În calitate de planificator de evenimente, purtați deja multe pălării: Sunteți un creativ, un manager de proiect și un specialist în buget. Dacă planificați evenimente la scară largă, trebuie să adăugați încă o abilitate la centura dumneavoastră de instrumente: profesionist în marketingul evenimentelor.

Marketingul este modul în care răspândiți vestea despre evenimentul dumneavoastră. Promovarea reușită vizează publicul perfect, vă construiește lista de participanți și creează un efect de marketing în lanț care vă sporește raza de acțiune. Încorporați oricare dintre tactici pentru a profita la maximum de timpul, creativitatea și banii pe care îi cheltuiți pentru marketingul evenimentului:

Stabiliți obiectivul dvs. de marketing al evenimentului și cea mai importantă măsurătoare pentru evenimentul dvs.

Mai mult decât performanța: Eforturile dvs. de marketing ar trebui să lucreze pentru un obiectiv bine definit. În timp ce obiectivele și metricile pot părea similare, specificul va varia de la un eveniment la altul – în cadrul organizației dvs. și în întreaga industrie a evenimentelor. Planificarea strategică vă poate ajuta să vă atingeți scopurile și obiectivele evenimentului. Definiți un obiectiv de performanță specific și măsurabil și direcționați-vă eforturile de marketing cu acest obiectiv în minte. Unele obiective comune – și strategii de succes – includ:

Obiectivul evenimentului: Să vindeți cu 30 la sută mai multe bilete în avans

Creșterea vânzărilor de bilete înseamnă atragerea unui public nou. Extindeți-vă în timp ce vizați în continuare publicul relevant pentru a atrage noi participanți și pentru a crește vânzările de bilete în avans. Urmăriți înregistrările lunare și urmăriți tendințele pentru a vedea ce funcționează – și unde trebuie să vă îmbunătățiți.

Strategii:

• Anunțați audiențe similare (dar neexploatate) pe rețelele sociale. Luați în considerare o conferință a furnizorilor de articole sportive în aer liber care atrage companii de furnizare de articole sportive, dar care dorește să ajungă la comercianții cu amănuntul generaliști care vând, de asemenea, echipamente sportive. Țintiți acei mici comercianți cu amănuntul cu hashtag-uri relevante și mini-campanii în publicațiile pentru întreprinderi mici.
• Oferiți reduceri sau stimulente pentru cei care participă pentru prima dată.
• Contați pe publicul dumneavoastră care revine pentru recrutare: Recomandările personale sunt considerate mai demne de încredere de către consumatori și, prin urmare, au mai multe șanse de conversie decât campaniile publicitare tradiționale. Stimulați recomandările cu aceste strategii:

1. Oferiți un upgrade de cameră sau de bilet după trei recomandări.
2. Anunțați un premiu pentru participantul cu cele mai multe recomandări.
3. Anunțați un premiu pentru participanții cu cele mai multe recomandări.
4. Organizați un giveaway pentru bilete, cadouri sau upgrade-uri – înregistrarea timpurie câștigă o intrare.
5. Promovați un pachet de bilete la preț redus pentru a-i încuraja pe invitați să aducă un coleg sau un prieten.

• Puneți în funcțiune vânzările de bilete atunci când vă anunțați evenimentul, astfel încât oamenii să poată cumpăra imediat.
• Începeți în forță cu o reducere limitată în timp la vânzarea în avans a biletelor.
• Anunțați oamenii când biletele se vând bine sau dacă există un număr limitat de locuri – raritatea poate stimula cererea.

Obiectivul evenimentului: Construiți o audiență de 50 la sută de participanți repetați

Căutarea de participanți repetați este mai puțin costisitoare – și mai ușoară – decât obținerea de vânzări de la participanți noi. Urmăriți audiența existentă și rămâneți în contact pe tot parcursul anului pentru a câștiga vizitatori repetați loiali. Sondajele participanților pot dezvălui durata relației dvs., precum și motivele pentru care aceștia continuă să revină.

Strategii:

• Oferiți prețuri de lansare a biletelor înainte de lansare pentru participanții anteriori.
• Oferiți stimulente speciale pentru participanții care se întorc.
• Mențineți programul proaspăt și interesant, astfel încât să aveți ceva de câștigat dacă vă întoarceți
• Stimulați implicarea participanților anteriori cerându-le opiniile, comunicând și acționând în funcție de solicitările lor.
• Cercetați și construiți relații cu participanții repetați care au o prezență influentă în social media pentru a crea ambasadori ai mărcii.
• Dacă este posibil, anunțați data următorului eveniment înainte ca participanții să părăsească evenimentul din anul anterior.
• Permiteți invitaților să blocheze un preț pentru anul următor, cu o reducere.

Obiectivul evenimentului: Creșteți veniturile de dinaintea evenimentului cu 20 la sută

Creșteți câștigurile în lunile premergătoare evenimentului dvs. cu suplimente, prețuri de grup, reduceri și avantaje.

Strategii:

• Oferiți pachete adiționale (mari sau mici) în timpul achiziționării biletelor. Câteva posibilități:

1. Actualizări VIP pentru bilete sau camere
2. Bilete pentru o cină exclusivă cu vorbitorii evenimentului și invitații speciali
3. Bilete suplimentare +1 la un preț redus, disponibile doar la check-out
4. Pass-uri de parcare pentru cele mai convenabile locuri
5. T-shirt-uri ediție limitată pentru eveniment, nasturi, sau totes

• Capturați vânzările de grup cu opțiuni de vânzare de bilete pe niveluri care includ beneficii valoroase, cum ar fi:

1. Locuri rezervate
2. Transport de grup de la hotel la locul de desfășurare
3. O oră de networking înainte de eveniment pentru înregistrările de grup

• Oferiți oportunități de upgrade după achiziționarea biletului. Captați interesul pentru upgrade cu aceste strategii:

1. Reamintiți invitaților să blocheze prețul special pentru bilete suplimentare în confirmarea înregistrării.
2. Includeți în e-mailurile informative opțiunea de a achiziționa un abonament de parcare cu reducere sau un card de metrou.
3. Invitați invitații să adauge sesiuni suplimentare în cadrul e-mailurilor care detaliază programul evenimentului.

Obiectivul evenimentului: Dublați angajamentul participanților după eveniment

Păstrați ritmul după un eveniment invitându-i pe participanți să împărtășească experiențe, gânduri, idei și multe altele. Un hashtag de eveniment este un instrument util în măsurarea implicării, iar sondajele post-eveniment aruncă lumină asupra îmbunătățirilor care trebuie făcute în continuare.

Strategii:

• Oportunități de networking post-eveniment pentru a facilita conexiunile – și conversațiile continue.
• Învățați o abilitate pe care participanții o pot împărtăși cu conexiunile lor profesionale sau personale.
• Creați conținut care are o durată de viață mai lungă decât evenimentul. De exemplu, puteți prezenta în premieră un infografic specific industriei după eveniment. Participanții vor aprecia materialele de referință utile și le vor împărtăși cu publicul lor.
• Construiți relații cu sponsori relevanți pentru audiența dumneavoastră.

Să profitați la maximum de marketingul dumneavoastră cu o echipă de rock-staruri-în casă și dincolo de ea

Marketingul de succes al evenimentelor este rareori un spectacol cu o singură persoană. Evenimentele de mare anvergură au echipe de marketing dedicate. (Gândiți-vă la Festivalul de Film de la New York sau la Conferința dezvoltatorilor de jocuri din San Francisco).

Dar, în multe cazuri, va trebui să fiți creativ atunci când vă formați echipa de marketing și când aruncați o plasă largă de promovare. Căutați în cadrul grupului dvs. pentru a găsi scriitori, designeri, oameni de tehnologie și guru ai rețelelor sociale care pot lua punctul de vedere în ceea ce privește împărtășirea mesajului dvs. cu publicul țintă. Planificatorii începători trebuie să recunoască în special valoarea delegării către membrii de încredere ai echipei.

Marketingul evenimentului ar trebui să includă și voci externe pentru un impact suplimentar:

• Solicitați directorului executiv al organizației dvs. non-profit să elaboreze un mesaj special pentru a încuraja achiziționarea de bilete sau donații.
• Utilizați mărturii adunate din sondajele post-eveniment pentru a transmite povești de succes și experiențe de la participanții din anii precedenți.
• Încurajați sponsorii, vânzătorii sau vorbitorii să preia unele sarcini de creare de conținut cu o postare pe blog sau resurse pe care le puteți prezenta pe site-ul dvs. web și împărtăși pe rețelele sociale.

• Convocați vânzătorii, invitații speciali și sponsorii să adauge evenimentul dvs. pe Facebook la pagina lor, mai degrabă decât să își creeze propriul eveniment pe Facebook – acest lucru crește raza de acțiune, asigurând în același timp că informațiile, postările și actualizările evenimentului sunt de ultimă oră.
• Străduiți vânzările: Asigurați-vă că listele de bilete sunt întotdeauna sincronizate cu soluțiile integrate de vânzare de bilete care funcționează pe Facebook și pe site-ul dvs.

Concentrați-vă pe tehnicile de inbound marketing

Crearea de conținut care se aliniază în mod natural cu punctul de durere al publicului dvs. este una dintre cele mai bune și mai organice modalități de a avea o campanie de marketing de succes.

Ce este inbound marketing?

Inbound marketing se concentrează pe crearea și distribuirea de conținut personalizat prin intermediul mai multor canale. În acest fel, specialiștii în marketing pot câștiga interesul publicului lor – ceea ce este considerat mai eficient decât să capteze atenția doar prin reclame plătite.

Evenimentele live sunt o altă modalitate fantastică de a câștiga conținut generat de consumatori. Acestea tind să mențină brandul și clientul dvs. relevante în mintea participanților mult timp după ce data evenimentului a trecut.

Modalitățile de utilizare a tehnicilor de inbound marketing pentru promovarea evenimentelor includ:

• Creați o comunitate folosind Facebook Groups. Oferiți coduri promoționale și stimulente doar pentru comunitate, partajați videoclipuri din culise și facilitați oportunitățile de networking pentru a stimula implicarea în cadrul grupului. Cereți feedback, obțineți opinii, solicitați contribuții și generați discuții.

• Căutați audiențe relevante și vedeți ce le vorbește. Mai degrabă decât să faceți publicitate către audiențe fără legătură, verificați-vă concurenții pentru a vedea cu cine se conectează în mod eficient. Creați profiluri pentru tipurile de participanți pe care este probabil să le vedeți la evenimentul dvs. și explorați datele de la evenimentele anterioare pentru a vă da seama cu cine rezonează cel mai mult mesajul dvs.

• Hashtag-urile acționează ca un sistem de arhivare a conversațiilor: Utilizatorii pot da clic pe hashtag-urile relevante pentru a explora comunitatea și a sări în discuție. Promovați hashtag-uri de marcă înainte, în timpul și după eveniment, apoi urmăriți conversația, vedeți ce spun oamenii și interacționați cu publicul dumneavoastră.

• Publicați conținut, cum ar fi bloguri sau instrumente bogate în informații – instrumente pe care oamenii le pot folosi – indiferent de legătura lor cu evenimentul dumneavoastră. Organizați un eveniment pentru industria bunurilor de consum în mișcare rapidă? Luați în considerare posibilitatea de a scrie un articol pe blog despre tehnologia emergentă de ambalare ecologică. Folosiți grafice și titluri convingătoare care să atragă distribuiri.

• Construiți încrederea în cadrul comunității dvs. prin partajarea de informații relevante – create de alții, nu doar de brandul dvs. – astfel încât să împărtășiți mai mult decât postări promoționale.

Aprovizionați-vă de puterea tehnologiei și a social media

Tehnologia a modernizat complet industria de planificare a evenimentelor. Folosirea tehnologiei potrivite creează o experiență unică și personalizată. Amestecați tehnologia consacrată (și ferm adoptată) cu tehnologia emergentă, astfel încât fiecare eveniment să fie distractiv, inovator și orientat spre viitor.

Cum creați publicitate pentru un eveniment folosind tehnologia?

Pentru a ajunge la publicul potrivit, aveți nevoie de platforma potrivită. Cheia succesului în social media este să ai o înțelegere fermă a nevoilor participanților tăi. Mesajul dvs. de marketing, vocea și momentul trebuie să rezoneze cu publicul vizat pentru un impact optim.

Adaugați date structurate

Motorii de căutare se bazează pe datele rich snippet pentru a înțelege evenimentul dvs. și a-l împărtăși cu publicul relevant. Includerea datelor structurate pe site-urile web de evenimente poate crește rezultatele căutărilor interactive, descoperirea și conversiile. Platformele de ticketing și de descoperire a evenimentelor pot include această caracteristică sau pot utiliza Schema.org sau instrumentul de evidențiere a datelor de la Google pentru a marca datele în mod corespunzător.

Utilizați publicitatea plătită

Traficul organic ajunge doar până la un anumit punct – anunțurile plătite pe Facebook, Google și alte platforme vă pot crește raza de acțiune și pot stimula vânzările de bilete.

Anunțurile plătite de reminarketing sunt deosebit de utile pentru evenimente. Acestea reamintesc potențialilor participanți despre evenimentul care urmează și pot crea un sentiment de raritate cu anunțuri cu „timp limitat” sau „locuri limitate”. Remarketingul poate ajuta la atragerea vânzărilor de bilete de la:

• Persoane care au dat clic pe interesat
• Persoane care au vizionat evenimentul dvs.
• Amicii persoanelor care au răspuns la eveniment

Crearea de conținut relevant

Clipuri video cu instrucțiuni, postări conversaționale pe blog, ghiduri aprofundate – un conținut care cere să fie partajat vă poate crește raza de acțiune și vă poate ajuta la rezultate. Priviți mai departe de cifrele de vânzări și de prezență atunci când elaborați un plan de conținut: Furnizați materiale utile, relevante și partajabile pentru a promova încrederea și a adăuga valoare.

Măsurați succesul eforturilor dvs. de marketing, astfel încât să puteți ajusta și îmbunătăți

Uitați-vă la date pentru a vedea ce funcționează și ce nu funcționează: Testele A/B, rapoartele de vânzări timpurii, analizele site-ului web și implicarea în social media sunt locuri bune pentru a privi. Testați-vă tehnicile înainte de a vă arunca într-o strategie, astfel încât să nu pierdeți timp sau bani pe eforturi care nu funcționează pentru brandul dvs.

Se implică oamenii în conținutul dumneavoastră? Oamenii dau click, comentează sau reacționează la conținut? Luați în considerare care postări au performanțe bune și uitați-vă la ceea ce câștigă atenție. Poate că veți găsi conținut care ar putea performa mai bine cu o actualizare. Oamenii participă la sesiunile Q&A, dar nu și la cadouri? Ajustați-vă strategia după cum este necesar.

De unde vin vânzările dumneavoastră? Dacă majoritatea vânzărilor dvs. sunt generate prin intermediul campaniilor de e-mail, este posibil să doriți să regândiți promovarea atât de intensă către cei care vă urmăresc mai puțin pe LinkedIn. Dacă majoritatea audienței dvs. este formată din femei în vârstă de 50 de ani, reduceți eforturile de marketing pe platforme precum Snapchat, unde mai puțin de 7 la sută dintre utilizatori au peste 50 de ani.

Spuneți o poveste pentru a vă câștiga audiența

Marca dvs., marca clientului dvs. și evenimentul dvs. sunt, în esența lor, povești pe care le spuneți. Luați-vă timp de la început pentru a vă cultiva povestea și pentru a clarifica modul în care veți comunica această poveste. Din ce în ce mai des, influența participanților contribuie, de asemenea, la conturarea poveștilor evenimentului și ale mărcii.

Storytelling-ul se poate întâmpla în toate mediile și poate arăta diferit cu fiecare eveniment. Câteva formate și strategii de storytelling de luat în considerare:

• Anunțurile nu trebuie să pară promoționale: Creați, în schimb, conversații în grupurile Facebook sau pe Reddit.
• Părtășiți fragmente din procesul de planificare – inclusiv anunțuri ale invitaților sau știri de ultimă oră – folosind Instagram sau Facebook stories sau Snapchat.
• Surprizele la fața locului – flash mob-uri, vânători de comori cu premii râvnite și „ouă de Paște” ale evenimentului – pot crea suspans și pot genera discuții.
• Ascundeți o campanie de marketing la vedere cu o vitrină sau un local gol: Faceți mini modificări la vitrina magazinului – mici actualizări pe care oamenii s-ar putea să nu le observe imediat. Faceți-le mai mari cu fiecare schimbare; oamenii vor începe să o discute, împărtășindu-și ideile și creând un buzz. Apoi, treceți la marea dezvăluire: Un nou anunț despre eveniment, noutăți despre data evenimentului sau un vorbitor invitat vedetă.
• Creați teasere cu videoclipuri în direct pe YouTube și Facebook.

Cum să creați o poveste pentru brandul evenimentului dumneavoastră

Căutați un brand pentru conținutul dumneavoastră. Construiți un aspect coerent folosind logo-uri, menținând paginile „Despre” actualizate, asigurându-vă că legăturile sociale sunt actuale și relevante și incluzând conținut conex în suprapunerile video și în postările de pe blog.

Identificați valoarea a ceea ce oferă evenimentul dumneavoastră. Luați în considerare ceea ce oamenii asociază deja cu marca dvs. și cu ce doriți să fiți identificat în viitor. Adunați și creați povești din punctul de vedere al publicului dvs. ideal.

Considerați modalități de a construi narațiunea. Dezvoltați o campanie de succes folosind fotografii și videoclipuri de la evenimente anterioare, mărturii oferite de participanți, invitați și vorbitori principali care acționează ca reprezentanți ai evenimentului.

Gândiți pe termen lung, mai degrabă decât aici și acum, cu campanii care cresc în timp.

Promovați un mesaj mai degrabă decât un lucru. Marketingul experiențial vorbește despre dorințe, nevoi, gânduri și sentimente – acestea pot valora mai mult pentru un public greu de atins. Oferirea de valoare într-un mesaj poate câștiga atenția oamenilor care se împotrivesc să li se facă „reclamă” și pot ignora mesajele promoționale evidente.

Încheiați marketingul evenimentelor la fel de puternic cum ați început

Atragerea publicului potrivit, conversia de lead-uri și chiar vânzarea de bilete la evenimente reprezintă doar o parte din bătălia de marketing pentru evenimente. Măsurarea și analizarea datelor pe care le-ați cules din toate eforturile dvs. de marketing reprezintă punctul de cotitură în ciclul de marketing. Aceste măsurători și analize sunt răspunsurile la întrebarea „Ce aș putea face mai bine data viitoare?”

Sondajele, CRM și marketingul prin e-mail sunt modalități excelente de a ține pasul cu publicul dumneavoastră. A avea informații detaliate despre participanții dvs. și un canal angajat să asculte și să abordeze feedback-ul participanților este un element crucial pentru succesul marketingului de eveniment. Bill Gates a spus: „Cei mai nemulțumiți clienți ai tăi sunt cea mai mare sursă de învățare”. Nu vă temeți de onestitatea brutală a participanților dumneavoastră.

Acum aveți toate secretele de care aveți nevoie pentru un eveniment de succes!

Planificarea unui eveniment memorabil se bazează pe implicarea participanților. Descoperiți durerea lor și folosiți tehnici de inbound marketing, o poveste solidă și tehnologie inovatoare pentru a-i menține fericiți și implicați. Nu uitați să vă înconjurați de oameni buni, să folosiți social media în mod corect și să acordați la fel de multă atenție analizei evenimentului dvs. ca și evenimentului în sine.

Pregătiți să începeți să vindeți bilete pentru următorul dvs. eveniment? Aflați 15 tactici dovedite pentru a vinde mai multe bilete. Sau, explorați modul în care software-ul gratuit de diagramare Social Tables poate îmbunătăți experiența participanților.

Vreți să faceți ca marketingul evenimentelor să aibă și mai mult succes?