine de fapt și că un mesaj este deschis numai de către destinatarii cărora li se adresează mesajul.

Controale suplimentare contribuie, de asemenea, la acest obiectiv, dar nu fac parte din domeniul de aplicare al prezentului document.

Permisiuni ale utilizatorilor la propriul e-mail atribuit de Universitate

Utilizatorii eligibili au acces complet la o căsuță poștală unică de e-mail a Universității asociată exclusiv cu CNetID-ul atribuit lor. Acest lucru este activat prin procese automate atunci când sunt îndeplinite criteriile de eligibilitate, așa cum sunt semnalate de sistemele de afaceri ale universității. Grupurile de utilizatori eligibili sunt

• Emeriti
• Facultatea
• Alte persoane cu numiri academice
• Personalul universității și personalul studențesc
• Post.doctoranzi
• Studenți absolvenți
• Contractori și alte persoane cărora li s-a atribuit un CNetID temporar

Utilizatorii din aceste grupuri sunt liberi să aleagă dacă e-mailul lor de la universitate este gestionat de sistemul bazat pe xMail Exchange operat de universitate, serviciul Gmail al UChicago, sau este redirecționat către un serviciu de e-mail extern.

Studenții universitari și studenții prematriculați, de ex, studenții admiși cu până la trei trimestre înainte de înmatriculare, pot alege să își gestioneze e-mailul de la Universitate în serviciul UChicago Gmail sau să îl redirecționeze către un serviciu de e-mail extern.

Alumni au dreptul de a-și redirecționa e-mailul de la Universitate către un serviciu de e-mail extern.

Excepțiile de la aceste criterii de eligibilitate sunt rare, dar posibile cu aprobarea Biroului Provizoriului și a Biroului de Consiliere Juridică.

Accesul la e-mailul universitar atribuit fiecărui utilizator este eliminat în conformitate cu procedurile de închidere a contului de la serviciile IT și cu procesul de închidere a CNet pentru cadrele didactice și alte persoane cu numiri academice.

Permisiuni de utilizator la e-mailul universitar atribuit al unui alt utilizator

Utilizatorii sunt liberi să folosească Outlook sau Outlook Web Access pentru a delega privilegii la dosarele lor xMail și capacitatea de a trimite în numele lor, altor utilizatori. Articolele care arată cum să utilizeze aceste instrumente pentru a face acest lucru pot fi găsite pe site-ul web de documentație al serviciilor IT.

Utilizatorii care fac astfel de delegări sunt, de asemenea, singurii responsabili pentru a se asigura că privilegiile delegate pe care le-au acordat sunt revocate în timp util. În special, pe măsură ce delegații își schimbă atribuțiile în cadrul universității sau chiar părăsesc universitatea, privilegiile delegate trebuie să fie revocate în mod specific de către utilizator.

Serviciile IT vor oferi unui utilizator acces la e-mailul unui alt utilizator numai la indicația Biroului de consiliere juridică, conform Politicii privind utilizarea și accesul la tehnologia informației. Solicitările pentru un astfel de acces primite de către Serviciile IT sunt procesate de către Securitatea IT, care poate autoriza îndeplinirea cererii dacă aceasta se încadrează în cadrul unei delegări acordate de către Biroul Consilierului juridic, de exemplu, pentru a permite unui departament să continue să gestioneze e-mailurile departamentale care sunt trimise unui angajat care a părăsit Universitatea. Securitatea IT va direcționa cererea către Biroul de consultanță juridică în cazul în care aceasta nu se încadrează într-o delegație stabilită. În toate cazurile, privilegiul extins, dacă există, este pentru o perioadă limitată de timp.

Serviciile IT nu vor onora cererile pentru a permite unui utilizator să „trimită ca” alt utilizator, deoarece acest lucru subminează integritatea e-mailului universitar. În schimb, utilizatorului i se poate acorda privilegiul „trimite în numele” de către celălalt utilizator, utilizând Outlook sau Outlook Web Access.

Serviciile IT nu oferă niciun mijloc de delegare a accesului la căsuțele poștale Gmail ale UChicago; cu toate acestea, interfața de utilizator Gmail permite utilizatorilor să delege accesul la propriile căsuțe poștale. Ca și în cazul xMail, pe măsură ce delegații își schimbă atribuțiile în cadrul universității sau chiar părăsesc universitatea, privilegiile delegate trebuie să fie revocate în mod specific de către utilizator. NB: Gmail permite utilizatorilor să acorde privilegii de „trimitere în numele”, dar nu și de „trimitere în calitate de” delegați.

Permisiuni de utilizator pentru căsuțele poștale xMail partajate

O căsuță poștală xMail partajată este un spațiu de colaborare care permite mai multor utilizatori să citească și să trimită mesaje de e-mail. Căsuțele poștale partajate sunt distincte de cele atribuite CNetID-urilor utilizatorilor individuali. Ele se potrivesc bine pentru nevoile de e-mail ale „Departamentului de” și „Biroului de”, oferind departamentului o adresă de e-mail permanentă și permițând departamentului să gestioneze cine are permisiunea de a gestiona și de a trimite mesaje în numele departamentului.

Căsuțele poștale xMail partajate pot fi solicitate după cum este descris aici:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670

Utilizatorii care au dreptul de a utiliza o căsuță poștală partajată pot urma aceste instrucțiuni pentru a adăuga această funcție în Outlook:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496

Categorie: Căsuță poștală partajată: Email
Data expirării: 8 noiembrie 2017
Proprietar politică: tbarton

.