När är det klokt att använda en mall för tidtabell?

Svaret på den frågan är ganska enkelt. Om dina arbetstidsregler och arbetsarrangemang inte är alltför komplicerade, och om du inte vill hantera anställdas frånvaro online, kan en mall för tidsredovisning fungera utmärkt för ditt företag.

I vissa fall är en enkel Excel-mall för tidsredovisning allt du behöver för att registrera tid och närvaro i ditt företag. I andra fall är en mer kraftfull lösning, ett program för tid & närvaro som All Hours ett mycket bättre alternativ.

Tillbaka till Excel-mallarna för tidrapporter. Dessa mallar är mycket enkla att använda. Dina anställda kan skicka sina timmar till dig med jämna mellanrum (för att manuellt skriva in dem i tidtabellerna) eller så kan de skriva in dem direkt.

Vår Excel-mall för tidsredovisning kommer sedan automatiskt att beräkna den dagliga skillnaden från dina planerade timmar och beräkna ett månads- eller veckosaldo av timmar för varje anställd.

Nedan kan du ladda ner fyra kostnadsfria versioner av enkla Excel-mallar för tidrapportering:

1. Månadsmall för tidtabell för varje anställd (per dag)
2. Månadssammanställning av företagets tidtabell (per anställd)
3. Mall för tidtabell för varje anställd (per dag)
4. Veckavis sammanfattning av företagets tidtabell (per anställd)

När du använder mallarna ska du alltid ange värdena i form av antalet arbetade timmar. Vissa värden har redan angetts som exempel. Du får gärna ändra alla mallar för tidrapportering enligt dina behov.

Ladda ner gratis mallar för tidrapportering

Nedan hittar du fyra olika mallar för tidrapportering som du kan ladda ner och använda gratis:

Månadsvis tidrapport för flera anställda: Gratis Excel Timesheet Template

DOWNLOAD HERE

2. Månadsöversikt över företagets tidrapporter: Gratis Excel Timesheet Mall

Månadssammanfattning av företagets Timesheets

DOWNLOAD HERE

Veckavis Timesheet för flera anställda: Månadssammanfattning av företagets Timesheets

DOWNLOAD HERE

Veckavisering för flera anställda: Gratis Excel Timesheet Mall

DOWNLOAD HERE

4. Veckosammanfattning av företagets Timesheets: Veckovis sammanfattning av företagets Timesheets: Nu ska vi titta på fördelarna och nackdelarna med att använda Excel-mallar för tidrapporter och om det finns ett bättre alternativ för dina behov.

Fördelarna med att föra tidrapporter i Excel

Det är fortfarande mycket populärt att föra tidrapporter i Excel, särskilt bland mindre företag. Skälen till detta beslut är naturligtvis ganska uppenbara:

• Det finns inga extra kostnader.
• Det är bra om du bara behöver något grundläggande.
• Det är bra om du inte har så mycket data att skriva in (för små team och projekt).
• Alla är redan vana vid att arbeta med Excel, så ingen ytterligare introduktion eller utbildning av anställda behövs.

Nackdelarna med att hålla tidrapporter i Excel

Det finns dock också en hel del nackdelar med att välja Excel för att registrera anställdas arbetstimmar, särskilt nu när det finns många online-verktyg för tidrapportering som är billiga, enkla att använda och specialiserade för att registrera och leverera alla anställdas data du behöver, när du behöver det.

Onlinetidrapporter kan spara massor av tid och arbete genom att eliminera följande nackdelar med Excel:

• Du måste skriva in allting manuellt i Excel.
• Sannolikheten för felaktiga data och fel är mycket hög.
• Excel är mycket begränsat när det gäller funktioner för tid och närvaro, så du kan behöva skapa egna formler för vissa beräkningar.
• Du måste ständigt påminna dina anställda om att skicka in sina tidrapporter.
• Du kan knappt se några trender eftersom det inte finns några analysfunktioner.
• Du kan inte få tillgång till data i realtid när du behöver det.
• Det finns ingen verifieringskedja som visar vem som har gjort ändringar i filen och när. Detta är särskilt problematiskt i EU, eftersom den inte uppfyller GDPR.
• Du måste se till att du alltid har en uppdaterad backup-fil.

Om en eller flera av dessa frågor är problematiska för dig kan du överväga att hålla dina arbetstidsredovisningar online. Du kan prova All Hours-appen All Hours time-clock gratis och avgöra om den passar dig.