Você já usa muitos chapéus como organizador de eventos: Você é um criativo, um gerente de projetos, e um especialista em orçamento. Se você planeja eventos de grande escala, você precisa adicionar outra habilidade ao seu cinto de ferramentas: profissional de marketing de eventos.

Marketing é como você espalha a palavra sobre o seu evento. Uma promoção bem sucedida visa o público perfeito, constrói a sua lista de participantes e cria um efeito de ondulação de marketing que aumenta o seu alcance. Incorporar qualquer uma das táticas para aproveitar ao máximo o tempo, a criatividade e o dinheiro que você gasta em marketing do evento:

Estabelecer a meta de marketing do seu evento e a métrica mais crítica para o seu evento

Mais do que desempenho: Os seus esforços de marketing devem trabalhar para um objectivo bem definido. Embora as metas e métricas possam parecer semelhantes, as especificações variam de evento para evento – dentro da sua organização e em todo o setor de eventos. O planejamento estratégico pode ajudá-lo a atingir as metas e objetivos do seu evento. Defina uma meta específica e mensurável de desempenho e direcione seus esforços de marketing com esse objetivo. Algumas metas comuns – e estratégias para o sucesso – incluem:

Eventar meta: Vender 30% mais ingressos antecipados

Aumentar as vendas de ingressos significa atrair um novo público. Divirta-se e, ao mesmo tempo, vise públicos relevantes para angariar novos participantes e impulsionar a venda antecipada de ingressos. Acompanhe as inscrições mensais e observe as tendências para ver o que está funcionando – e onde você precisa melhorar.

Estratégias:

• Aventude para públicos similares (mas inexploradas) nas mídias sociais. Considere uma conferência de fornecedores de esportes ao ar livre que atrai empresas fornecedoras de material esportivo, mas quer chegar aos varejistas em geral que também vendem material esportivo. Dirija-se aos pequenos retalhistas com hashtags e mini-campanhas relevantes em publicações de pequenas empresas.
• Disponibilizar descontos ou incentivos para os primeiros participantes.
• Conte com o seu público de retorno para recrutamento: As indicações pessoais são consideradas mais confiáveis pelos consumidores e, portanto, são mais propensas a converter do que as campanhas publicitárias tradicionais. Crie indicações com estas estratégias:

1. Ofereça um quarto ou upgrade de ingressos após três indicações.
2. Anuncie um prêmio para o participante com o maior número de indicações.
3. Anfitrião de uma oferta de ingressos, swag, ou upgrades – o registro inicial ganha uma entrada.
4. Promocionar um pacote de ingressos com desconto para incentivar os convidados a trazer um colega ou amigo.

• Agregar a venda de ingressos ao anunciar seu evento para que as pessoas possam comprar imediatamente.
• Comece forte com um desconto de tempo limitado na venda antecipada de ingressos.
• Deixe as pessoas saberem quando os bilhetes estão a vender bem ou se há um número limitado de lugares – a escassez de lugares pode aumentar a procura.

Evento objectivo: Construir uma audiência de 50% de participantes repetidos

Conquistar participantes repetidos é menos caro – e mais fácil do que ganhar as vendas dos novos participantes. Fique de olho no seu público existente e mantenha contato o ano todo para ganhar visitantes fiéis e repetidos. Pesquisas com participantes podem revelar a duração do seu relacionamento, bem como as razões pelas quais eles continuam voltando.

Estratégias:

• Obter pré-ticket lançamento antecipado de preços de pássaros para os participantes anteriores.
• Prover incentivos especiais para os participantes que regressam.
• Mantem a agenda fresca e interessante para que haja algo a ganhar ao regressar
• Favoreça o compromisso dos participantes anteriores, pedindo opiniões, comunicando, e agindo de acordo com os seus pedidos.
• Semana e construa relacionamentos com participantes repetidos que tenham uma presença influente nas mídias sociais para criar embaixadores da marca.
• Se possível, anuncie a data do seu próximo evento antes dos seus participantes deixarem o evento do ano anterior.
• Disponibilizar aos convidados um preço para o próximo ano, com desconto.

Objectivo do evento: Aumentar a receita pré-evento em 20%

Baixar os ganhos nos meses que antecedem o seu evento com suplementos, preços de grupo, descontos e regalias.

Estratégias:

• Oferta pacotes adicionais (grandes ou pequenos) durante a compra de ingressos. Algumas possibilidades:

1. Actualizações VIP para bilhetes ou quartos
2. Tickets para um jantar exclusivo com oradores e convidados especiais
3. Tíquetes de desconto +1 disponíveis apenas no check-out
4. Passes de estacionamento para os espaços mais convenientes
5. T-shirts para eventos de edição limitada, ou totais

• Capturar vendas em grupo com opções de bilhetes em camadas que incluem benefícios valiosos, como por exemplo:

1. Lugares reservados
2. Transporte do grupo do hotel para o local do evento
3. Uma hora de networking pré-evento para inscrições de grupo

• Oferta oportunidades de upgrade após a compra do bilhete. Capture o interesse do upgrade com estas estratégias:

1. Remover os hóspedes para bloquear preços especiais para bilhetes adicionais na confirmação da inscrição.
2. Inclua a opção de comprar um passe de estacionamento ou cartão de metro com desconto em e-mails informativos.
3. Convidar convidados a adicionar sessões extras dentro dos emails detalhando a programação do evento.

Golo do evento: Duplo engajamento dos participantes após o evento

Manter o ímpeto indo após um evento, convidando os participantes a compartilhar experiências, pensamentos, idéias e muito mais. Um hashtag de evento é uma ferramenta útil para medir o engajamento, e pesquisas pós-evento esclarecem sobre melhorias para avançar.

Estratégias:

• Oportunidades de networking pós-evento para facilitar a conexão – e conversas contínuas.
• Discutir as habilidades que os participantes podem compartilhar com suas conexões profissionais ou pessoais.
• Criar conteúdo que tenha um tempo de vida mais longo do que o evento. Por exemplo, você pode estrear um infográfico específico do setor após o evento. Os participantes irão apreciar os materiais de referência úteis e compartilhá-los com seu público.
• Relações com patrocinadores relevantes para o seu público.

Tire o máximo partido do seu marketing com uma equipa estrela do rock-in-house e mais além

O marketing de eventos bem sucedidos raramente é um espectáculo de uma só pessoa. Eventos de grande escala têm equipes de marketing dedicadas. (Pense no New York Film Festival ou na Game Developers Conference em São Francisco).

Mas em muitos casos, você precisará ser criativo ao construir sua equipe de marketing, e lançar uma ampla rede promocional. Procure dentro do seu grupo para encontrar os escritores, designers, técnicos e gurus das mídias sociais que possam tomar a iniciativa de compartilhar sua mensagem com seu público-alvo. Os planejadores novatos precisam especialmente reconhecer o valor delegando aos membros da equipe de confiança.

O marketing de eventos também deve incluir vozes externas para maior impacto:

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• Confiram com o diretor executivo da sua organização sem fins lucrativos uma mensagem especial para incentivar a compra de ingressos ou doações.
• Utilizem testemunhos coletados de pesquisas pós-evento para transmitir histórias de sucesso e experiências de participantes de anos anteriores.
• Anime patrocinadores, vendedores ou palestrantes a assumirem algumas tarefas de criação de conteúdo com um post de blog ou recursos que você possa apresentar no seu site e compartilhar através das mídias sociais.

• Vendedores, convidados especiais e patrocinadores de sk para adicionar seu evento no Facebook à página deles em vez de criar seu próprio evento no Facebook – isso aumenta o alcance, ao mesmo tempo em que garante que as informações, postagens e atualizações do evento sejam atualizadas minuto a minuto.
• Agelere as vendas: Assegure-se de que as suas listas de bilhetes estão sempre sincronizadas com soluções de bilhetes integradas que funcionam no Facebook e no seu site.

Focalizar nas técnicas de marketing de entrada

Criar conteúdo que se alinhe naturalmente com o ponto de dor do seu público é uma das melhores e mais orgânicas maneiras de ter uma campanha de marketing de sucesso.

O que é o marketing de entrada?

O marketing de entrada centra-se na criação e distribuição de conteúdo personalizado através de múltiplos canais. Desta forma, os marqueteiros podem ganhar o interesse do seu público – o que é considerado mais eficaz do que captar a atenção apenas através de anúncios pagos.

Os eventos ao vivo são outra forma fantástica de ganhar conteúdo gerado pelo consumidor. Eles tendem a manter a sua marca e cliente relevantes na mente dos participantes muito depois da data do evento ter passado.

Os meios de usar técnicas de marketing de entrada para promoção de eventos incluem:

• Criar uma comunidade usando Grupos do Facebook. Ofereça códigos promocionais e incentivos somente para a comunidade, compartilhe vídeos nos bastidores e facilite oportunidades de networking para aumentar o envolvimento dentro do grupo. Peça feedback, obtenha opiniões, solicite sugestões e gere discussões.

• Procure públicos relevantes e veja o que fala com eles. Ao invés de fazer propaganda para públicos não relacionados, verifique seus concorrentes para ver com quem eles estão se conectando efetivamente. Crie perfis para os tipos de participantes que você provavelmente verá no seu evento e explore os dados de eventos passados para descobrir com quem sua mensagem mais ressoa.

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• Hashtags atuam como um sistema de arquivamento de conversas: Os usuários podem clicar através de hashtags relevantes para explorar a comunidade e saltar para a discussão. Promova hashtags de marca antes, durante e depois do evento, depois siga a conversa, veja o que as pessoas estão dizendo, e envolva-se com sua audiência.

• Publique conteúdo, como blogs ou ferramentas ricas em informações que as pessoas podem usar – independentemente da sua conexão com o seu evento. Você está organizando um evento para a indústria de bens de consumo em rápida evolução? Considere escrever um post no blog sobre a tecnologia emergente de embalagens ecológicas. Use gráficos convincentes e manchetes que impulsionem as ações.

• Construa confiança dentro da sua comunidade compartilhando informações relevantes – criadas por outros, não apenas a sua marca – para que você esteja compartilhando mais do que posts promocionais.

Tapa no poder da tecnologia e das mídias sociais

Tecnologia reformulou completamente a indústria de planejamento de eventos. Usando a tecnologia certa, cria-se uma experiência única e personalizada. Misture tecnologia estabelecida (e firmemente adotada) com tecnologia emergente para que cada evento seja divertido, inovador e focado no futuro.

Como você cria publicidade para um evento usando tecnologia?

Para alcançar o público certo, você precisa da plataforma certa. A chave para o sucesso das redes sociais é ter uma compreensão firme das necessidades dos seus participantes. A sua mensagem de marketing, voz e timing devem ressoar com a audiência pretendida para um impacto óptimo.

Adicionar dados estruturados

Procurar motores de busca dependem de dados ricos em snippet para compreender o seu evento e partilhá-los com o público relevante. A inclusão de dados estruturados em sites de eventos pode aumentar os resultados da pesquisa interativa, a descoberta e as conversões. As plataformas de ingressos e descoberta de eventos podem incluir esse recurso ou usar o Schema.org ou a ferramenta destacador de dados do Google para marcar os dados de forma apropriada.

Utilizar publicidade paga

O tráfego orgânico só chega até agora aos anúncios pagos no Facebook, Google e outras plataformas pode aumentar o seu alcance e impulsionar a venda de bilhetes.

Anúncios pagos de remarketing são particularmente úteis para eventos. Eles lembram os potenciais participantes sobre o próximo evento e podem criar uma sensação de escassez com anúncios de “tempo limitado” ou “lugares limitados”. A remarketing pode ajudar a sacar a venda de ingressos de:

• Pessoas que clicaram interessadas
• Pessoas que viram o seu evento
• Amigos das pessoas que responderam ao evento

Criar conteúdo relevante

Como fazer vídeos, posts de blogs de conversação, guias detalhados – conteúdo que implora para ser compartilhado pode aumentar o seu alcance, e ajudar o seu resultado final. Procure além dos números de vendas e comparecimento ao elaborar um plano de conteúdo: Forneça material útil, relevante e compartilhável para promover confiança e agregar valor.

Medir o sucesso de seus esforços de marketing para que você possa se ajustar e melhorar

Localize os dados para ver o que está funcionando e o que cai por terra: Testes A/B, relatórios iniciais de vendas, análises de sites e envolvimento com as mídias sociais são bons lugares para se procurar. Teste suas técnicas antes de mergulhar em uma estratégia para que você não perca tempo ou dinheiro em esforços que não funcionam para a sua marca.

As pessoas estão envolvidas com o seu conteúdo? As pessoas estão clicando através, comentando ou reagindo ao conteúdo? Considere quais posts têm bom desempenho e veja o que merece atenção. Talvez você encontre conteúdo que possa ter um melhor desempenho com uma atualização. As pessoas participam em sessões de P&A, mas não dão ofertas? Ajuste a sua estratégia conforme necessário.

De onde vêm as suas vendas? Se a maioria das suas vendas são geradas através de campanhas por e-mail, você pode querer repensar a promoção tão fortemente para o seu seguidor menor do LinkedIn. Se a maioria do seu público é de mulheres na faixa dos 50 anos, reduza os esforços de marketing em plataformas como Snapchat, onde menos de 7% dos usuários estão acima de 50.

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Diga uma história para ganhar seu público

Sua marca, a marca do seu cliente, e seu evento são, no seu cerne, histórias que você está contando. Tome tempo no início para cultivar a sua história, e esclareça como você vai comunicar essa história. Cada vez mais, a influência dos participantes também está ajudando a moldar as histórias de eventos e marcas.

Contagem de histórias pode acontecer através de meios, e pode parecer diferente com cada evento. Alguns formatos de narração e estratégias a considerar:

• Anúncios não têm que parecer promocionais: Crie conversas em Grupos do Facebook ou no Reddit, em vez disso.
• Compartilhe trechos do processo de planejamento – incluindo anúncios de convidados ou notícias de última hora – usando Instagram ou histórias do Facebook ou Snapchat.
• Surpresas no local – mobs de flashes, caça ao tesouro com prêmios cobiçados e o evento ‘Easter eggs’ – pode criar suspense e gerar conversa.
• Esconder uma campanha de marketing à vista de todos, com uma montra ou local vazio: Faça pequenas mudanças na vitrine – pequenas actualizações que as pessoas podem não apanhar de imediato. Faça-as maiores com cada mudança; as pessoas começarão a discutir, compartilhando suas idéias e criando um zumbido. Depois, vá para a grande revelação: Um novo anúncio de evento, notícias sobre a data do evento ou um orador convidado.
• Criar teasers com vídeo ao vivo no YouTube e Facebook.

Como criar uma história para a marca do seu evento

Compacote o seu conteúdo. Construa uma aparência consistente usando logotipos, mantendo as páginas ‘Sobre’ atualizadas, garantindo que os links sociais sejam atuais e relevantes, e incluindo conteúdo relacionado em sobreposições de vídeo e dentro de posts de blogs.

Identificar o valor do que o seu evento oferece. Considere o que as pessoas já associam à sua marca, e com o que você quer ser identificado no futuro. Reúna e crie histórias a partir do ponto de vista do seu público ideal.

Consulte formas de construir a narrativa. Desenvolva uma campanha de sucesso usando fotos e vídeos de eventos anteriores, testemunhos dados por participantes, convidados e keynote speakers atuando como representantes do evento.

Pense a longo prazo ao invés de aqui e agora com campanhas que crescem com o tempo.

Promocione uma mensagem ao invés de uma coisa. O marketing experiencial fala a desejos, necessidades, pensamentos e sentimentos – estes podem valer mais para um público difícil de alcançar. Fornecer valor em uma mensagem pode ganhar a atenção de pessoas que resistem a ser ‘anunciadas’ e podem ignorar mensagens promocionais explícitas.

Endicione seu marketing de evento tão forte quanto você começou

Atrair o público certo, converter leads e até mesmo vender ingressos para eventos é apenas parte da sua batalha de marketing de evento. Medir e analisar os dados que você coletou de todos os seus esforços de marketing é o ponto de virada no ciclo de marketing. Essas medições e análises são as respostas para “O que eu poderia fazer melhor da próxima vez?”

Surveys, CRM e e-mail marketing são ótimas maneiras de acompanhar o seu público. Ter informações detalhadas sobre seus participantes, e um canal comprometido em ouvir e endereçar o feedback dos participantes é um elemento crucial para o sucesso do marketing do evento. Bill Gates disse: “Seus clientes mais infelizes são a sua maior fonte de aprendizado”. Não tenha medo da honestidade brutal dos seus participantes.

Agora você tem todos os segredos que precisa para um evento de sucesso!

Planejar um evento memorável é tudo sobre engajar os participantes. Descubra a dor deles e use técnicas de marketing de entrada, uma história sólida e tecnologia inovadora para mantê-los felizes e engajados. Lembre-se de se cercar de boas pessoas, utilize as mídias sociais da maneira correta e preste tanta atenção à análise do seu evento quanto você faz o próprio evento.

Pronto para começar a vender ingressos para seu próximo evento? Aprenda 15 táticas comprovadas para vender mais ingressos. Ou, explore como o software gratuito de diagramação de mesas sociais pode melhorar a experiência do participante.

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