U draagt al vele petten als een event planner: Je bent een creatieveling, een projectmanager, en een budget specialist. Als u grootschalige evenementen plant, moet u nog een vaardigheid aan uw gereedschapsriem toevoegen: event marketing professional.

Marketing is hoe u het woord over uw evenement verspreidt. Succesvolle promotie richt zich op het perfecte publiek, bouwt uw deelnemerslijst op en creëert een marketing rimpeleffect dat uw bereik vergroot. Integreer een van de tactieken om het meeste te halen uit de tijd, creativiteit en geld die u besteedt aan eventmarketing:

Stel uw eventmarketingdoel vast en de meest kritische maatstaf voor uw evenement

Meer dan prestaties: Uw marketinginspanningen moeten naar een goed gedefinieerd doel toewerken. Hoewel doelen en statistieken op elkaar lijken, verschillen de details van evenement tot evenement – binnen uw organisatie en in de evenementenbranche. Strategische planning kan u helpen de doelstellingen van uw evenement te bereiken. Definieer een specifiek, meetbaar prestatiedoel en richt uw marketinginspanningen met dat doel voor ogen. Enkele veelvoorkomende doelen – en strategieën voor succes – zijn:

Doelstelling evenement: verkoop 30 procent meer voorverkooptickets

Het verhogen van de kaartverkoop betekent het aantrekken van een nieuw publiek. Zorg voor een breder publiek en richt u toch op relevante doelgroepen om nieuwe bezoekers aan te trekken en de kaartverkoop te stimuleren. Houd maandelijkse registraties bij en kijk naar trends om te zien wat werkt en waar u moet verbeteren.

Strategieën:

• Adverteer naar vergelijkbaar (maar onaangeboord) publiek op sociale media. Denk aan een conferentie van een leverancier van buitensporten die atletiekleveranciers trekt, maar ook algemene detailhandelaars wil bereiken die ook sportartikelen verkopen. Richt je op die kleine retailers met relevante hashtags en mini-campagnes in kleine bedrijfspublicaties.
• Bied kortingen of prikkels voor bezoekers die voor het eerst komen.
• Reken op uw terugkerende publiek voor werving: Persoonlijke verwijzingen worden door consumenten als betrouwbaarder beschouwd, en zullen daarom eerder converteren dan traditionele reclamecampagnes. Spark verwijzingen met deze strategieën:

1. Bied een kamer of ticket upgrade na drie verwijzingen.
2. Kondig een prijs aan voor de aanwezige met de meeste verwijzingen.
3. Host een giveaway voor tickets, swag, of upgrades – vroege registratie verdient een entry.
4. Promoot een ticketpakket met korting om gasten aan te moedigen een collega of vriend mee te nemen.

• Haal de kaartverkoop op gang wanneer u uw evenement aankondigt, zodat mensen meteen kunnen kopen.
• Start sterk met een beperkte tijd korting op de kaartverkoop vooraf.
• Laat mensen weten wanneer de kaartverkoop goed loopt of wanneer er een beperkt aantal plaatsen is – schaarste kan de vraag stimuleren.

Evenementdoelstelling: bouw een publiek op van 50 procent terugkerende bezoekers

Het aan de haak slaan van terugkerende bezoekers is minder duur en gemakkelijker-dan het verdienen van verkoop van nieuwe bezoekers. Houd uw bestaande publiek in de gaten en houd het hele jaar door contact om loyale terugkerende bezoekers te verdienen. Enquêtes onder bezoekers kunnen de duur van uw relatie onthullen, evenals de redenen waarom ze blijven terugkomen.

Strategieën:

• Bied pre-ticket lancering early bird prijzen voor eerdere bezoekers.
• Bied speciale prikkels voor terugkerende deelnemers.
• Houd het programma fris en interessant, zodat er iets te winnen valt door terug te keren.
• Bevorder de betrokkenheid van eerdere aanwezigen door naar hun mening te vragen, te communiceren en te reageren op hun verzoeken.
• Zoek naar en bouw relaties op met terugkerende aanwezigen die een invloedrijke aanwezigheid op sociale media hebben om merkambassadeurs te creëren.
• Kondig indien mogelijk de datum van uw volgende evenement aan voordat uw aanwezigen het evenement van het voorgaande jaar verlaten.
• Stel gasten in de gelegenheid om een prijs voor het volgende jaar vast te leggen, met korting.

Doel van het evenement: verhoog de inkomsten voorafgaand aan het evenement met 20 procent

Versterk de inkomsten in de maanden voorafgaand aan uw evenement met add-ons, groepsprijzen, kortingen en extraatjes.

Strategieën:

• Bied tijdens de ticketaankoop (grote of kleine) add-on-pakketten aan. Enkele mogelijkheden:

1. VIP-upgrades voor tickets of kamers
2. Tickets voor een exclusief diner met sprekers en speciale gasten
3. Add-on +1 tickets tegen een gereduceerd tarief dat alleen bij de kassa verkrijgbaar is
4. Parkeerpassen voor de handigste plaatsen
5. Event T-shirts in beperkte oplage, buttons of draagtassen

• Vang groepsverkopen met gelaagde ticketverkoopopties die waardevolle voordelen omvatten, zoals:

1. Reserveerde zitplaatsen
2. Groepsvervoer van het hotel naar de locatie
3. Een netwerkuurtje voorafgaand aan het evenement voor groepsregistraties

• Bied mogelijkheden tot upgraden na aankoop van het ticket. Maak gebruik van deze strategieën om de belangstelling voor upgrades te wekken:

1. Remind guests to lock in special pricing for additional tickets in the registration confirmation.
2. Inclusive the option to purchase a discounted parking pass or metro card in informational emails.
3. Nodig gasten uit om extra sessies toe te voegen in e-mails waarin het schema van het evenement wordt gedetailleerd.

Doel van het evenement: Verdubbel de betrokkenheid van de deelnemers na het evenement

Houd het momentum na een evenement gaande door deelnemers uit te nodigen om ervaringen, gedachten, ideeën en meer te delen. Een hashtag is een handig hulpmiddel om de betrokkenheid te meten, en enquêtes na het evenement geven inzicht in de verbeteringen die kunnen worden doorgevoerd.

Strategieën:

• Netwerkmogelijkheden na het evenement om contacten te vergemakkelijken en gesprekken voort te zetten.
• Leer de aanwezigen een vaardigheid die ze kunnen delen met hun professionele of persoonlijke connecties.
• Creëer inhoud die een langere levensduur heeft dan het evenement. U kunt bijvoorbeeld een industriespecifieke infographic in première laten gaan na het evenement. Aanwezigen zullen het nuttige referentiemateriaal waarderen en delen met hun publiek.
• Bouw relaties op met sponsors die relevant zijn voor uw publiek.

Maak optimaal gebruik van uw marketing met een rocksterteam, zowel intern als daarbuiten

Succesvolle eventmarketing is zelden een eenpersoonsshow. Grootschalige evenementen hebben speciale marketingteams. (Denk aan het New York Film Festival of de Game Developers Conference in San Francisco).

Maar in veel gevallen moet je creatief zijn bij het samenstellen van je marketingteam en het uitzetten van een breed promotienet. Kijk binnen uw groep om de schrijvers, ontwerpers, tech mensen, en sociale media goeroes die kunnen nemen punt op het delen van uw boodschap met uw doelgroep te vinden. Beginnende planners moeten vooral de waarde erkennen van het delegeren aan vertrouwde teamleden.

Eventmarketing moet ook stemmen van buiten omvatten voor verdere impact:

• Vraag de uitvoerend directeur van uw non-profit om een speciale boodschap op te stellen om ticketaankopen of donaties aan te moedigen.
• Gebruik getuigenissen verzameld uit enquêtes na het evenement om succesverhalen en ervaringen van aanwezigen van voorgaande jaren over te brengen.
• Moedig sponsors, verkopers of sprekers aan om wat contentcreatie-taken op zich te nemen met een blogpost of bronnen die u op uw website kunt presenteren en kunt delen via sociale media.

• Vraag verkopers, speciale gasten en sponsors om uw Facebook-evenement aan hun pagina toe te voegen in plaats van hun eigen Facebook-evenement te maken – dit vergroot het bereik, terwijl u er ook voor zorgt dat evenementinformatie, berichten en updates up-to-the-minute zijn.
• Stroomlijn de verkoop: Zorg ervoor dat uw ticketaanbiedingen altijd synchroon lopen met geïntegreerde ticketingoplossingen die werken op Facebook en uw website.

Focus op inbound marketingtechnieken

Creatie van content die op een natuurlijke manier aansluit bij het pijnpunt van uw publiek is een van de beste en meest organische manieren om een succesvolle marketingcampagne te hebben.

Wat is inbound marketing?

Inbound marketing richt zich op het creëren en verspreiden van gepersonaliseerde content via meerdere kanalen. Op deze manier kunnen marketeers de interesse van hun publiek verdienen – wat als effectiever wordt beschouwd dan het grijpen van de aandacht via betaalde advertenties alleen.

Live-evenementen zijn een andere fantastische manier om door consumenten gegenereerde content te verdienen. Ze hebben de neiging om uw merk en klant relevant te houden in de gedachten van de aanwezigen lang nadat de datum van het evenement is verstreken.

manieren om inbound marketingtechnieken te gebruiken voor evenementenpromotie omvatten:

• Creëer een community met behulp van Facebook-groepen. Bied promotiecodes en incentives die alleen voor de community bestemd zijn, deel video’s van achter de schermen en faciliteer netwerkmogelijkheden om de betrokkenheid binnen de groep te vergroten. Vraag om feedback, vraag om meningen, vraag om input en genereer discussies.

• Ga op zoek naar relevante doelgroepen en kijk wat hen aanspreekt. In plaats van reclame te maken voor een niet-verwante doelgroep, kunt u beter bij uw concurrenten gaan kijken om te zien met wie zij effectief contact leggen. Maak profielen aan voor het type bezoekers dat u waarschijnlijk op uw evenement zult aantreffen en onderzoek de gegevens van eerdere evenementen om erachter te komen bij wie uw boodschap het beste aankomt.

• Hashtags fungeren als een archiefsysteem voor gesprekken: Gebruikers kunnen door relevante hashtags klikken om de community te verkennen en zich in de discussie te mengen. Promoot merkgebonden hashtags voor, tijdens en na het evenement, volg het gesprek, zie wat mensen zeggen en ga de dialoog aan met uw publiek.

• Publiceer inhoud, zoals blogs of informatieve tools die mensen kunnen gebruiken, ongeacht hun connectie met uw evenement. Organiseert u een evenement voor de fast moving consumer goods-industrie? Overweeg dan een blogpost te schrijven over opkomende milieuvriendelijke verpakkingstechnologie. Gebruik overtuigende afbeeldingen en koppen die het delen van informatie stimuleren.

• Bouw vertrouwen op binnen uw gemeenschap door relevante informatie te delen die door anderen is gemaakt, niet alleen door uw merk.

Tap in op de kracht van technologie en sociale media

Technologie heeft de evenementenplanningsbranche volledig vernieuwd. Het gebruik van de juiste technologie zorgt voor een unieke en gepersonaliseerde ervaring. Meng gevestigde (en vastgeroeste) technologie met opkomende technologie, zodat elk evenement leuk, innovatief en toekomstgericht is.

Hoe creëer je publiciteit voor een evenement met behulp van technologie?

Om het juiste publiek te bereiken, heb je het juiste platform nodig. De sleutel tot succesvolle sociale media is het hebben van een stevige greep op de behoeften van uw deelnemers. Uw marketingboodschap, stem en timing moeten resoneren met het beoogde publiek voor een optimale impact.

Structureerde gegevens toevoegen

Zoekmachines vertrouwen op rich snippet-gegevens om uw evenement te begrijpen en met het relevante publiek te delen. Het opnemen van gestructureerde gegevens op websites van evenementen kan de interactieve zoekresultaten, de vindbaarheid en de conversies verbeteren. Platforms voor evenementticketing en -ontdekking kunnen deze functie bevatten of Schema.org of de data highlighter-tool van Google gebruiken om gegevens op de juiste manier te taggen.

Gebruik betaalde advertenties

Organisch verkeer reikt niet ver – betaalde advertenties op Facebook, Google en andere platforms kunnen uw bereik vergroten en de kaartverkoop stimuleren.

Betaalde advertenties voor marketing zijn bijzonder nuttig voor evenementen. Ze herinneren potentiële deelnemers aan het komende evenement en kunnen een gevoel van schaarste creëren met “limited time” of “limited seats” advertenties. Remarketing kan helpen kaartverkoop te trekken van:

• Mensen die geïnteresseerd hebben geklikt
• Mensen die uw evenement hebben bekeken
• Vrienden van mensen die op het evenement hebben gereageerd

Creëer relevante inhoud

How-to video’s, conversatiegerichte blogberichten, diepgaande gidsen-inhoud die smeekt om te worden gedeeld, kan uw bereik vergroten en uw bottom line helpen. Kijk verder dan verkoop- en bezoekersaantallen bij het opstellen van een contentplan: Zorg voor nuttig, relevant en deelbaar materiaal om het vertrouwen te bevorderen en waarde toe te voegen.

Meten van het succes van uw marketinginspanningen, zodat u kunt bijsturen en verbeteren

Kijk naar de gegevens om te zien wat werkt en wat tegenvalt: A/B-tests, vroege verkooprapporten, website-analyses en sociale-mediabetrokkenheid zijn goede plaatsen om te kijken. Test uw technieken voordat u in een strategie duikt, zodat u geen tijd of geld verspilt aan inspanningen die niet werken voor uw merk.

Houden mensen zich bezig met uw content? Klikken mensen door, geven ze commentaar of reageren ze op de inhoud? Ga na welke berichten goed presteren en kijk naar wat de aandacht verdient. Misschien vindt u inhoud die beter zou kunnen presteren met een update. Doen mensen mee aan Q&A sessies maar niet aan giveaways? Pas uw strategie waar nodig aan.

Waar komen uw verkopen vandaan? Als de meeste van uw verkopen via e-mailcampagnes worden gegenereerd, wilt u misschien heroverwegen om zo zwaar te promoten op uw kleinere LinkedIn-volgers. Als de meerderheid van uw doelgroep bestaat uit vrouwen van in de vijftig, verminder dan uw marketinginspanningen op platforms zoals Snapchat, waar minder dan 7 procent van de gebruikers ouder is dan 50.

Vertel een verhaal om uw publiek voor u te winnen

Uw merk, het merk van uw klant en uw evenement zijn in de kern verhalen die u vertelt. Neem in het begin de tijd om uw verhaal te cultiveren en te verduidelijken hoe u dat verhaal zult communiceren. Steeds vaker helpt de invloed van bezoekers ook om de verhalen van evenementen en merken vorm te geven.

Storytelling kan via verschillende media plaatsvinden, en kan er bij elk evenement anders uitzien. Een aantal storytelling formats en strategieën om te overwegen:

• Ads hoeven er niet promotioneel uit te zien:
• Deel fragmenten van het planningsproces, waaronder aankondigingen van gasten of het laatste nieuws, door gebruik te maken van Instagram- of Facebook-verhalen of Snapchat.
• On-location verrassingen-flash mobs, speurtochten met felbegeerde prijzen, en evenement ‘Easter eggs’-kunnen spanning opbouwen en gesprekken genereren.
• Verberg een marketingcampagne in het volle zicht met een lege winkelpui of locatie: Breng miniveranderingen aan in de etalage – kleine updates die mensen misschien niet meteen opvallen. Maak ze groter met elke verandering; mensen zullen beginnen te bespreken, het delen van hun ideeën, en het creëren van een buzz. Ga dan voor de grote onthulling: Een nieuwe evenement aankondiging, evenement datum nieuws, of ster gastspreker.
• Creeer teasers met live video op YouTube en Facebook.

Hoe maak je een verhaal voor uw evenement merk

Brand uw inhoud. Zorg voor een consistente look en feel door logo’s te gebruiken, ‘About’-pagina’s up-to-date te houden, ervoor te zorgen dat sociale links actueel en relevant zijn, en gerelateerde inhoud op te nemen in video overlays en in blogberichten.

Bepaal de waarde van wat uw evenement biedt. Bedenk wat mensen al associëren met uw merk en waarmee u in de toekomst geïdentificeerd wilt worden. Verzamel en creëer verhalen vanuit het oogpunt van uw ideale publiek.

Bedenk manieren om het verhaal op te bouwen. Ontwikkel een succesvolle campagne met foto’s en video’s van eerdere evenementen, getuigenissen van aanwezigen, gasten en keynote-sprekers die optreden als vertegenwoordigers van het evenement.

Denk op lange termijn in plaats van hier-en-nu met campagnes die in de loop van de tijd groeien.

Promoot een boodschap in plaats van een ding. Experiential marketing spreekt tot de wil, de behoeften, de gedachten en de gevoelens – deze kunnen meer waard zijn voor een moeilijk te bereiken publiek. Waarde bieden in een boodschap kan de aandacht trekken van mensen die zich verzetten tegen ‘reclame’ en openlijke promotionele messaging.

Eindig uw evenementmarketing zo sterk als u begonnen bent

Het aantrekken van het juiste publiek, het omzetten van leads en zelfs het verkopen van evenementkaartjes is slechts een deel van uw evenementmarketingstrijd. Het meten en analyseren van de gegevens die u hebt verzameld uit al uw marketinginspanningen is het keerpunt in de marketingcyclus. Deze metingen en analyses zijn de antwoorden op de vraag “Wat kan ik de volgende keer beter doen?”

Surveys, CRM en e-mailmarketing zijn geweldige manieren om op de hoogte te blijven van uw publiek. Het hebben van gedetailleerde informatie over uw bezoekers, en een kanaal dat zich inzet voor het horen en aanpakken van de feedback van bezoekers is een cruciaal element voor het succes van eventmarketing. Bill Gates zei: “Je ongelukkigste klanten zijn je grootste bron om van te leren.” Wees niet bang voor de brutale eerlijkheid van uw bezoekers.

Nu hebt u alle geheimen die u nodig hebt voor een succesvol evenement!

Bij het plannen van een gedenkwaardig evenement draait het allemaal om het betrekken van de deelnemers. Zoek uit wat hun pijnpunten zijn, en gebruik inbound marketingtechnieken, een goed verhaal en innovatieve technologie om ze tevreden en betrokken te houden. Omring jezelf met goede mensen, gebruik social media op de juiste manier, en besteed net zoveel aandacht aan de analyse van je evenement als aan het evenement zelf.

Klaar om tickets te gaan verkopen voor je volgende evenement? Leer 15 beproefde tactieken om meer tickets te verkopen. Of ontdek hoe de gratis diagrammingsoftware van Social Tables de ervaring van de aanwezigen kan verbeteren.

Wilt u eventmarketing nog succesvoller maken?