Du har allerede mange kasketter på som eventplanlægger: Du er en kreativ, en projektleder og en budgetspecialist. Hvis du planlægger store arrangementer, er du nødt til at tilføje endnu en færdighed til din værktøjsbælte: professionel eventmarketing.

Marketing er den måde, du spreder ordet om dit arrangement. Succesfuld markedsføring er rettet mod det perfekte publikum, opbygger din deltagerliste og skaber en markedsføringsmæssig bølgeeffekt, der øger din rækkevidde. Indarbejd en af taktikkerne for at få mest muligt ud af den tid, kreativitet og de penge, du bruger på eventmarkedsføring:

Opret dit mål for eventmarkedsføring og den mest kritiske målemetrik for din event

Mere end præstation: Din markedsføringsindsats bør arbejde hen imod et veldefineret mål. Selv om mål og målinger kan se ens ud, varierer detaljerne fra begivenhed til begivenhed – inden for din organisation og i hele begivenhedsbranchen. Strategisk planlægning kan hjælpe dig med at nå dine mål og målsætninger for din begivenhed. Definer et specifikt, målbart præstationsmål, og målret dine markedsføringsindsatser med dette mål for øje. Nogle almindelige mål – og strategier for succes – omfatter:

Eventmål: Sælg 30 procent flere forhåndsbilletter

Et øget billetsalg betyder, at du skal tiltrække et nyt publikum. Forgren dig, mens du stadig målretter dig mod relevante målgrupper for at tiltrække nye deltagere og øge billetsalget på forhånd. Følg månedlige tilmeldinger, og hold øje med tendenser for at se, hvad der virker – og hvor du skal forbedre dig.

Strategier:

• Søg efter lignende (men uudnyttede) målgrupper på de sociale medier. Tænk på en konference for leverandører af udendørs sportsudstyr, der tiltrækker virksomheder med sportsudstyr, men som ønsker at nå ud til almindelige detailhandlere, der også sælger sportsudstyr. Målret disse små detailhandlere med relevante hashtags og minikampagner i små erhvervspublikationer.
• Giv rabatter eller incitamenter til førstegangsdeltagere.
• Sats på dit tilbagevendende publikum til rekruttering: Personlige henvisninger anses af forbrugerne for at være mere troværdige og er derfor mere tilbøjelige til at konvertere end traditionelle reklamekampagner. Gør opmærksom på henvisninger med disse strategier:

1. Tilbyd et værelse eller en opgradering af billetter efter tre henvisninger.
2. Ansig en præmie til den deltager, der har fået flest henvisninger.
3. Host en giveaway for billetter, swag eller opgraderinger – tidlig tilmelding giver en adgang.
4. Promover en billetpakke med rabat for at tilskynde gæsterne til at tage en kollega eller ven med.

• Har billetsalget i gang, når du annoncerer din begivenhed, så folk kan købe med det samme.
• Start stærkt med en tidsbegrænset rabat på billetsalg på forhånd.
• Lad folk vide, når billetterne sælger godt, eller hvis der er et begrænset antal pladser – knaphed kan øge efterspørgslen.

Eventmål: Opbyg et publikum med 50 procent gengangere

Det er billigere – og lettere – at tiltrække gengangere end at opnå salg fra nye deltagere. Hold øje med dit eksisterende publikum og bliv i kontakt året rundt for at få loyale, tilbagevendende besøgende. Undersøgelser blandt deltagerne kan afsløre længden af dit forhold samt årsagerne til, at de bliver ved med at komme tilbage.

Strategier:

• Byd tidligere deltagere tidlige priser på billetter til tidligere deltagere.
• Forstil særlige incitamenter til tilbagevendende deltagere.
• Hold programmet friskt og interessant, så der er noget at vinde ved at vende tilbage.
• Forøg tidligere deltageres engagement ved at spørge om deres meninger, kommunikere og handle på deres ønsker.
• Søg og opbyg relationer med gentagne deltagere, der har en indflydelsesrig tilstedeværelse på sociale medier for at skabe brandambassadører.
• Hvis det er muligt, skal du annoncere datoen for dit næste arrangement, før dine deltagere forlader det foregående års arrangement.
• Giv gæsterne mulighed for at fastlåse en pris for det næste år med en rabat.

Eventmål: Øg indtægterne før eventet med 20 procent

Optimer indtjeningen i månederne op til dit event med add-ons, gruppepriser, rabatter og frynsegoder.

Strategier:

• Byd tillægspakker (store eller små) i forbindelse med billetkøb. Nogle muligheder:

1. VIP-opgraderinger til billetter eller værelser
2. Billetter til en eksklusiv middag med eventets talere og særlige gæster
3. Add-on +1 billetter til en nedsat pris, der kun er tilgængelig ved udtjekning
4. Parkeringskort til de mest bekvemme pladser
5. Event-T-shirts i begrænset oplag, knapper, knapper eller tasker

• Fang gruppesalg med differentierede billetteringsmuligheder, der omfatter værdifulde fordele, som f.eks:

1. Reserverede siddepladser
2. Gruppetransport fra hotellet til stedet
3. En netværkstime før arrangementet for gruppetilmeldinger

• Obbyde muligheder for at opgradere efter billetkøb. Fang interessen for opgradering med disse strategier:

1. Hindrer gæsterne om at låse sig fast på en særlig pris for yderligere billetter i registreringsbekræftelsen.
2. Inkluderer muligheden for at købe et parkeringskort med rabat eller et metrokort i informationsmails.
3. Invitér gæsterne til at tilføje ekstra sessioner i e-mails med oplysninger om arrangementets tidsplan.

Eventmål: Fordobl engagementet hos deltagerne efter arrangementet

Hold momentum i gang efter et arrangement ved at invitere deltagerne til at dele erfaringer, tanker, idéer og meget mere. Et hashtag til en begivenhed er et nyttigt værktøj til at måle engagementet, og undersøgelser efter begivenheden kaster lys over forbedringer, der skal foretages fremadrettet.

Strategier:

• Netværksmuligheder efter begivenheden for at fremme forbindelser – og fortsatte samtaler.
• Undervis i en færdighed, som deltagerne kan dele med deres professionelle eller personlige forbindelser.
• Skab indhold, der har en længere levetid end begivenheden. Du kan f.eks. premiere en branchespecifik infografik efter arrangementet. Deltagerne vil sætte pris på det nyttige referencemateriale og dele det med deres publikum.
• Skab relationer med sponsorer, der er relevante for dit publikum.

Få mest muligt ud af din markedsføring med et rockstjerne-team – internt og udenfor

Succesfuld eventmarkedsføring er sjældent et enmandsshow. Store begivenheder har dedikerede marketingteams. (Tænk på New York Film Festival eller Game Developers Conference i San Francisco).

Men i mange tilfælde er du nødt til at være kreativ, når du opbygger dit markedsføringsteam og kaster et bredt salgsfremmende net ud. Se inden for din gruppe for at finde de forfattere, designere, teknikere og guruer inden for sociale medier, som kan tage fat på at dele dit budskab med din målgruppe. Nybegyndere skal især erkende værdien af at uddelegere til betroede teammedlemmer.

Marketing af begivenheder bør også omfatte eksterne stemmer for at opnå yderligere effekt:

• Bed den administrerende direktør for din nonprofitorganisation om at udarbejde et særligt budskab for at tilskynde til køb af billetter eller donationer.
• Brug vidnesbyrd indsamlet fra undersøgelser efter begivenheden for at formidle succeshistorier og erfaringer fra deltagere fra tidligere år.
• Opfordre sponsorer, leverandører eller talere til at påtage sig nogle indholdsopgaver med et blogindlæg eller ressourcer, som du kan præsentere på dit websted og dele på sociale medier.

• Bede leverandører, særlige gæster og sponsorer om at tilføje din Facebook-begivenhed til deres side i stedet for at oprette deres egen facebook-begivenhed – dette øger rækkevidden, samtidig med at du sikrer, at oplysninger, indlæg og opdateringer om begivenheden er opdaterede.
• Samlæs salget: Sørg for, at dine billetlister altid er synkroniseret med integrerede billetteringsløsninger, der fungerer på tværs af Facebook og dit websted.

Fokuser på indgående markedsføringsteknikker

Skabelse af indhold, der på naturlig vis er i overensstemmelse med dit publikums smertepunkt, er en af de bedste og mest organiske måder at få en vellykket markedsføringskampagne på.

Hvad er inbound marketing?

Inbound marketing fokuserer på skabelse og distribution af personligt tilpasset indhold via flere kanaler. På denne måde kan marketingfolk vinde deres publikums interesse – hvilket anses for at være mere effektivt end at fange opmærksomheden gennem betalte reklamer alene.

Live events er en anden fantastisk måde at tjene forbrugergenereret indhold på. De har en tendens til at holde dit brand og din kunde relevant i deltagernes bevidsthed længe efter, at datoen for begivenheden er passeret.

Måder at bruge inbound marketingteknikker til fremme af begivenheder omfatter:

• Opret et fællesskab ved hjælp af Facebook Groups. Tilbyd promokoder og incitamenter, der kun gælder for fællesskabet, del videoer bag kulisserne, og facilitér netværksmuligheder for at øge engagementet i gruppen. Bed om feedback, få udtalelser, bed om input, og generer diskussioner.

• Opsøg relevante målgrupper, og se, hvad der taler til dem. I stedet for at annoncere til uvedkommende målgrupper skal du tjekke dine konkurrenter for at se, hvem de forbinder sig effektivt med. Opret profiler for de typer deltagere, som du sandsynligvis vil se til din begivenhed, og udforsk data fra tidligere begivenheder for at finde ud af, hvem dit budskab giver størst genklang hos.

• Hashtags fungerer som et arkiveringssystem til samtaler: Brugere kan klikke sig gennem relevante hashtags for at udforske fællesskabet og hoppe ind i diskussionen. Fremme brandede hashtags før, under og efter begivenheden, og følg derefter samtalen, se, hvad folk siger, og engager dig i dit publikum.

• Udgiv indhold, f.eks. blogs eller informationsrige værktøjer, som folk kan bruge – uanset deres forbindelse til din begivenhed. Organiserer du en begivenhed for den hurtigt skiftende forbrugsvareindustri? Overvej at skrive et blogindlæg om ny miljøvenlig emballageteknologi, der er på vej frem. Brug overbevisende grafik og overskrifter, der giver anledning til delinger.

• Opbyg tillid i dit fællesskab ved at dele relevante oplysninger – skabt af andre, ikke kun af dit brand – så du deler mere end reklameindlæg.

Tiltag teknologiens og de sociale mediers styrke

Teknologien har fuldstændig fornyet eventplanlægningsbranchen. Ved at bruge den rigtige teknologi skabes en unik og personlig oplevelse. Bland etableret (og fast vedtaget) teknologi med ny teknologi, så hvert arrangement er sjovt, innovativt og fremtidsorienteret.

Hvordan skaber du omtale af et arrangement ved hjælp af teknologi?

For at nå ud til det rigtige publikum har du brug for den rigtige platform. Nøglen til vellykkede sociale medier er at have et godt kendskab til de behov, som dine deltagere har. Dit markedsføringsbudskab, din stemme og timing skal give genlyd hos din tiltænkte målgruppe for at opnå optimal effekt.

Tilføj strukturerede data

Søgemaskinerne er afhængige af rich snippet-data for at forstå din begivenhed og dele den med relevante målgrupper. Ved at inkludere strukturerede data på begivenhedswebsteder kan du øge interaktive søgeresultater, opdagelse og konverteringer. Platforme til billettering og opdagelse af begivenheder kan indeholde denne funktion eller bruge Schema.org eller Googles datahighlighter-værktøj til at markere data på passende vis.

Brug betalt annoncering

Organisk trafik rækker kun så langt – betalte annoncer på Facebook, Google og andre platforme kan øge din rækkevidde og fremme billetsalget.

Betalte annoncer i forbindelse med markedsføring er særligt nyttige for begivenheder. De minder potentielle deltagere om den kommende begivenhed og kan skabe en følelse af knaphed med annoncer med “begrænset tid” eller “begrænsede pladser”. Remarketing kan hjælpe med at trække billetsalg fra:

• Personer, der klikkede interesseret
• Personer, der så din begivenhed
• Venner af personer, der reagerede på begivenheden

Skab relevant indhold

How-to videoer, konverserende blogindlæg, dybdegående vejledninger – indhold, der tigger om at blive delt, kan øge din rækkevidde og hjælpe din bundlinje. Se længere end til salgs- og besøgstal, når du udarbejder en indholdsplan: Tilvejebring nyttigt, relevant og delbart materiale for at fremme tilliden og tilføje værdi.

Måler du succesen af dine markedsføringsindsatser, så du kan justere og forbedre dig

Se på dataene for at se, hvad der virker, og hvad der ikke virker: A/B-test, tidlige salgsrapporter, websiteanalyser og engagement på de sociale medier er gode steder at kigge. Test dine teknikker, før du kaster dig ud i en strategi, så du ikke spilder tid eller penge på en indsats, der ikke virker for dit brand.

Holder folk sig til dit indhold? Klikker folk igennem, kommenterer de eller reagerer de på indholdet? Overvej, hvilke indlæg der klarer sig godt, og se på, hvad der skaber opmærksomhed. Måske finder du indhold, der kunne præstere bedre med en opdatering. Deltager folk i Q&A-sessioner, men ikke i giveaways? Juster din strategi efter behov.

Hvor kommer dit salg fra? Hvis størstedelen af dit salg genereres via e-mail-kampagner, bør du måske genoverveje at promovere så meget til dine mindre LinkedIn-følgere. Hvis størstedelen af dit publikum er kvinder i 50’erne, skal du reducere markedsføringsindsatsen på platforme som Snapchat, hvor mindre end 7 procent af brugerne er over 50 år.

Fortæl en historie for at vinde dit publikum

Dit brand, din kundes brand og dit event er i bund og grund historier, som du fortæller. Tag dig tid fra starten til at dyrke din historie og afklare, hvordan du vil kommunikere den historie. Mere og mere ofte er deltagernes indflydelse også med til at forme event- og brandhistorier.

Historiefortælling kan foregå på tværs af medierne og kan se anderledes ud for hver enkelt begivenhed. Nogle storytelling-formater og -strategier, der bør overvejes:

• Ads behøver ikke nødvendigvis at se reklameagtige ud:
• Deltag i stedet samtaler i Facebook-grupper eller på Reddit.
• Deltag uddrag af planlægningsprocessen – herunder gæstebekendtgørelser eller seneste nyheder – ved hjælp af Instagram eller Facebook stories eller Snapchat.
• Op stedet kan overraskelser – flash mobs, skattejagter med eftertragtede præmier og “påskeæg” – skabe spænding og skabe opmærksomhed.
• Skjul en markedsføringskampagne i det skjulte med en tom butiksfacade eller et tomt sted: Foretag små ændringer i butiksvinduet – små opdateringer, som folk måske ikke opdager med det samme. Gør dem større med hver ændring; folk vil begynde at diskutere det, dele deres idéer og skabe en summen af opmærksomhed. Derefter kan du gøre den store afsløring: En ny begivenhed, en ny begivenhedsdato eller en stjerne-gæstetaler.
• Skab teaser med live-video på YouTube og Facebook.

Sådan laver du en historie om dit begivenhedsbrand

Brand dit indhold. Skab et ensartet udseende ved at bruge logoer, holde “Om”-siderne opdateret, sikre, at sociale links er aktuelle og relevante, og inkludere relateret indhold i videooverlejringer og i blogindlæg.

Identificer værdien af det, som din begivenhed tilbyder. Overvej, hvad folk allerede forbinder med dit brand, og hvad du ønsker at blive identificeret med fremover. Indsaml og skab historier fra din ideelle målgruppes synspunkt.

Overvej måder at opbygge fortællingen på. Udvikl en succesfuld kampagne ved hjælp af fotos og videoer fra tidligere arrangementer, udtalelser fra deltagere, gæster og hovedtalere, der fungerer som repræsentanter for arrangementet.

Tænk langsigtet frem for her og nu med kampagner, der vokser over tid.

Promover et budskab frem for en ting. Oplevelsesbaseret markedsføring taler til ønsker, behov, tanker og følelser – disse kan være mere værd for et publikum, der er svært at nå. Ved at give værdi i et budskab kan man opnå opmærksomhed fra folk, der modsætter sig at blive “reklameret til” og måske ignorerer åbenlyse reklamebudskaber.

Slut din eventmarkedsføring lige så stærkt, som du startede

Att tiltrække det rigtige publikum, konvertere leads og endda sælge eventbilletter er kun en del af din eventmarkedsføringskamp. Måling og analyse af de data, du har indsamlet fra alle dine markedsføringsbestræbelser, er vendepunktet i markedsføringscyklussen. Disse målinger og analyser er svarene på “Hvad kan jeg gøre bedre næste gang?”

Surveys, CRM og e-mailmarkedsføring er gode måder at holde sig ajour med dit publikum på. At have detaljerede oplysninger om dine deltagere og en kanal, der er forpligtet til at høre og tage hensyn til deltagernes feedback, er et afgørende element for succes med eventmarkedsføring. Bill Gates sagde: “Dine mest utilfredse kunder er din største kilde til læring.” Vær ikke bange for den brutale ærlighed fra dine deltagere.

Nu har du alle de hemmeligheder, du har brug for til et vellykket arrangement!

Planlægning af et mindeværdigt arrangement handler om at engagere deltagerne. Find ud af deres smerte, og brug inbound marketing-teknikker, en solid historie og innovativ teknologi til at holde dem glade og engagerede. Husk at omgive dig med gode mennesker, brug sociale medier på den rigtige måde, og vær lige så opmærksom på analysen af din begivenhed som på selve begivenheden.

Er du klar til at begynde at sælge billetter til din næste begivenhed? Lær 15 gennemprøvede taktikker til at sælge flere billetter. Eller se, hvordan Social Tables’ gratis diagrammeringssoftware kan forbedre deltageroplevelsen.

Vil du gøre eventmarkedsføring endnu mere vellykket?