Käytät jo monia hattuja tapahtumasuunnittelijana: Olet luova, projektipäällikkö ja budjettiasiantuntija. Jos suunnittelet laajamittaisia tapahtumia, sinun on lisättävä työkaluvyöhösi vielä yksi taito: tapahtumamarkkinoinnin ammattilainen.

Markkinointi on sitä, miten levität sanaa tapahtumastasi. Onnistunut myynninedistäminen kohdistuu täydelliseen yleisöön, kasvattaa osallistujaluetteloasi ja luo markkinoinnin aaltovaikutuksen, joka kasvattaa tavoittavuuttasi. Sisällytä mikä tahansa näistä taktiikoista, jotta saat parhaan mahdollisen hyödyn tapahtumamarkkinointiin käyttämästäsi ajasta, luovuudesta ja rahasta:

Valmistele tapahtumamarkkinointitavoitteesi ja tapahtumasi kriittisin mittari

Enemmän kuin suorituskyky: Markkinointipyrkimystesi tulisi toimia kohti hyvin määriteltyä tavoitetta. Vaikka tavoitteet ja mittarit saattavat näyttää samankaltaisilta, yksityiskohdat vaihtelevat tapahtumasta toiseen – organisaatiosi sisällä ja koko tapahtuma-alalla. Strateginen suunnittelu voi auttaa sinua saavuttamaan tapahtuman tavoitteet ja päämäärät. Määrittele konkreettinen, mitattavissa oleva suorituskykytavoite ja kohdista markkinointitoimesi sen mukaisesti. Joitakin yleisiä tavoitteita – ja onnistumisen strategioita – ovat esimerkiksi:

Tapahtuman tavoite: Myydä 30 prosenttia enemmän ennakkolippuja

Lipunmyynnin lisääminen tarkoittaa uuden yleisön houkuttelemista. Haaraudu laajemmalle ja kohdistu samalla relevantteihin yleisöihin koukuttaaksesi uusia osallistujia ja vauhdittaaksesi lippujen ennakkomyyntiä. Seuraa kuukausittaisia ilmoittautumisia ja tarkkaile trendejä, jotta näet, mikä toimii – ja missä on parannettavaa.

Strategiat:

• Mainosta samankaltaisille (mutta hyödyntämättömille) yleisöille sosiaalisessa mediassa. Ajattele ulkoilualan urheilutoimittajien konferenssia, johon osallistuu urheilutarvikeyrityksiä, mutta joka haluaa tavoittaa myös urheiluvälineitä myyviä yleisiä vähittäismyyjiä. Tähtää näihin pieniin vähittäiskauppiaisiin asiaankuuluvilla hashtageilla ja minikampanjoilla pienyritysjulkaisuissa.
• Tarjoa alennuksia tai kannustimia ensikertalaisille osallistujille.
• Luottaa rekrytoinnissa palaavaan yleisöön: Kuluttajat pitävät henkilökohtaisia suosituksia luotettavampina, ja siksi ne konvertoituvat todennäköisemmin kuin perinteiset mainoskampanjat. Herätä suosittelijoita näillä strategioilla:

1. Tarjoa huone- tai lippupäivitys kolmen suosittelijan jälkeen.
2. Järjestä palkinto osallistujalle, jolla on eniten suosittelijoita.
3. Järjestä lipun-, tavaran- tai päivityskilpailu, johon pääset osallistumaan, jos ilmoittaudut ajoissa.
4. Tarjoa alennettu lippupaketti, jolla kannustat vieraita tuomaan mukanaan kollegan tai ystävän.

• Tarjoa lipunmyyntiä heti, kun ilmoitat tapahtumastasi, jotta ihmiset voivat ostaa lippuja heti.
• Aloita vahvasti rajoitetun ajan voimassa olevalla alennuksella ennakkolippujen myynnistä.
• Tiedota ihmisille, kun liput myyvät hyvin tai jos paikkoja on rajoitettu määrä – niukkuus voi lisätä kysyntää.

Tapahtuman tavoite: Rakenna yleisö, joka koostuu 50-prosenttisesti toistuvista osallistujista

Toistuvien osallistujien houkutteleminen on edullisempaa – ja helpompaa – kuin myynnin hankkiminen uusilta osallistujilta. Pidä nykyistä yleisöäsi silmällä ja pidä yhteyttä ympäri vuoden ansaitaksesi uskollisia toistuvia kävijöitä. Osallistujakyselyt voivat paljastaa suhteenne pituuden sekä syyt, joiden vuoksi he palaavat aina uudelleen.

Strategiat:

• Tarjoa aiemmille osallistujille early bird -hintoja ennen lipunmyyntiä.
• Tarjoa erityisiä kannustimia palaaville osallistujille.
• Pitäkää aikataulu tuoreena ja mielenkiintoisena, jotta paluusta on jotain hyötyä
• Edistäkää aiempien osallistujien sitoutumista kysymällä mielipiteitä, viestimällä ja toimimalla heidän toiveidensa mukaisesti.
• Etsikää ja rakentakaa suhteita toistuviin osallistujiin, joilla on vaikutusvaltainen läsnäolo sosiaalisessa mediassa, jotta voitte luoda brändilähettiläitä.
• Jos mahdollista, ilmoittakaa seuraavan tapahtuman päivämäärä ennen kuin osallistujat lähtevät edellisen vuoden tapahtumasta.
• Anna vieraille mahdollisuus lukita seuraavan vuoden hinta alennuksella.

Tapahtuman tavoite: Kasvata tapahtumaa edeltävää liikevaihtoa 20 prosentilla

Boosta tuloja tapahtumaa edeltävinä kuukausina lisäpalveluilla, ryhmähinnoittelulla, alennuksilla ja etuilla.

Strategiat:

• Tarjoa lisäpaketteja (suuria tai pieniä) lipunoston yhteydessä. Joitakin mahdollisuuksia:

1. VIP-korotukset lippuihin tai huoneisiin
2. Liput eksklusiiviselle illalliselle tapahtuman puhujien ja erikoisvieraiden kanssa
3. Lisäpakkaus +1 lippu alennettuun hintaan, joka on saatavana vain lähtöselvityksessä
4. Pysäköintiliput sopivimpiin paikkoihin
5. Limitoidun painoksen tapahtuman T-paidat, napit tai toteesit

• Seuraa ryhmämyyntiä porrastetuilla lipunmyyntivaihtoehdoilla, jotka sisältävät arvokkaita etuja, kuten esim. seuraavat:

1. Varatut istumapaikat
2. Ryhmäkuljetus hotellista tapahtumapaikalle
3. Ryhmäilmoittautumisten verkostoitumistunti ennen tapahtumaa

• Tarjoa mahdollisuuksia päivitykseen lipun oston jälkeen. Houkuttele kiinnostusta päivitykseen näillä strategioilla:

1. Muistuta vieraita lukitsemaan lisälippujen erikoishinnoittelu ilmoittautumisvahvistuksessa.
2. Lisää tiedotussähköposteihin mahdollisuus ostaa alennettu pysäköintilupa tai metrokortti.
3. Kutsu vieraita lisäämään ylimääräisiä istuntoja sähköpostiviesteissä, joissa kerrotaan yksityiskohtaisesti tapahtuman aikataulusta.

Tapahtuman tavoite: Kaksinkertaista osallistujien sitoutuminen tapahtuman jälkeen

Pitäkää vauhtia yllä tapahtuman jälkeen kutsumalla osallistujat jakamaan kokemuksia, ajatuksia, ideoita ja muuta. Tapahtuman hashtag on hyödyllinen työkalu sitoutumisen mittaamiseen, ja tapahtuman jälkeiset kyselyt valaisevat parannuksia, joita kannattaa tehdä jatkossa.

Strategiat:

• Tapahtuman jälkeiset verkostoitumismahdollisuudet helpottavat yhteyksien luomista – ja jatkuvia keskusteluja.
• Opeta taitoja, joita osallistujat voivat jakaa ammatillisten tai henkilökohtaisten yhteyksiensä kanssa.
• Luo sisältöä, jolla on pidempi käyttöikä kuin tapahtumalla. Voit esimerkiksi julkaista toimialakohtaisen infografiikan tapahtuman jälkeen. Osallistujat arvostavat hyödyllistä viitemateriaalia ja jakavat sen yleisönsä kanssa.
• Rakenna suhteita yleisöllesi merkityksellisiin sponsoreihin.

Hyödynnä markkinointisi parhaalla mahdollisella tavalla rock-tähti-tiimillä – niin talon sisällä kuin sen ulkopuolellakin

Menestyksekäs tapahtumamarkkinointi on harvoin yhden hengen show. Suurilla tapahtumilla on omat markkinointitiiminsä. (Ajattele New Yorkin elokuvajuhlia tai San Franciscon Game Developers Conferencea.)

Mutta monissa tapauksissa sinun on oltava luova, kun rakennat markkinointitiimiäsi ja heität laajan mainosverkon. Etsi ryhmästäsi kirjoittajia, suunnittelijoita, teknisiä ihmisiä ja sosiaalisen median guruja, jotka voivat ottaa ohjat käsiinsä viestisi jakamisen kohdeyleisöllesi. Varsinkin aloittelevien suunnittelijoiden on tunnistettava, miten tärkeää on delegoida asioita luotetuille tiimin jäsenille.

Tapahtumamarkkinointiin tulisi sisällyttää myös ulkopuolisia tahoja, jotta sillä olisi enemmän vaikutusta:

• Pyydä voittoa tavoittelemattoman organisaatiosi toimitusjohtajaa laatimaan erityinen viesti, jolla kannustetaan lippujen ostamiseen tai lahjoituksiin.
• Käytä tapahtuman jälkeisistä kyselytutkimuksista kerättyjä suosittelutietoja välittääksesi menestystarinoita ja kokemuksia aiempien vuosien osanottajilta.
• Kannusta sponsoreita, myyjiä tai puhujia ottamaan vastuulleen joitain sisällönluontitehtäviä blogikirjoituksin tai -resurssein, joita voit esitellä verkkosivuillasi ja jakaa sosiaalisessa mediassa.

• Pyydä myyjiä, erikoisvieraita ja sponsoreita lisäämään Facebook-tapahtumasi omalle sivulleen sen sijaan, että he loisivat oman Facebook-tapahtuman – tämä lisää tavoittavuutta ja varmistaa samalla, että tapahtuman tiedot, viestit ja päivitykset ovat ajan tasalla.
• Virtaviivaista myyntiä: Varmista, että lippuluettelosi ovat aina synkronoituina integroiduilla lipunmyyntiratkaisuilla, jotka toimivat Facebookissa ja verkkosivustollasi.

Keskity inbound-markkinointitekniikoihin

Sisällön luominen, joka vastaa luontevasti yleisösi kipupistettä, on yksi parhaista ja orgaanisimmista tavoista saada onnistunut markkinointikampanja.

Mitä on inbound-markkinointi?

Inbound-markkinoinnissa keskitytään yksilöllisen sisällön luomiseen ja jakeluun useiden kanavien kautta. Tällä tavoin markkinoijat voivat ansaita yleisönsä kiinnostuksen – mitä pidetään tehokkaampana kuin huomion herättämistä pelkillä maksetuilla mainoksilla.

Live-tapahtumat ovat toinen loistava tapa ansaita kuluttajien tuottamaa sisältöä. Niillä on taipumus pitää brändisi ja asiakkaasi merkityksellisenä osallistujien mielessä vielä pitkään tapahtumapäivän jälkeen.

Tapoja käyttää inbound-markkinointitekniikoita tapahtumien edistämiseen ovat muun muassa:

• Luo yhteisö Facebook-ryhmien avulla. Tarjoa tarjouskoodeja ja vain yhteisölle tarkoitettuja kannustimia, jaa kulissien takana olevia videoita ja helpota verkostoitumismahdollisuuksia lisätäksesi sitoutumista ryhmässä. Pyydä palautetta, hanki mielipiteitä, pyydä panosta ja synnytä keskusteluja.

• Etsi relevantteja yleisöjä ja katso, mikä puhuttelee heitä. Sen sijaan, että mainostaisit asiaankuulumattomille yleisöille, tutustu kilpailijoihisi nähdäksesi, keneen he pitävät tehokkaasti yhteyttä. Luo profiileja osallistujatyypeistä, joita todennäköisesti näet tapahtumassasi, ja tutki aiempien tapahtumien tietoja selvittääksesi, kenen kanssa viestisi resonoi eniten.

• Hashtagit toimivat keskustelun arkistointijärjestelmänä: Käyttäjät voivat klikata asiaankuuluvia hashtageja tutkiakseen yhteisöä ja hypätä mukaan keskusteluun. Mainosta brändättyjä hashtageja ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen, seuraa sitten keskustelua, katso, mitä ihmiset sanovat, ja osallistu yleisösi kanssa.

• Julkaise sisältöä, kuten blogeja tai tietorikkaita työkaluja, joita ihmiset voivat käyttää – riippumatta siitä, onko heillä yhteyttä tapahtumaasi. Järjestätkö tapahtumaa nopeasti muuttuvalle kulutustavarateollisuudelle? Harkitse blogikirjoituksen kirjoittamista kehittyvästä ympäristöystävällisestä pakkausteknologiasta. Käytä houkuttelevia grafiikoita ja otsikoita, jotka lisäävät jakoa.

• Rakenna luottamusta yhteisöösi jakamalla relevanttia tietoa – muiden, ei vain sinun brändisi, luomaa tietoa – niin että jaat muutakin kuin mainospostauksia.

Hyödynnä teknologian ja sosiaalisen median voimaa

Teknologia on uudistanut tapahtumien suunnittelun toimialan täysin. Oikean teknologian käyttäminen luo ainutlaatuisen ja henkilökohtaisen kokemuksen. Sekoita vakiintunutta (ja vakaasti omaksuttua) teknologiaa kehittyvään teknologiaan, jotta jokainen tapahtuma on hauska, innovatiivinen ja tulevaisuuteen suuntautunut.

Miten luot tapahtumalle julkisuutta teknologian avulla?

Oikean yleisön tavoittamiseksi tarvitset oikean alustan. Avain menestyksekkääseen sosiaaliseen mediaan on se, että sinulla on vankka käsitys osallistujien tarpeista. Markkinointiviestisi, äänesi ja ajoituksen on vastattava kohderyhmääsi optimaalisen vaikutuksen aikaansaamiseksi.

Lisää jäsenneltyjä tietoja

Hakukoneet luottavat rich snippet -tietoihin ymmärtääkseen tapahtumaasi ja jakaakseen sen merkityksellisille yleisöille. Strukturoitujen tietojen sisällyttäminen tapahtumasivustoihin voi lisätä vuorovaikutteisia hakutuloksia, löydettävyyttä ja konversioita. Tapahtumien lipunmyynti- ja löytöalustat voivat sisältää tämän ominaisuuden tai käyttää Schema.org-sivustoa tai Googlen tietojen korostustyökalua tietojen asianmukaiseen merkitsemiseen.

Käytä maksettua mainontaa

Organisella liikenteellä pääsee vain tiettyyn pisteeseen asti – maksetut mainokset Facebookissa, Googlessa ja muilla alustoilla voivat lisätä tavoittavuuttasi ja lisätä lipunmyyntiä.

Maksulliset markkinointimainokset ovat erityisen hyödyllisiä tapahtumille. Ne muistuttavat mahdollisia osallistujia tulevasta tapahtumasta ja voivat luoda niukkuuden tunteen ”rajoitetun ajan” tai ”rajoitettujen paikkojen” mainoksilla. Uudelleenmarkkinointi voi auttaa houkuttelemaan lipunmyyntiä:

• Henkilöiltä, jotka napsauttivat kiinnostuneita
• Henkilöiltä, jotka ovat katsoneet tapahtumaasi
• Tapahtumaan vastanneiden henkilöiden ystäviltä

Luo relevanttia sisältöä

How-to-videoita, keskustelunomaisia blogikirjoituksia, perusteellisia oppaita-sisältöä, joka kerjää jaettavaksi, voi kasvattaa tavoittavuuttasi ja auttaa tulosta. Sisältösuunnitelmaa laatiessasi katso muutakin kuin myynti- ja osallistujamääriä: Tarjoa hyödyllistä, relevanttia ja jaettavaa materiaalia, joka edistää luottamusta ja tuo lisäarvoa.

Mittaroi markkinointitoimiesi onnistumista, jotta voit mukauttaa ja parantaa

Katso tietoja nähdäksesi, mikä toimii ja mikä ei: A/B-testaus, varhaiset myyntiraportit, verkkosivuston analytiikka ja sosiaalisen median sitoutuminen ovat hyviä paikkoja tarkastella. Testaa tekniikoita ennen kuin sukellat strategiaan, jotta et tuhlaa aikaa tai rahaa toimiin, jotka eivät toimi brändisi kannalta.

Ovatko ihmiset kiinnostuneita sisällöstäsi? Klikkaavatko ihmiset sisältöä, kommentoivatko he sitä tai reagoivatko he siihen? Mieti, mitkä viestit toimivat hyvin, ja katso, mikä ansaitsee huomiota. Ehkä löydät sisältöä, joka voisi toimia paremmin päivityksen avulla. Osallistuvatko ihmiset Q&A-sessioihin, mutta eivät arvontoihin? Säädä strategiaasi tarpeen mukaan.

Mistä myyntisi tulee? Jos suurin osa myynnistäsi syntyy sähköpostikampanjoiden kautta, sinun kannattaa ehkä harkita uudelleen niin voimakasta mainostamista pienemmille LinkedIn-seuraajillesi. Jos suurin osa yleisöstäsi on viisikymppisiä naisia, vähennä markkinointiponnisteluja Snapchatin kaltaisilla alustoilla, joilla alle 7 prosenttia käyttäjistä on yli 50-vuotiaita.

Kerro tarina voittaaksesi yleisösi

Brändisi, asiakkaasi brändi ja tapahtumasi ovat pohjimmiltaan tarinoita, joita kerrot. Varaa heti alussa aikaa tarinasi vaalimiseen ja sen selventämiseen, miten aiot kertoa tuon tarinan. Yhä useammin myös osallistujien vaikutus auttaa muokkaamaan tapahtuman ja brändin tarinoita.

Tarinankerronta voi tapahtua eri medioissa, ja se voi näyttää erilaiselta jokaisessa tapahtumassa. Joitakin tarinankerronnan muotoja ja strategioita, joita kannattaa harkita:

• Mainosten ei tarvitse näyttää mainosmaisilta: Luo sen sijaan keskusteluja Facebook-ryhmissä tai Redditissä.
• Jaa pätkiä suunnitteluprosessista – mukaan lukien vierasilmoitukset tai ajankohtaiset uutiset – käyttämällä Instagram- tai Facebook-tarinoita tai Snapchatia.
• Paikan päällä järjestettävät yllätykset – flashmobit, aarteenmetsästys, jossa on himoittavia palkintoja, ja tapahtuman ”pääsiäismunat” – voivat rakentaa jännitystä ja synnyttää keskustelua.
• Kätke markkinointikampanja näkyviin tyhjään liiketilaan tai tapahtumapaikkaan: Tee minimuutoksia näyteikkunaan – pieniä päivityksiä, joita ihmiset eivät välttämättä huomaa heti. Tee niistä isompia jokaisen muutoksen myötä; ihmiset alkavat keskustella siitä, jakavat ideoitaan ja luovat pöhinää. Tee sitten suuri paljastus: Uusi tapahtumailmoitus, tapahtuman päivämäärää koskeva uutinen tai tähtivieras puhuja.
• Luo teasereita suoralla videolla YouTubessa ja Facebookissa.

Miten luoda tarina tapahtumabrändiäsi varten

Brändää sisältösi. Luo yhtenäinen ulkoasu ja tunnelma käyttämällä logoja, pitämällä ”Tietoja”-sivut ajan tasalla, varmistamalla, että sosiaaliset linkit ovat ajankohtaisia ja merkityksellisiä, ja sisällyttämällä aiheeseen liittyvää sisältöä videoiden päällekkäisyyksiin ja blogikirjoituksiin.

Tunnista tapahtumasi tarjoama arvo. Mieti, mitä ihmiset yhdistävät brändiisi jo nyt ja mihin haluat, että sinut samaistetaan jatkossa. Kerää ja luo tarinoita ihanneyleisösi näkökulmasta.

Harkitse tapoja rakentaa tarinaa. Kehitä onnistunut kampanja käyttämällä valokuvia ja videoita aiemmista tapahtumista, osallistujien antamia todistuksia, vieraita ja pääpuhujia, jotka toimivat tapahtuman edustajina.

Ajattele pikemminkin pitkällä tähtäimellä kuin tässä ja nyt, kun käytät kampanjoita, jotka kasvavat ajan mittaan.

Edistä mieluummin viestiä kuin asiaa. Elämyksellinen markkinointi puhuttelee haluja, tarpeita, ajatuksia ja tunteita – nämä voivat olla arvokkaampia vaikeasti tavoitettavalle yleisölle. Tarjoamalla arvoa viestissä voidaan ansaita sellaisten ihmisten huomio, jotka vastustavat sitä, että heille ”mainostetaan”, ja saattavat sivuuttaa avoimen mainosviestinnän.

Päättele tapahtumamarkkinointisi yhtä vahvasti kuin aloitit

Oikean yleisön houkutteleminen, liidien muuntaminen ja jopa tapahtumalippujen myyminen on vain osa tapahtumamarkkinointitaisteluasi. Kaikista markkinointiponnisteluistasi saamiesi tietojen mittaaminen ja analysointi on markkinointisyklin käännekohta. Nämä mittaukset ja analyysit ovat vastauksia kysymykseen ”Mitä voisin tehdä paremmin seuraavalla kerralla?”

Kyselyt, CRM ja sähköpostimarkkinointi ovat loistavia tapoja pysyä ajan tasalla yleisöstäsi. Yksityiskohtaiset tiedot osallistujista ja kanava, joka on sitoutunut kuulemaan ja käsittelemään osallistujien palautetta, ovat olennainen osa tapahtumamarkkinoinnin onnistumista. Bill Gates sanoi: ”Kaikkein tyytymättömimmät asiakkaasi ovat suurin oppimislähteesi.” Älä pelkää osallistujien raakaa rehellisyyttä.

Nyt sinulla on kaikki salaisuudet, joita tarvitset menestyksekkääseen tapahtumaan!

Muistettavan tapahtuman suunnittelussa on kyse osallistujien sitouttamisesta. Selvitä heidän kipunsa ja käytä inbound-markkinointitekniikoita, vankkaa tarinaa ja innovatiivista teknologiaa pitämään heidät tyytyväisinä ja sitoutuneina. Muista ympäröidä itsesi hyvillä ihmisillä, hyödyntää sosiaalista mediaa oikealla tavalla ja kiinnittää yhtä paljon huomiota tapahtuman analysointiin kuin itse tapahtumaan.

Valmis aloittamaan lippujen myynnin seuraavaa tapahtumaasi varten? Opi 15 todistettua taktiikkaa, joilla voit myydä enemmän lippuja. Tai tutustu siihen, miten Social Tablesin ilmainen kaavio-ohjelmisto voi parantaa osallistujien kokemusta.

Haluatko tehdä tapahtumamarkkinoinnista entistäkin menestyksekkäämpää?