Usted ya lleva muchos sombreros como planificador de eventos: Eres un creativo, un gestor de proyectos y un especialista en presupuestos. Si planifica eventos a gran escala, necesita añadir otra habilidad a su cinturón de herramientas: profesional del marketing de eventos.

El marketing es la forma de dar a conocer su evento. Una promoción exitosa se dirige a la audiencia perfecta, construye su lista de asistentes y crea un efecto dominó de marketing que aumenta su alcance. Incorpore cualquiera de las tácticas para aprovechar al máximo el tiempo, la creatividad y el dinero que invierte en el marketing de su evento:

Establezca su objetivo de marketing de eventos y la métrica más crítica para su evento

Más que el rendimiento: Sus esfuerzos de marketing deben trabajar hacia un objetivo bien definido. Aunque los objetivos y las métricas pueden parecer similares, los detalles variarán de un evento a otro, dentro de su organización y en todo el sector de los eventos. La planificación estratégica puede ayudarle a alcanzar las metas y objetivos de su evento. Defina un objetivo de rendimiento específico y cuantificable y dirija sus esfuerzos de marketing teniendo esto en cuenta. Algunos objetivos comunes -y estrategias para el éxito- incluyen:

Objetivo del evento: vender un 30% más de entradas anticipadas

Aumentar la venta de entradas significa atraer a un nuevo público. Amplíe su oferta sin dejar de dirigirse a un público relevante para captar nuevos asistentes y aumentar la venta de entradas anticipadas. Realice un seguimiento de las inscripciones mensuales y observe las tendencias para ver lo que funciona y lo que debe mejorar.

Estrategias:

• Anúnciese a públicos similares (pero sin explotar) en las redes sociales. Piensa en una conferencia de proveedores de deportes al aire libre que atrae a empresas de suministros deportivos, pero que quiere llegar a minoristas generales que también venden equipos deportivos. Dirígete a esos pequeños minoristas con hashtags relevantes y minicampañas en publicaciones de pequeñas empresas.
• Ofrecer descuentos o incentivos a los que asistan por primera vez.
• Cuente con su público habitual para la captación: Las referencias personales son consideradas más fiables por los consumidores y, por lo tanto, tienen más probabilidades de conversión que las campañas publicitarias tradicionales. Fomente las recomendaciones con estas estrategias:

1. Ofrezca una mejora de la habitación o de la entrada después de tres recomendaciones.
2. Anuncie un premio para el asistente con más recomendaciones.
3. Organice un sorteo de entradas, regalos o mejoras; si se registra pronto, ganará una entrada.
4. Promueva un paquete de entradas con descuento para animar a los asistentes a traer a un colega o amigo.

• Tenga la venta de entradas en marcha cuando anuncie su evento para que la gente pueda comprarlas de inmediato.
• Empiece fuerte con un descuento por tiempo limitado en la venta anticipada de entradas.
• Haga saber a la gente cuando las entradas se vendan bien o si hay un número limitado de plazas: la escasez puede impulsar la demanda.

Objetivo del evento: crear un público que repita en un 50%

Conseguir que los asistentes repitan es menos costoso -y más fácil- que obtener ventas de nuevos asistentes. Controle a su público actual y manténgase en contacto con él durante todo el año para ganar visitantes fieles. Las encuestas a los asistentes pueden revelar la duración de su relación, así como las razones por las que siguen volviendo.

Estrategias:

• Ofrecer precios anticipados en el lanzamiento de entradas para los asistentes anteriores.
• Provea incentivos especiales para los asistentes que vuelvan.
• Mantenga el programa fresco e interesante para que haya algo que ganar al volver
• Fomente el compromiso de los asistentes anteriores pidiendo opiniones, comunicando y actuando sobre sus peticiones.
• Busque y establezca relaciones con los asistentes que repiten y que tienen una presencia influyente en las redes sociales para crear embajadores de la marca.
• Si es posible, anuncie la fecha de su próximo evento antes de que los asistentes abandonen el evento del año anterior.
• Permita a los invitados fijar un precio para el año siguiente, con un descuento.

Objetivo del evento: aumentar los ingresos previos al evento en un 20%

Incremente los ingresos en los meses previos a su evento con complementos, precios de grupo, descuentos y ventajas.

Estrategias:

• Ofrecer paquetes adicionales (grandes o pequeños) durante la compra de entradas. Algunas posibilidades:

1. Subidas de categoría VIP para las entradas o las habitaciones
2. Entradas para una cena exclusiva con los ponentes del evento y los invitados especiales
3. Entradas adicionales +1 a una tarifa con descuento disponible sólo a la salida
4. Pases de aparcamiento para los espacios más convenientes
5. Camisetas del evento de edición limitada,

• Capturar las ventas de grupos con opciones de venta de entradas escalonadas que incluyen valiosos beneficios, tales como:

1. Asientos reservados
2. Transporte de grupo desde el hotel hasta el lugar de celebración
3. Una hora de networking previa al evento para las inscripciones de grupo

• Ofrecer oportunidades de mejora tras la compra de entradas. Capte el interés por las mejoras con estas estrategias:

1. Recuerde a los invitados que fijen un precio especial para las entradas adicionales en la confirmación de la inscripción.
2. Incluya la opción de comprar un pase de aparcamiento con descuento o una tarjeta de metro en los correos electrónicos informativos.
3. Invite a los invitados a añadir sesiones adicionales en los correos electrónicos que detallan el programa del evento.

Objetivo del evento: duplicar el compromiso de los asistentes después del evento

Mantenga el impulso después de un evento invitando a los asistentes a compartir experiencias, pensamientos, ideas y más. Un hashtag del evento es una herramienta útil para medir el compromiso, y las encuestas posteriores al evento arrojan luz sobre las mejoras que hay que hacer en el futuro.

Estrategias:

• Oportunidades de networking posteriores al evento para facilitar las conexiones y las conversaciones continuas.
• Enseñar una habilidad que los asistentes puedan compartir con sus conexiones profesionales o personales.
• Cree contenidos que tengan una vida más larga que el evento. Por ejemplo, puede estrenar una infografía específica del sector después del evento. Los asistentes apreciarán los útiles materiales de referencia y los compartirán con su público.
• Construya relaciones con patrocinadores relevantes para su audiencia.

Saque el máximo partido a su marketing con un equipo de estrellas en la empresa y fuera de ella

El éxito del marketing de eventos no suele ser cosa de una sola persona. Los eventos a gran escala cuentan con equipos de marketing dedicados. (Piense en el Festival de Cine de Nueva York o en la Conferencia de Desarrolladores de Juegos de San Francisco).

Pero en muchos casos, tendrá que ser creativo a la hora de crear su equipo de marketing y lanzar una amplia red de promoción. Busque dentro de su grupo a los escritores, diseñadores, técnicos y gurús de las redes sociales que puedan encargarse de compartir su mensaje con su público objetivo. Los planificadores novatos deben reconocer especialmente el valor de delegar en los miembros del equipo de confianza.

El marketing de eventos debe incluir también voces externas para lograr un mayor impacto:

• Pida al director ejecutivo de su organización sin ánimo de lucro que elabore un mensaje especial para animar a la compra de entradas o a las donaciones.
• Utilice los testimonios recogidos en las encuestas posteriores al evento para transmitir las historias de éxito y las experiencias de los asistentes de años anteriores.
• Anime a los patrocinadores, proveedores o ponentes a que se encarguen de algunas tareas de creación de contenidos con una entrada de blog o recursos que pueda presentar en su sitio web y compartir en las redes sociales.

• Pide a los proveedores, invitados especiales y patrocinadores que añadan tu evento de Facebook a su página en lugar de crear su propio evento de Facebook: esto aumenta el alcance, al tiempo que garantiza que la información, las publicaciones y las actualizaciones del evento estén al día.
• Agiliza las ventas: Asegúrate de que tus listas de entradas estén siempre sincronizadas con soluciones de venta de entradas integradas que funcionan en Facebook y en tu sitio web.

Enfócate en las técnicas de inbound marketing

Crear contenido que se alinee naturalmente con el punto de dolor de tu audiencia es una de las mejores y más orgánicas formas de tener una campaña de marketing exitosa.

¿Qué es el inbound marketing?

El inbound marketing se centra en la creación y distribución de contenido personalizado a través de múltiples canales. De este modo, los profesionales del marketing pueden ganarse el interés de su público, lo que se considera más eficaz que captar la atención únicamente mediante anuncios de pago.

Los eventos en vivo son otra forma fantástica de ganar contenido generado por los consumidores. Suelen mantener la relevancia de su marca y de su cliente en la mente de los asistentes mucho después de que haya pasado la fecha del evento.

Las formas de utilizar las técnicas de inbound marketing para la promoción de eventos incluyen:

• Crear una comunidad utilizando los grupos de Facebook. Ofrezca códigos de promoción e incentivos exclusivos para la comunidad, comparta vídeos entre bastidores y facilite las oportunidades de establecer contactos para impulsar el compromiso dentro del grupo. Pida comentarios, obtenga opiniones, solicite aportaciones y genere debates.

• Busque audiencias relevantes y vea lo que les habla. En lugar de hacer publicidad a audiencias no relacionadas, echa un vistazo a tus competidores para ver con quién están conectando de forma efectiva. Crea perfiles para los tipos de asistentes que es probable que veas en tu evento, y explora los datos de eventos anteriores para averiguar con quién resuena más tu mensaje.

• Los hashtags actúan como un sistema de archivo conversacional: Los usuarios pueden hacer clic en los hashtags relevantes para explorar la comunidad y saltar a la discusión. Promueva los hashtags de la marca antes, durante y después del evento, y luego siga la conversación, vea lo que dice la gente y comprométase con su audiencia.

• Publique contenido, como blogs o herramientas ricas en información que la gente pueda utilizar, independientemente de su conexión con su evento. ¿Organiza un evento para el sector de los bienes de consumo de alta rotación? Considere la posibilidad de escribir una entrada de blog sobre la nueva tecnología de envasado ecológico. Utilice gráficos y titulares convincentes que impulsen las acciones.

• Construya la confianza dentro de su comunidad compartiendo información relevante -creada por otros, no sólo por su marca- para que comparta algo más que posts promocionales.

Aproveche el poder de la tecnología y las redes sociales

La tecnología ha renovado por completo el sector de la planificación de eventos. El uso de la tecnología adecuada crea una experiencia única y personalizada. Mezcle la tecnología establecida (y firmemente adoptada) con la tecnología emergente para que cada evento sea divertido, innovador y orientado al futuro.

¿Cómo crear publicidad para un evento utilizando la tecnología?

Para llegar al público adecuado, necesita la plataforma correcta. La clave del éxito de las redes sociales es conocer bien las necesidades de los asistentes. Su mensaje de marketing, la voz y el momento deben resonar con su público objetivo para lograr un impacto óptimo.

Añada datos estructurados

Los motores de búsqueda se basan en datos de fragmentos enriquecidos para comprender su evento y compartirlo con el público pertinente. Incluir datos estructurados en los sitios web de eventos puede aumentar los resultados de búsqueda interactiva, el descubrimiento y las conversiones. Las plataformas de descubrimiento y venta de entradas para eventos pueden incluir esta función, o utilizar Schema.org o la herramienta de resaltado de datos de Google para etiquetar los datos adecuadamente.

Utilice la publicidad de pago

El tráfico orgánico sólo llega hasta cierto punto: los anuncios de pago en Facebook, Google y otras plataformas pueden aumentar su alcance e impulsar la venta de entradas.

Los anuncios de pago de remarketing son especialmente útiles para los eventos. Recuerdan a los posibles asistentes el próximo evento y pueden crear una sensación de escasez con anuncios de «tiempo limitado» o «asientos limitados». El remarketing puede ayudar a atraer la venta de entradas de:

• Personas que hicieron clic en interesados
• Personas que vieron su evento
• Amigos de personas que respondieron al evento

Crear contenido relevante

Vídeos de instrucciones, publicaciones de blog conversacionales, guías en profundidad: el contenido que pide ser compartido puede aumentar su alcance, y ayudar a su resultado final. Cuando elabore un plan de contenidos, mire más allá de las cifras de ventas y asistencia: Proporcione material útil, relevante y compartible para fomentar la confianza y añadir valor.

Medir el éxito de sus esfuerzos de marketing para poder ajustar y mejorar

Mirar los datos para ver qué está funcionando y qué no: Las pruebas A/B, los primeros informes de ventas, las analíticas del sitio web y la participación en las redes sociales son buenos lugares donde buscar. Pruebe sus técnicas antes de sumergirse en una estrategia para no perder tiempo o dinero en esfuerzos que no funcionan para su marca.

¿La gente se involucra con su contenido? ¿La gente hace clic, comenta o reacciona al contenido? Considere qué publicaciones tienen un buen rendimiento y fíjese en lo que se gana la atención. Tal vez encuentres contenido que podría funcionar mejor con una actualización. ¿Participa la gente en las sesiones de preguntas&A pero no en los sorteos? Ajuste su estrategia según sea necesario.

¿De dónde provienen sus ventas? Si la mayor parte de sus ventas se generan a través de campañas de correo electrónico, es posible que quiera replantearse la promoción tan intensa a sus seguidores más pequeños de LinkedIn. Si la mayoría de su público son mujeres de 50 años, reduzca los esfuerzos de marketing en plataformas como Snapchat, donde menos del 7% de los usuarios tienen más de 50 años.

Cuente una historia para ganar a su público

Su marca, la marca de su cliente y su evento son, en el fondo, historias que usted está contando. Dedique tiempo desde el principio a cultivar su historia y a aclarar cómo va a comunicarla. Cada vez con más frecuencia, la influencia de los asistentes también ayuda a dar forma a las historias de los eventos y de la marca.

La narración de historias puede realizarse a través de distintos medios y puede ser diferente en cada evento. Algunos formatos y estrategias de storytelling a tener en cuenta:

• Los anuncios no tienen que parecer promocionales: En su lugar, cree conversaciones en los grupos de Facebook o en Reddit.
• Comparta fragmentos del proceso de planificación -incluidos los anuncios de los invitados o las noticias de última hora- utilizando las historias de Instagram o Facebook o Snapchat.
• Las sorpresas en el lugar del evento -multitud de flashes, búsquedas del tesoro con codiciados premios y «huevos de Pascua»- pueden crear suspense y dar que hablar.
• Ocultar una campaña de marketing a la vista de todos con un escaparate o local vacío: Realice pequeños cambios en el escaparate, es decir, pequeñas actualizaciones que la gente no percibe de inmediato. Hazlos más grandes con cada cambio; la gente empezará a hablar de ellos, a compartir sus ideas y a crear un rumor. A continuación, haz la gran revelación: Un anuncio de un nuevo evento, una noticia sobre la fecha del mismo o un orador invitado estrella.
• Cree teasers con vídeos en directo en YouTube y Facebook.

Cómo elaborar una historia para la marca de su evento

Cree una marca para su contenido. Construya un aspecto coherente utilizando logotipos, manteniendo actualizadas las páginas «Acerca de», asegurándose de que los enlaces sociales son actuales y relevantes, e incluyendo contenido relacionado en las superposiciones de vídeo y dentro de las publicaciones del blog.

Identifique el valor de lo que ofrece su evento. Considere lo que la gente ya asocia con su marca y con lo que quiere que se le identifique en el futuro. Reúna y cree historias desde el punto de vista de su público ideal.

Considere formas de construir la narrativa. Desarrolle una campaña de éxito utilizando fotos y vídeos de eventos anteriores, testimonios de los asistentes, invitados y oradores principales que actúen como representantes del evento.

Piense a largo plazo en lugar de en el presente con campañas que crezcan con el tiempo.

Promueva un mensaje en lugar de una cosa. El marketing experiencial habla de los deseos, las necesidades, los pensamientos y los sentimientos, que pueden tener más valor para un público difícil de alcanzar. Aportar valor a un mensaje puede atraer la atención de las personas que se resisten a que se les haga «publicidad» y que pueden ignorar los mensajes promocionales evidentes.

Termine el marketing de su evento con la misma fuerza con la que empezó

Atraer a la audiencia adecuada, convertir clientes potenciales e incluso vender entradas para el evento es sólo una parte de la batalla de su marketing de eventos. La medición y el análisis de los datos que ha recogido de todos sus esfuerzos de marketing es el punto de inflexión en el ciclo de marketing. Estas mediciones y análisis son las respuestas a «¿Qué podría hacer mejor la próxima vez?»

Las encuestas, el CRM y el marketing por correo electrónico son excelentes maneras de mantenerse al día con su público. Disponer de información detallada sobre sus asistentes y de un canal comprometido a escuchar y atender los comentarios de los asistentes es un elemento crucial para el éxito del marketing de eventos. Bill Gates dijo: «Tus clientes más descontentos son tu mayor fuente de aprendizaje». No tenga miedo de la honestidad brutal de sus asistentes.

Ahora tiene todos los secretos que necesita para un evento exitoso!

Planificar un evento memorable consiste en atraer a los asistentes. Averigüe cuál es su problema y utilice técnicas de marketing de entrada, una historia sólida y tecnología innovadora para mantenerlos contentos y comprometidos. Recuerde que debe rodearse de buenas personas, utilizar las redes sociales de forma correcta y prestar tanta atención al análisis de su evento como al propio evento.

¿Listo para empezar a vender entradas para su próximo evento? Aprenda 15 tácticas probadas para vender más entradas. O bien, explore cómo el software de diagramación gratuito de Social Tables puede mejorar la experiencia de los asistentes.

¿Quieres que el marketing de eventos sea aún más exitoso?