Eseményszervezőként már így is sok kalapot viselsz: Kreatív, projektmenedzser és költségvetési szakember. Ha nagyszabású rendezvényeket tervezel, egy újabb készséget kell hozzáadnod az eszköztáradhoz: a rendezvénymarketing szakemberét.

A marketing az, ahogyan a rendezvényedről hírt adsz. A sikeres promóció megcélozza a tökéletes közönséget, felépíti a résztvevők listáját, és olyan marketinghullámot hoz létre, amely növeli az elérését. A taktikák bármelyikét beépítve a legtöbbet hozhatja ki a rendezvénymarketingre fordított időből, kreativitásból és pénzből:

Meghatározza a rendezvénymarketing célját és a rendezvény legkritikusabb mérőszámát

Több mint teljesítmény: Marketingtevékenységeinek egy jól meghatározott cél érdekében kell működniük. Bár a célok és a mérőszámok hasonlónak tűnhetnek, a konkrétumok eseményről eseményre változnak – a szervezetén belül és a rendezvényiparban is. A stratégiai tervezés segíthet abban, hogy elérje rendezvénye céljait és célkitűzéseit. Határozzon meg egy konkrét, mérhető teljesítménycélt, és célozza meg marketingtevékenységét ennek szem előtt tartásával. Néhány gyakori cél – és a sikerhez vezető stratégia – a következő:

Esemény célja: 30 százalékkal több elővételes jegy eladása

A jegyeladások növelése új közönség megnyerését jelenti. Terjeszkedjen, miközben továbbra is a releváns célközönséget célozza meg, hogy új résztvevőket csábítson el, és növelje az elővételes jegyeladást. Kövesse nyomon a havi regisztrációkat, és figyelje a trendeket, hogy lássa, mi működik – és hol kell javítania.

Stratégiák:

• Hirdessen hasonló (de kiaknázatlan) közönségnek a közösségi médiában. Gondoljunk egy olyan kültéri sportszergyártó konferenciára, amely sportfelszereléseket forgalmazó cégeket vonz, de olyan általános kiskereskedőket szeretne elérni, akik szintén sportfelszereléseket árulnak. Célozza meg ezeket a kis kiskereskedőket releváns hashtagekkel és minikampányokkal a kisvállalkozói kiadványokban.
• Adjon kedvezményeket vagy ösztönzőket az első alkalommal részt vevőknek.
• Számítson a visszatérő közönségére a toborzás során: A személyes ajánlásokat a fogyasztók megbízhatóbbnak tartják, és ezért nagyobb valószínűséggel konvertálnak, mint a hagyományos reklámkampányok. A következő stratégiákkal ösztönözheti az ajánlásokat:

1. Három ajánlás után szoba- vagy jegyváltást ajánlhat fel.
2. Jutalmat hirdethet a legtöbb ajánlással rendelkező résztvevőnek.
3. Jegyeket, ajándéktárgyakat vagy frissítéseket adományozhat – a korai regisztrációval belépőt nyerhet.
4. Hirdessen kedvezményes jegycsomagot, hogy a vendégeket arra ösztönözze, hogy hozzanak magukkal egy kollégát vagy barátot.

• Az esemény meghirdetésekor már induljon a jegyértékesítés, hogy az emberek azonnal vásárolhassanak.
• Kezdje erősen az elővételes jegyértékesítést korlátozott ideig tartó kedvezménnyel.
• Tájékoztassa az embereket, ha a jegyek jól fogynak, vagy ha korlátozott számú hely van – a szűkösség növelheti a keresletet.

A rendezvény célja: 50 százalékban visszatérő résztvevőkből álló közönség kialakítása

A visszatérő résztvevők megnyerése olcsóbb – és egyszerűbb -, mint az új résztvevőkből származó eladások megszerzése. Tartsa szemmel meglévő közönségét, és maradjon kapcsolatban egész évben, hogy hűséges visszatérő látogatókat szerezzen. A résztvevők körében végzett felmérésekből kiderülhet a kapcsolat hossza, valamint az okok, amiért mindig visszatérnek.

Stratégiák:

• Kínáljon a korábbi résztvevőknek korai madár árat a jegyek bevezetése előtt.
• Speciális ösztönzőket nyújtson a visszatérő résztvevőknek.
• Maradjon friss és érdekes a programterv, hogy legyen mit nyerni a visszatéréssel
• Elősítse a korábbi résztvevők elkötelezettségét a véleményük kikérésével, kommunikációval és a kéréseik alapján történő cselekvéssel.
• Keresd fel és építsd ki a kapcsolatokat azokkal a visszatérő résztvevőkkel, akik befolyásos közösségi médiajelenléttel rendelkeznek, hogy márkanagyköveteket hozz létre.
• Ha lehetséges, jelentse be a következő esemény időpontját, mielőtt a résztvevők elhagyják az előző évi rendezvényt.
• Adja meg a vendégeknek, hogy a következő évre leköthessenek egy árat, kedvezményesen.

Esemény célja: Növelje a rendezvény előtti bevételt 20 százalékkal

Növelje a bevételt a rendezvényt megelőző hónapokban kiegészítő szolgáltatásokkal, csoportos árképzéssel, kedvezményekkel és juttatásokkal.

Stratégiák:

• Kínáljon kiegészítő csomagokat (nagy vagy kicsi) a jegyvásárlás során. Néhány lehetőség:

1. VIP-korrekciók jegyekhez vagy szobákhoz
2. Jegyek egy exkluzív vacsorára a rendezvény előadóival és különleges vendégeivel
3. Kiegészítő +1 jegy kedvezményes áron, amely csak a pénztárnál érhető el
4. Parkolóbérletek a legkedvezőbb helyekre
5. Korlátozott példányszámú rendezvénypólók, gombok vagy táskák

• Kapja el a csoportos eladásokat a többszintű jegyértékesítési lehetőségekkel, amelyek értékes előnyöket tartalmaznak, mint például:

1. Fenntartott ülőhelyek
2. Csoportos szállítás a szállodából a helyszínre
3. Egy eseményt megelőző kapcsolatépítő óra a csoportos regisztrációkhoz

• Kínáljon lehetőséget a jegyvásárlás utáni frissítésre. A következő stratégiákkal keltse fel a frissítés iránti érdeklődést:

1. Emlékeztesse a vendégeket, hogy a regisztrációs visszaigazolásban rögzítsék a további jegyek különleges árát.
2. A tájékoztató e-mailekben tüntesse fel a kedvezményes parkolási bérlet vagy metrókártya megvásárlásának lehetőségét.
3. Hívja fel a vendégeket az esemény menetrendjét részletező e-mailekben további ülések hozzáadására.

Esemény célja: A résztvevők esemény utáni elkötelezettségének megduplázása

Maradjon lendületben az esemény után azáltal, hogy felkéri a résztvevőket, hogy osszák meg tapasztalataikat, gondolataikat, ötleteiket és egyebeket. Az esemény hashtagje hasznos eszköz az elkötelezettség mérésére, a rendezvény utáni felmérések pedig rávilágítanak a további fejlesztésekre.

Stratégiák:

• Esemény utáni kapcsolatépítési lehetőségek a kapcsolatok – és a további beszélgetések – elősegítésére.
• Tanítson olyan készséget, amelyet a résztvevők megoszthatnak szakmai vagy személyes kapcsolataikkal.
• Készítsen olyan tartalmat, amely hosszabb élettartamú, mint a rendezvény. Például az esemény után bemutathat egy iparágspecifikus infografikát. A résztvevők értékelni fogják a hasznos referenciaanyagokat, és meg fogják osztani a közönségükkel.
• Építsen kapcsolatokat a közönsége számára releváns szponzorokkal.

Hozza ki a legtöbbet a marketingből egy rocksztár csapattal – házon belül és kívül

A sikeres rendezvénymarketing ritkán egyszemélyes show. A nagyszabású rendezvényeken külön marketingcsapatok dolgoznak. (Gondoljunk csak a New York-i Filmfesztiválra vagy a San Franciscó-i Game Developers Conference-re.)

De sok esetben kreatívnak kell lenni a marketingcsapat összeállításakor, és széles promóciós hálót kell kivetni. Keresse meg a csoportján belül azokat az írókat, tervezőket, műszaki szakembereket és közösségi média gurukat, akik a célközönséggel való üzenetközvetítéssel kapcsolatos feladatokat átvehetik. A kezdő tervezőknek különösen fel kell ismerniük a megbízható csapattagoknak történő delegálás értékét.

A rendezvénymarketingnek külső hangokat is be kell vonnia a további hatás érdekében:

• Kérje fel a nonprofit szervezet ügyvezető igazgatóját, hogy készítsen egy különleges üzenetet a jegyvásárlás vagy adományozás ösztönzésére.
• A rendezvényt követő felmérésekből gyűjtött beszámolók felhasználásával közvetítse a korábbi évek résztvevőinek sikertörténeteit és tapasztalatait.
• Bátorítsa a szponzorokat, eladókat vagy előadókat, hogy vállaljanak néhány tartalomkészítési feladatot egy blogbejegyzéssel vagy olyan forrásokkal, amelyeket bemutathat a weboldalán és megoszthat a közösségi médiában.

• Kérje fel az eladókat, különleges vendégeket és szponzorokat, hogy saját Facebook-rendezvény létrehozása helyett adják hozzá a Facebook-rendezvényét az oldalukhoz – ez növeli az elérést, miközben biztosítja az eseményre vonatkozó információk, bejegyzések és frissítések naprakészségét.
• Streamline értékesítés: Biztosítsa, hogy jegyeladásai mindig szinkronban legyenek az integrált jegyértékesítési megoldásokkal, amelyek a Facebookon és a weboldalán egyaránt működnek.

Fókuszáljunk a befelé irányuló marketingtechnikákra

A közönségének fájdalompontjához természetesen igazodó tartalom létrehozása az egyik legjobb és legorganikusabb módja a sikeres marketingkampánynak.

Mi az inbound marketing?

Az inbound marketing a személyre szabott tartalmak létrehozására és terjesztésére összpontosít több csatornán keresztül. Ily módon a marketingesek elnyerhetik közönségük érdeklődését – amit hatékonyabbnak tartanak, mint a figyelmet kizárólag fizetett hirdetésekkel megragadni.

Az élő események egy másik fantasztikus módja a fogyasztók által generált tartalom megszerzésének. Hajlamosak arra, hogy a márka és az ügyfél releváns maradjon a résztvevők fejében még jóval az esemény időpontja után is.

Az inbound marketing technikák felhasználási módjai az események népszerűsítésére a következők:

• Hozzon létre egy közösséget a Facebook-csoportok segítségével. Kínáljon promóciós kódokat és csak a közösségnek szóló ösztönzőket, ossza meg a kulisszák mögötti videókat, és segítse elő a kapcsolatépítési lehetőségeket, hogy növelje a csoporton belüli elkötelezettséget. Kérjen visszajelzést, kérjen véleményt, kérjen hozzájárulást, és generáljon vitákat.

• Keresse meg a releváns közönséget, és nézze meg, mi szólítja meg őket. Ahelyett, hogy nem kapcsolódó célközönségnek hirdetne, inkább nézze meg a versenytársait, hogy lássa, kikhez kapcsolódnak hatékonyan. Készítsen profilokat a rendezvényén várhatóan megjelenő résztvevők típusairól, és vizsgálja meg a korábbi rendezvények adatait, hogy kiderítse, kinek szól az üzenete a leginkább.

• A hashtagek beszélgetési iktatórendszerként működnek: A felhasználók a releváns hashtagekre kattintva felfedezhetik a közösséget, és belevethetik magukat a vitába. Promótálja a márkás hashtageket az esemény előtt, alatt és után, majd kövesse a beszélgetést, lássa, mit mondanak az emberek, és lépjen kapcsolatba közönségével.

• Tegyen közzé tartalmakat, például blogokat vagy információban gazdag eszközöket, amelyeket az emberek használhatnak – függetlenül attól, hogy milyen kapcsolatban állnak az eseményével. A gyorsan változó fogyasztási cikkek iparágában szervez rendezvényt? Fontolja meg egy blogbejegyzés megírását a feltörekvő környezetbarát csomagolástechnológiáról. Használjon meggyőző grafikákat és címszavakat, amelyek ösztönzik a megosztásokat.

• Építsen bizalmat a közösségében azzal, hogy releváns információkat oszt meg – amelyeket mások hoztak létre, nem csak az Ön márkája -, így többet oszt meg, mint reklámposztokat.

Kapaszkodjon a technológia és a közösségi média erejébe

A technológia teljesen átalakította a rendezvényszervezési iparágat. A megfelelő technológia használata egyedi és személyre szabott élményt teremt. Keverje a bevált (és szilárdan elfogadott) technológiát a feltörekvő technológiával, hogy minden esemény szórakoztató, innovatív és jövőbe mutató legyen.

Hogyan lehet a technológia segítségével reklámot csinálni egy eseménynek?

A megfelelő közönség eléréséhez a megfelelő platformra van szükség. A sikeres közösségi média kulcsa, hogy pontosan ismerje a résztvevők igényeit. Marketingüzenetének, hangjának és időzítésének meg kell egyeznie a célközönséggel az optimális hatás érdekében.

Szerkesztett adatok hozzáadása

A keresőmotorok a rich snippet adatokra támaszkodnak, hogy megértsék rendezvényét és megosszák azt a releváns közönséggel. A strukturált adatok beépítése a rendezvények weboldalaira növelheti az interaktív keresési eredményeket, a felfedezést és a konverziókat. A rendezvények jegyértékesítési és felfedezési platformjai tartalmazhatják ezt a funkciót, vagy használhatják a Schema.org vagy a Google adatkiemelő eszközét az adatok megfelelő címkézéséhez.

Fizetett hirdetések használata

Az organikus forgalom csak eddig ér el – a Facebookon, a Google-on és más platformokon megjelenő fizetett hirdetések növelhetik az elérést és ösztönözhetik a jegyeladásokat.

A fizetett marketinghirdetések különösen hasznosak a rendezvények esetében. Emlékeztetik a potenciális résztvevőket a közelgő eseményre, és a “korlátozott ideig” vagy “korlátozott helyek” hirdetésekkel a szűkösség érzetét kelthetik. A remarketing segíthet jegyeladásokat vonzani:

• Az érdeklődőre kattintó emberek
• Az eseményt megtekintő emberek
• Az eseményre reagáló emberek barátai

Releváns tartalom készítése

How-to videók, beszélgetős blogbejegyzések, mélyreható útmutatók – a megosztásért könyörgő tartalom növelheti az elérését, és segítheti a bevételét. A tartalmi terv kidolgozásakor ne csak az értékesítési és látogatottsági számokat nézze: Adjon hasznos, releváns és megosztható anyagokat, hogy elősegítse a bizalmat és értéket teremtsen.

Mérje marketingtevékenységének sikerét, hogy kiigazíthassa és javíthasson

Nézze meg az adatokat, hogy lássa, mi működik és mi nem: Az A/B tesztelés, a korai értékesítési jelentések, a weboldal-analitika és a közösségi média elkötelezettség jó helyeket jelentenek. Tesztelje a technikákat, mielőtt belevetné magát egy stratégiába, hogy ne pazaroljon időt és pénzt olyan erőfeszítésekre, amelyek nem működnek a márkája számára.

Az emberek foglalkoznak a tartalmaival? Az emberek átkattintanak, kommentelnek vagy reagálnak a tartalomra? Vegye figyelembe, mely posztok teljesítenek jól, és nézze meg, mi az, ami figyelmet érdemel. Talán talál olyan tartalmat, amely egy frissítéssel jobban teljesíthetne. Az emberek részt vesznek a Q&A foglalkozásokon, de nem vesznek részt a nyereményjátékokban? Módosítsa stratégiáját szükség szerint.

Honnan származnak az eladásai? Ha az eladásainak nagy része e-mailes kampányokon keresztül jön létre, akkor lehet, hogy újra kell gondolnia, hogy a kisebb LinkedIn-követői körében olyan erőteljesen népszerűsítsen. Ha a közönségének többsége 50 év körüli nő, csökkentse marketingtevékenységét az olyan platformokon, mint a Snapchat, ahol a felhasználók kevesebb mint 7 százaléka 50 év feletti.

Mondjon egy történetet, hogy megnyerje a közönségét

Az Ön márkája, az ügyfele márkája és az eseménye alapvetően olyan történetek, amelyeket Ön mesél el. Kezdetben szánjon időt arra, hogy ápolja a történetét, és tisztázza, hogyan fogja ezt a történetet kommunikálni. Egyre gyakrabban a résztvevők befolyása is hozzájárul az esemény- és márkatörténetek kialakításához.

A történetmesélés médiumokon keresztül történhet, és minden egyes eseménynél másképp nézhet ki. Néhány megfontolandó történetmesélési formátum és stratégia:

• A reklámoknak nem kell reklámnak tűnniük: Inkább hozzon létre beszélgetéseket a Facebook-csoportokban vagy a Redditen.
• Osszon meg részleteket a tervezési folyamatból – beleértve a vendégbejelentéseket vagy a legfrissebb híreket – az Instagram vagy a Facebook történetek vagy a Snapchat segítségével.
• A helyszíni meglepetések – flashmobok, kincsvadászat áhított nyereményekkel és az esemény “húsvéti tojásai” – feszültséget teremthetnek és beszélgetéseket generálhatnak.
• Rejtsen el egy marketingkampányt egy üres üzlethelyiségben vagy helyszínen: Végezzen mini változtatásokat a kirakaton – apró frissítéseket, amelyeket az emberek talán nem vesznek észre azonnal. Minden egyes változtatással tegye őket nagyobbá; az emberek elkezdenek majd beszélgetni róla, megosztják az ötleteiket, és pezsgést keltenek. Aztán jöhet a nagy leleplezés: Egy új esemény bejelentése, az esemény időpontjának híre vagy a sztárvendég előadója.
• Készítsen teasereket élő videóval a YouTube-on és a Facebookon.

Hogyan készítsen történetet az eseménymárkájához

Brandingolja a tartalmát. Logók használatával, a “Rólunk” oldalak naprakészen tartásával, a közösségi linkek aktualitásának és relevanciájának biztosításával, valamint a kapcsolódó tartalmak videókon és blogbejegyzésekben való megjelenítésével alakítson ki egységes megjelenést.

Határozza meg a rendezvénye által kínált értéket. Gondolja át, hogy az emberek mit társítanak már most is a márkájához, és mivel szeretné, ha a jövőben azonosítanák. Gyűjtsön és hozzon létre történeteket az ideális közönség szemszögéből.

Gondolja át, hogyan építse fel a narratívát. Fejlesszen ki sikeres kampányt a korábbi eseményekről készült fotók és videók, a résztvevők, vendégek és az esemény képviselőjeként fellépő főszónokok által adott beszámolók felhasználásával.

Gondolkodjon hosszú távon, ne itt és most, az idővel növekvő kampányokkal.

Egy üzenetet népszerűsítsen, ne pedig egy dolgot. Az élménymarketing az igényekhez, szükségletekhez, gondolatokhoz és érzésekhez szól – ezek többet érhetnek egy nehezen elérhető közönség számára. Ha egy üzenetben értéket nyújtunk, azzal elnyerhetjük azoknak az embereknek a figyelmét, akik ellenállnak annak, hogy “reklámozzák őket”, és esetleg figyelmen kívül hagyják a nyílt promóciós üzeneteket.

A rendezvénymarketinget ugyanolyan erősen fejezze be, mint ahogyan elkezdte

A megfelelő közönség bevonzása, a leadek konvertálása és még a rendezvényjegyek eladása is csak egy része a rendezvénymarketing csatájának. A marketingciklus fordulópontja az összes marketingtevékenységéből nyert adatok mérése és elemzése. Ezek a mérések és elemzések adnak választ a “Mit csinálhatnék jobban legközelebb?”

A felmérések, a CRM és az e-mail marketing nagyszerű módszerek arra, hogy lépést tartson közönségével. Ha részletes információkkal rendelkezik a résztvevőkről, valamint egy olyan csatornával, amely elkötelezett a résztvevők visszajelzéseinek meghallgatása és kezelése iránt, az a rendezvénymarketing sikerének kulcsfontosságú eleme. Bill Gates mondta: “A legelégedetlenebb ügyfeleid a legnagyobb tanulási forrásod”. Ne féljen a résztvevői brutális őszinteségétől.

Most már minden titok megvan, ami egy sikeres rendezvényhez szükséges!

Az emlékezetes rendezvény megtervezése a résztvevők bevonásáról szól. Találd ki a fájdalmukat, és használd az inbound marketing technikákat, a szilárd történetet és az innovatív technológiát, hogy boldoggá és elkötelezetté tedd őket. Ne feledje, hogy jó emberekkel vegye körül magát, használja a közösségi médiát a megfelelő módon, és fordítson ugyanannyi figyelmet a rendezvény elemzésére, mint magára a rendezvényre.

Készen áll arra, hogy elkezdje eladni a jegyeket a következő rendezvényére? Ismerjen meg 15 bevált taktikát a több jegy eladásához. Vagy fedezze fel, hogy a Social Tables ingyenes diagramkészítő szoftvere hogyan javíthatja a résztvevők élményét.

Még sikeresebbé szeretné tenni a rendezvénymarketinget?