Du har redan många hattar på dig som evenemangsplanerare: Du är kreativ, projektledare och budgetspecialist. Om du planerar storskaliga evenemang måste du lägga till ytterligare en färdighet till ditt verktygsbälte: professionell marknadsförare av evenemang.

Marknadsföring är hur du sprider ordet om ditt evenemang. Framgångsrik marknadsföring riktar sig till den perfekta målgruppen, bygger upp din deltagarlista och skapar en marknadsföringseffekt som ökar din räckvidd. Införliva någon av taktikerna för att få ut det mesta av den tid, kreativitet och pengar du spenderar på evenemangsmarknadsföring:

Fastställ ditt mål för evenemangsmarknadsföring och det mest kritiska måttet för ditt evenemang

Mer än prestanda: Dina marknadsföringsinsatser bör arbeta mot ett väldefinierat mål. Även om mål och mätvärden kan se likadana ut, kommer detaljerna att variera från evenemang till evenemang – inom din organisation och inom hela evenemangsbranschen. Strategisk planering kan hjälpa dig att nå dina evenemangsmål och målsättningar. Definiera ett specifikt, mätbart resultatmål och inrikta dina marknadsföringsinsatser med detta i åtanke. Några vanliga mål – och strategier för att lyckas – är:

Eventmål: Sälj 30 procent fler förhandsbiljetter

Att öka biljettförsäljningen innebär att locka till sig en ny publik. Sprid ut dig samtidigt som du fortfarande riktar dig till relevanta målgrupper för att locka nya deltagare och öka biljettförsäljningen i förväg. Spåra månatliga registreringar och titta på trender för att se vad som fungerar – och var du behöver förbättra dig.

Strategier:

• Ansväva till liknande (men outnyttjade) målgrupper på sociala medier. Tänk på en konferens för leverantörer av utomhussporter som drar till sig företag som säljer sportutrustning men som vill nå ut till allmänna återförsäljare som också säljer sportutrustning. Rikta dig till dessa små återförsäljare med relevanta hashtaggar och minikampanjer i småföretagspublikationer.
• Giv rabatter eller incitament för förstagångsdeltagare.
• Förlita dig på din återkommande publik för rekrytering: Personliga hänvisningar anses vara mer trovärdiga av konsumenterna och har därför större sannolikhet att konvertera än traditionella reklamkampanjer. Skapa hänvisningar med dessa strategier:

1. Erbjud en uppgradering av rummet eller biljetten efter tre hänvisningar.
2. Utlys ett pris till deltagaren med flest hänvisningar.
3. Gör en utdelning av biljetter, prylar eller uppgraderingar – en tidig registrering ger ett bidrag.
4. Promota ett rabatterat biljettpaket för att uppmuntra gästerna att ta med sig en kollega eller vän.

• Har du biljettförsäljningen igång när du annonserar evenemanget så att folk kan köpa direkt.
• Startar du starkt med en tidsbegränsad rabatt på förhandsförsäljning av biljetter.
• Låt folk veta när biljetterna säljer bra eller om det finns ett begränsat antal platser – knapphet kan öka efterfrågan.

Eventmål: Bygg upp en publik med 50 procent återkommande deltagare

Att locka återkommande deltagare är billigare – och enklare – än att tjäna försäljning från nya deltagare. Håll koll på din befintliga publik och håll kontakten året runt för att få lojala återkommande besökare. Undersökningar bland deltagarna kan avslöja hur långvarig er relation är och varför de fortsätter att komma tillbaka.

Strategier:

• Erbjud tidigare deltagare tidig biljettlansering till ett tidigt pris för tidigare deltagare.
• Giv särskilda incitament för återkommande deltagare.
• Håll schemat fräscht och intressant så att det finns något att vinna på att återkomma
• Förstärk tidigare deltagares engagemang genom att be om åsikter, kommunicera och agera på deras önskemål.
• Sök upp och bygg relationer med återkommande deltagare som har en inflytelserik närvaro i sociala medier för att skapa varumärkesambassadörer.
• Om möjligt, tillkännage datumet för ditt nästa evenemang innan dina deltagare lämnar föregående års evenemang.
• Låt gästerna låsa in ett pris för nästa år, med en rabatt.

Mål för evenemanget: Öka intäkterna före evenemanget med 20 procent

Öka intäkterna under månaderna före ditt evenemang med tillägg, grupppriser, rabatter och förmåner.

Strategier:

• Erbjud tilläggspaket (stora eller små) under biljettköpet. Några möjligheter:

1. VIP-uppgraderingar för biljetter eller rum
2. Biljetter till en exklusiv middag med evenemangets talare och specialgäster
3. Add-on +1-biljetter till ett rabatterat pris som endast är tillgängligt vid utcheckning
4. Parkeringspass för de mest bekväma platserna
5. Eventets T-shirts i begränsad upplaga, knappar eller väskor

• Fånga upp gruppförsäljning med differentierade biljettalternativ som innehåller värdefulla förmåner, t.ex:

1. Reserverade platser
2. Grupptransport från hotellet till platsen
3. En nätverkstimme före evenemanget för gruppregistreringar

• Erbjud möjligheter att uppgradera efter biljettköp. Fånga uppgraderingsintresset med dessa strategier:

1. Hänvisa gästerna till att låsa in specialpriset för ytterligare biljetter i registreringsbekräftelsen.
2. Inkludera möjligheten att köpa ett rabatterat parkeringskort eller tunnelbanekort i informationsmejl.
3. Inbjud gästerna att lägga till extra sessioner i e-postmeddelanden med information om evenemangets schema.

Eventmål: Fördubbla deltagarnas engagemang efter evenemanget

Håller momentumet uppe efter ett evenemang genom att bjuda in deltagarna att dela med sig av upplevelser, tankar, idéer med mera. En hashtag för evenemanget är ett användbart verktyg för att mäta engagemanget, och undersökningar efter evenemanget ger ljus över förbättringar som kan göras framöver.

Strategier:

• Nätverksmöjligheter efter evenemanget för att underlätta kontakter – och fortsatta konversationer.
• Lär ut en färdighet som deltagarna kan dela med sig av till sina professionella eller personliga kontakter.
• Skapa innehåll som har en längre livslängd än evenemanget. Du kan till exempel skapa en branschspecifik infografik efter evenemanget. Deltagarna kommer att uppskatta det användbara referensmaterialet och dela det med sin publik.
• Skapa relationer med sponsorer som är relevanta för din publik.

Få ut det mesta av din marknadsföring med ett rockstar-team – internt och utanför

En framgångsrik marknadsföring av evenemang är sällan en enmansföreställning. Stora evenemang har dedikerade marknadsföringsteam. (Tänk på New York Film Festival eller Game Developers Conference i San Francisco).

Men i många fall måste du vara kreativ när du bygger upp ditt marknadsföringsteam och kastar ut ett brett marknadsföringsnät. Se inom din grupp för att hitta de skribenter, designers, tekniker och gurus inom sociala medier som kan ta hand om att sprida ditt budskap till din målgrupp. Nybörjarplanerare måste särskilt inse värdet av att delegera till betrodda gruppmedlemmar.

Marknadsföring av evenemang bör också inkludera röster utifrån för att få ytterligare effekt:

• Beordra den verkställande direktören för din ideella organisation att skriva ett särskilt meddelande för att uppmuntra till biljettköp eller donationer.
• Använd vittnesmål som samlats in från undersökningar efter evenemanget för att förmedla framgångshistorier och erfarenheter från deltagare från tidigare år.
• Motivera sponsorer, leverantörer eller talare att ta på sig en del av innehållsskapande uppgifter med ett blogginlägg eller resurser som du kan presentera på din webbplats och dela i sociala medier.

• Bjud leverantörer, specialgäster och sponsorer att lägga till ditt Facebook-evenemang på deras sida i stället för att skapa ett eget Facebook-evenemang – detta ökar räckvidden, samtidigt som det säkerställer att evenemangsinformation, inlägg och uppdateringar är aktuella.
• Strama upp försäljningen: Se till att dina biljettlistor alltid är synkroniserade med integrerade biljettlösningar som fungerar på Facebook och din webbplats.

Fokusera på tekniker för inkommande marknadsföring

Skapa innehåll som naturligt anpassar sig till din målgrupps smärtpunkt är ett av de bästa och mest organiska sätten att få en framgångsrik marknadsföringskampanj.

Vad är inkommande marknadsföring?

Inkommande marknadsföring fokuserar på att skapa och distribuera personligt innehåll via flera kanaler. På detta sätt kan marknadsförare vinna sin målgrupps intresse – vilket anses vara mer effektivt än att fånga uppmärksamhet enbart genom betalda annonser.

Live-evenemang är ett annat fantastiskt sätt att tjäna konsumentgenererat innehåll. De tenderar att hålla ditt varumärke och din kund relevanta i deltagarnas medvetande långt efter att datumet för evenemanget har passerat.

Metoder för att använda inkommande marknadsföringstekniker för evenemangspromotion inkluderar:

• Skapa en gemenskap med hjälp av Facebook-grupper. Erbjud kampanjkoder och incitament som endast gäller för gemenskapen, dela videor bakom kulisserna och underlätta nätverksmöjligheter för att öka engagemanget i gruppen. Be om feedback, få in åsikter, be om input och skapa diskussioner.

• Sök upp relevanta målgrupper och se vad som talar till dem. Istället för att annonsera till orelaterade målgrupper kan du kolla in dina konkurrenter för att se vilka som de effektivt kopplar ihop sig med. Skapa profiler för de typer av deltagare som du sannolikt kommer att träffa på ditt evenemang, och utforska data från tidigare evenemang för att ta reda på vem ditt budskap ger mest genklang hos.

• Hashtaggar fungerar som ett arkivsystem för konversationer: Användare kan klicka på relevanta hashtaggar för att utforska gemenskapen och delta i diskussionen. Främja varumärkta hashtaggar före, under och efter evenemanget, följ sedan konversationen, se vad folk säger och engagera dig med din publik.

• Publicera innehåll, t.ex. bloggar eller informationsrika verktyg som folk kan använda – oavsett om de har någon koppling till ditt evenemang eller inte. Organiserar du ett evenemang för industrin för snabbrörliga konsumtionsvaror? Överväg att skriva ett blogginlägg om ny miljövänlig förpackningsteknik. Använd övertygande grafik och rubriker som får fler att dela med sig.

• Bygg upp ett förtroende inom din gemenskap genom att dela relevant information – skapad av andra, inte bara av ditt varumärke – så att du delar mer än reklaminlägg.

Tappa på kraften i teknik och sociala medier

Tekniken har helt förnyat evenemangsplaneringsbranschen. Genom att använda rätt teknik skapas en unik och personlig upplevelse. Blanda etablerad (och fast antagen) teknik med ny teknik så att varje evenemang blir roligt, innovativt och framtidsinriktat.

Hur skapar du publicitet för ett evenemang med hjälp av teknik?

För att nå ut till rätt publik behöver du rätt plattform. Nyckeln till framgångsrika sociala medier är att ha ett fast grepp om deltagarnas behov. Ditt marknadsföringsbudskap, din röst och din timing måste ge resonans med den avsedda målgruppen för optimal effekt.

Lägg till strukturerade data

Sökmotorer förlitar sig på rich snippet-data för att förstå ditt evenemang och dela det med relevanta målgrupper. Att inkludera strukturerade data på evenemangswebbplatser kan öka interaktiva sökresultat, upptäckter och konverteringar. Plattformar för biljettförsäljning och upptäckt av evenemang kan inkludera den här funktionen eller använda Schema.org eller Googles verktyg för att markera data på lämpligt sätt.

Använd betalda annonser

Organisk trafik räcker bara så långt – betalda annonser på Facebook, Google och andra plattformar kan öka din räckvidd och driva biljettförsäljning.

Betalda annonser för marknadsföring är särskilt användbara för evenemang. De påminner potentiella deltagare om det kommande evenemanget och kan skapa en känsla av knapphet med annonser om ”begränsad tid” eller ”begränsade platser”. Remarketing kan hjälpa till att dra biljettförsäljning från:

• Personer som klickade intresserade
• Personer som tittade på ditt evenemang
• Vänner till personer som svarade på evenemanget

Skapa relevant innehåll

Hur man gör-videor, konversationsinriktade blogginlägg, djupgående guider-innehåll som tigger om att bli delat kan öka din räckvidd, och hjälpa ditt resultat. Se längre än försäljnings- och deltagarsiffror när du utformar en innehållsplan: Ge användbart, relevant och delbart material för att främja förtroende och skapa mervärde.

Mät framgången för dina marknadsföringsinsatser så att du kan justera och förbättra

Se på data för att se vad som fungerar och vad som inte fungerar: A/B-tester, tidiga försäljningsrapporter, webbplatsanalyser och engagemang i sociala medier är bra ställen att titta på. Testa dina tekniker innan du ger dig in i en strategi så att du inte slösar tid eller pengar på insatser som inte fungerar för ditt varumärke.

Har människor engagerat sig i ditt innehåll? Klickar folk igenom, kommenterar de eller reagerar de på innehållet? Tänk på vilka inlägg som presterar bra och titta på vad som får uppmärksamhet. Kanske hittar du innehåll som skulle kunna prestera bättre med en uppdatering. Deltar folk i Q&A-sessioner men inte i giveaways? Justera din strategi vid behov.

Varifrån kommer din försäljning? Om den största delen av din försäljning genereras genom e-postkampanjer kanske du bör tänka om när det gäller att marknadsföra så mycket till dina mindre LinkedIn-medlemmar. Om majoriteten av din målgrupp är kvinnor i 50-årsåldern bör du minska marknadsföringsinsatserna på plattformar som Snapchat, där mindre än 7 procent av användarna är över 50 år.

Berätta en historia för att vinna din målgrupp

Ditt varumärke, din kunds varumärke och ditt evenemang är i grund och botten historier som du berättar. Ta dig tid från början för att odla din berättelse och klargöra hur du kommer att kommunicera den berättelsen. Allt oftare bidrar deltagarnas inflytande också till att forma berättelser om evenemang och varumärken.

Historieberättande kan ske i olika medier och kan se olika ut för varje evenemang. Några format och strategier för storytelling som du bör överväga:

• Anbud behöver inte se ut som reklam: Skapa istället konversationer i Facebook-grupper eller på Reddit.
• Dela delar av planeringsprocessen – inklusive tillkännagivanden om gäster eller nyheter – med hjälp av Instagram, Facebook stories eller Snapchat.
• Överraskningar på plats – flash mobs, snöjakter med eftertraktade priser och påskägg – kan skapa spänning och skapa samtal.
• Göm en marknadsföringskampanj i en tom butiksfasad eller lokal: Gör små ändringar i skyltfönstret – små uppdateringar som folk kanske inte ser direkt. Gör dem större med varje förändring; folk kommer att börja diskutera den, dela med sig av sina idéer och skapa en surrning. Sedan kan du göra det stora avslöjandet: Ett nytt tillkännagivande av ett evenemang, ett nytt datum för evenemanget eller en stjärngästtalare.
• Skapa teasers med livevideo på YouTube och Facebook.

Hur du skapar en berättelse för ditt evenemangsvarumärke

Skapa ett varumärke för ditt innehåll. Skapa ett konsekvent utseende genom att använda logotyper, hålla ”Om”-sidorna uppdaterade, se till att sociala länkar är aktuella och relevanta och inkludera relaterat innehåll i videoöverlägg och i blogginlägg.

Identifiera värdet av vad ditt evenemang erbjuder. Tänk på vad människor redan associerar med ditt varumärke och vad du vill bli identifierad med framöver. Samla in och skapa berättelser från din ideala målgrupps synvinkel.

Tänk på olika sätt att bygga upp berättelsen. Utveckla en framgångsrik kampanj med hjälp av foton och videor från tidigare evenemang, vittnesmål från deltagare, gäster och huvudtalare som agerar som representanter för evenemanget.

Tänk långsiktigt snarare än här och nu med kampanjer som växer med tiden.

Promota ett budskap snarare än en sak. Upplevelsebaserad marknadsföring talar om önskemål, behov, tankar och känslor – dessa kan vara mer värda för en svåråtkomlig publik. Genom att erbjuda värde i ett budskap kan man vinna uppmärksamhet hos människor som motsätter sig att bli ”annonserade till” och som kanske ignorerar öppet reklambudskap.

Slutar du din evenemangsmarknadsföring lika starkt som du startade

Att locka till sig rätt publik, omvandla ledtrådar och till och med sälja evenemangsbiljetter är bara en del av din kamp för evenemangsmarknadsföring. Att mäta och analysera de data som du har samlat in från alla dina marknadsföringsinsatser är vändpunkten i marknadsföringscykeln. Dessa mätningar och analyser är svaren på frågan ”Vad kan jag göra bättre nästa gång?”

Undersökningar, CRM och e-postmarknadsföring är bra sätt att hålla kontakten med din publik. Att ha detaljerad information om dina deltagare och en kanal som är engagerad i att lyssna på och ta itu med deltagarnas feedback är en avgörande faktor för att lyckas med marknadsföringen av evenemang. Bill Gates sa: ”Dina mest missnöjda kunder är din största källa till lärande”. Var inte rädd för dina deltagares brutala ärlighet.

Nu har du alla hemligheter du behöver för ett lyckat evenemang!

Planering av ett minnesvärt evenemang handlar om att engagera deltagarna. Ta reda på deras smärta och använd tekniker för inkommande marknadsföring, en gedigen berättelse och innovativ teknik för att hålla dem nöjda och engagerade. Kom ihåg att omge dig med bra människor, utnyttja sociala medier på rätt sätt och ägna lika mycket uppmärksamhet åt analysen av ditt evenemang som åt själva evenemanget.

Är du redo att börja sälja biljetter till ditt nästa evenemang? Lär dig 15 beprövade taktiker för att sälja fler biljetter. Eller utforska hur Social Tables kostnadsfria diagramprogram kan förbättra deltagarnas upplevelse.

Vill du göra evenemangsmarknadsföring ännu mer framgångsrik?