Als Event-Planer tragen Sie bereits viele Hüte: Sie sind ein Kreativer, ein Projektmanager und ein Budgetspezialist. Wenn Sie Großveranstaltungen planen, müssen Sie noch eine weitere Fähigkeit in Ihren Werkzeuggürtel aufnehmen: Event-Marketing-Profi.

Marketing ist die Art und Weise, wie Sie Ihre Veranstaltung bekannt machen. Erfolgreiche Werbung zielt auf das perfekte Publikum ab, baut Ihre Teilnehmerliste auf und erzeugt einen Marketingeffekt, der Ihre Reichweite erhöht. Setzen Sie eine der folgenden Taktiken ein, um den größten Nutzen aus der Zeit, der Kreativität und dem Geld zu ziehen, das Sie für das Event-Marketing ausgeben:

Legen Sie Ihr Event-Marketing-Ziel und die wichtigste Kennzahl für Ihr Event fest

Mehr als die Leistung: Ihre Marketingbemühungen sollten auf ein klar definiertes Ziel ausgerichtet sein. Auch wenn die Ziele und Kennzahlen ähnlich aussehen, sind sie von Veranstaltung zu Veranstaltung unterschiedlich – sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch in der Veranstaltungsbranche. Strategische Planung kann Ihnen helfen, Ihre Veranstaltungsziele zu erreichen. Legen Sie ein spezifisches, messbares Leistungsziel fest und richten Sie Ihre Marketingbemühungen darauf aus. Einige gängige Ziele – und Strategien für den Erfolg – sind:

Veranstaltungsziel: 30 Prozent mehr Tickets im Vorverkauf verkaufen

Die Steigerung des Ticketverkaufs bedeutet, ein neues Publikum anzusprechen. Gehen Sie über den Tellerrand hinaus und sprechen Sie dennoch relevante Zielgruppen an, um neue Teilnehmer zu gewinnen und den Kartenvorverkauf anzukurbeln. Verfolgen Sie die monatlichen Anmeldungen und achten Sie auf Trends, um herauszufinden, was funktioniert und wo Sie sich verbessern müssen.

Strategien:

• Werben Sie bei ähnlichen (aber unerschlossenen) Zielgruppen in sozialen Medien. Nehmen Sie eine Konferenz für Outdoor-Sportausrüster, die Sportausrüster anzieht, aber auch Einzelhändler erreichen möchte, die ebenfalls Sportartikel verkaufen. Sprechen Sie diese kleinen Einzelhändler mit relevanten Hashtags und Mini-Kampagnen in Publikationen für kleine Unternehmen an.
• Bieten Sie Rabatte oder Anreize für Erstbesucher an.
• Zählen Sie bei der Rekrutierung auf Ihr wiederkehrendes Publikum: Persönliche Empfehlungen werden von den Verbrauchern als vertrauenswürdiger angesehen und führen daher mit größerer Wahrscheinlichkeit zum Erfolg als herkömmliche Werbekampagnen. Nutzen Sie diese Strategien, um Empfehlungen auszusprechen:

1. Bieten Sie nach drei Empfehlungen ein Zimmer- oder Ticket-Upgrade an.
2. Schreiben Sie einen Preis für den Teilnehmer mit den meisten Empfehlungen aus.
3. Veranstalten Sie eine Verlosung von Tickets, Werbegeschenken oder Upgrades – wer sich früh anmeldet, nimmt teil.
4. Bieten Sie ein vergünstigtes Ticketpaket an, um die Gäste zu ermutigen, einen Kollegen oder Freund mitzubringen.

• Lassen Sie den Ticketverkauf bereits bei der Ankündigung Ihrer Veranstaltung laufen, damit die Leute sofort kaufen können.
• Starten Sie mit einem zeitlich begrenzten Rabatt auf den Ticketvorverkauf.
• Sagen Sie Bescheid, wenn sich die Tickets gut verkaufen oder wenn es nur eine begrenzte Anzahl von Plätzen gibt – Knappheit kann die Nachfrage steigern.

Veranstaltungsziel: Aufbau eines Publikums, das zu 50 Prozent aus Wiederholungsteilnehmern besteht

Wiederholungsteilnehmer zu gewinnen ist weniger kostspielig – und einfacher – als Verkäufe von neuen Teilnehmern zu erzielen. Behalten Sie Ihr bestehendes Publikum im Auge und bleiben Sie das ganze Jahr über in Kontakt, um treue Stammgäste zu gewinnen. Teilnehmerbefragungen können Ihnen Aufschluss über die Dauer Ihrer Beziehung und die Gründe geben, warum sie immer wieder kommen.

Strategien:

• Bieten Sie Frühbucherpreise für frühere Teilnehmer an.
• Bieten Sie besondere Anreize für wiederkehrende Teilnehmer.
• Halten Sie das Programm frisch und interessant, so dass es etwas zu gewinnen gibt, wenn Sie wiederkommen.
• Fördern Sie das Engagement früherer Teilnehmer, indem Sie nach ihrer Meinung fragen, kommunizieren und auf ihre Wünsche eingehen.
• Suchen Sie nach Wiederholungsteilnehmern, die über eine einflussreiche Präsenz in den sozialen Medien verfügen, und bauen Sie Beziehungen zu ihnen auf, um Markenbotschafter zu schaffen.
• Wenn möglich, kündigen Sie das Datum Ihrer nächsten Veranstaltung an, bevor Ihre Teilnehmer die Veranstaltung des Vorjahres verlassen.
• Ermöglichen Sie Ihren Gästen, sich mit einem Rabatt für das nächste Jahr zu binden.

Veranstaltungsziel: Steigerung der Einnahmen im Vorfeld der Veranstaltung um 20 Prozent

Steigern Sie die Einnahmen in den Monaten vor der Veranstaltung durch Zusatzleistungen, Gruppenpreise, Rabatte und Vergünstigungen.

Strategien:

• Bieten Sie beim Ticketkauf Zusatzpakete (groß oder klein) an. Einige Möglichkeiten:

1. VIP-Upgrades für Tickets oder Zimmer
2. Tickets für ein exklusives Abendessen mit Rednern und besonderen Gästen
3. Zusatztickets +1 zu einem ermäßigten Preis, der nur an der Kasse erhältlich ist
4. Parkausweise für die günstigsten Plätze
5. Limitierte Auflage von Veranstaltungs-T-Shirts, Buttons oder Taschen

• Gruppenverkäufe mit abgestuften Ticketing-Optionen, die wertvolle Vorteile bieten, wie z.B.:

1. Reservierte Sitzplätze
2. Gruppentransport vom Hotel zum Veranstaltungsort
3. Eine Networking-Stunde vor der Veranstaltung für Gruppenregistrierungen

• Bieten Sie Möglichkeiten für Upgrades nach dem Ticketkauf. Wecken Sie das Interesse an Upgrades mit diesen Strategien:

1. Erinnern Sie die Gäste in der Anmeldebestätigung daran, dass sie sich für zusätzliche Tickets einen Sonderpreis sichern können.
2. Bieten Sie in Informations-E-Mails die Möglichkeit, einen ermäßigten Parkausweis oder eine U-Bahn-Karte zu erwerben.
3. Laden Sie die Gäste in E-Mails mit dem Veranstaltungsprogramm ein, zusätzliche Sitzungen hinzuzufügen.

Ziel der Veranstaltung: Verdoppeln Sie das Engagement der Teilnehmer nach der Veranstaltung

Halten Sie den Schwung nach der Veranstaltung aufrecht, indem Sie die Teilnehmer einladen, Erfahrungen, Gedanken, Ideen und mehr zu teilen. Ein Veranstaltungs-Hashtag ist ein nützliches Instrument, um das Engagement zu messen, und Umfragen nach der Veranstaltung geben Aufschluss über Verbesserungen, die in Zukunft vorgenommen werden sollten.

Strategien:

• Nach der Veranstaltung bieten sich Gelegenheiten zum Networking, um Verbindungen und fortgesetzte Gespräche zu erleichtern.
• Lernen Sie eine Fähigkeit, die die Teilnehmer mit ihren beruflichen oder persönlichen Kontakten teilen können.
• Schaffen Sie Inhalte, die eine längere Lebensdauer haben als die Veranstaltung. Sie können zum Beispiel nach der Veranstaltung eine branchenspezifische Infografik veröffentlichen. Die Teilnehmer werden die hilfreichen Referenzmaterialien zu schätzen wissen und sie mit ihrem Publikum teilen.
• Bauen Sie Beziehungen zu Sponsoren auf, die für Ihr Publikum relevant sind.

Machen Sie das Beste aus Ihrem Marketing mit einem erstklassigen Team – intern und extern

Erfolgreiches Eventmarketing ist selten eine Ein-Mann-Show. Große Veranstaltungen haben eigene Marketingteams. (Man denke nur an das New York Film Festival oder die Game Developers Conference in San Francisco.)

Aber in vielen Fällen müssen Sie bei der Zusammenstellung Ihres Marketingteams kreativ werden und ein breites Werbenetz auswerfen. Suchen Sie innerhalb Ihrer Gruppe nach Autoren, Designern, Technikern und Social-Media-Gurus, die Ihre Botschaft an Ihr Zielpublikum weitergeben können. Vor allem Neulinge in der Planung müssen erkennen, wie wichtig es ist, an vertrauenswürdige Teammitglieder zu delegieren.

Das Veranstaltungsmarketing sollte auch externe Stimmen einbeziehen, um noch mehr Wirkung zu erzielen:

• Bitten Sie den Geschäftsführer Ihrer Non-Profit-Organisation, eine besondere Botschaft zu verfassen, um zum Kauf von Eintrittskarten oder zu Spenden zu ermutigen.
• Nutzen Sie Erfahrungsberichte aus Umfragen nach der Veranstaltung, um Erfolgsgeschichten und Erfahrungen von Teilnehmern früherer Jahre zu vermitteln.
• Ermutigen Sie Sponsoren, Anbieter oder Redner, einige Aufgaben bei der Erstellung von Inhalten zu übernehmen, z. B. mit einem Blogbeitrag oder Ressourcen, die Sie auf Ihrer Website präsentieren und in den sozialen Medien teilen können.

• Bitten Sie Anbieter, besondere Gäste und Sponsoren, Ihre Facebook-Veranstaltung zu ihrer Seite hinzuzufügen, anstatt eine eigene Facebook-Veranstaltung zu erstellen – dies erhöht die Reichweite und stellt gleichzeitig sicher, dass Veranstaltungsinformationen, Beiträge und Aktualisierungen auf dem neuesten Stand sind.
• Streamline-Verkäufe: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ticketangebote mit integrierten Ticketing-Lösungen, die sowohl auf Facebook als auch auf Ihrer Website funktionieren, stets synchronisiert sind.

Fokussieren Sie sich auf Inbound-Marketing-Techniken

Die Erstellung von Inhalten, die auf natürliche Weise auf den Schmerzpunkt Ihres Publikums abgestimmt sind, ist eine der besten und organischsten Möglichkeiten für eine erfolgreiche Marketingkampagne.

Was ist Inbound-Marketing?

Inbound-Marketing konzentriert sich auf die Erstellung und Verbreitung von personalisierten Inhalten über mehrere Kanäle. Auf diese Weise können Vermarkter das Interesse ihres Publikums wecken – was als effektiver gilt, als allein durch bezahlte Werbung Aufmerksamkeit zu erregen.

Live-Veranstaltungen sind eine weitere fantastische Möglichkeit, verbrauchergenerierte Inhalte zu erhalten. Sie sorgen dafür, dass Ihre Marke und Ihr Kunde noch lange nach der Veranstaltung in den Köpfen der Teilnehmer präsent bleiben.

Zu den Möglichkeiten, Inbound-Marketing-Techniken für die Veranstaltungswerbung zu nutzen, gehören:

• Erstellen Sie eine Community mit Facebook-Gruppen. Bieten Sie Promo-Codes und Anreize an, die nur für die Gemeinschaft gelten, zeigen Sie Videos, die einen Blick hinter die Kulissen gewähren, und bieten Sie Networking-Möglichkeiten an, um das Engagement innerhalb der Gruppe zu fördern. Bitten Sie um Feedback, holen Sie Meinungen ein, bitten Sie um Input und regen Sie Diskussionen an.

• Suchen Sie nach relevanten Zielgruppen und sehen Sie, was sie anspricht. Anstatt bei nicht verwandten Zielgruppen zu werben, sollten Sie sich bei Ihren Konkurrenten umsehen, um herauszufinden, mit wem sie erfolgreich in Kontakt treten. Erstellen Sie Profile für die Arten von Teilnehmern, die Sie wahrscheinlich auf Ihrer Veranstaltung sehen werden, und untersuchen Sie die Daten vergangener Veranstaltungen, um herauszufinden, bei wem Ihre Botschaft am besten ankommt.

• Hashtags dienen als Ablagesystem für Konversationen: Nutzer können durch relevante Hashtags klicken, um die Community zu erkunden und in die Diskussion einzusteigen. Werben Sie vor, während und nach der Veranstaltung für Marken-Hashtags, verfolgen Sie dann die Konversation, sehen Sie, was die Leute sagen, und tauschen Sie sich mit Ihrem Publikum aus.

• Veröffentlichen Sie Inhalte, wie z. B. Blogs oder informationsreiche Tools, die die Leute nutzen können – unabhängig von ihrer Verbindung zu Ihrer Veranstaltung. Organisieren Sie eine Veranstaltung für die schnelllebige Konsumgüterindustrie? Dann sollten Sie einen Blogbeitrag über neue umweltfreundliche Verpackungstechnologien verfassen. Verwenden Sie aussagekräftige Grafiken und Überschriften, die zum Teilen anregen.

• Bauen Sie Vertrauen in Ihrer Community auf, indem Sie relevante Informationen teilen – die von anderen erstellt wurden, nicht nur von Ihrer Marke – so dass Sie mehr als nur Werbebeiträge teilen.

Nutzen Sie die Macht der Technologie und der sozialen Medien

Die Technologie hat die Eventplanungsbranche völlig verändert. Der Einsatz der richtigen Technologie schafft ein einzigartiges und persönliches Erlebnis. Mischen Sie etablierte (und fest eingeführte) Technologien mit aufstrebenden Technologien, damit jede Veranstaltung Spaß macht, innovativ und zukunftsorientiert ist.

Wie kann man mit Hilfe von Technologie Werbung für eine Veranstaltung machen?

Um das richtige Publikum zu erreichen, brauchen Sie die richtige Plattform. Der Schlüssel zum Erfolg in den sozialen Medien liegt darin, die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer genau zu kennen. Ihre Marketing-Botschaft, Ihre Stimme und Ihr Timing müssen mit dem Zielpublikum übereinstimmen, um eine optimale Wirkung zu erzielen.

Strukturierte Daten hinzufügen

Suchmaschinen verlassen sich auf Rich-Snippet-Daten, um Ihre Veranstaltung zu verstehen und sie mit relevanten Zielgruppen zu teilen. Die Einbeziehung strukturierter Daten auf Veranstaltungswebsites kann die interaktiven Suchergebnisse, die Entdeckung und die Konversionen erhöhen. Event-Ticketing- und Entdeckungsplattformen können diese Funktion enthalten oder Schema.org oder das Datenhervorhebungstool von Google verwenden, um Daten entsprechend zu kennzeichnen.

Bezahlte Werbung nutzen

Organischer Traffic reicht nur bis zu einem gewissen Punkt – bezahlte Anzeigen auf Facebook, Google und anderen Plattformen können Ihre Reichweite erhöhen und den Ticketverkauf ankurbeln.

Bezahlte Remarketing-Anzeigen sind besonders nützlich für Veranstaltungen. Sie erinnern potenzielle Teilnehmer an die bevorstehende Veranstaltung und können mit Anzeigen für „begrenzte Zeit“ oder „begrenzte Plätze“ ein Gefühl der Knappheit erzeugen. Remarketing kann dazu beitragen, Ticketverkäufe von folgenden Personen zu erzielen:

• Personen, die auf „Interessiert“ geklickt haben
• Personen, die Ihre Veranstaltung besucht haben
• Freunde von Personen, die auf die Veranstaltung reagiert haben

Erstellen Sie relevante Inhalte

Anleitungsvideos, unterhaltsame Blogbeiträge, ausführliche Leitfäden – Inhalte, die darum betteln, geteilt zu werden, können Ihre Reichweite erhöhen und Ihr Ergebnis verbessern. Achten Sie bei der Erstellung eines Inhaltsplans nicht nur auf Umsatz- und Besucherzahlen: Stellen Sie hilfreiches, relevantes und teilbares Material bereit, um Vertrauen zu schaffen und einen Mehrwert zu bieten.

Messen Sie den Erfolg Ihrer Marketingmaßnahmen, damit Sie sie anpassen und verbessern können

Schauen Sie sich die Daten an, um zu sehen, was funktioniert und was nicht: A/B-Tests, Berichte über erste Verkäufe, Website-Analysen und Engagement in den sozialen Medien sind gute Anhaltspunkte. Testen Sie Ihre Techniken, bevor Sie sich in eine Strategie stürzen, damit Sie keine Zeit und kein Geld für Maßnahmen verschwenden, die für Ihre Marke nicht funktionieren.

Werdet ihr mit euren Inhalten angesprochen? Klicken sie sich durch, kommentieren sie oder reagieren sie auf den Inhalt? Überlegen Sie, welche Beiträge gut abschneiden, und schauen Sie sich an, was Aufmerksamkeit erregt. Vielleicht finden Sie Inhalte, die mit einer Aktualisierung besser abschneiden könnten. Nehmen die Leute an Q&A-Sitzungen teil, aber nicht an Werbegeschenken? Passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an.

Woher kommen Ihre Verkäufe? Wenn die meisten Ihrer Verkäufe über E-Mail-Kampagnen generiert werden, sollten Sie die Werbung für Ihre kleinere LinkedIn-Fangemeinde noch einmal überdenken. Wenn die Mehrheit Ihres Publikums Frauen in den 50ern sind, sollten Sie Ihre Marketingbemühungen auf Plattformen wie Snapchat reduzieren, wo weniger als 7 Prozent der Nutzer über 50 sind.

Erzählen Sie eine Geschichte, um Ihr Publikum zu gewinnen

Ihre Marke, die Marke Ihres Kunden und Ihre Veranstaltung sind im Kern Geschichten, die Sie erzählen. Nehmen Sie sich von Anfang an Zeit, um Ihre Geschichte zu kultivieren und zu klären, wie Sie diese Geschichte vermitteln wollen. Immer häufiger trägt auch der Einfluss der Teilnehmer dazu bei, die Geschichten von Veranstaltungen und Marken zu gestalten.

Storytelling kann medienübergreifend erfolgen und bei jeder Veranstaltung anders aussehen. Einige empfehlenswerte Storytelling-Formate und -Strategien:

• Anzeigen müssen nicht werblich aussehen: Schaffen Sie stattdessen Unterhaltungen in Facebook-Gruppen oder auf Reddit.
• Teilen Sie Ausschnitte aus dem Planungsprozess – einschließlich Ankündigungen von Gästen oder aktuellen Nachrichten – auf Instagram, Facebook Stories oder Snapchat.
• Überraschungen vor Ort – Flashmobs, Schnitzeljagden mit begehrten Preisen und „Ostereier“ – können Spannung aufbauen und für Gesprächsstoff sorgen.
• Verstecken Sie eine Marketingkampagne in einem leeren Schaufenster oder Veranstaltungsort: Nehmen Sie kleine Änderungen am Schaufenster vor – winzige Aktualisierungen, die den Leuten vielleicht nicht sofort auffallen. Mit jeder Änderung werden sie größer; die Leute fangen an, darüber zu diskutieren, teilen ihre Ideen mit und sorgen so für Aufsehen. Dann sollten Sie die große Enthüllung machen: Eine neue Veranstaltungsankündigung, ein neues Veranstaltungsdatum oder ein Stargastredner.
• Erstellen Sie Teaser mit Live-Videos auf YouTube und Facebook.

Wie Sie eine Geschichte für Ihre Veranstaltungsmarke entwerfen

Markieren Sie Ihre Inhalte. Sorgen Sie für ein einheitliches Erscheinungsbild, indem Sie Logos verwenden, die „Über“-Seiten auf dem neuesten Stand halten, sicherstellen, dass die Links zu sozialen Netzwerken aktuell und relevant sind, und verwandte Inhalte in Videoeinblendungen und in Blogbeiträgen einbinden.

Ermitteln Sie den Wert dessen, was Ihre Veranstaltung bietet. Überlegen Sie, was die Menschen bereits mit Ihrer Marke assoziieren und womit Sie in Zukunft identifiziert werden möchten. Sammeln und erstellen Sie Geschichten aus der Sicht Ihres idealen Publikums.

Überlegen Sie, wie Sie die Erzählung aufbauen können. Entwickeln Sie eine erfolgreiche Kampagne, indem Sie Fotos und Videos von früheren Veranstaltungen, Erfahrungsberichte von Teilnehmern, Gästen und Hauptrednern, die als Repräsentanten der Veranstaltung fungieren, verwenden.

Denken Sie langfristig und nicht nur an das Hier und Jetzt, mit Kampagnen, die im Laufe der Zeit wachsen.

Promoten Sie eine Botschaft und nicht eine Sache. Erlebnisorientiertes Marketing spricht Wünsche, Bedürfnisse, Gedanken und Gefühle an – diese können für ein schwer erreichbares Publikum mehr wert sein. Eine Botschaft, die einen Mehrwert bietet, kann die Aufmerksamkeit von Menschen wecken, die sich dagegen wehren, „beworben“ zu werden, und die offene Werbebotschaften ignorieren.

Beenden Sie Ihr Event-Marketing so erfolgreich, wie Sie es begonnen haben

Die Gewinnung der richtigen Zielgruppe, die Umwandlung von Leads und sogar der Verkauf von Veranstaltungstickets sind nur ein Teil des Kampfes im Event-Marketing. Das Messen und Analysieren der Daten, die Sie aus all Ihren Marketingbemühungen gewonnen haben, ist der Wendepunkt im Marketingzyklus. Diese Messungen und Analysen sind die Antworten auf die Frage „Was kann ich beim nächsten Mal besser machen?“

Umfragen, CRM und E-Mail-Marketing sind großartige Möglichkeiten, um mit Ihrem Publikum Schritt zu halten. Detaillierte Informationen über Ihre Teilnehmer und ein Kanal, der sich um das Feedback der Teilnehmer kümmert, sind ein entscheidendes Element für den Erfolg des Eventmarketings. Bill Gates sagte: „Ihre unzufriedensten Kunden sind Ihre größte Lernquelle“. Haben Sie keine Angst vor der brutalen Ehrlichkeit Ihrer Teilnehmer.

Jetzt haben Sie alle Geheimnisse, die Sie für eine erfolgreiche Veranstaltung brauchen!

Bei der Planung einer denkwürdigen Veranstaltung geht es darum, die Teilnehmer zu begeistern. Finden Sie heraus, was ihnen fehlt, und nutzen Sie Inbound-Marketing-Techniken, eine solide Geschichte und innovative Technologien, um sie bei Laune zu halten und zu begeistern. Denken Sie daran, sich mit guten Leuten zu umgeben, die sozialen Medien richtig zu nutzen und der Analyse Ihrer Veranstaltung genauso viel Aufmerksamkeit zu schenken wie der Veranstaltung selbst.

Sind Sie bereit, Tickets für Ihre nächste Veranstaltung zu verkaufen? Lernen Sie 15 bewährte Taktiken, um mehr Tickets zu verkaufen. Oder erfahren Sie, wie die kostenlose Diagrammsoftware von Social Tables das Erlebnis für die Teilnehmer verbessern kann.

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