Cel

Ta procedura wyjaśnia

• jak uprawnienia użytkownika są przypisywane do jego własnej lub cudzej poczty elektronicznej
• jak uprawnienia są następnie usuwane, oraz
• ograniczenia i obowiązki związane z tymi uprawnieniami.

Procedury te mają na celu ochronę prywatności użytkownika, jak określono w The University of Chicago Policy on Information Technology Use and Access i oczekiwanie integralności komunikacji e-mailowej Uniwersytetu, w szczególności, że wiadomość rzekomo pochodząca od użytkownika w rzeczywistości pochodzi od niego i że wiadomość jest otwierana tylko przez adresatów wskazanych w wiadomości.

Dodatkowe kontrole również przyczyniają się do realizacji tego celu, ale są poza zakresem tego dokumentu.

Uprawnienia użytkowników do ich własnej przypisanej poczty elektronicznej Uniwersytetu

Kwalifikujący się użytkownicy otrzymują pełny dostęp do unikalnej skrzynki pocztowej Uniwersytetu powiązanej wyłącznie z ich przypisanym CNetID. Jest to możliwe dzięki zautomatyzowanym procesom, gdy spełnione są kryteria kwalifikowalności, sygnalizowane przez systemy biznesowe Uniwersytetu. Uprawnione grupy użytkowników to

• Emeriti
• Wykładowcy
• Inni pracownicy naukowi
• Uczniowie i studenci
• Studenci
• Studenci podoktoranci
• studenci
• kontrahenci i inne osoby, którym nadano tymczasowe identyfikatory CNetID

Użytkownicy z tych grup mają swobodę wyboru, czy ich uniwersytecka poczta elektroniczna będzie zarządzana przez system xMail Exchange, UChicago Gmail, lub jest przekazywana do zewnętrznej usługi pocztowej.

Studenci studiów podyplomowych oraz studenci pre-matrykulowani, tj, studenci przyjęci na studia do trzech kwartałów przed immatrykulacją, mogą zarządzać swoją pocztą elektroniczną w usłudze UChicago Gmail lub przekazać ją do zewnętrznej usługi pocztowej.

Alumni są uprawnieni do przekazania swojej poczty elektronicznej do zewnętrznej usługi pocztowej.

Wyjątki od tych kryteriów są rzadkie, ale możliwe po uzyskaniu zgody Biura Prorektora i Biura Radcy Prawnego.

Dostęp do uniwersyteckiej poczty elektronicznej przypisanej do każdego użytkownika jest usuwany zgodnie z procedurami zamykania kont usług informatycznych i procesem zamykania sieci CNet dla wydziałów i innych pracowników akademickich.

Uprawnienia użytkownika do uniwersyteckiej poczty elektronicznej przypisanej do innego użytkownika

Użytkownicy mogą swobodnie korzystać z programu Outlook lub Outlook Web Access w celu delegowania uprawnień do swoich folderów xMail i możliwości wysyłania w swoim imieniu do innych użytkowników. Artykuły pokazujące jak używać tych narzędzi w tym celu można znaleźć w witrynie IT Services Documentation.

Użytkownicy dokonujący takiego delegowania są również wyłącznie odpowiedzialni za zapewnienie, że delegowane przez nich uprawnienia zostaną w odpowiednim czasie odebrane. W szczególności, gdy osoby delegowane zmieniają zadania na Uniwersytecie lub nawet opuszczają Uniwersytet, ich delegowane uprawnienia muszą być wyraźnie odwołane przez użytkownika.

Usługi IT zapewnią użytkownikowi dostęp do poczty elektronicznej innego użytkownika tylko na polecenie Biura Radcy Prawnego, zgodnie z Polityką użytkowania i dostępu do technologii informacyjnych. Wnioski o taki dostęp otrzymane przez Działy IT są przetwarzane przez Dział Bezpieczeństwa IT, który może zezwolić na spełnienie prośby, jeśli mieści się ona w zakresie upoważnienia udzielonego mu przez Biuro Radcy Prawnego, na przykład, aby umożliwić działowi kontynuację obsługi poczty elektronicznej działu, która jest wysyłana do pracownika, który odszedł z Uniwersytetu. Dział Bezpieczeństwa IT przekaże wniosek do Biura Radcy Prawnego, jeśli nie mieści się on w zakresie ustalonego upoważnienia. We wszystkich przypadkach przedłużony przywilej, jeśli istnieje, jest na czas ograniczony.

IT Services nie będzie honorować wnioski o umożliwienie użytkownikowi „wysłać jako” innego użytkownika, ponieważ to podważa integralność University e-mail. Użytkownik może zamiast tego uzyskać uprawnienie „wysyłania w imieniu” innego użytkownika, korzystając z programu Outlook lub Outlook Web Access.

IT Services nie zapewnia możliwości delegowania dostępu do skrzynek pocztowych Gmail UChicago; jednakże interfejs użytkownika Gmail pozwala użytkownikom na delegowanie dostępu do ich własnych skrzynek pocztowych. Podobnie jak w przypadku xMail, w przypadku zmiany przydziału obowiązków na Uniwersytecie lub nawet opuszczenia Uniwersytetu, delegowane uprawnienia muszą być specjalnie cofnięte przez użytkownika. Uwaga: Gmail pozwala użytkownikom nadawać uprawnienia „wysyłania w imieniu”, ale nie „wysyłania jako” delegatom.

Uprawnienia użytkowników do współdzielonych skrzynek xMail

Współdzielona skrzynka xMail to przestrzeń współpracy, która pozwala wielu użytkownikom czytać i wysyłać wiadomości e-mail. Współdzielone skrzynki pocztowe różnią się od tych przypisanych do CNetID poszczególnych użytkowników. Są one dobrym rozwiązaniem dla potrzeb poczty elektronicznej „Departamentu” i „Biura”, dając departamentowi stały adres e-mail i umożliwiając departamentowi zarządzanie tym, kto jest upoważniony do obsługi i wysyłania wiadomości w imieniu departamentu.

Współdzielone skrzynki pocztowe xMail można zamówić w sposób opisany tutaj:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670

Użytkownicy uprawnieni do korzystania ze współdzielonej skrzynki pocztowej mogą postępować zgodnie z poniższymi instrukcjami, aby dodać tę funkcję do swojego programu Outlook:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496

Kategoria: Poczta elektroniczna
Data ważności: November 8, 2017
Policy Owner: tbarton

.