Już nosisz wiele kapeluszy jako planista wydarzeń: Jesteś kreatywny, jesteś kierownikiem projektu i specjalistą od budżetu. Jeśli planujesz wydarzenia na dużą skalę, musisz dodać do swojego pasa narzędzi jeszcze jedną umiejętność: profesjonalistę w dziedzinie marketingu eventowego.

Marketing to sposób, w jaki rozpowszechniasz informacje o swoim wydarzeniu. Skuteczna promocja skierowana jest do idealnej publiczności, buduje listę uczestników i tworzy efekt fali marketingowej, która zwiększa Twój zasięg. Włącz każdą z taktyk, aby w pełni wykorzystać czas, kreatywność i pieniądze wydane na marketing wydarzenia:

Określ swój cel marketingowy wydarzenia i najbardziej krytyczną miarę dla wydarzenia

Więcej niż wydajność: Twoje wysiłki marketingowe powinny pracować w kierunku dobrze zdefiniowanego celu. Podczas gdy cele i wskaźniki mogą wyglądać podobnie, szczegóły będą się różnić w zależności od wydarzenia – zarówno w Twojej organizacji, jak i w całej branży eventowej. Planowanie strategiczne może pomóc w osiągnięciu celów i założeń eventu. Zdefiniuj konkretny, wymierny cel i skup na nim swoje działania marketingowe. Niektóre wspólne cele i strategie sukcesu obejmują:

Cel wydarzenia: sprzedać 30% więcej biletów w przedsprzedaży

Zwiększenie sprzedaży biletów oznacza przyciągnięcie nowej publiczności. Rozgałęziając się, jednocześnie wciąż kierując się do odpowiednich odbiorców, aby zaczepić nowych uczestników i zwiększyć sprzedaż biletów z wyprzedzeniem. Śledź miesięczne rejestracje i obserwuj trendy, aby zobaczyć, co działa, a co wymaga poprawy.

Strategie:

• Reklamuj podobnym (ale niewykorzystanym) odbiorcom w mediach społecznościowych. Rozważmy konferencję dostawców sportów outdoorowych, która przyciąga firmy zajmujące się zaopatrzeniem sportowym, ale chce dotrzeć do ogólnych sprzedawców detalicznych, którzy również sprzedają sprzęt sportowy. Skierować się do tych małych detalistów z odpowiednimi hashtagami i mini-kampanii w małych publikacji biznesowych.
• Zapewnij zniżki lub zachęty dla pierwszorazowych uczestników.
• Licz na swoją powracającą publiczność w celu rekrutacji: Osobiste referencje są uważane za bardziej wiarygodne przez konsumentów, a zatem są bardziej prawdopodobne, aby przekształcić niż tradycyjnych kampanii reklamowych.

1. Oferuj podwyższenie standardu pokoju lub biletu po trzech poleceniach.
2. Ogłoszenie nagrody dla uczestnika z największą liczbą poleceń.
3. Ogłoszenie nagrody za bilety, gadżety lub podwyższenie standardu – wczesna rejestracja uprawnia do wejścia.
4. Promuj zniżkowe pakiety biletów, aby zachęcić gości do przyprowadzenia kolegi lub przyjaciela.

• Prowadź sprzedaż biletów po ogłoszeniu wydarzenia, aby ludzie mogli je kupić od razu.
• Zacznij od ograniczonej czasowo zniżki na wcześniejszą sprzedaż biletów.
• Pozwól ludziom wiedzieć, kiedy bilety sprzedają się dobrze lub jeśli jest ograniczona liczba miejsc – rzadkość może zwiększyć popyt.

Cel wydarzenia: Zbuduj widownię składającą się w 50 procentach z powtarzających się uczestników

Zahaczanie o powtarzających się uczestników jest mniej kosztowne i łatwiejsze niż zdobywanie sprzedaży od nowych uczestników. Obserwuj swoją obecną publiczność i bądź w kontakcie przez cały rok, aby zyskać lojalnych, powtarzających się gości. Ankiety wśród uczestników mogą ujawnić długość Twojej relacji, a także powody, dla których wciąż wracają.

Strategie:

• Oferuj wcześniejsze ceny biletów dla byłych uczestników.
• Zapewnij specjalne zachęty dla powracających uczestników.
• Utrzymaj świeży i interesujący harmonogram, aby można było zyskać coś dzięki powrotowi
• Wzmacniaj zaangażowanie poprzednich uczestników, pytając o opinie, komunikując się z nimi i działając zgodnie z ich prośbami.
• Poszukaj i zbuduj relacje z powtarzającymi się uczestnikami, którzy mają wpływową obecność w mediach społecznościowych, aby stworzyć ambasadorów marki.
• Jeśli to możliwe, ogłoś datę następnego wydarzenia, zanim uczestnicy opuszczą wydarzenie z poprzedniego roku.
• Pozwól gościom zablokować cenę na następny rok, z rabatem.

Cel wydarzenia: Zwiększ przychody przed wydarzeniem o 20 procent

Wzmocnij zyski w miesiącach poprzedzających wydarzenie dzięki dodatkom, cenom grupowym, zniżkom i dodatkom.

Strategie:

• Oferuj pakiety dodatkowe (duże lub małe) podczas zakupu biletów. Kilka możliwości:

1. Podwyżki VIP na bilety lub pokoje
2. Bilety na ekskluzywną kolację z prelegentami wydarzenia i gośćmi specjalnymi
3. Dodatkowe bilety +1 w obniżonej cenie dostępne tylko przy kasie
4. Karnety parkingowe na najbardziej dogodne miejsca
5. Koszulki z limitowanej edycji wydarzenia, przyciski lub torby

• Uzyskaj sprzedaż grupową dzięki opcjom biletów warstwowych, które obejmują cenne korzyści, takie jak:

1. Zarezerwowane miejsca siedzące
2. Transport grupowy z hotelu do miejsca imprezy
3. Godzina networkingu przed imprezą dla osób rejestrujących się grupowo

• Oferuj możliwości uaktualnienia po zakupie biletu. Zachęć do podwyższenia standardu dzięki następującym strategiom:

1. Przypomnij gościom o możliwości zablokowania specjalnych cen na dodatkowe bilety w potwierdzeniu rejestracji.
2. Włącz opcję zakupu zniżkowego karnetu parkingowego lub karty do metra w informacyjnej wiadomości e-mail.
3. Zaproś gości do dodania dodatkowych sesji w wiadomościach e-mail zawierających szczegółowy harmonogram wydarzenia.

Cel wydarzenia: Podwójne zaangażowanie uczestników po wydarzeniu

Podtrzymaj impet po wydarzeniu, zapraszając uczestników do dzielenia się doświadczeniami, przemyśleniami, pomysłami i nie tylko. Hashtag wydarzenia jest przydatnym narzędziem do pomiaru zaangażowania, a ankiety przeprowadzane po wydarzeniu rzucają światło na ulepszenia, które należy wprowadzić w przyszłości.

Strategie:

• Możliwości nawiązywania kontaktów po wydarzeniu ułatwiające nawiązywanie kontaktów i kontynuowanie rozmów.
• Naucz uczestników umiejętności, którymi mogą się podzielić ze swoimi znajomymi zawodowymi lub osobistymi.
• Twórz treści, które mają dłuższą żywotność niż samo wydarzenie. Na przykład, po wydarzeniu możesz opublikować infografikę dotyczącą branży. Uczestnicy docenią pomocne materiały referencyjne i podzielą się nimi ze swoją publicznością.
• Buduj relacje ze sponsorami odpowiednimi dla Twojej publiczności.

Wykorzystaj w pełni swój marketing dzięki zespołowi gwiazd rocka we własnym zakresie i poza nim

Sukcesy w marketingu wydarzeń rzadko są dziełem jednej osoby. Wydarzenia na dużą skalę mają dedykowane zespoły marketingowe. (Pomyśl o nowojorskim festiwalu filmowym lub Game Developers Conference w San Francisco).

Ale w wielu przypadkach będziesz musiał wykazać się kreatywnością podczas budowania swojego zespołu marketingowego i zarzucania szerokiej sieci promocyjnej. Poszukaj w swojej grupie pisarzy, projektantów, ludzi techniki i guru mediów społecznościowych, którzy mogą zająć się dzieleniem się swoim przesłaniem z docelową publicznością. Początkujący planiści szczególnie muszą rozpoznać wartość delegowania do zaufanych członków zespołu.

Event marketing powinien również obejmować głosy z zewnątrz dla dalszego wpływu:

• Zaproś dyrektora wykonawczego organizacji non-profit, aby przygotował specjalną wiadomość zachęcającą do zakupu biletów lub przekazania darowizn.
• Użyj referencji zebranych z ankiet po imprezie, aby przekazać historie sukcesu i doświadczenia uczestników z poprzednich lat.
• Zachęć sponsorów, sprzedawców lub prelegentów do podjęcia zadań związanych z tworzeniem treści w postaci wpisu na blogu lub zasobów, które możesz zaprezentować na swojej stronie internetowej i udostępnić w mediach społecznościowych.

• Zaproś sprzedawców, gości specjalnych i sponsorów, aby dodali Twoje wydarzenie na Facebooku do swojej strony, zamiast tworzyć własne wydarzenie na Facebooku – to zwiększa zasięg, zapewniając jednocześnie, że informacje o wydarzeniu, posty i aktualizacje są na czasie.
• Popraw sprzedaż: Upewnij się, że Twoje listy biletów są zawsze zsynchronizowane z zintegrowanymi rozwiązaniami biletowymi, które działają na Facebooku i Twojej stronie internetowej.

Skup się na technikach inbound marketingu

Tworzenie treści, które w naturalny sposób wyrównują się z punktem bólu Twoich odbiorców, jest jednym z najlepszych i najbardziej organicznych sposobów na udaną kampanię marketingową.

Co to jest inbound marketing?

Inbound marketing koncentruje się na tworzeniu i dystrybucji spersonalizowanych treści za pośrednictwem wielu kanałów. W ten sposób marketerzy mogą zdobyć zainteresowanie swoich odbiorców, co jest uważane za bardziej skuteczne niż przyciąganie uwagi wyłącznie za pomocą płatnych reklam.

Wydarzenia na żywo to kolejny fantastyczny sposób na zdobycie treści generowanych przez konsumentów. Mają one tendencję do utrzymywania marki i klienta w umysłach uczestników długo po tym, jak data wydarzenia minęła.

Sposoby wykorzystania technik marketingu przychodzącego do promocji wydarzeń obejmują:

• Twórz społeczność za pomocą grup na Facebooku. Oferuj kody promocyjne i zachęty tylko dla społeczności, udostępniaj filmy zza kulis i ułatwiaj nawiązywanie kontaktów, aby zwiększyć zaangażowanie w grupie. Zapytaj o opinie, uzyskać opinie, poprosić o wkład i generować dyskusje.

• Szukaj odpowiednich odbiorców i zobacz, co mówi do nich. Zamiast kierować reklamy do niepowiązanych odbiorców, sprawdź swoich konkurentów, aby zobaczyć, z kim skutecznie się łączą. Stwórz profile dla typów uczestników, których prawdopodobnie zobaczysz na swoim wydarzeniu, i zbadaj dane z poprzednich wydarzeń, aby dowiedzieć się, z kim Twoja wiadomość rezonuje najbardziej.

• Hashtagi działają jak system archiwizacji konwersacji: Użytkownicy mogą klikać przez odpowiednie hashtagi, aby poznać społeczność i włączyć się do dyskusji. Promuj markowe hashtagi przed, w trakcie i po wydarzeniu, a następnie śledź konwersację, sprawdzaj, co ludzie mówią, i angażuj się w rozmowy z publicznością.

• Publikuj treści, takie jak blogi lub bogate w informacje narzędzia, z których ludzie mogą korzystać – niezależnie od ich związku z Twoim wydarzeniem. Organizujesz wydarzenie dla branży szybko rotujących dóbr konsumpcyjnych? Rozważ napisanie wpisu na blogu na temat nowych, przyjaznych środowisku technologii pakowania. Używaj atrakcyjnych grafik i nagłówków, które zachęcą do dzielenia się nimi.

• Buduj zaufanie w swojej społeczności, dzieląc się istotnymi informacjami – stworzonymi przez innych, a nie tylko przez Twoją markę – więc dzielisz się czymś więcej niż tylko postami promocyjnymi.

Wykorzystaj moc technologii i mediów społecznościowych

Technologia całkowicie odmieniła branżę planowania wydarzeń. Wykorzystanie odpowiedniej technologii tworzy unikalne i spersonalizowane doświadczenie. Wymieszaj sprawdzone (i mocno przyjęte) technologie z nowymi, aby każde wydarzenie było zabawne, innowacyjne i skoncentrowane na przyszłości.

Jak stworzyć reklamę wydarzenia przy użyciu technologii?

Aby dotrzeć do właściwej publiczności, potrzebujesz odpowiedniej platformy. Kluczem do sukcesu w mediach społecznościowych jest posiadanie solidnego pojęcia o potrzebach uczestników. Twój przekaz marketingowy, głos i czas muszą rezonować z zamierzoną publicznością, aby uzyskać optymalny wpływ.

Dodaj dane strukturalne

Szukiwarki polegają na danych rich snippet, aby zrozumieć Twoje wydarzenie i udostępnić je odpowiednim odbiorcom. Włączenie danych strukturalnych na stronach internetowych wydarzeń może zwiększyć interaktywne wyniki wyszukiwania, odkrycia i konwersje. Platformy do sprzedaży biletów i wyszukiwania wydarzeń mogą zawierać tę funkcję lub korzystać z Schema.org lub narzędzia Google do zaznaczania danych, aby odpowiednio oznaczyć dane.

Użyj płatnej reklamy

Organiczny ruch sięga tylko tak daleko – płatne reklamy na Facebooku, Google i innych platformach mogą zwiększyć zasięg i napędzać sprzedaż biletów.

Płatne reklamy remarketingowe są szczególnie przydatne w przypadku wydarzeń. Przypominają one potencjalnym uczestnikom o nadchodzącym wydarzeniu i mogą stworzyć poczucie deficytu z „ograniczonym czasem” lub „ograniczonymi miejscami” reklam. Remarketing może pomóc przyciągnąć sprzedaż biletów od:

• Osób, które kliknęły zainteresowany
• Osób, które oglądały swoje wydarzenie
• Przyjaciół osób, które odpowiedziały na wydarzenie

Twórz odpowiednie treści

How-to filmy, konwersacyjne posty na blogu, dogłębne przewodniki-treści, które błagają, aby być udostępniane mogą zwiększyć zasięg i pomóc dolnej linii. Tworząc plan treści, patrz dalej niż tylko na liczby sprzedaży i frekwencji: Dostarczaj pomocne, istotne i udostępniane materiały, aby promować zaufanie i dodawać wartość.

Mierz sukces swoich działań marketingowych, abyś mógł się dostosować i poprawić

Spójrz na dane, aby zobaczyć, co działa, a co nie: Testy A/B, wczesne raporty sprzedaży, analiza strony internetowej i zaangażowanie w mediach społecznościowych to dobre miejsca do sprawdzenia. Przetestuj swoje techniki przed wejściem w strategię, aby nie tracić czasu i pieniędzy na wysiłki, które nie działają dla Twojej marki.

Czy ludzie angażują się w Twoje treści? Czy ludzie klikają, komentują lub reagują na treści? Zastanów się, które posty osiągają dobre wyniki i sprawdź, co przyciąga uwagę. Być może znajdziesz treści, które mogłyby działać lepiej dzięki aktualizacji. Czy ludzie biorą udział w sesjach Q&A, ale nie biorą udziału w rozdawaniu nagród? Dostosuj swoją strategię w razie potrzeby.

Skąd pochodzi Twoja sprzedaż? Jeśli większość twojej sprzedaży jest generowana przez kampanie e-mailowe, możesz chcieć przemyśleć promocję tak mocno do mniejszej grupy LinkedIn. Jeśli większość Twojej publiczności stanowią kobiety w wieku 50+, zmniejsz wysiłki marketingowe na platformach takich jak Snapchat, gdzie mniej niż 7 procent użytkowników ma ponad 50 lat.

Opowiedz historię, aby zdobyć publiczność

Twoja marka, marka Twojego klienta i Twoje wydarzenie są w swojej istocie historiami, które opowiadasz. Poświęć czas na początku, aby kultywować swoją historię i wyjaśnić, w jaki sposób będziesz ją przekazywać. Coraz częściej wpływ uczestników pomaga również kształtować historie związane z wydarzeniem i marką.

Opowiadanie historii może odbywać się na różnych nośnikach i może wyglądać inaczej w przypadku każdego wydarzenia. Niektóre formaty i strategie opowiadania historii do rozważenia:

• Areklamy nie muszą mieć charakteru promocyjnego: Zamiast tego stwórz konwersacje w grupach na Facebooku lub w serwisie Reddit.
• Podziel się urywkami procesu planowania – w tym zapowiedziami gości lub nowościami – korzystając z Instagrama, historii na Facebooku lub Snapchata.
• Niespodzianki w miejscu wydarzenia – flash moby, scavenger hunts z upragnionymi nagrodami i „wielkanocne jajka” – mogą budować napięcie i generować rozmowy.
• Ukryj kampanię marketingową na widoku w pustym sklepie lub miejscu: Wprowadź mini zmiany w oknie wystawowym – drobne aktualizacje, których ludzie mogą nie zauważyć od razu. Uczyń je większymi z każdą zmianą; ludzie zaczną o tym dyskutować, dzieląc się swoimi pomysłami i tworząc szum. Następnie, przejdź do wielkiego ujawnienia: Ogłoszenie nowego wydarzenia, wiadomość o dacie wydarzenia lub gwiazda wśród prelegentów.
• Twórz teasery z wideo na żywo na YouTube i Facebooku.

Jak stworzyć historię dla swojej marki wydarzenia

Obranduj swoje treści. Zbuduj spójny wygląd i poczucie poprzez używanie logo, aktualizowanie stron 'O’, upewniając się, że linki społecznościowe są aktualne i istotne, oraz włączając powiązane treści w nakładkach wideo i w postach na blogu.

Zidentyfikuj wartość tego, co oferuje Twoje wydarzenie. Zastanów się, co ludzie już kojarzą z Twoją marką, a z czym chcesz być utożsamiany w przyszłości. Zbierz i stwórz historie z punktu widzenia Twoich idealnych odbiorców.

Zastanów się nad sposobami budowania narracji. Opracuj udaną kampanię wykorzystując zdjęcia i filmy z poprzednich wydarzeń, referencje uczestników, gości i głównych mówców działających jako przedstawiciele wydarzenia.

Myśl raczej długoterminowo niż tu i teraz z kampaniami, które rozwijają się w czasie.

Promuj raczej wiadomość niż rzecz. Experiential marketing przemawia do pragnień, potrzeb, myśli i uczuć – te mogą być warte więcej do trudno dostępnej publiczności. Dostarczanie wartości w komunikacie może zdobyć uwagę ludzi, którzy opierają się byciu „reklamowanym” i mogą ignorować jawne komunikaty promocyjne.

Zakończ swój event marketing tak silny, jak zacząłeś

Przyciąganie właściwej publiczności, konwersja leadów, a nawet sprzedaż biletów na wydarzenie to tylko część Twojej bitwy o event marketing. Mierzenie i analizowanie danych, które zebrałeś ze wszystkich działań marketingowych jest punktem zwrotnym w cyklu marketingowym. Te pomiary i analizy są odpowiedzią na pytanie „Co mogę zrobić lepiej następnym razem?”

Sondaże, CRM i email marketing są świetnymi sposobami, aby nadążyć za swoją publicznością. Posiadanie szczegółowych informacji o uczestnikach oraz kanał zaangażowany w wysłuchiwanie i reagowanie na opinie uczestników jest kluczowym elementem sukcesu w marketingu eventowym. Bill Gates powiedział: „Twoi najbardziej niezadowoleni klienci są Twoim największym źródłem nauki”. Nie bój się brutalnej szczerości swoich uczestników.

Teraz masz wszystkie sekrety, których potrzebujesz do udanego wydarzenia!

Planowanie niezapomnianego wydarzenia polega na angażowaniu uczestników. Poznaj ich bolączki i wykorzystaj techniki marketingu przychodzącego, solidną historię i innowacyjną technologię, aby utrzymać ich zadowolenie i zaangażowanie. Pamiętaj, aby otaczać się dobrymi ludźmi, wykorzystywać media społecznościowe we właściwy sposób i poświęcać tyle samo uwagi analizie wydarzenia, co samemu wydarzeniu.

Czy jesteś gotowy, aby zacząć sprzedawać bilety na swoje następne wydarzenie? Poznaj 15 sprawdzonych taktyk, dzięki którym sprzedasz więcej biletów. Dowiedz się też, jak darmowe oprogramowanie Social Tables do tworzenia diagramów może poprawić wrażenia uczestników.

Chcesz, aby event marketing był jeszcze bardziej skuteczny?