Uuden työntekijän palkkaaminen on iso päätös, joka voi maksaa yrityksellesi paljon rahaa, jos sitä ei tehdä oikein. Varmistaaksesi, että palkkaat parhaan mahdollisen ehdokkaan, on usein hyvä ajatus tehdä taustatarkastus ennen lopullisen päätöksen tekemistä.
Taustatarkastusyritykset tarkistavat kriittiset tiedot, kuten henkilöllisyyden, rikollisen toiminnan, työ- ja koulutushistorian, ammattipätevyydet ja moottoriajoneuvotiedot. Kaiken kokoisille yrityksille on tarjolla lukuisia taustantarkastusyrityksiä, ja jokainen tarjoaa ainutlaatuisia palveluja ja ominaisuuksia.
Tässä oppaassa kerromme kaiken, mitä sinun on tiedettävä työntekijöiden taustantarkistuspalveluista ja niiden valinnasta. Jos tiedät jo, mitä etsit, käy Best Picks -sivullamme katsomassa, mitä yrityksiä suosittelemme yrityksellesi.
Toimittajan huomautus: Etsitkö tietoa taustantarkistuspalveluista? Käytä alla olevaa kyselylomaketta, ja myyjäkumppanimme ottavat sinuun yhteyttä antaakseen sinulle tarvitsemasi tiedot:
Mitä taustatarkistukset sisältävät?
Taustatarkistukset ennen työsuhteen alkua voivat antaa työnantajille kriittisiä yksityiskohtia henkilön menneisyydestä, jotka voivat vaikuttaa siihen, sopiiko hakija hyvin haettavaan työpaikkaan.
Taustatarkastusyritykset tarjoavat laajan valikoiman seulontaratkaisuja. Ne käyttävät erilaisia hakutekniikoita, kuten verkkotietokantoja ja henkilökohtaisia käyntejä oikeustaloissa, tarkistaakseen tärkeitä yksityiskohtia henkilön taustasta muutamassa päivässä. Voit löytää verkkosivuja, jotka tarjoavat välittömiä tuloksia, mutta ole varovainen; joitakin näistä ei voi laillisesti käyttää työllistymistä edeltäviin tarkoituksiin.
Sinun on käytettävä yritystä, joka noudattaa FCRA:ta (Fair Credit Reporting Act). FCRA säätelee, miten taustatarkastukset on suoritettava, mikä tarkoittaa muun muassa sitä, että hakijalta on saatava suostumus taustatarkastuksen suorittamiseen ja että hakijan on voitava tutustua tuloksiin. FCRA:ta rikkovien online-taustatarkistussivustojen käyttö altistaa yrityksesi oikeusjutuille ja sakoille.
Yleisimpiä saatavilla olevia taustatarkistusseulontoja ovat:
- Sosiaaliturvatunnuksen jäljittäminen ja osoitetarkistukset
- Rikosrekisteritietojen haku rikkomuksista ja rikoksista piirikunnan, osavaltion ja kansallisen tason rikosrekisteritiedoista
- Seksuaalirikollisten rekisteritietojen haku
- Siviilirekisteritietojen haku
Yleisimpiä saatavilla olevia lisäseulontoja ovat:
- Työsuhteen tarkistaminen
- Koulutuksen tarkistaminen
- Ammattilupien tarkistaminen
- Moottoriajoneuvorekisteritiedot
- Luottotietoraportit
- Luottotietoraportit
- Viittaus checks
- Military records verifications
- Workers’ compensation history searches
- Health care sanction checks
- Drug screening
Most companies useammat yritykset käyttävät cloud-järjestelmää, jossa työnantajat voivat pyytää taustatarkastuksia ja tarkastella valmiita raportteja verkossa. Virastot veloittavat yleensä raporttikohtaisesti ja hakuprosessin suorittaminen kestää yhdestä viiteen päivää. Voit valita toimiston, joka tarjoaa valmiita suunnitelmia, toimiston, joka tarjoaa a la carte -vaihtoehtoja, tai toimiston, joka tarjoaa molempia.
Paljonko työhön liittyvät taustatarkistukset maksavat?
Henkilöstön työhön liittyvien taustatarkistusten tekemisestä ei ole olemassa toimialan vakiomaksua, vaan hinta riippuu siitä, mitä hakuja haluatte suorittaa. Useimmat taustatarkistustoimistot veloittavat raporttikohtaisesti.
Jotkut yritykset tarjoavat niputettuja suunnitelmia (useita seulontoja ja tarkistuksia, jotka voit suorittaa yhden suunnitelman puitteissa), ja toiset tarjoavat niitä a la carte -periaatteella. Niistä palveluntarjoajista, jotka tarjoavat valmiita taustaseulontasuunnitelmia, ne tarjoavat tyypillisesti muutamia porrastettuja paketteja.
Kunkin suunnitelman todelliset kustannukset ja suoritetut tarkastukset vaihtelevat valitsemasi palveluntarjoajan mukaan, mutta alla on keskiarvo siitä, mitä voit odottaa tyypillisiin perus-, keskitason ja premium-tason suunnitelmiin sisältyvistä tyypillisistä palveluista ja näiden suunnitelmien keskimääräisistä kustannuksista.
Basic-seulontapaketti (Edullinen suunnitelma henkilön henkilöllisyyden ja rikoshistorian vahvistamiseksi)
- Kustannukset: 15-30 dollaria raporttia kohden
- Seulontoja: Perusrikos- ja henkilöllisyyden todentaminen, mukaan lukien sosiaaliturvatunnuksen jäljittäminen; kansallisten rikostietokantojen haut; ja seksuaalirikollisten rekisterihaut
Standardiseulonta (Edullinen, keskitason suunnitelma; ihanteellinen pienille yrityksille)
- Kustannukset: 30-60 dollaria raporttia kohti
- Seulonnat: Kaikki, mitä perussuunnitelmissa tarjotaan, sekä kotimaan tarkkailulistahaku ja piirikunnan rikostuomioistuimen haku, joka etsii seitsemän vuoden tiedot
Premium-seulonta (Kallis, kattava suunnitelma edistyneelle seulonnalle)
- Kustannukset: 60-80 dollaria raporttia kohti
- Seulonnat: Kaikki, mitä vakiosuunnitelmissa tarjotaan, sekä koulutus- ja työpaikkatarkistukset
Varaudu raportista maksettavan maksun lisäksi maksamaan pääomaa lisämaksuihin.
Jotkut virastot veloittavat kertaluonteisen perustamismaksun, jonka suuruus vaihtelee 25 ja 50 dollarin välillä, kattaakseen tilien todentamisprosessin kustannukset.
Voi myös olla, että sinulta veloitetaan kolmansien osapuolten maksuja tietyistä tarkistuksista, kuten koulutus- tai työpaikkatarkistuksista, oikeudenkäyntimaksuista ja huumausaineseulonnoista. Nämä maksut vaihtelevat osavaltioittain ja palveluntarjoajittain.
Tutkimuksessamme useimmat taustatarkistustoimistot listasivat hinnoittelun verkkosivuillaan, mutta jotkut eivät, ja se johtuu monissa tapauksissa siitä, että palveluntarjoaja tarjoaa seulontoja, joita voit yhdistellä. Näissä tapauksissa sinun on otettava yhteyttä edustajaan saadaksesi hintatarjouksen.
Jos yrityksesi tekee taustatarkastuksia osana rekrytointiprosessiaan ja tilaat useita raportteja vuosittain, voit ehkä saada irtotavarana alennusta – kannattaa kysyä harkitsemaltasi palvelulta tai palveluntarjoajilta, oletko oikeutettu siihen.
Mitä etsiä taustatarkastuspalvelusta
Taustatarkastuspalveluja on tarjolla niin paljon, että voi olla vaikea tietää, mikä niistä sopii yrityksellesi. On 10 tärkeää ominaisuutta, jotka kannattaa ottaa huomioon ja jotka auttavat sinua rajaamaan yrityksellesi parhaat virastot.
- Akkreditointi ja vaatimustenmukaisuus. Toimiston on oltava FCRA:n mukainen. Jos se ei ole FCRA:n mukainen, sitä ei voi laillisesti käyttää työsuhteita edeltäviin seulontatarkoituksiin. Suosittelemme myös sellaisen viraston palkkaamista, jonka National Association of Professional Background Screeners (NAPBS) on akkreditoinut, sillä näiden akkreditoitujen yritysten on noudatettava tiukkoja ohjeita.
- Tarkkuus. Varmista, että toimisto antaa selkeät, tarkat ja täydelliset kirjalliset raportit. Viimeinen asia, jonka haluat, on tehdä palkkauspäätöksiä epätarkkojen tietojen perusteella.
- Saatavilla olevat tarkastukset ja seulonnat. Tämä on ehkä ilmeisin asia, jota taustatarkastusyritykseltä kannattaa etsiä. Valitse yritys, joka pystyy suorittamaan kaikki tarvitsemasi taustaselvitykset – vaikka niihin sisältyisi lisähakuja, kuten huumetestaus tai moottoriajoneuvotiedot.
- Kustannukset. Budjettisi voi olla määräävä tekijä sen suhteen, minkä yrityksen valitset. Ota huomioon mahdolliset lisämaksut, joita sinulta saatetaan periä.
- Asiakastuki. Taustatarkastusyritykset tarjoavat tukea puhelimitse, sähköpostitse ja live-chatissa. Valitse yritys, joka tarjoaa haluamasi tukitavan, ja varmista, että heillä on avuliaita työntekijöitä.
- Mukauttaminen. Tämä ei ehkä ole tärkeä ominaisuus, jos löydät yrityksen, joka tarjoaa tarvitsemasi seulonnat niputettuna pakettina. Räätälöintiominaisuudet ovat kuitenkin hyödyllisiä yrityksille, jotka tarvitsevat ainutlaatuisia taustatarkastuksia tai kehittyneitä seulontoja, kuten huumetestaus ja terveydenhuollon seulonta.
- Toimialat, joita palvellaan. Palveleeko virasto tiettyä toimialaa (kuljetus, teollisuus jne.) tai tarjoaako se toimialakohtaisia paketteja? Useimmat taustatarkastusyritykset palvelevat useita eri toimialoja, mutta toimialakohtaiset paketit, joista voit valita, voivat varmistaa, että hakijasi käy läpi perusteellisen arvioinnin.
- Verkkoportaali. Intuitiivinen verkkoportaali on olennainen tilausten tekemiseen ja tulosten tarkasteluun, varsinkin jos aiot tehdä useita taustatarkastuksia.
- Teknologia. Sen lisäksi, että valitset viraston, jolla on verkkoportaali, tarjoaako virasto kehittyneitä teknologiaominaisuuksia, kuten sähköisiä suostumuslomakkeita ja ATS-integraatioita.
- Läpimenoaika. Kuinka kauan tulosten saaminen kestää? Jos sinulla on tiukka määräaika, tämä voi olla erityisen tärkeää. Jotkin yritykset listaavat läpimenoaikansa verkossa.
Muut kysymykset, jotka kannattaa ottaa huomioon taustantarkistuspalvelua valittaessa:
- Tarjoavatko ne volyymi- tai sitoutumisalennushinnoittelua?
- Vastaavatko ne kilpailijan hinnoittelua?
- Tarjoavatko palvelut a la carte -vaihtoehtoja?
- Onko palvelussa kuukausittainen vähimmäismäärä? Jos on, mitä tapahtuu, jos et täytä sitä?
- Oletko sidottu sopimukseen?
- Millaisilla turvatoimilla varmistetaan, että työntekijäsi tiedot ovat turvassa?
- Onko heillä riitaprosessi epätarkkojen tietojen varalta?
Taustatarkistuspalvelun usein kysytyt kysymykset
Etkö vieläkään ole varma, tarvitseeko sinun edes tehdä taustatarkastusta? Seuraavassa on useita kysymyksiä ja vastauksia, jotka saattavat auttaa päätöksenteossa.
Q. Miksi minun pitäisi tehdä taustatarkastuksia ennen palvelukseen ottamista?
A. Yritykset, jotka eivät käytä taustatarkastuksia uusia työntekijöitä palkatessaan, asettavat itsensä vaaraan. Kun palkataan uusi työntekijä, jota ei ole tutkittu asianmukaisesti, työnantajat käytännössä toivottavat vieraan tervetulleeksi yritykseensä. Työllistymistä edeltävillä taustatarkastuksilla voidaan varmistaa useita tärkeitä näkökohtia mahdollisen työntekijän taustasta.
Q. Taustatarkastukset vaikuttavat hyödyllisemmiltä suurille yrityksille. Tarvitsevatko pienyritykset taustatarkastuksia?
A. Pienillä yrityksillä on yhtä paljon, ellei jopa enemmän, menetettävää huonosta palkkauksesta. Sellaisen henkilön palkkaaminen, jolla on rikollinen menneisyys ja joka varastaa yritykseltä tai saattaa työtoverit vaaraan, voi saattaa pienen organisaation lopullisesti konkurssiin. Jos uusi työntekijä valehtelee kokemuksestaan ja pätevyydestään, saatat huomata, että hänellä on vaikeuksia suoriutua tehtävistä, joihin hänet on palkattu, mikä voi viime kädessä maksaa sinulle enemmän rahaa koulutukseen. Monet taustatarkastusyritykset palvelevat erityisesti pieniä yrityksiä, ja voit tehdä niin vähän tai niin monta taustatarkastusta kuin tarvitset.
Q. Antavatko taustatarkastukset tietoa siitä, millainen työntekijä hakijasta tulee?
A. Vaikka pelkkä taustatarkastus ei välttämättä kerro, kuinka ahkerasti työnhakijat työskentelevät, jos heidät palkataan, se voi antaa jonkinlaisen käsityksen heidän luonteestaan antamalla sinulle käsityksen siitä, kuinka paljon voit luottaa heihin. Se voi myös antaa sinulle katsauksen heidän aiempaan koulutukseensa ja kokemukseensa, joten tiedät, minkä tasoista työtä voit odottaa heiltä.
Q. Kuinka moni yritys löytää punaisen lipun tehdessään taustatarkastuksia?
A. Punaiset liput ovat yleisempiä kuin luulisi. Taustatarkastusyritys HireRightin hiljattain tekemästä tutkimuksesta kävi ilmi, että 84 prosenttia työnantajista havaitsi väärää tietoa ansioluettelossa tai työhakemuksessa, ja 23 prosenttia kertoi, että heidän taustaraporttinsa paljasti väärää tietoa koulutustutkinnosta tai todistuksesta.
Q. Jos rikosoikeudellisessa taustaselvityksessä löytyy rikosrekisteriote mahdollisesta hakijasta, voitko sulkea kyseisen henkilön pois harkinnasta?
A. Pääsääntönä on, että jotta ehdokkaan voi sulkea pois harkinnasta, löydetyn rikollisen toiminnan on liityttävä työntekijän työtehtäviin. Jos esimerkiksi olet palkkaamassa henkilöä kuorma-autonkuljettajan tehtävään, 15 vuoden takainen sakko alaikäisen rattijuopumuksesta ei ehkä ole pätevä syy hylkäämiseen, mutta kaksi viimeaikaista sakkoa rattijuopumuksesta voisi olla.
Q. Tarvitsetko erityyppistä taustatarkastuspalvelua toimialastasi riippuen?
A. Se riippuu taustantarkistuspalvelusta. Joillakin palveluilla on kattava valikoima seulontoja, jotka kattavat useita toimialoja; toiset palvelut ovat rajallisempia tai erikoistuneempia tarjonnassaan. On oikeastaan vain kourallinen toimialoja, joilla tavanomaiset työntekijöiden taustatarkastukset eivät välttämättä riitä. Esimerkiksi terveydenhuoltoalalla työskentelevien on tehtävä joitakin ylimääräisiä hakuja. Toinen ala on kuljetusala, joka vaatii usein hakijan ajotietojen tarkempaa tarkastelua. Kun valitset palvelua, kysy taustatarkistuspalvelun tarjoajalta, voiko se tehdä kaikki yrityksesi tarvitsemat seulonnat.
Q. Mitä tarkoittaa, että taustatarkastuspalvelu on akkreditoitu?
A. National Association of Professional Background Screeners (NAPBS) tarjoaa taustantarkistuspalveluille mahdollisuuden osallistua Background Screening Agency Accreditation Program -ohjelmaan. Yritysten on noudatettava tiukkoja ohjeita täyttääkseen kelpoisuuden, joten tämä akkreditointi on erittäin arvostettu.
Akkreditointiohjelmassa taustantarkastusyritykset tarkastetaan useilla keskeisillä osa-alueilla:
- Kuluttajansuoja
- Lainsäädännön noudattaminen
- Asiakaskoulutus
- Tutkijan ja tietotuotestandardit
- Varmennuspalvelustandardit
- Yleiset liiketoimintakäytännöt
Akkreditointi kestää viisi vuotta. Säilyttääkseen akkreditoinnin tämän jälkeen yrityksen on toistettava arviointiprosessi.
Q. Sosiaalisen median suosion myötä eikö taustatarkastuksissa pitäisi tutkia työnhakijoiden sosiaalisen verkoston tilejä?
A. Vaikka työnantajilla saattaa olla houkutus tarkistaa hakijan Facebook- tai Instagram-sivut saadakseen tietää enemmän hänen arvostelukyvystään ja luonteestaan, he saattavat näin tehdessään altistaa itsensä oikeusjutuille. Tämän vuoksi on yleensä parasta pysytellä kaukana näistä väylistä ja välttää henkilökohtaisia ennakkoluuloja. Jos kuitenkin käytät sosiaalista mediaa osana taustatarkastusprosessiasi, noudata asianmukaisia varotoimia välttääksesi oikeusjutun – opettele, miten sosiaalinen media tarkistetaan oikealla tavalla.
Q. Mitä seuraamuksia sinua uhkaa, jos et noudata FCRA-taustatarkastuslakia?
A. Kaksi suurinta seurausta lakien noudattamatta jättämisestä ovat se, että työnhakija nostaa kanteen, ja se, että valtion virasto, kuten Equal Employment Opportunity Commission tai National Labor Relations Board, tutkii asiaa ja mahdollisesti määrää sakon. FCRA-lainsäädännön noudattaminen on yksinkertaista, ja monet taustatarkastusyritykset tarjoavat käyttäjille lisätietoja aiheesta.
Jos uskot, että yrityksesi hyötyy taustatarkistuspalvelun palkkaamisesta, kehotamme sinua tutustumaan Best Picks -sivuumme, jossa näet, mitkä palveluntarjoajat ovat mielestämme parhaita erityyppisille yrityksille, syyn, miksi valitsimme kunkin palvelun, sekä kattavan luettelon taustatarkistuspalveluista ja -sivustoista.
Valmis valitsemaan palkanmaksupalvelun? Tässä on kattava kattauksemme:
- Parhaat taustantarkistuspalvelut 2019
- Parhaat pienille yrityksille
- Parhaat erittäin pienille yrityksille
- Parhaat kotitaloustyöntekijöille
- Parhaat itsepalveluun
- Parhaat teknologiaan
Toimittajan huomautus: Etsitkö tietoa taustantarkistuspalveluista? Käytä alla olevaa kyselylomaketta, ja myyjäkumppanimme ottavat sinuun yhteyttä ja antavat sinulle tarvitsemasi tiedot: