Syfte

Denna procedur förklarar

• hur en användares behörigheter tilldelas till sin egen eller andras e-post
• hur behörigheter senare tas bort samt
• begränsningar och skyldigheter i samband med dessa behörigheter.

Dessa förfaranden är utformade för att upprätthålla användarnas integritet i enlighet med The University of Chicago Policy on Information Technology Use and Access och förväntningarna på integriteten hos universitetets e-postkommunikation, särskilt att ett meddelande som påstås komma från en användare verkligen kommer från en användare och att ett meddelande endast öppnas av de mottagare som meddelandet riktar sig till.

Utomatiska kontroller bidrar också till detta mål men ligger utanför det här dokumentets räckvidd.

Användarens behörigheter till sin egen tilldelade universitetsmejl

Allmänt tillgängliga användare ges fullständig tillgång till en unik universitetsmejlbrevlåda som är kopplad uteslutande till deras tilldelade CNetID. Detta möjliggörs genom automatiserade processer när behörighetskriterierna är uppfyllda, vilket signaleras av universitetets affärssystem. Berättigade användargrupper är

• Emeriti
• Fakultet
• Other Academic Appointees
• University staff and student staff
• Post-doktorander
• Utbildningsstudenter
• Kontraktörer och andra som fått tillfälliga CNetID

Användare i dessa grupper kan fritt välja om deras e-post från universitetet ska hanteras av det universitetsdrivna xMail Exchange-baserade systemet, UChicago Gmail-tjänsten, eller om de vidarebefordras till en extern e-posttjänst.

Understuderande och prematrikulerade studenter, dvs, antagna studenter upp till tre kvartal före inskrivningen, kan välja att hantera sin universitets e-post i tjänsten UChicago Gmail eller få den vidarebefordrad till en extern e-posttjänst.

Alumni har rätt att vidarebefordra sin universitets e-post till en extern e-posttjänst.

Avvikelser från dessa behörighetskriterier är sällsynta, men möjliga med godkännande av provostens kansli och Office of Legal Counsel.

Access till varje användares tilldelade universitetsmail tas bort i enlighet med IT Services Account Closure Procedures och CNet Closure Process for Faculty and Other Academic Appointees.

Användarbehörigheter till en annan användares tilldelade universitetsmail

Användare kan fritt använda Outlook eller Outlook Web Access för att delegera behörigheter till sina xMail-mappar, och möjlighet att skicka för egen räkning, till andra användare. Artiklar som visar hur man använder dessa verktyg för att göra detta finns på webbplatsen IT Services Documentation.

Användare som gör sådana delegeringar är också ensamma ansvariga för att se till att delegerade privilegier som de har beviljat återkallas i god tid. I synnerhet när delegater byter uppdrag vid universitetet eller till och med lämnar universitetet måste deras delegerade privilegier återkallas specifikt av användaren.

IT Services kommer att ge en användare tillgång till en annan användares e-post endast på uppdrag av Office of Legal Counsel, i enlighet med Policy on Information Technology Use and Access (policy för användning av och tillgång till informationsteknik). Förfrågningar om sådan åtkomst som tas emot av IT-tjänsterna behandlas av IT-säkerheten, som kan godkänna att begäran uppfylls om den faller inom ramen för en delegation som de har fått av juridiska ombudet, till exempel för att en avdelning ska kunna fortsätta att hantera avdelningens e-post som skickas till en anställd som har lämnat universitetet. IT-säkerheten kommer att vidarebefordra begäran till Office of Legal Counsel om den inte faller inom ramen för en fastställd delegation. I alla fall gäller den utökade privilegieringen, om någon, under en begränsad tid.

IT-tjänster kommer inte att efterkomma förfrågningar om att göra det möjligt för en användare att ”skicka som” en annan användare eftersom det undergräver integriteten hos universitetets e-post. Användaren kan i stället beviljas ”skicka på uppdrag av” av den andra användaren, med hjälp av Outlook eller Outlook Web Access.

IT Services tillhandahåller inga metoder för att delegera åtkomst till UChicago Gmail-brevlådor, men Gmail-användargränssnittet gör det möjligt för användare att delegera åtkomst till sina egna brevlådor. Precis som med xMail, när delegater byter uppdrag vid universitetet eller till och med lämnar universitetet, måste deras delegerade privilegier särskilt återkallas av användaren. OBS: Gmail tillåter användare att ge delegater ”skicka på uppdrag av” men inte ”skicka som”.

Användarbehörigheter till delade xMail-brevlådor

En delad xMail-brevlåda är ett samarbetsutrymme som gör det möjligt för flera användare att läsa och skicka e-postmeddelanden. Delade brevlådor skiljer sig från de brevlådor som tilldelats enskilda användares CNetID. De passar bra för e-postbehov för ”Department of” och ”Office of”, eftersom de ger avdelningen en permanent e-postadress och gör det möjligt för avdelningen att hantera vem som får hantera och skicka meddelanden för avdelningens räkning.

Delade xMail-brevlådor kan begäras på det sätt som beskrivs här:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670

Användare som har rätt att använda en delad brevlåda kan följa de här instruktionerna för att lägga till den funktionen i sin Outlook:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496

Kategori: E-post
Utgångsdatum: Utgångsdatum: 8 november 2017
Policyägare: tbarton