Come organizzatore di eventi hai già molti ruoli: Sei un creativo, un project manager e uno specialista del budget. Se pianifichi eventi su larga scala, devi aggiungere un’altra abilità alla tua cintura degli attrezzi: il professionista del marketing degli eventi.

Il marketing è il modo in cui diffondi la voce sul tuo evento. Una promozione di successo si rivolge al pubblico perfetto, costruisce la tua lista di partecipanti e crea un effetto a catena che aumenta la tua portata. Incorpora una qualsiasi delle tattiche per sfruttare al meglio il tempo, la creatività e il denaro che spendi per il marketing dell’evento:

Fissa il tuo obiettivo di marketing dell’evento e la metrica più critica per il tuo evento

Più della performance: I tuoi sforzi di marketing dovrebbero lavorare verso un obiettivo ben definito. Mentre gli obiettivi e le metriche possono sembrare simili, le specifiche variano da evento a evento, all’interno della tua organizzazione e nel settore degli eventi. La pianificazione strategica può aiutarvi a raggiungere gli scopi e gli obiettivi del vostro evento. Definite un obiettivo di performance specifico e misurabile e indirizzate i vostri sforzi di marketing tenendo questo in mente. Alcuni obiettivi comuni e strategie di successo includono:

Obiettivo dell’evento: vendere il 30% in più di biglietti in anticipo

Aumentare le vendite dei biglietti significa attrarre un nuovo pubblico. Divulga, pur continuando a puntare a un pubblico rilevante, per agganciare nuovi partecipanti e aumentare le prevendite di biglietti. Segui le registrazioni mensili e osserva le tendenze per vedere cosa sta funzionando e dove devi migliorare.

Strategie:

• Pubblicizza un pubblico simile (ma non sfruttato) sui social media. Considera una conferenza di fornitori di sport all’aperto che attira aziende di forniture atletiche, ma vuole raggiungere i rivenditori generici che vendono anche attrezzature sportive. Rivolgiti a quei piccoli rivenditori con hashtag pertinenti e mini-campagne nelle pubblicazioni di piccole imprese.
• Fornite sconti o incentivi per chi partecipa per la prima volta.
• Conta sul tuo pubblico di ritorno per il reclutamento: I referral personali sono considerati più affidabili dai consumatori, e quindi hanno più probabilità di convertire rispetto alle campagne pubblicitarie tradizionali. Sprona i referral con queste strategie:

1. Offri un upgrade di camera o di biglietto dopo tre referral.
2. Annuncia un premio per il partecipante con il maggior numero di referral.
3. Organizza un giveaway per biglietti, swag, o upgrade – la registrazione anticipata fa guadagnare un ingresso.
4. Promuovi un pacchetto di biglietti scontati per incoraggiare gli ospiti a portare un collega o un amico.

• Fai partire la vendita dei biglietti quando annunci il tuo evento in modo che la gente possa comprare subito.
• Inizia forte con uno sconto limitato nel tempo sulla vendita anticipata dei biglietti.
• Fai sapere alla gente quando i biglietti si vendono bene o se c’è un numero limitato di posti – la scarsità può aumentare la domanda.

Obiettivo dell’evento: costruire un pubblico del 50% di partecipanti abituali

Acchiappare i partecipanti abituali è meno costoso e più facile che guadagnare vendite da nuovi partecipanti. Tieni d’occhio il tuo pubblico esistente e resta in contatto tutto l’anno per guadagnare visitatori fedeli e ripetitivi. I sondaggi tra i partecipanti possono rivelare la durata della vostra relazione, così come le ragioni per cui continuano a tornare.

Strategie:

• Offrire prezzi early bird per il lancio di pre-ticket per i partecipanti precedenti.
• Fornire incentivi speciali per i partecipanti che ritornano.
• Mantenere il programma fresco e interessante in modo che ci sia qualcosa da guadagnare ritornando
• Favorire il coinvolgimento dei partecipanti precedenti chiedendo opinioni, comunicando e agendo sulle loro richieste.
• Cercare e costruire relazioni con i partecipanti abituali che hanno una presenza influente sui social media per creare ambasciatori del marchio.
• Se possibile, annuncia la data del tuo prossimo evento prima che i tuoi partecipanti lascino l’evento dell’anno precedente.
• Permetti agli ospiti di bloccare un prezzo per l’anno successivo, con uno sconto.

Obiettivo dell’evento: aumentare le entrate pre-evento del 20 per cento

Aumentare i guadagni nei mesi precedenti l’evento con add-on, prezzi di gruppo, sconti e vantaggi.

Strategie:

• Offrire pacchetti aggiuntivi (grandi o piccoli) durante l’acquisto del biglietto. Alcune possibilità:

1. Aggiornamenti VIP per biglietti o camere
2. Biglietti per una cena esclusiva con i relatori dell’evento e gli ospiti speciali
3. Biglietti aggiuntivi +1 ad una tariffa scontata disponibile solo al check-out
4. Pass per il parcheggio per gli spazi più convenienti
5. T-shirt dell’evento in edizione limitata, T-shirts, bottoni o borse in edizione limitata

• Cattura le vendite di gruppo con opzioni di biglietteria a livelli che includono preziosi benefici, come:

1. Posti a sedere riservati
2. Trasporto di gruppo dall’hotel alla sede
3. Un’ora di networking pre-evento per registrazioni di gruppo

• Offrire opportunità di upgrade dopo l’acquisto del biglietto. Cattura l’interesse per l’upgrade con queste strategie:

1. Ricorda agli ospiti di bloccare i prezzi speciali per i biglietti aggiuntivi nella conferma della registrazione.
2. Includere l’opzione di acquistare un pass per il parcheggio scontato o una tessera della metropolitana nelle email informative.
3. Invita gli ospiti ad aggiungere sessioni extra nelle email che descrivono il programma dell’evento.

Obiettivo dell’evento: raddoppiare il coinvolgimento dei partecipanti dopo l’evento

Mantieni lo slancio dopo un evento invitando i partecipanti a condividere esperienze, pensieri, idee e altro. Un hashtag dell’evento è uno strumento utile per misurare il coinvolgimento, e i sondaggi post-evento fanno luce sui miglioramenti da apportare in futuro.

Strategie:

• Opportunità di networking post-evento per facilitare le connessioni e le conversazioni continue.
• Insegna un’abilità che i partecipanti possono condividere con i loro contatti professionali o personali.
• Creare contenuti che hanno una durata più lunga dell’evento. Per esempio, puoi pubblicare un’infografica specifica del settore dopo l’evento. I partecipanti apprezzeranno i materiali di riferimento utili e li condivideranno con il loro pubblico.
• Costruisci relazioni con gli sponsor rilevanti per il tuo pubblico.

Ottieni il massimo dal tuo marketing con un team di rock-star, in-house e non solo

Il marketing di successo di un evento è raramente uno spettacolo individuale. Gli eventi su larga scala hanno team di marketing dedicati. (Pensa al New York Film Festival o alla Game Developers Conference di San Francisco).

Ma in molti casi, avrai bisogno di essere creativo quando costruisci il tuo team di marketing e lanci un’ampia rete promozionale. Guarda all’interno del tuo gruppo per trovare gli scrittori, i designer, le persone tecnologiche e i guru dei social media che possono prendere il punto sulla condivisione del tuo messaggio con il tuo pubblico di riferimento. I pianificatori alle prime armi devono riconoscere il valore della delega a membri fidati del team.

Il marketing dell’evento dovrebbe anche includere voci esterne per un ulteriore impatto:

• Chiedete al direttore esecutivo della vostra organizzazione non-profit di creare un messaggio speciale per incoraggiare l’acquisto di biglietti o donazioni.
• Utilizzate le testimonianze raccolte dai sondaggi post-evento per trasmettere storie di successo ed esperienze dei partecipanti degli anni precedenti.
• Incoraggiate gli sponsor, i fornitori o i relatori ad assumersi alcuni compiti di creazione di contenuti con un post sul blog o risorse che potete presentare sul vostro sito e condividere sui social media.

• Chiedete ai venditori, agli ospiti speciali e agli sponsor di aggiungere il vostro evento su Facebook alla loro pagina piuttosto che creare un proprio evento su Facebook – questo aumenta la portata, garantendo anche che le informazioni sull’evento, i post e gli aggiornamenti siano aggiornati al minuto.
• Streamline sales: Assicurati che i tuoi annunci di biglietti siano sempre sincronizzati con soluzioni di ticketing integrate che funzionano su Facebook e sul tuo sito web.

Focalizzarsi sulle tecniche di inbound marketing

Creare contenuti che si allineano naturalmente con il punto dolente del tuo pubblico è uno dei modi migliori e più organici per avere una campagna di marketing di successo.

Che cos’è l’inbound marketing?

L’inbound marketing si concentra sulla creazione e distribuzione di contenuti personalizzati attraverso molteplici canali. In questo modo, i marketer possono guadagnare l’interesse del loro pubblico, il che è considerato più efficace che catturare l’attenzione solo attraverso la pubblicità a pagamento.

Gli eventi live sono un altro modo fantastico per guadagnare contenuti generati dai consumatori. Essi tendono a mantenere il vostro marchio e cliente rilevante nella mente dei partecipanti molto tempo dopo che la data dell’evento è passata.

I modi per utilizzare le tecniche di inbound marketing per la promozione degli eventi includono:

• Creare una comunità utilizzando i gruppi di Facebook. Offri codici promozionali e incentivi solo per la comunità, condividi video del dietro le quinte e facilita le opportunità di networking per aumentare il coinvolgimento all’interno del gruppo. Chiedi un feedback, ottieni opinioni, richiedi input e genera discussioni.

• Cerca un pubblico rilevante e vedi cosa gli interessa. Piuttosto che fare pubblicità a un pubblico non correlato, controlla i tuoi concorrenti per vedere con chi si connettono efficacemente. Crea profili per i tipi di partecipanti che probabilmente vedrai al tuo evento ed esplora i dati degli eventi passati per capire con chi risuona maggiormente il tuo messaggio.

• Gli hashtag agiscono come un sistema di archiviazione delle conversazioni: Gli utenti possono cliccare attraverso gli hashtag rilevanti per esplorare la comunità e saltare nella discussione. Promuovi gli hashtag di marca prima, durante e dopo l’evento, poi segui la conversazione, vedi cosa dicono le persone e impegnati con il tuo pubblico.

• Pubblica contenuti, come blog o strumenti ricchi di informazioni che le persone possono usare, indipendentemente dalla loro connessione con il tuo evento. State organizzando un evento per l’industria dei beni di consumo in rapida evoluzione? Considera la possibilità di scrivere un post sul blog sulla tecnologia emergente del packaging ecologico. Usa una grafica accattivante e titoli che guidano le condivisioni.

• Costruisci la fiducia all’interno della tua comunità condividendo informazioni rilevanti – create da altri, non solo dal tuo marchio – in modo da condividere più che post promozionali.

Sfrutta il potere della tecnologia e dei social media

La tecnologia ha completamente rinnovato l’industria della pianificazione degli eventi. Usare la giusta tecnologia crea un’esperienza unica e personalizzata. Mescolate la tecnologia consolidata (e saldamente adottata) con quella emergente in modo che ogni evento sia divertente, innovativo e orientato al futuro.

Come si crea pubblicità per un evento usando la tecnologia?

Per raggiungere il pubblico giusto, avete bisogno della piattaforma giusta. La chiave per il successo dei social media è avere una solida conoscenza dei bisogni dei vostri partecipanti. Il tuo messaggio di marketing, la tua voce e la tempistica devono entrare in risonanza con il tuo pubblico per un impatto ottimale.

Aggiungi dati strutturati

I motori di ricerca si affidano ai dati rich snippet per capire il tuo evento e condividerlo con il pubblico pertinente. Includere dati strutturati sui siti web degli eventi può aumentare i risultati di ricerca interattivi, la scoperta e le conversioni. Le piattaforme di biglietteria e scoperta degli eventi possono includere questa funzione, o usare Schema.org o lo strumento di evidenziazione dei dati di Google per etichettare i dati in modo appropriato.

Utilizza la pubblicità a pagamento

Il traffico organico arriva solo fino a un certo punto: gli annunci a pagamento su Facebook, Google e altre piattaforme possono aumentare la tua portata e guidare le vendite dei biglietti.

Gli annunci a pagamento di ri-marketing sono particolarmente utili per gli eventi. Ricordano ai potenziali partecipanti l’evento imminente e possono creare una sensazione di scarsità con gli annunci “tempo limitato” o “posti limitati”. Il Remarketing può aiutare ad attirare le vendite di biglietti da:

• Persone che hanno cliccato interessate
• Persone che hanno visto il tuo evento
• Amici di persone che hanno risposto all’evento

Creare contenuti rilevanti

Video di istruzioni, post di blog discorsivi, guide approfondite: contenuti che chiedono di essere condivisi possono aumentare la tua portata e aiutare i tuoi risultati. Guardate oltre i numeri delle vendite e delle presenze quando create un piano di contenuti: Fornisci materiale utile, rilevante e condivisibile per promuovere la fiducia e aggiungere valore.

Misura il successo dei tuoi sforzi di marketing in modo da poter regolare e migliorare

Guarda i dati per vedere cosa funziona e cosa no: A/B test, i primi rapporti sulle vendite, l’analisi del sito web e l’impegno sui social media sono buoni posti dove guardare. Testate le vostre tecniche prima di tuffarvi in una strategia in modo da non sprecare tempo e denaro in sforzi che non funzionano per il vostro marchio.

Le persone stanno coinvolgendo i tuoi contenuti? Le persone cliccano, commentano o reagiscono ai contenuti? Considera quali post funzionano bene e guarda cosa guadagna l’attenzione. Forse troverai un contenuto che potrebbe funzionare meglio con un aggiornamento. Le persone partecipano alle sessioni Q&A ma non ai giveaway? Regola la tua strategia come necessario.

Da dove vengono le tue vendite? Se la maggior parte delle vostre vendite sono generate attraverso campagne email, potreste voler ripensare a promuovere così pesantemente il vostro piccolo seguito su LinkedIn. Se la maggior parte del tuo pubblico sono donne sui 50 anni, riduci gli sforzi di marketing su piattaforme come Snapchat, dove meno del 7% degli utenti ha più di 50 anni.

Racconta una storia per conquistare il tuo pubblico

Il tuo marchio, il marchio del tuo cliente e il tuo evento sono, in fondo, storie che stai raccontando. Prendetevi del tempo all’inizio per coltivare la vostra storia, e chiarite come la comunicherete. Sempre più spesso, anche l’influenza dei partecipanti aiuta a dare forma alle storie dell’evento e del marchio.

Lo storytelling può avvenire attraverso mezzi di comunicazione e può essere diverso per ogni evento. Alcuni formati e strategie di storytelling da considerare:

• Gli annunci non devono essere necessariamente promozionali: Creare conversazioni in gruppi Facebook o su Reddit, invece.
• Condividere frammenti del processo di pianificazione, compresi gli annunci degli ospiti o le ultime notizie, usando Instagram o le storie di Facebook o Snapchat.
• Sorprese sul posto – flash mob, cacce al tesoro con premi ambiti e “uova di Pasqua” dell’evento – possono creare suspense e generare chiacchiere.
• Nascondete una campagna di marketing in bella vista con una vetrina o un locale vuoto: Fai dei mini cambiamenti alla vetrina del negozio, piccoli aggiornamenti che la gente potrebbe non cogliere subito. Rendili più grandi con ogni cambiamento; la gente comincerà a discuterne, condividendo le loro idee e creando un brusio. Poi, vai con la grande rivelazione: Un annuncio di un nuovo evento, una notizia sulla data dell’evento o un ospite di spicco.
• Crea teaser con video in diretta su YouTube e Facebook.

Come creare una storia per il marchio del tuo evento

Marca il tuo contenuto. Costruisci un look and feel coerente usando i loghi, mantenendo aggiornate le pagine “About”, assicurandoti che i link sociali siano attuali e rilevanti, e includendo contenuti correlati nei video e nei post del blog.

Identifica il valore di ciò che offre il tuo evento. Considera cosa le persone associano già al tuo marchio e con cosa vuoi essere identificato in futuro. Raccogli e crea storie dal punto di vista del tuo pubblico ideale.

Considera i modi per costruire la narrazione. Sviluppa una campagna di successo usando foto e video di eventi precedenti, testimonianze dei partecipanti, ospiti e relatori che agiscono come rappresentanti dell’evento.

Pensa a lungo termine piuttosto che qui-e-ora con campagne che crescono nel tempo.

Promuovi un messaggio piuttosto che una cosa. Il marketing esperienziale parla ai desideri, ai bisogni, ai pensieri e ai sentimenti – questi possono valere di più per un pubblico difficile da raggiungere. Fornire valore in un messaggio può guadagnare l’attenzione di persone che resistono ad essere ‘pubblicizzate’ e possono ignorare la messaggistica promozionale evidente.

Finisci il tuo event marketing forte come hai iniziato

Attrare il pubblico giusto, convertire i lead, e anche vendere i biglietti dell’evento è solo una parte della tua battaglia di event marketing. Misurare e analizzare i dati che hai raccolto da tutti i tuoi sforzi di marketing è il punto di svolta nel ciclo di marketing. Queste misurazioni e analisi sono le risposte a “Cosa potrei fare meglio la prossima volta?”

I sondaggi, il CRM e l’email marketing sono ottimi modi per stare al passo con il tuo pubblico. Avere informazioni dettagliate sui tuoi partecipanti e un canale impegnato a sentire e affrontare il feedback dei partecipanti è un elemento cruciale per il successo del marketing degli eventi. Bill Gates ha detto: “I tuoi clienti più infelici sono la tua più grande fonte di apprendimento”. Non abbiate paura della brutale onestà dei vostri partecipanti.

Ora avete tutti i segreti necessari per un evento di successo!

Pianificare un evento memorabile significa coinvolgere i partecipanti. Cerca di capire il loro dolore e usa tecniche di inbound marketing, una storia solida e una tecnologia innovativa per mantenerli felici e impegnati. Ricorda di circondarti di brave persone, utilizza i social media nel modo giusto e presta tanta attenzione all’analisi del tuo evento quanto all’evento stesso.

Pronto a iniziare a vendere i biglietti per il tuo prossimo evento? Impara 15 tattiche collaudate per vendere più biglietti. Oppure, esplora come il software gratuito di diagrammi di Social Tables può migliorare l’esperienza dei partecipanti.

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